IV. CÁC YÊU CẦU VỀ TRÁCH NHIỆM XÃ HỘ
HỆ THỐNG QUẢN LÝ
Chuẩn mực: .
Chính sách
Lãnh đạo cao nhất phải xác định chính sách của cơng ty nhằm đảm bảo trách nhiệm xã hội và các điều kiện lao động, bao gồm:
a) sự cam kết tuân thủ tồn bộ các yêu cầu của tiêu chuẩn này; b) sự cam kết tuân thủ luật pháp quốc gia và luật cĩ liên quan khác, các yêu cầu khác mà cơng ty tán thành nhằm để tơn trọng các văn kiện quốc tế và giải thích văn kiện này (được liệt kê trong Phần II);
c) sự cam kết đối với việc cải tiến thường xuyên;
d) lập tài liệu, thực hiện, duy trì, thơng tin một cách hiệu lực và theo thể thức làm cho mọi nhân viên dễ dàng thấu hiểu, kể cả các giám đốc, người điều
hành, người quản lý, tổ trưởng và nhân viên được thuê mướn trực tiếp hoặc hợp đồng hay đại diện cơng ty;
e) cĩ sẵn và được thơng báo rộng rãi. Xem xét của lãnh đạo
Định kỳ lãnh đạo cao nhất phải xem xét sự thỏa đáng, thích hợp và luơn hiệu lực của chính sách, thủ tục và kết quả hoạt động của cơng ty so với các yêu cầu của tiêu chuẩn này và các yêu cầu khác mà cơng ty tán thành. Việc sửa đổi và cải tiến hệ thống phải được thực hiện khi thích hợp.
Các đại diện của cơng ty
Cơng ty phải chỉ định một đại diện của ban lãnh đạo, ngồi các trách nhiệm khác, phải đảm bảo đáp ứng các yêu cầu của tiêu chuẩn này.
Cơng ty phải tạo điều kiện cho nhân viên khơng thuộc diện người quản lý chọn một đại diện của họ để thơng đạt với ban lãnh đạo về các vấn đề liên quan đến tiêu chuẩn này.
Hoạch định và thực hiện
Cơng ty phải đảm bảo các yêu cầu của tiêu chuẩn này được thấu hiểu và thực hiện ở mỗi cấp trong tổ chức; các phương pháp thực hiện khơng hạn chế, nhưng phải bao gồm:
a) xác định rõ vai trị, trách nhiệm và quyền hạn;
b) huấn luyện nhân viên mới và/hoặc nhân viên thuê theo thời vụ; c) các chương trình huấn luyện định kỳ và nâng cao nhận thức cho nhân viên đang làm việc
d) theo dõi thường xuyên các hoạt động và kết quả để chứng minh hiệu lực của hệ thống được thực hiện đáp ứng với chính sách của cơng ty và các yêu cầu của tiêu chuẩn này.
Kiểm sốt nhà cung cấp/ nhà thầu phụ và người cung cấp phụ:
Cơng ty phải thiết lập và duy trì các thủ tục thích hợp để đánh giá và chọn các nhà cung cấp/nhà thầu phụ (và nhà cung cấp phụ, khi thích hợp) dựa trên khả năng đáp ứng các yêu cầu của tiêu chuẩn này của họ.
Cơng ty phải duy trì các hồ sơ cam kết thích hợp của nhà cung cấp/ nhà thầu phụ(và nhà cung cấp phụ, khi thích hợp) đối với trách nhiệm xã hội, khơng giới hạn, nhưng việc cam kết bằng văn bản của các tổ chức đĩ để:
a) tuân thủ tồn bộ các yêu cầu của tiêu chuẩn này (kể cả điều này);
b) tham gia vào các hoạt động giám sát của cơng ty khi được yêu cầu;
c) thực hiện khơng chậm trễ hành động sửa chữa và hành động khắc phục để giải quyết bất kỳ sư khơng phù hợp được xác định dựa trên các yêu cầu của tiêu chuẩn này;
d) thơng báo khơng chậm trễ và đầy đủ cho cơng ty về bất kỳ và tất cả các mối quan hệ kinh doanh với các nhà cung cấp/nhà thầu phụ và nhà cung cấp phụ khác.
Cơng ty phải duy trì bằng chứng hợp lý rằng các nhà cung cấp và nhà thầu phụ đang đáp ứng các yêu cầu của tiêu chuẩn này.
Ngồi các yêu cầu của phần 9.6 và phần 9.7 nĩi trên, khi cơng ty tiếp nhận, xử lý hoặc khuếch trương sản phẩm và/hoặc dịch vụ từ nhà cung cấp/ nhà thầu phụ hay nhà cung cấp phụ thuộc diện người lao động tại nhà, cơng ty phải tiến hành các bước đặc biệt để đảm bảo người lao động tại nhà phải thực hiện mức độ bảo vệ tương tự đối với nhân viên được thuê mướn trực tiếp đáp ứng các yêu cầu của tiêu chuẩn này. Các bước đặc biệt như vậy khơng hạn chế, nhưng phải bao gồm:
a) thiết lập việc ràng buộc về pháp lý trong hợp đồng mua hàng ở dạng văn bản cĩ địi hỏi sự phù hợp với các chuẩn mực tối thiểu ( theo các yêu cầu của tiêu chuẩn này);
b) đảm bảo các yêu cầu của hợp đồng mua hàng ở dạng văn bản được người lao động tại nhà và các bên cĩ liên quan trong hợp đồng mua hàng thấu hiểu và thực hiện;
c) duy trì, tại các cơ sở của cơng ty, các hồ sơ đầy đủ cĩ các chi tiết nhận biết về người làm việc tại nhà; số lượng hàng hĩa/dịch vụ đã cung cấp và/hoặc số giờ làm việc cho từng người lao động tại nhà;
d) các hoạt động giám sát thường xuyên được thơng báo hay khơng thơng báo để kiểm tra xác nhận sự phù hợp với các điều khoản của văn bản hợp đồng mua hàng.
Xử lý các mối quan tâm và hành động khắc phục
Cơng ty phải điều tra, xử lý và đáp ứng các mối quan tâm của nhân viên và các bên hữu quan khác đối với sự phù hợp/khơng phù hợp với chính sách của cơng ty và/hoặc các yêu cầu của tiêu chuẩn này ; cơng ty phải kiềm chế để khơng kỷ luật, sa thải hoặc cĩ bất kỳ phân biệt đối xử nào khác đối với bất kỳ nhân viên nào cung cấp thơng tin liên quan đến việc tuân thủ tiêu chuẩn .
Cơng ty phải thực hiện hành động sửa chữa và khắc phục và bố trí các nguồn lực thích hợp tương xứng với tính chất và mức độ nghiêm trong của bất kỳ sự khơng phù hợp được xác định dựa trên chính sách của cơng ty và các yêu cầu của tiêu chuẩn.
Thơng tin bên ngồi
Cơng ty phải thiết lập và duy trì các thủ tục để thơng tin đều đặn đến các bên hữu quan các số liệu và các thơng tin khác đối với các hoạt động dựa trên các yêu cầu của tài liệu này, khơng hạn chế, nhưng bao gồm các kết quả xem xét của lãnh đạo và các hoạt động theo dõi.
Việc tiếp cận để kiểm tra các nhân viên
Khi được yêu cầu theo hợp đồng, cơng ty phải cung cấp thơng tin hợp lý và để cho các bên hữu quan tiếp cận tìm kiếm và kiểm tra xác nhận sư phù hợp với các yêu cầu của tiêu chuẩn này trường hợp hợp đồng cĩ yêu cầu thêm thì nhà cung cấp và nhà thầu phụ của cơng ty cũng phải cung cấp các thơng tin tương tự và cho phép tiếp cận thơng qua việc thành lập một yêu cầu như thế trong các hợp đồng mua hàng của cơng ty.
Hồ sơ
Cơng ty phải duy trì các hồ sơ thích hợp để chứng minh sự phù hợp với các yêu cầu của tiêu chuẩn này.