CÔNG TY TNHH TRUNG TÂM THƢƠNG MẠI LOTTE VIỆT NAM Địa chỉ: 469 Nguyễn Hữu Thọ, P. Tân Hưng, Q.7, TP. Hồ Chí Minh
MST: 0304741634
Mẫu số S38 – DN
(Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN
Năm: 2015
Tên tài khoản: Phải trả cho Công ty TNHH Một thành viên Lam Gia Số hiệu tài khoản: 331 – Mã code: 0xxx66
Đơn vị tính: Đồng Việt Nam Ngày
ghi sổ
Chứng từ Diễn giải Số hiệu
TK đối ứng Số phát sinh Số dư Số hiệu Ngày tháng Nợ Có Nợ Có Số dư đầu kỳ 3.000.000 14/02 SS15021 4-01001- 1-4028
14/02/2015 Mua nho xanh, tắc ngọt của Công ty TNHH Một thành viên Lam Gia. 1561 1.245.000 4.245.000 16/02 SS15021 6-01001- 1-4055
16/02/2015 Mua bưởi năm roi của Công ty TNHH Một thành viên Lam Gia.
1561 1.702.000 5.947.000
16/02 SS15021 6-01001- 1-4034
16/02/2015 Mua nho xanh, xoài keo… của Công ty TNHH Một thành viên Lam Gia. 1561 1.912.000 7.859.000 Số dư cuối kỳ 7.859.000 Ngày… tháng… năm… Người lập (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Giám đốc (Ký, họ tên)
2.3.3 Sổ sách về các khoản phải trả cho nhà cung cấp
Nợ phải trả người bán được hạch toán và theo dõi trên phần mềm, Kế tốn viên khơng phải ghi sổ kế toán bằng tay mà chỉ cần nhập đầy đủ thông tin của nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào máy tính, phần mềm kế tốn sẽ tự động định khoản và cho phép xuất thông tin dưới dạng sổ sách bất cứ lúc nào. Các sổ sách được thiết kế theo quy định của QĐ số 15/2006/QĐ-BTC, ban hành ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC, gồm:
- Sổ cái;
- Sổ nhật ký chung;
- Sổ chi tiết nợ phải trả người bán theo từng đối tượng.
Cơng ty chỉ nhận hóa đơn của người bán khi hàng hóa đã nhập kho, do đó, Cơng ty khơng có sổ theo dõi hàng mua đang đi đường.
Chƣơng 3 NHẬN XÉT - KIẾN NGHỊ
3.1 Nhận xét
3.1.1 Nh n xét của bản thân về quá trình thực t p tại Cơng ty
Cảm giác đầu tiên khi thực tập tại Cơng ty là bỡ ngỡ, chống ngợp, lo sợ và rụt rè. Bản thân em không tự tin vào chính mình, đồng thời khả năng giao tiếp không tốt đã khiến em không học hỏi được nhiều hơn. Bây giờ em đã phần nào quen với các công việc thường nhật trong một Phịng Kế tốn của một chi nhánh và gần gũi với mọi người hơn một chút. Trong quá trình thực tập, em đã học được nhiều kiến thức thực tế, và kiểm tra lại kiến thức của mình. Đây quả thực là quãng thời gian quý báu trong đời sinh viênđể em tự tin hơn khi đi xin việc. Em cũng hiểu được bản thân nhiều hơn, biết được ưu điểm và nhược điểm của mình.
Về ưu điểm, mỗi khi có vấn đề khơng hiểu, hoặc thấy không đúng theo những gì em học, em đều ghi chú lại, nếu có dịp là hỏi các anh chị trong Phịng Kế tốn và tìm hiểu trên mạng internet. Ngồi ra, em cũng có khả năng tập trung lâu, đã có lúc em ngồi trước màn hình máy tính năm, sáu giờ liền để hồn thành cơng việc của mình. Khi thực tập, một người nói với em là hãy suy nghĩ để tìm ra cách làm hiệu quả nhất, em như được khai sáng, kể từ đó, trong cơng việc, em cố gắng tìm ra cách làm nhanh nhất mà vẫn cho kết quả đáng tin cậy. Em luôn đặt câu hỏi tại sao và tự đưa ra những phương án có thể. Em ln chủ động tìm hiểu trên mạng và đọc lại kiến thức trong sách vở trước khi hỏi người khác vì em ngại làm phiền. Em đi thực tập một thời gian dài, ban đầu em thấy có rất nhiều sai phạm trong cơng tác kế toán tại chi nhánh, nhưng đến khi em viết báo cáo này, những sai phạm đã được khắc phục, khơng phải là nhờ em nhưng nó đã theo đúng hướng mà em nghĩ nó phải thế.
Về khuyết điểm, em có rất nhiều thiết sót trong tác phong làm việc của mình như là đi trễ, không đi thực tập đều đặn, trang phục không nghiêm túc. Em thực sự xấu hổ về việc này, nhất là em chưa tìm ra được cách khắc phục. Ngồi ra, em cẩn thận quá mức, có những vấn đề em đã kiểm tra nhưng em vẫn kiểm tra lại thêm bốn, năm lần, gây lãng phí thời gian. Em đang cố gắng khắc phục bằng cách xem xét tính
trọng yếu. Em chấp nhận là người kế tốn phải có sai sót, nhưng khơng được để xảy ra sai sót trọng yếu. Khả năng giao tiếp của em cũng rất kém, khiến em thiệt thòi khá nhiều mà em vẫn chưa biết cách khắc phục. Trong quá trình thực tập, đã nhiều lần em bị căng thẳng, em đã nóng nảy với những người trong gia đình, đó là tính xấu, em khơng muốn họ và những khách hàng tương lai của mình, những người đi giao hàng kiêm nộp hóa đơn vớikhn mặt lấm lem, mồ hơi nhễ nhại. Em thật sự không muốn gây tổn thương đến họ, khiến họ luôn quan điểm người làm kế tốn cực kì khó tính đến mức khó chịu.
3.1.2 Nh n xét chung về tổ chức cơng tác kế tốn tại Cơng ty
3.1.2.1 Ưu điểm
Cơng tác kế tốn tại Cơng ty được tổ chức tốt, cụ thể như sau: - Báo cáo tài chính được lập đầy đủ, kịp thời, trung thực và hợp lý; - Phân công nhiệm vụ rõ ràng và hợp lý cho các nhân viên kế toán;
- Thường xuyên tổ chức các buổi tập huấn, cập nhật thông tư mới cho các nhân viên kế toán;
- Bảo quản, lưu trữ chứng từ cẩn thận, hợp lý;
- Sử dụng phần mềm kế toán tiên tiến SAP để hạch toán, quản lý, theo dõi thơng tin kế tốn và thường xuyên đào tạo, nâng cao trình độ tin học cho nhân viên;
- Chọn phương pháp kế tốn hàng tồn kho, phương pháp tính giá xuất kho hợp lý. Hàng hóa xuất bán cho khách hàng đều phải quét qua máy tính tiền nên việc theo dõi số lượng hàng hóa xuất kho dễ dàng hơn, áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên là hợp lý. Ngoài ra, số lượng hàng hóa nhập kho trong kỳ rất lớn, đa dạng về mẫu mã, chủng loại, phát sinh nhiều khoản chiết khấu, điều chỉnh mua, đơn giá biến động liên tục… cho nên việc sử dụng phương pháp bình qn gia quyền cuối kỳ để tính giá xuất kho sẽ giúp doanh nghiệp tính giá vốn hàng bán dễ dàng hơn;
3.1.2.2 Hạn chế
- Thường hay xảy ra lỗi hệ thống do bị quá tải trong việc xử lý thông tin, tuy lỗi này không nghiêm trọng nhưng Kế toán viên bị mất thời gian do phải chờ đợi;
- Bảo mật hệ thống chưa tốt, nhiều máy tính có thể cùng lúc sử dụng chung một mã đăng nhập, cho nên nếu xảy ra sai sót, khó xác định được người phải chịu trách nhiệm;
- Các bộ phận chưa phối hợp tốt với nhau trong việc truyền đạt thơng tin. Ví dụ: Bộ phận Kế tốn muốn đối chiếu cơng nợ với nhà cung cấp nhưng không nắm địa chỉ, số điện thoại liên hệ… trong khi các thông tin trên do Bộ phận Kinh doanh nắm nhưng họ chậm trễ trong việc cung cấp thông tin Bộ phận Kế tốn, khiến cho việc đối chiếu cơng nợ tốn nhiều thời gian.
- Theo thông tư 200/2014/TT-BTC, tài sản và nợ phải trả trên Bảng Cân đối kế tốn phải được trình bày thành ngắn hạn và dài hạn, kế toán phải thực hiện tái phân loại tài sản và nợ phải trả được phân loại là dài hạn trong kỳ trước nhưng có thời gian đáo hạn cịn lại khơng q 12 tháng hoặc một chu kỳ sản xuất, kinh doanh thông thường kể từ thời điểm báo cáo thành ngắn hạn, hiện tại phần mềm kế tốn của Cơng ty chưa làm được việc này.
3.1.3 Nh n xét về kế tốn n phải trả nhà cung cấp tại Cơng ty
3.1.3.1 Ưu điểm
- Chứng từ được lưu trữ và bảo quản cẩn thận, hợp lý;
- Thiết lập các thủ tục kiểm soát nhập liệu như khơng cho phép nhập một hóa đơn nhiều lần, chỉ lưu được thơng tin hóa đơn nếu số tiền trên hóa đơn khớp với giá trị của hàng hóa nhập kho…
- Phần mềm kế toán giúp theo dõi nợ phải trả một cách rõ ràng, chi tiết theo từng đối tượng;
- Việc quy định ngày trên hóa đơn và ngày hàng hóa nhập kho tạo cơ sở tốt để hạch tốn và giải trình với cơ quan thuế. Cụ thể, hàng hóa nhập kho người mua có thể xem là cơ sở để chắc chắn để người bán ghi nhận doanh thu và
xuất hóa đơn. Tuy nhiên ngày hàng hóa nhập kho người mua và ngày trên hóa đơn có thể lệch nhau vài ngày bởi vì thời điểm tiếp nhận thơng tin giữa người bán và người mua khác nhau, có thể do khoảng cách địa lý hoặc sự chủ quan của con người. Người mua phải có hóa đơn đỏ để chứng minh nguồn gốc của hàng hóa nhập kho và là cơ sở để được khấu trừ thuế, giả sử hàng hóa nhập kho ngày 1 tháng 1 năm 2015 nhưng ngày hóa đơn là ngày 15 tháng 1 năm 2015, Công ty sẽ bị Cơ quan thuế nghi ngờ mua hóa đơn…
3.1.3.2 Hạn chế
- Phần mềm kế tốn cịn nhiều khiếm khuyết, ví dụ như: khơng phản ánh kịp thời nghiệp vụ trả hàng cho người bán, khơng kiểm tra được hóa đơn nào tương ứng với Sply Sheet nào…;
- Không quy định bằng văn bản tỷ lệ mức trọng yếu cụ thể để xác định số tiền chênh lệch giữa hóa đơn và Sply Sheet có trọng yếu hay khơng;
- Việc nhập sai ngày hóa đơn và số hóa đơn có thể làm Kế tốn viên lúng túng khi đối chiếu công nợ với nhà cung cấp;
- Nhà cung cấp gửi đối chiếu công nợ rất nhiều, Kế tốn viên khơng phản hồi kịp, thường để ứ đọng một thời gian dài khiến nhà cung cấp phàn nàn;
- Cơng ty khơng có các báo cáo về nợ phải trả người bán.
3.2 Kiến nghị
3.2.1 Kiến nghị chung về tổ chức cơng tác kế tốn tại Công ty
- Cần phải nâng cấp và bảo hành định kỳ hệ thống để hạn chế trường hợp xảy ra lỗi hệ thống;
- Nâng cấp hệ thống để tăng cường tính bảo mật của hệ thống, tránh trường hợp nhiều máy cùng lúc sử dụng chung một mã đăng nhập;
- Ngoài việc nhập liệu trên hệ thống, cần ghi chép các chứng từ đầu vào, các nghiệp vụ trên file excel để dễ dàng khôi phục thông tin nếu xảy ra lỗi hệ thống làm mất dữ liệu;
- Tăng cường sự tương tác, hỗ trợ lẫn nhau giữa các bộ phận. Có thể tổ chức các buổi dã ngoại cho các nhân viên của tất cả các bộ phận để họ hiểu nhau hơn…
- Trong khi chờ đợi phần mềm kế toán được nâng cấp để phân loại được tài sản và nợ phải trả thành ngắn hạn hoặc dài hạn dựa vào thời gian đáo hạn còn lại kể từ thời điểm lập báo cáo, Kế tốn viên có thể theo dõi trên Excel bằng cách thiết lập các công thức, kiến nghị mẫu như sau: