3.1. Tổng quan về Công ty Cổ phần Bibica
3.1.2. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh
Công ty Cổ phần Bibica được tổ chức và hoạt động tuân thủ theo Luật Doanh nghiệp năm 2005. Các hoạt động của Công ty tuân thủ theo Luật Doanh nghiệp, các Luật khác có liên quan và Điều lệ Cơng ty. Điều lệ Công ty bản sửa đổi đã được Đại hội đồng Cổ đông thông qua là cơ sở chi phối cho mọi hoạt động của Công ty.
Với đặc điểm của một đơn vị vừa sản xuất vừa hoạt động sản xuất kinh doanh, Cơng ty Cổ phần BiBica có bộ máy quản lý được tổ chức theo mơ hình đa bộ phân với cơ cấu tổ chức trực tuyến chức năng.
+ Đại hội đồng cổ đơng (ĐHĐCĐ): Là cơ quan có thẩm quyền cao nhất quyết định mọi vấn đề quan trọng của Công ty theo Luật Doanh nghiệp và Điều lệ Công ty. ĐHĐCĐ là cơ quan thơng qua chủ trương chính sách đầu tư dài hạn trong việc phát triển Công ty, quyết định cơ cấu vốn, bầu ra cơ quan quản lý và điều hành sản xuất kinh doanh của Công ty.
Đại hội đã thơng qua Ban lãnh đạo mới, trong đó:
- Ơng Dong Jin Park đại điện phần vốn Lotte giữ chức chủ tịch HĐQT. - Ơng Trương Phú Chiến giữ vị trí phó chủ tịch HĐQT kiêm Tổng Giám Đốc Cty CP Bibica kể từ ngày 01/3/2008
Tháng 03/2009, Đại hội cổ đông thường niên của Bibica được tổ chức, đại hội đã thông qua ban lãnh đạo mới, trong đó: Ơng Jung Woo, Lee đại diện phần vốn Lotte giữ chức Chủ tịch HĐQT.
+ Hội đồng quản trị (HĐQT): Là cơ quan quản lý Cơng ty có tồn quyền nhân danh Cơng ty để quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích quyền lợi của Công ty, trừ những vấn đề thuộc ĐHĐCĐ quyết định. Định hướng các chính sách tồn tại và phát triển để thực hiện các quyết định của Đại hội đồng cổ đơng thơng qua việc hoạch định chính sách, ra quyết định hành động cho từng thời điểm phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty.
+ Ban kiểm sốt: Do ĐHĐCĐ bầu, thay mặt cổ đơng kiểm soát mọi hoạt động kinh doanh, quản trị và điều hành của Công ty.
+ Ban Giám Đốc: Do HĐQT bổ nhiệm gồm có 01 Tổng Giám đốc, 02 Phó Tổng Giám đốc, 01 Kế toán trưởng.
* Tổng Giám đốc là người có quyền cao nhất, quyết định chỉ đạo tồn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty và chịu trách nhiệm trước công ty, Bộ Công nghiệp và Nhà nước.
* Một Phó Tổng Giám đốc sản xuất kinh doanh phụ trách phịng kinh doanh và giới thiệu sản phẩm có nhiệm vụ điều hành sản xuất kinh doanh và kỹ thuật sản xuất.
* Một Phó Tổng Giám đốc tài chính kiêm Kế tốn trưởng có nhiệm vụ tổ chức thực hiện tồn bộ cơng tác kế tốn, thống kê tài chính ở Cơng ty đồng thời thực hiện việc kiểm tra, kiểm sốt tồn bộ hoạt động kế tốn tài chính của Cơng ty.
+ Các Khối, ban chức năng nghiệp vụ tham mưu, giúp việc Hội đồng quản trị và Tổng Giám đốc trong quản lý điều hành công việc, gồm:
K.KD - Khối Kỹ Thuật Đầu Tư: Quản lý thiết bị, hệ thống nguồn
điện, nguồn nước, nguồn hơi và nguồn gió nén trong Cơng ty, thiết kế kỹ thuật các loại bao bì sản phẩm; theo dõi việc tn thủ quy trình cơng nghệ ở các phân xưởng sản xuất; phối hợp với phòng QA kiểm tra nguyên liệu sản xuất lần đầu; đề xuất cải tiến quy trình cơng nghệ, cơng thức phối liệu; xây dựng định mức kinh tế kỹ thuật; tham gia lập dự án tiền khả thi, dự án khả thi, lập dự tốn chi phí; kiểm sốt và tổng kết việc thực hiện các dự án đầu tư xây dựng cơ bản.
K.QA - Khối QA: Khối Kiểm nghiệm và Đảm bảo Chất lượng thực
hiện kiểm tra thử nghiệm vật tư, sản phẩm; đăng ký chất lượng sản phẩm và quản lý các hồ sơ chất lượng sản phẩm; kiểm soát hệ thống chất lượng.
K.RD - Khối Nghiên Cứu Phát Triển: Nghiên cứu và Phát triển có các
chức năng sau: nghiên cứu cải tiến chất lượng sản phẩm; nghiên cứu sản xuất thử các sản phẩm mới; phối hợp với các bộ phận liên quan giải quyết trở ngại về công nghệ, các khiếu nại của khách hàng về chất lượng sản phẩm; quản lý các thiết bị thử nghiệm, mẫu vật tư, nguyên vật liệu, hương liệu, các tài liệu về công nghệ, phụ gia thực phẩm…
K.MH - Khối Mua Hàng:Xem xét nhu cầu từ các bộ phận - phịng
ban; tìm kiếm và liên hệ nhà cung ứng; đánh giá và lựa chọn nhà cung ứng tốt nhất như về: mặt hàng - chất lượng - sự uy tín - tiến độ - giá cả; báo cáo và đề xuất thông tin nhà cung ứng với BGĐ; lập đơn đặt hàng sau khi được BGĐ duyệt; thực hiện mua hàng sau khi được duyệt đơn đặt hàng; kiểm tra hàng mua vào (đạt/ không đạt yêu cầu của đơn đặt hàng đưa ra); lưu các thông tin nhà Cung ứng
K.MT: Khối Marketing: có nhiệm vụ điều độ sản xuất kinh doanh;
nghiên cứu thị trường; xây dựng chính sách sản phẩm, chính sách giá cả, bao bì và quảng cáo khuyến mãi; nhận đơn đặt hàng gia công và lập kế hoạch sản xuất cho các hợp đồng gia công; bảo vệ quyền sở hữu công nghệ.
K.KH - Khối kế hoạch có các chức năng sau: nghiên cứu cải tiến chất
lượng sản phẩm; nghiên cứu sản xuất thử các sản phẩm mới; phối hợp với các bộ phận liên quan giải quyết trở ngại về công nghệ, các khiếu nại của khách hàng về chất lượng sản phẩm; quản lý các thiết bị thử nghiệm, mẫu vật tư, nguyên vật liệu, hương liệu, các tài liệu về công nghệ, phụ gia thực phẩm…
K.HC - Khối Hành chánh nhân sự: chịu trách nhiệm xây dựng cơ cấu
tổ chức Công ty; xây dựng kế hoạch tuyển dụng, đào tạo và bồi dưỡng; thực hiện chế độ lương thưởng và các chính sách đối với người lao động; thực hiện cơng tác hành chính của Cơng ty.
K.KT - Khối Tài chính kế tốn: có chức năng hạch tốn kế toán các
nghiệp vụ kinh tế tại Công ty và các chi nhánh; kiểm tra việc sử dụng vật tư, TS, vốn; phân tích tình hình tài chính; phối hợp phịng Bán hàng tính tốn giá thành kế hoạch và sản lượng thực hiện từng thời kỳ; lập dự tốn ngân sách và cơ cấu tài
chính cho từng thời kỳ; tìm nguồn tài trợ cho nhu cầu vốn của Công ty; lập và cập nhật sổ đăng ký danh sách cổ đơng.
K.BH - Khối Bán hàng: có các chức năng sau: bán hàng; thu nhập
thông tin thị trường; cung cấp thông tin cho các bộ phận liên quan theo yêu cầu; quản lý các kho thành phẩm và các hoạt động của các chi nhánh; xây dựng chiến lược phân phối cho từng kênh phân phối, từng khu vực thị trường để tăng cường khả năng cạnh tranh của các kênh phân phối.
BAN XK - Ban xuất khẩu: phụ trách nhập khẩu nguyên vật liệu, thiết
bị; cân đối tồn kho, cung ứng nguyên vật liệu nhập khẩu theo kế hoạch sản xuất; xuất khẩu sản phẩm của Công ty hoặc xuất khẩu ủy thác; giao nhận hàng hoá xuất nhập khẩu và cập nhật thông tin liên quan xuất nhập khẩu.
+ Ngồi ra, cơng ty cịn có 3 chi nhánh gồm Nhà máy Bibica Biên Hịa (NM
MMC BH), Cơng ty TNHH Một thành viên Bibica Miền Đông, Nhà máy Bibica Hà Nội; cùng hệ thống các nhà phân phối, các cửa hàng và đội ngũ bán hàng của công ty.