Các giai đoạn
Trong thực tế, chu trình Deming đề cập đến cơng việc theo tiến trình vận động của nĩ chứ khơng đề cập đến các vấn đề cụ thể tại các thời điểm cụ thể.
Tùy theo các tình huống cụ thể, người ta tìm cách vận dụng chu trinh PDCA cho phù hợp. Nĩi chung, cĩ thể chia vịng trịn nầy thành 6 khu vực với 6 tổ hợp biện pháp tương ứng đẫ được kiểm định trong thực tiễn.
Xác định Thực hiện các mục tiêu va ì tác động quản lý nhiệm thích hợp vụ Xác định các cách đạt Lãnh mục tiêu
Đạo Huấn luyện Kiểm tra các kết và đào tạo
quả thực hiện Thực cán bộ
cơng việc hiện ü
cơng việc
Hình 5.2. Các giai đoạn của vịng trịn Deming.
Vai trị của lãnh đạo được đặt ở vị trí trung tâm nĩi lên tầm quan trọng của nĩ trong việc thực hiện chu trình Deming. Khơng cĩ tham gia của lãnh đạo thì rất khĩ đạt được sự chuyển biến theo hướng cải tiến. Theo Deming, quá trình cải tiến đi từ trên xuống thay vì từ dưới lên. Lãnh đạo chính là động lực thúc đẩy chu trình tiến triển đi lên theo hình xoắn ốc, quá trình sau lập lại quá trình trước nhưng ở một mức cao hơn giống như qui luật“phủ định của phủ định”trong triết học duy vật biện chứng.
Xác định các mục tiêu và nhiệm vụ
Các mục tiêu và nhiệm vụ được xác định trên cơ sở chiến lược của doanh nghiệp. Khơng xác định được chiến lược của tổ chức thì khơng thể xác định được những nhiệm vụ của nĩ.
Chiến lược hay chính sách của doanh nghiệp được ban lãnh đạo cao nhất xác dịnh dựa vào những thơng tin cần thiết, chính xác bên trong và bên ngồi bằng những luận chứng logic. các cán bộ của bộ máy phải tiến hành thu thập các số liệu, phân tích và tạo điều kiện để thực hiện chiến lược.
Mặt khác. cũng cần xác định nhiệm vụ trên cơ sở những vấn đề đang đặt ra cho doanh nghiệp, sao cho đảm bảo hoạt động chung cho tất cả các bộ phận.
Sau khi xác định được chiến lược thì các nhiệm vụ phải được lượng hĩa (khối lượng, tiêu chuẩn, thời hạn hồn thành...) bằng các con số và chỉ tiêu cụ thể. Các nhiệm vụ đề ra cần phải nhằm vào một mục tiêu nhất định, rõ ràng đối với mọi người.
Các chính sách và nhiệm vụ phải được thơng tin, hướng dẫn thực hiện cho đúng đối tượng. Càng ở cấp thấp càng gần được thơng tin một cách rõ ràng, cụ thể hơn. Đây chính là q trình triển khai chính sách và nhiệm vụ.
Xác định các phương pháp đạt mục tiêu
Sau khi đã xác dịnh được mục tiêu và nhiệm vụ cần phải lựa chọn phương pháp, cách thức để đạt mục tiêu đĩ một cách tốt nhất. Xác định phương pháp cĩ thể xem như tương đương với việc tiêu chuẩn hĩa, nghĩa là khi xác định một phương pháp, ta phải tiêu chuẩn hĩa nĩ rồi sau đĩ áp dụng phương pháp đĩ trong lý luận và thực tiễn. Mọi người cần thiết phải hiểu rõ quá trình để làm chủ nĩ, đồng thời xây dựng phương pháp giải quyết vấn đề một cách tốt hơn nhằm nâng cao chất lượng cơng việc, chất lượng sản phẩm.
Huấn luyện và đào tạo cán bộ
Các cán bộ chịu trách nhiệm về việc đào tạo và giáo dục cấp dưới của mình. Trên cơ sở những định mức, tiêu chuẩn đã xác dịnh, người thừa hành phải được hướng dẫn sử dụng chúng một cách cụ thể. Được đào tạo, huấn luyện, con người cĩ đủ nhận thức, khả năng tự đảm đương cơng việc của mình. Việc đào tạo và huấn luyện cán bộ sẽ tạo điều kiện hình thành những con người đáng tin cậy, cĩ thể trao quyền cho họ.
Quản trị trên tinh thần nhân văn, dựa trên niềm tin vào con người và những phẩm chất tốt đẹp của họ. Hệ thống quản trị lý tưởng là một hệ thống trong đĩ tất cả mọi người đều được đào tạo tốt, cĩ thể tin vào mọi người và khơng cần phải kiểm tra thái quá.
Cũng cần phải nhận thức rằng lịng tin phải đến từ hai phía: từ trên xuống và từ dưới lên. Lãnh đạo tin tưởng nhân viên của mình được đào tạo, huấn luyện đầy đủ nên cĩ thể giao cơng việc cho họ thực hiện mà khơng cần phải kềm cặp, kiểm tra quá mức. Nếu khơng làm được điều nầy, nhân viên sẽ mất đi tính sáng tạo và họ chỉ tập trung vào thực hiện các nhiệm vụ mà lãnh đạo phân cơng bằng các phương pháp mà lãnh đạo qui định, mặc dù họ biết rõ cĩ thể cĩ cách khác làm tốt hơn.
Mặt khác, nhân viên cũng phải tin tưởng ở lãnh đạo của mình rằng họ cũng được đào tạo và am hiểu vấn đề nên sẳn sàng cung cấp các nguồn lực cần thiết để thực hiện nhiệm vụ. Cĩ làm được điều nầy, lãnh đạo sẽ rảnh tay hơn tập trung vào các vấn đề chiến lược như mở rộng thị trường, phát triển sản phẩm.v.v. cịn nhân viên sẽ thực sự bắt tay vào thực hiện cơng việc với sự tự tin, chủ động và sáng tạo.
Thực hiện cơng việc
Sau khi đã xác định nhiệm vụ và tiêu chuẩn hĩa các phương pháp để hồn thành nhiệm vụ đĩ, người ta tổ chức bước thực hiện cơng việc. Nhưng trong thực tế các tiêu chuẩn, quy chế luơn luơn khơng hồn hảo, và điều kiện thực hiện cơng việc lại luơn thay đổi. Do đĩ nếu luơn tuân theo các tiêu chuẩn, quy chế một cách máy mĩc thì các khuyết tật, hư hỏng vẫn luơn xuất hiện. Cần phải luơn đổi mới, cập nhật các tiêu chuẩn, quy chế và chỉ cĩ kinh nghiệm, trình độ, ý thức của người thực hiện mới cĩ thể bù trừ được sự thiếu hồn hảo của các tiêu chuẩn, quy chế.
Chính vì vậy trong q trình thực hiện cơng việc cần chú ý đến nguyên tắc tự nguyện và tính sáng tạo của mỗi thành viên để khơng ngừng cải tiến, nâng cao hiệu quả cơng việc ở từng bộ phận và của chung tồn hệ thống.
Kiểm tra kết quả thực hiện cơng việc.
Khơng thể tiến hành quản trị được nếu thiếu sự kiểm tra. Mục tiêu của kiểm tra là để phát hiện những sai lệch trong quá trình thực hiện nhiệm vụ để cĩ thể điều chỉnh kịp thời và ngăn ngừa sự sai lệch đĩ.
Trước hết cần kiểm tra các yếu tố nguyên nhân. Tức là cần kiểm tra từng quá trình thiết kế, cung ứng vật tư, sản xuất và cần thấy rõ các yếu tố nguyên nhân khơng phù hợp với các yêu cầu đã đặt ra. Việc kiểm tra này được thực hiện bởi những cán bộ cấp thấp. Cần thiết phải kiểm tra quá trình hay cơng việc khi nĩ đang tiến hành cũng như dựa vào các kết qua khi hồn tất cơng việc. Nếu thiếu các kết quả hay các kết quả bị sai lệch cĩ nghĩa là trong quá trình đã xảy ra một cái gì đĩ bất thường và đang cĩ những khĩ khăn nhất định.
Thực hiện những tác động quản trị thích hợp
Khi thực hiện những tác động điều chỉnh, điều quan trọng là phải áp dụng những biện pháp để tránh lặp lại những sai lệch đã phát hiện, cần loại bỏ được các yếu tố nguyên nhân đã gây nên những sai lệch. Sửa chữa và ngăn ngừa những sai lệch lặp lại đĩ là hai hành động khác hẳn nhau, kể cả đối với những biện pháp đem áp dụng. Khi loại bỏ những nguyên nhân gây sai lệch, cần phải đi đến cội nguồn của vấn đề và áp dụng những biện pháp ngăn ngừa chúng lặp lại.
Vịng trịn Deming trong thực tế là một cơng cụ hữu ích để giúp chúng ta hoạch định, thực hiện, kiểm sốt cơng việc tốt hơn. Tuy nhiên, rất cĩ thể khi chúng ta thực hiện xong một chu trình P-D-C-A thì khi so sánh kết quả đạt được với các mục tiêu đề ra ban đầu, chúng ta thấy mình chưa đạt được kết quả mong muốn. Và chính những dữ liệu và kinh nghiệm rút ra từ chu trình trước sẽ là những yếu tố cần thiết giúp chúng ta xây dựng chu trình P-D-C-A mới và vịng trịn được lập lại. Sau mỗi vịng trịn, kết quả cơng việc của chúng ta sẽ tốt hơn, được cải tiến nhiều hơn.
Vịng trịn Deming cĩ thể được áp dụng trong mọi lĩnh vực một cách cĩ hiệu quả. Hãy thử vận dụng nĩ trước tiên vào chính ngay những cơng việc thường nhật của bạn, khi đĩ tin chắc rằng bạn sẽ thu được những kết quả mong muốn