K tốn bán bn hàng hóa ế
2.1.1. Tổng quan về Công ty TNHH MTV Xuất Nhập Khẩu Phương Nam
2.1.1.1. Khái quát về Công ty TNHH MTV Xuất Nhập Khẩu Phương Nam
- Tên cơng ty: CƠNG TY TNHH MTV XUẤT NHẬP KHẨU PHƯƠNG NAM
- Địa chỉ đăng ký kinh doanh: Số 184, khối 06, đường Phai Vệ, Phường Đông Kinh, Thành phố Lạng Sơn, tỉnh Lạng Sơn.
- Người đại diện theo pháp luật: Ngô Thị Thúy Hà
- Chức vụ: Giám đốc
- Mã số thuế: 4900764527
Công ty TNHH MTV Xuất Nhập Khẩu Phương Nam được Sở kế hoạch đầu tư tỉnh Lạng Sơn cấp giấy phép thành lập ngày 09/10/2013. Công ty chuyên phân phối các loại túi vải không dệt, túi vải dệt, túi vải bố…đa dạng chủng loại, kích cỡ trên thị trường. Những năm đầu cơng ty phải đối mặt với nhiều khó khăn và thử thách do doanh nghiệp trẻ, quy mơ nhỏ và nguồn lực cịn hạn chế, sức cạnh tranh yếu. Tuy nhiên bằng với sự nhạy bén, chủ động sáng tạo và lịng nhiệt huyết với cơng việc của tồn cán bộ công nhân viên trong
công ty đã đưa cơng ty sớm thích ứng với nền kinh tế thị trường đầy biến động và dần đi vào hoạt động khá ổn định, trở thành một mắt xích quan trọng trong kênh phân phối các mặt hàng túi vải dệt và túi vải không dệt trên thị trường tỉnh Lạng Sơn và miền Bắc.
Chức năng, nhiệm vụ
Chức năng: Tổ chức bộ máy quản lý, hoàn thiện quy chế lương, chỉ đạo các phòng ban
hoạt động theo mục tiêu và nhiệm vụ của công ty. Phân chia và điều chỉnh nguồn lực để đảm bảo hiệu quả kinh doanh. Hoạt động kinh doanh trong các lĩnh vực mà pháp luật không cấm, mở rộng phạm vi theo khả năng của công ty và nhu cầu thị trường.
Nhiệm vụ: Xem xét, nắm chắc tình hình thị trường, hợp lý hóa các quy chế quản lý của
cơng ty để đạt được hiệu quả kinh tế, có kế hoạch hoạt động kinh doanh ngắn hạn và kế hoạch dài hạn. Thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đối với người lao động theo quy định, nộp thuế và đóng góp vào ngân sách nhà nước.
Ngành nghề kinh doanh
Công ty TNHH MTV Xuất Nhập Khẩu Phương Nam là doanh nghiệp tiềm năng hoạt động trong lĩnh vực phân phối túi vải không dệt, túi vải dệt, túi vải bố….đa dạng về chủng loại và kích cỡ đáp ứng được mọi nhu cầu sử dụng của khách hàng. Với phương châm hoạt động đặt uy tín và chất lượng lên hàng đầu, cơng ty luôn cố gắng đem đến chất lượng tốt nhất cho khách hàng và củng cố hình ảnh, uy tín của doanh nghiệp.
2.1.1.2. Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh và tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty TNHH MTV Xuất Nhập Khẩu Phương Nam
Đặc điểm hoạt động kinh doanh
Công ty hoạt động trong lĩnh vực thương mại, phân phối túi vải không dệt, túi vải dệt, túi vải bố …trên tồn quốc thơng qua phương thức bán buôn, bán lẻ cho các doanh nghiệp, đại lý, cửa hàng, hộ kinh doanh hoặc khách lẻ có nhu cầu. Việc cung ứng hàng hóa của Cơng ty Phương Nam được thực hiện theo quy trình sau: Sau khi thống nhất thơng tin đơn hàng, phịng kinh doanh trình đề nghị mua hàng cho giám đốc ký duyệt. Sau khi được phê duyệt, phòng kinh doanh lập đơn đặt hàng và hợp đồng chuyển đến nhà cung cấp. Nhà cung
cấp sẽ chuẩn bị hàng và giao hàng tại kho của Công ty. Khi hồn tất thủ tục kiểm kê thì hàng hóa được nhập kho để lưu trữ và phân phối đến khách hàng của mình.
Tổ chức bộ máy quản lý kinh doanh
Nhìn chung, bộ máy quản lý cơng ty khá gọn nhẹ, thành phần tổ chức công ty hợp lý và hiệu quả với cơ cấu tổ chức từ trên xuống dưới, vận hành công việc thuận lợi. Cụ thể:
Giám đốc: Là người đại diện pháp lý của công ty, phụ trách điều hành chung và trực
tiếp chỉ đạo công tác tổ chức cán bộ, điều hành mọi hoạt động của công ty theo đúng kế hoạch, chịu trách nhiệm trước Nhà nước về mọi hoạt động của cơng ty.
Phịng kinh doanh: Chịu trách nhiệm tìm kiếm khách hàng tiềm năng của doanh
nghiệp, tư vấn giới thiệu sản phẩm và chốt hợp đồng. Lập kế hoạch về báo cáo bán hàng và phương hướng hoạt động kinh doanh của cơng ty trong tương lai.
Phịng kế tốn: Giám sát các khoản thu chi, tiến hành hạch tốn kinh doanh thơng
qua các sổ sách chứng từ cụ thể. Quản lý tài chính của cơng ty, điều phối vốn kịp thời cho các hoạt động kinh doanh, tổng hợp báo cáo tài chính, báo cáo định kỳ theo đúng nguyên tắc quản lý.
Phòng nhân sự: Quản lý sổ sách, soạn thảo hợp đồng và kế hoạch kinh doanh. Có
trách nhiệm xây dựng kế hoạch và triển khai tuyển dụng, đào tạo nhân sự cho cơng ty theo u cầu cơng việc cho các phịng ban.
Phịng truyền thông: Xây dựng kế hoạch marketing theo từng giai đoạn dưới sự chỉ
đạo trực tiếp của giám đốc, phát triển và duy trì hệ thống kênh phân phối đại lý của doanh nghiệp và các khách hàng thân thiết của cơng ty.
Giám đốc
Phịng kinh doanh Phịng truyền thơng Phịng thị trường Phịng kế tốn Phịng nhân sự
Kế tốn trưởng
Kế tốn bán hàng Kế tốn cơng nợ Kế toán thuế Kế tốn kho Thủ quỹ
(Nguồn: Phịng nhân sự)
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ bộ máy tổ chức của Cơng ty Phương Nam
Phịng thị trường: Chịu trách nhiệm vận chuyển, giao nhận hàng hóa đến tay khách
hàng hoặc kiểm kê hàng hóa nhận về trước khi nhập kho. Đồng thời chịu trách nhiệm cập nhật các thông tin sản phẩm mới nhất các mã hàng công ty đang kinh doanh trên thị trường để cập nhật danh mục hàng bán của doanh nghiệp.
2.1.1.3. Đặc điểm tổ chức cơng tác kế tốn tại Cơng ty TNHH MTV Xuất Nhập Khẩu Phương Nam
Tổ chức bộ máy kế tốn
Tồn bộ cơng tác kế tốn trong cơng ty đều được tập trung xử lý tại phịng kế tốn. Cơng ty Phương Nam có 6 nhân viên kế tốn là kế tốn trưởng, kế toán thuế, kế toán bán hàng, kế tốn cơng nợ, kế tốn kho và thủ quỹ. Trong đó:
(Nguồn: Phịng nhân sự)
Kế toán trưởng: Là người tổ chức, quản lý và điều hành phịng kế tốn, chịu trách
nhiệm về tính chính xác, trung thực của các số liệu, báo cáo thơng tin kế tốn. Phụ trách phân chia việc tổ chức thơng tin kinh tế cho từng nhân viên trong phịng.
Kế tốn bán hàng: Lập hóa đơn GTGT và ghi nhận các khoản doanh thu phát sinh
trong kỳ. Tổng hợp các thơng tin giao nhận hàng hóa hàng ngày, lập báo cáo tiêu thụ hàng tháng kết hợp với kế tốn cơng nợ để đối soát số liệu về doanh số bán hàng.
Kế tốn cơng nợ: Theo dõi công nợ phải thu, phải trả đối với khách hàng và nhà cung
cấp kết hợp đối chiếu, thu hồi công nợ phát sinh. Lên kế hoạch thu hồi nợ đối với các khách hàng nợ q hạn và lập báo cáo tình hình cơng nợ định kỳ hoặc thời điểm.
Kế toán thuế: Trực tiếp làm việc với cơ quan thuế khi có phát sinh; kiểm tra đối chiếu
hóa đơn GTGT, hàng tháng lập báo cáo tổng hợp thuế GTGT đầu vào và đầu ra, theo dõi tình hình nộp ngân sách, tồn đọng ngân sách, hồn thuế của cơng ty…
Kế tốn kho: Là người quản lý và theo dõi tình hình xuất - nhập - tồn hàng hóa của
cơng ty, khi nhận chứng từ đầy đủ và phù hợp thì tiến hành thủ tục nhập xuất kho.
Thủ quỹ: Thực hiện kiểm tra lần cuối về tính hợp pháp và hợp lý của chứng từ trước
khi xuất và nhập tiền ra khỏi quỹ; thực hiện việc thanh tốn tiền mặt hàng ngày theo quy trình thanh tốn của cơng ty, quản lý toàn bộ tiền mặt trong quỹ.
Chính sách kế tốn
Cơng ty TNHH MTV Xuất Nhập Khẩu Phương Nam áp dụng Chế độ kế tốn doanh nghiệp ban hành theo Thơng tư 133/2016/TT–BTC ngày 26/08/2016 của Bộ Tài Chính. Trong đó:
+ Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán: Việt Nam Đồng (VNĐ)
+ Năm tài chính của cơng ty bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 năm dương lịch.
+ Hình thức kế tốn áp dụng tại cơng ty: Hình thức Nhật ký chung và được hỗ trợ bởi phần mềm kế toán VACOMs và bắt đầu sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử Sinvoice của Viettel từ ngày 01/01/2021.
+ Phương pháp tính thuế GTGT: Doanh nghiệp áp dụng tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.
Ghi nhận và khấu hao tài sản cố định:
- Nguyên tắc xác định nguyên giá TSCĐ hữu hình, vơ hình: TSCĐ được ghi nhận ban đầu theo nguyên giá, trong quá trình sử dụng TSCĐ được ghi nhận theo 3 chỉ tiêu: Nguyên giá, hao mòn lũy kế và giá trị còn lại. Nguyên giá của TSCĐ được xác định là tồn bộ chi phí mà đơn vị đã bỏ ra để có được tài sản đó tính đến thời điểm đưa tài sản vào trạng thái sẵn sàng sử dụng.
- Phương pháp khấu hao TSCĐ hữu hình: Khấu hao TSCĐ hữu hình được thực hiện theo phương pháp đường thẳng, căn cứ theo thời gian sử dụng hữu ích ước tính và nguyên giá của tài sản.
Phương pháp kế toán hàng tồn kho:
- Phương pháp xác định giá trị hàng tồn kho cuối kỳ: Giá trị hàng tồn kho cuối kỳ được tính theo phương pháp bình qn gia quyền cả kỳ dự trữ.
- Phương pháp hạch tốn hàng tồn kho: Cơng ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán hàng tồn kho.