IV. CÁC YÊU CẦU VỀ TRÁCH NHIỆM XÃ HỘ
Hệ thống chất lượng
Hệ thống chất lượng
Cùng với sự phát triển nhanh chĩng của việc áp dụng bộ tiêu chuẩn ISO9000, một vấn đề nảy sinh là các doanh nghiệp vừa và nhỏ gặp khá nhiều khĩ khăn trong việc áp dụng tiêu chuẩn này, đặc biệt là về mặt chi phí.
Để giúp các doanh nghiệp vừa và nhỏ của nước ta xây dựng và áp dụng hệ thống chất lượng phù hợp với qui mơ và trình độ sản xuất của mình đồng thời tạo ra tiền đề cơ bản để tiếp cận với ISO 9000, tiến tới áp dụng hồn tồn bộ tiêu chuẩn nầy, Tổng cục TC-ĐL-CL đã triển khai các biện pháp áp dụng hệ thống chất lượng Q-Base do Hội đồng đăng ký Phịng thử nghiệm của NewZealand (TELARC - The Testing Laboratory Registration Council). Việt Nam đã được Telare cho phép sử dụng hệ thống Q.Base từ tháng 11/95 và ngày 7/6/96, ban lãnh đạo 2 cơ quan Telara New Zealand và Tổng cục tiêu chuẩn đo lường chất lượng Việt Nam đã chính thức ký văn bản về việc này. Ngồi ra, Telare cũng đang xem xét cho phép Philippines, Inđonesia và Bruney sử dụng tiêu chuẩn Q.Base.
Hệ thống Q.Base là tập hợp các kinh nghiệm quản lý chất lượng đã được thực thi tại New Zealand và một số quốc gia khác như Đanmạch, Australia, Canada, Thụy Điển. Q-Base cũng sử dụng chính các nguyên tắc cơ bản qui định trong các tiêu chuẩn của ISO 9000 nhưng chú trọng hơn đến các yếu tố thực hành. Q-Base đưa ra 7 yêu cầu mà nếu được thực hiện đúng sẽ giúp các doanh nghiệp vừa và nhỏ loại bỏ được hầu hết các yếu tố cĩ ẩnh hưởng xấu đến chất lượng sản phẩm
Trong một số vấn đề, hệ thống Q.Base khơng đi sâu như ISO9000, mà địi hỏi những yêu cầu tối thiểu cần cĩ, từng doanh nghiệp cĩ thể phát triển từ hệ thống Q.Base lên cho phù hợp với yêu cầu của ISO9000. Hệ thống Q.Base rất linh hoạt, từng doanh nghiệp cĩ thể vận dụng theo điều kiện cụ thể của mình và là cơng cụ rất cần thiết cho lãnh đạo các doanh nghiệp nhỏ và vừa khơng chỉ trong cơng tác quản lý chất lượng.
Q.Base đề cập đến các lĩnh vực chủ yếu trong quản trị chất lượng, chính sách chỉ đạo về chất lượng, xem xét hợp đồng với khách hàng, quá trình cung ứng, kiểm sốt nguyên vật liệu, kiểm sốt quá trình, kiểm sốt thành phẩm, xem xét đánh giá nội bộ, kiểm sốt tài liệu, đào tạo, cải tiến chất lượng. Sau đây là những yêu cầu chủ yếu của Q-Base :
Quản lý hệ thống chất lượng:
- Doanh nghiệp chỉ định người chịu trách nhiệm về đảm bảo chất lượng trong cơng việc hằng ngày, gọi là người điều phối chất lượng.
- Người điều phối chất lượng phải là người cĩ uy tín và quyền hạn để cĩ thể đảm bảo rằng tất cả mọi người khác trong doanh nghiệp đều tin tưởng và tuân thủ chương trình đảm bảo chất lượng do người nầy đề xuất.
- Trách nhiệm và quyền hạn của người điều phối chất lượng phải được nêu rõ trong văn bản mơ tả cơng việc, Giám đĩc doanh nghiệp phải xem xét và ký văn bản nầy để chính thức hố và chứng minh sự cam kết về một chương trình đảm bảo chất lượng trong tồn doanh nghiệp.
Kiểm sốt các văn bản và hồ sơ chủ yếu:
- Doanh nghiệp cĩ một hệ thống phân định thống nhất và kiểm sốt tất cả các văn bản và hồ sơ chủ yếu để đảm bảo rằng, cỉ cĩ các văn bản hiện hành mới được sử dụng và khơng được tự tiện thay thế và sửa đổi.
- Hệ thống kiểm sốt tài liệu phải đảm bảo rằng, các văn bản được gởi đến tất cả những bộ phận, cá nhân cĩ liên quan.
- Phải cĩ đủ hồ sơ chất lượng để chứng tỏ rằng, mọi quá trình cơng nghệ cũng như mọi quá trình kiểm tra, thử nghiệm thiết yếu đã được tiến hành.
- Hồ sơ chất lượng phải được lưu giữ trong thời hạn thích hợp tuỳ thuộc vào bản chất sản phẩm được sử dụng và các vấn đề chất lượng cĩ thể phải giải quyết.
Yêu cầu của khách hàng:
- Doanh nghiệp phải lập văn bản xem xét mọi hợp đồng (bao gồm cả các thoả thuận miệng) về hàng hố/dịch vụ cung cấp cho khách hàng để đảm bảo rằng, doanh nghiệp hồn tồn hiểu rõ và cĩ khả năng đáp ứng các yêu cầu của khách hàng.
- Mọi sửa đổi trong hợp đồng phải được lưu giữ, được thơng báo và được sự đồng ý của các bên hữu quan.
Mua sản phẩm :
- Doanh nghiệp phải cĩ một hệ thoĩng kiểm sốt nguyên vật liệu, các chi tiết, các bộ phận, dịch vụ thầu phụ mà doanh nghiệp mua vào.
- Người cung ứng và người thầu phị phải được lựa chọn trên cơ sở chất lượng sản phẩm hay cơng việc chớ khơng chỉ dựa vào giá cả.
- Bản đăng ký danh sách người cung ứng và thầu phụ được chấp thuận phải cĩ các thơng tin liên quan về lý do được lựa chọn và chất lượng cơng việc mà họ đang thực hiện.
- Doanh nghiệp phải cĩ những biện pháp để kiểm tra, giám sát việc thực hiện hợp đồng của người cung ứng theo các qui định trong hợp đồng hay đơn hàng.
Đào tạo và huấn luyện:
- Doanh nghiệp phải đảm bảo rằng, mọi nhân viên đều phải được đào tạo, huấn luyện về cơng việc mà họ đang làm. Nếu cần thiết, họ phải được cung cấp các bản chỉ dẫn cơng việc và nhiệm vụ.
- Doanh nghiệp phải lưu giữ các hồ sơ đào tạo, huấn luyện và thường xuyên xem xét đánh giá năng lực của các nhân viên để xác định nhu cầu đào tạo.
Kiểm tra và kiểm sốt các cơng việc khơng phù hợp tiêu chuẩn:
- Doanh nghiệp phải soạn thảo các kế hoạch về kiểm tra nguyên vật liệu, các chi tiết, bộ phận và cơng việc đang tiến hành và thành phẩm.
- Doanh nghiệp phải cĩ đầy đủ các thiết bị đo lường, thử nghiệm, kiểm tra. Các thiết bị nầy phải được kiểm định và hiệu chuẩn định kỳ, thường xuyên để đảm bảo độ chính xác thích hợp.
- Mọi phép hiệu chuẩn phải được dẫn xuất từ chuẩn đo lường quốc gia. - Đảm bảo việc kiểm tra nguyên vật liệu và bán thành phẩm trong quá trình sản xuất .
- Doanh nghiệp phải cĩ thủ tục thanh lý các nguyên vật liệu và sản phẩm khơng đạt tiêu chuẩn.
- Mọi quyết định đưa ra phải được kiểm sốt chặt chẽ bởi những người người cĩ thẩm quyền và phải được lưu giữ hồ sơ.
Cải tiến chất lượng :
- Doanh nghiệp phải cĩ những biện pháp kiểm tra và xác định lý do và những nguyên nhân chính dẫn đến việc sản phẩm khơng phù hợp tiêu chuẩn.
- Thực hiện các hành động khắc phục và đánh giá hiệu quả.
Hệ thống Q.Base tuy chưa phải là tiêu chuẩn quốc tế như ISO9000, nhưng đang được thừa nhận rộng rãi làm chuẩn mực để chứng nhận các hệ thống đảm bảo chất lượng. Q.Base sử dụng chính các nguyên tắc của ISO9000 nhưng đơn giản và dễ áp dụng hơn, đặc biệt phù hợp với các doanh nghiệp nhỏ và vừa đang bước đầu hình thành hệ thống quản lý chất lượng.
Q.Base cĩ đầy đủ những yếu tố cơ bản của một hệ thống chất lượng, giúp doanh nghiệp kiểm sốt được các lĩnh vực chủ chốt trong hoạt động của mình. Nĩ tập trung vào việc phân cơng trách nhiệm và giao quyền hạn, khiến cho mọi thành viên chịu trách nhiệm về hành động của mình.
Sau khi đã thực hiện các yêu cầu của hệ thống Q.Base, doanh nghiệp cĩ thể thêm các qui định mà doanh nghiệp cần thiết và cĩ thể mở rộng dần dần đến thỏa mãn mọi yêu cầu của ISO9000. Hệ thống Q.Base rất linh hoạt và khơng mâu thuẫn với các hệ thống quản trị chất lượng khác như ISO9000 hay TQM và rất cĩ ích cho những doanh nghiệp cung ứng cho các cơng ty lớn hơn đã cĩ giấy cơng nhận ISO9000.
Một cách tổng quát, hệ thống Q.Base được áp dụng trong các trường hợp:
-Hướng dẫn để quản lý chất lượng trong cơng ty, nhằm nâng cao khả năng cạnh tranh của mình, thực hiện các yêu cầu đối với chất lượng sản phẩm một cách tiết kiệm nhất. -Theo hợp đồng giữa cơng ty và khách hàng (bên thứ nhất và bên thứ hai) khi khách hàng địi hỏi. Doanh nghiệp phải áp dụng mơ hình đảm bảo chất lượng theo Q.Base để cĩ thể cung cấp sản phẩm đáp ứng.
- Chứng nhận của bên thức 3: Hệ thống đảm bảo chất lượng của cơng ty được tổ chức chứng nhận đánh giá và cấp chính thức.