Hoạt động
Việc đề ra mục tiêu là vơ cùng quan trọng để chương trình Nhĩm chất lượng được thành cơng. Các mục tiêu được xác định đúng đắn sẽ giúp quản trị trực tiếp những hoạt động và nổ lực khác nhau cũng như giúp đỡ dự kiến nhân sự và trù liệu sự tăng trưởng trong tương lai. Mục tiêu cĩ thể bao gồm nhiều mục đích, chủ yếu và thứ yếu, ngắn hạn và dài hạn. Các mục tiêu này cần được xét lại liên tục và cập nhật cho thích ứng với những điều kiện hiện hành tại cơng ty cũng như để mọi người biết đầy đủ về chương trình đang thực thi.
Chương trình cũng kết hợp thích hợp việc sử dụng thống kê, năng động nhĩm và sự vui thú cơng việc.Nĩ sẽ cịn tồn tại chừng nào nĩ cịn được kích thích và hỗ trợ.
Hoạt động của Nhĩm chất lượng bắt đầu sau khi các thành viên học xong khĩa huấn luyện do cơng ty tổ chức. Một nhĩm nên gồm các thành viên làm cùng một phịng ban, cùng một lĩnh vực, nhưng điều đĩ khơng phải là điểm trọng yếu. Điều chính yếu trong việc thành lập nhĩm là hãy để các thành viên tự quyết định tham gia nhĩm nào.
Đưa ra các vấn đề :
Ở cuộc họp đầu tiên, mỗi nhĩm cần chọn một tên gọi, chọn một nhĩm trưởng và một thư ký. Khi đã hồn tất các thủ tục này, nhĩm quyết định chuẩn bị một loạt các vấn đề mà các thành viên muốn tìm cách giải quyết. Khi chuẩn bị danh sách các vần đề này, cần phải nghĩ ra một phương pháp để đánh giá dự kiến hết những khĩ khăn của nĩ. Bước tiếp theo việc thu thập dữ liệu phân cơng cho các thành viên. Các phương pháp thống kê : bảng điều tra, biểu đồ kiểm tra, các đồ thị rất cần để sử dụng cho hoạt động cuả nhĩm. Trong thời gian này, việc thu thập dữ liệu mới rất quan trọng, bởi vì cĩ một vài vấn đề cĩ thể đã được giải quyết hoặc một số vấn đề đang được giải quyết. Thu thập dữ liệu giúp ta loại bỏ những vấn đề khơng cần thiết. Mặc dù các dữ liệu thu thập cịn ở dạng thơ nhưng nĩ cĩ thể giúp chúng ta xây dựng biểu đồ Pareto. Dựa trên phương pháp này, các thành viên cũng cĩ thể quyết định nên giải quyết vấn đề nào.
Phân tích các vấn đề hay các dự án :
Khi vấn đề đã được chọn, nhĩm cĩ thể bắt đầu phân tích với sự giúp đỡ của hai cơng cụ thống kê quan trọng : điều tra và sơ đồ nhân quả. Kỹ thuật điều tra thu thập ý kiến giúp lơi cuốn tất cả các thành viên tham gia để cĩ thể cĩ danh sách các nguyên nhân khác nhau. Nhĩm phải nhất trí chọn ra nhiều nguyên nhân chính để phân tích và một loạt các dữ liệu khác được thu thập để thẩm tra nguyên nhân. Nếu chứng minh được rằng nhĩm
đã chọn đúng ngun nhân chính thì nhĩm cĩ thể tiến xa hơn và tìm cách giải quyết, nếu khơng phải lập trở lại bước này, giữ lại, khi ngun nhân chính được tìm thấy, nhĩm tiến hành triển khai cách giải quyết.
Triển khai cách giải quyết :
Khi nguyên nhân đã được xác minh, các thành viên của nhĩm phải củng nhau dành hết tâm trí để làm việc và đề xuất cách giải quyết. Khi nhĩm tìm được một trình tự sắp xếp các vấn đề khĩ khăn cần được giải quyết, nên chuẩn bị kế hoạch để thực hiện. Giai đoạn này rất quan trọng. Nĩ cĩ thể kéo dài từ 2 đến 3 tuần hoặc từ 2 đến 3 tháng. Khơng nên khẳng định rằng nhĩm cĩ thể hồn thành dự án trong một khoảng thời gian nhất định nào đĩ vì việc này sẽ tạo nên áp lực khơng cần thiết. Nhĩm nên họp thường xuyên mỗi tuần để duy trì mối quan hệ, tạo ra những cách giải quyết mới và giữ được sự hài hịa trong nhĩm. Ngồi ra cần nghĩ đến một hệ thống phịng ngừa để đúc kết những vấn đề cịn lại được giải quyết trong tương lai. Khơng cĩ một kế hoạch phịng ngừa tốt, cách giải quyết chỉ cĩ hiệu quả trong một thời gian ngắn. Các thành viên Nhĩm chất lượng cũng nên xem xét tất cả các khía cạnh của vấn đề và xem xét cĩ thể áp dụng cách giải quyết nào ở phạm vi, khu vực nào cho cĩ kết quả. Làm như vậy sẽ tránh hao tốn năng lực và loại trừ các hao phí khác.
Báo cáo với cấp lãnh đạo :
Báo cáo với cấp lãnh đạo là hình thức quan trọng để cơng nhận nhĩm. Sự nỗ lực hết mình của các thành viên Nhĩm chất lượng cần được ban lành đạo cơng nhận, để giữ vững nhuệ khí của các thành viên Nhĩm chất lượng. Điều quan trọng nhất là tổ chức sắp xếp trình dự án với ban lãnh đạo như thế nào để đạt được thành cơng. Việc này giúp cả hai bên : các thành viên của nhĩm cảm thấy cơng việc của họ khơng vơ ích và ban lãnh đạo cĩ thể nghe được mọi khía cạnh của vấn đề mà trước đây họ đã xao lãng.
Xem xét và theo dõi của Ban giám đốc :
Ban giám đốc nên xem xét kỹ các đề nghị và các cách giải quyết. Đồng thời phải lưu ý các yêu cầu hỗ trợ của Nhĩm chất lượng , qua đĩ Ban giám đốc cần nhận thấy trách nhiệm của mình đối với chương trình hoạt động của nhĩm.
Sau khi báo cáo, một cuộc thảo luận về những lời kiến nghị sẽ được tổ chức : đồng ý hay khơng đồng ý với các đề xuất; và chuẩn bị kế hoạch theo dõi cho tương lai, sau đĩ nhĩm nên thơng báo những quyết định để các thành viên biết được các thơng tin một cách đầy đủ và biết được những cố gắng của họ cĩ đạt kết quả khơng, cĩ được quan tâm khơng. Bên cạnh đĩ, Ban giám đốc nắm được chuơng trình hoạt động cho tương lai