Giải pháp hồn thiện cơng tác luân chuyển chứng từ

K tốn bán bn hàng hóa ế

3.2.2. Giải pháp hồn thiện cơng tác luân chuyển chứng từ

Quy trình ln chuyển chứng từ của cơng ty cần phải đảm bảo thực hiện theo đầy đủ các bước như:

+ Lập, tiếp nhận, xử lý chứng từ kế toán.

+ Kế toán viên, kế toán trưởng kiểm tra và ký chứng từ kế tốn hoặc trình Giám đốc ký duyệt.

+ Phân loại, sắp xếp chứng từ kế toán, định khoản và ghi sổ kế toán. + Lưu trữ, bảo quản chứng từ kế tốn.

Để giảm thiểu rủi ro khi có tranh chấp với khách hàng liên quan tới q trình bán hàng thì cơng ty cần lập biên bản giao nhận hàng hóa khi chuyển giao hàng hóa cho khách

hàng. Trên biên bản giao nhận cần giao nhận cần ghi rõ ngày (giờ) giao nhận; số lượng, chủng loại, chất lượng hàng hóa; chữ ký của người giao và người nhận….

Về phiếu xuất kho của cơng ty, kế tốn nên thực hiện điều chỉnh lại mẫu phiếu xuất kho khi xuất hàng giao kèm hóa đơn chỉ hiển thị số lượng hàng xuất để đảm bảo khớp với hóa đơn và thuận tiện cho thủ kho đối chiếu khi xuất hàng. Mục đơn giá để trống căn cứ theo đề xuất về phương pháp tính giá xuất kho.

Về việc sắp xếp bộ chứng từ bán hàng thì cơng ty nên lưu trữ các chứng từ cùng loại với nhau như: Phiếu thu xếp cùng chung sổ với Chứng từ thu, Giấy báo có xếp chung cùng sổ Chứng từ ngân hàng, hóa đơn lưu chung một sổ, phiếu xuất và biên bản giao nhận hàng hóa nên kẹp chung và lưu chung một sổ, tương tự cho hợp đồng kinh tế và các chứng từ khác.

Cơng ty Phương Nam có thể thực hiện quy trình ln chuyển chứng từ bán hàng như sau:

Căn cứ vào thông tin đặt hàng do bộ phận kinh doanh chuyển xuống, kế toán bán hàng tiến hành lập hóa đơn GTGT, kế tốn kho lập phiếu xuất kho và biên bản giao nhận hàng hóa. Trong đó hóa đơn GTGT được lập thành 2 bản, phiếu xuất kho được lập thành 3 liên.

+ Sau khi lập xong hóa đơn điện tử, kế tốn bán hàng sẽ thơng báo để kế tốn trưởng ký xuất hóa đơn thơng qua chữ ký số. Hóa đơn chuyển đổi và phiếu xuất kho sẽ được in ra gửi cho kế toán trưởng và giám đốc ký tên, đóng dấu cùng với phiếu xuất kho.

+ Sau đó kế tốn bán hàng đưa hóa đơn chuyển đổi, phiếu xuất kho và biên bản giao nhận hàng hóa cho nhân viên giao hàng để tiến hành nhận hàng dưới kho đi giao cho khách.

+ Nếu khách hàng thơng báo thanh tốn ngay bằng tiền mặt, kế toán sẽ lập phiếu thu thành 3 liên căn cứ theo số tiền trên hợp đồng và hóa đơn, ký tên và chuyển cho thủ quỹ tiến hành thu tiền.

+ Đến cuối ngày, căn cứ vào những hóa đơn chứng từ đã được tập hợp và kiểm tra là hợp pháp, hợp lệ như phiếu xuất kho, biên bản giao nhận hàng hóa, chứng từ thu tiền như phiếu thu, sổ phụ ngân hàng, giấy báo có…thì kế tốn bán hàng tiến hành cập nhật các

nghiệp vụ bán hàng phát sinh, hạch tốn nợ có trên phần mềm kế tốn và thực hiện phân loại các chứng từ cùng loại, sắp xếp để đưa vào các tủ lưu trữ chứng từ của năm đó.