2.1. Khái quát chung về PTI Thủ Đô
2.1.2. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của đơn vị PTI Thủ Đô
Bảng 2.1: Sơ đồ tổ chức hoạt động của công ty
(Nguồn: PTI Thủ Đô)
Các bộ phận trong cơng ty có chức năng và nhiệm vụ như sau:
- Giám đốc Phó giám đốc Phó giám đốc Phịng kinh doanh 5 Phòng kinh doanh 2 Phòng quản lý nghiệp vụ Phịng con người Phịng kế tốn tổng hợp Phòng kinh doanh 1 Phòng kinh doanh 3 Phòng kinh doanh 6 Giám đốc
+ Phụ trách chung và chịu trách nhiệm trước pháp luật về mọi hoạt động của công ty.
+ Chỉ đạo công tác phát triển kinh doanh, cơ chế, định mức chi phí kinh doanh, tài chính kế tốn và tổ chức nhân sự, tiền lương.
+ Chỉ đạo hoạt động kinh doanh liên quan đến bảo hiểm dự án, môi giới, tài sản kỹ thuật, hàng hải và công tác giám định bồi thường.
+ Trực tiếp chỉ đạo hoạt động của các phòng: Kế toán tổng hơp, quản lý nghiệp vụ
+ Ký các đơn bảo hiểm, hợp đồng và các tài liệu liên quan của tất cả các nghiệp vụ theo phân cấp của PTI cho công ty.
+ Ký duyệt các chi phí kinh doanh và các chi phí khác + Ký duyệt các hồ sơ bồi thường của các nghiệp vụ
+ Ký các loại hợp đồng lao động theo phân cấp của tổng công ty
+ Thực hiện các công việc khác theo chỉ đạo lãnh đạo của lãnh đạo tổng cơng ty
- Phó Giám đốc phụ trách kênh Banca:
+ Chỉ đạo hoạt động kinh doanh liên quan đến nghiệp vụ con người, khai thác qua các đối tác ngân hàng.
+ Phụ trách công tác xây dựng và phát triển hệ thống đại lý, ký kết
+ Trực tiếp chỉ đạo và chịu trách nhiệm về hoạt động của các phòng KD1,3,6
+ Ký đơn bảo hiểm/hợp đồng và các tài liệu liên quan của tất cả các nhiệm vụ trong mức phân cấp của PTI cho công ty (Sau khi có kiểm sốt nghiệp vụ của phịng QLNV)
+ Ký duyệt thanh tốn hoa hồng đại lý của các phịng kinh doanh 1,3,6 (Sau khi có sự kiểm tra xác nhận của phòng KTTH)
trong định mức chi phí kinh doanh đã quy định của các phòng kinh doanh 1,3,6 (Sau khi có sự kiểm tra xác nhận của phịng KTTH)
+ Ký duyệt thanh toán các chi phí khác sau khi đã có ý kiến thống nhất của giám đốc cơng ty của các phịng KD 1,3,6
+ Ký duyệt thanh toán các hồ sơ bồi thường thuộc phận cấp của PTI Thủ Đô đối với nghiệp vụ bảo hiểm con người trong phân cấp của công ty
+ Ký duyệt các chứng từ thanh toán ngân hàng sau khi GĐ/PGĐ khác đã ký theo thẩm quyền
+ Thực hiện các công việc khác theo sự phân cơng của GĐ cơng ty - Phó Giám đốc phụ trách về xe cơ giới:
+ Chỉ đạo hoạt động kinh doanh liên quan đến nghiệp vụ xe cơ giới bao gồm cả bồi thường, khai thác qua các showroom, garage
+ Trực tiếp chỉ đạo và chịu trách nhiệm về hoạt động của các phòng KD + Ký đơn bảo hiểm/hợp đồng và các tài liệu liên quan của tất cả các nghiệp vụ trong mức phân cấp của PTI cho cơng ty (sau khi có sự kiểm sốt nghiệp vụ của phịng QLNV)
+ Ký duyệt thanh tốn các hoa hồng đại lý của các phịng KD2,5 (sau khi có sự kiểm tra xác nhận của phòng KTTH)
+ Ký duyệt thanh tốn các chi phí kinh doanh như cơng tác phí, đánh giá rủi ro, đề phịng hạn chế tổn thất, giao dịch, tiếp khách, tặng quà, hội thảo… trong định mức chi phí kinh doanh đã quy định của các phịng KD 2,5 (Sau khi có sự kiểm sốt và xác nhận của phòng KTTH)
+ Ký duyệt thanh tốn các chi phí khác sau khi đã có ý kiến thống nhất của giám đốc cơng ty của các phịng KD2,5
+ Ký duyệt thanh toán các hồ sơ bồi thường thuộc phân cấp của PTI Thủ Đô đối với nghệp vụ bảo hiểm con người trong phân cấp của công ty
+ Ký duyệt các chứng từ thanh toán ngân hàng sau khi GĐ/PGĐ khác đã ký duyệt theo thẩm quyền
+ Thực hiện các công việc khác theo sự phân công của giám đốc công ty
- Phịng kế tốn:
+ Thực hiện kế hoạch hạch tốn thống kê, báo cáo tài chính
+ Thực hiện việc chi trả lương, các khoản tiền thưởng và các lợi ích khác cho nhân viên
+ Thống kê tiếp nhận phân tích sơ liệu bồi thường từ trung tâm giám định bồi thường của Tổng công ty gửi về để báo cáo Giám đốc
- Phòng QLNV, Phòng con người:
Theo dõi tình hình kinh doanh sản phẩm, thống kê nghiệp vụ, xây dựng kế hoạch nghiệp vụ. Hướng dẫn văn bản nghiệp vụ, đầu mối đào tạo nghiệp vụ cho cán bộ nhân viên và đại lý về sản phẩm. Đầu mối giải quyết bồi thường nghiệp vụ trên phân cấp của PTI Thủ Đơ. Và có quyền hạn ra quyết định về công tác nghiệp vụ theo mảng phụ trách
- Phòng KD 1,2,3,5,6:
Khai thác các nghiệp vụ, thực hiện các dịch vụ khách hàng, chăm sóc khách hàng. Thực hiện các chương trình xúc tiến bán hàng và chính sách bán hàng. Tiếp nhận thông tin phản hồi từ khách hàng và cung cấp các phòng liên quan. Xây dựng và quản lý mạng lưới đại lý của phòng. Giải quyết bồi thường trong phân cấp. Quyền hạn là đàm phán trực tiếp với khách hàng về các điều khoản hợp đồng.
+ Lập các kế hoạch kinh doanh và thực hiện phát triển mạng lưới rộng ra các khu vực lân cận
+ Mỗi phịng kinh doanh lại có thế mạnh khai thác bảo hiểm khác nhau: Phòng KD 1: Thế mạnh về kênh Banca
Phòng KD 2: Thế mạnh về các doanh nghiệp lớn Phòng KD 3: Thế mạnh về kênh Showroom