2.3 THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NỢ PHẢI TRẢ NHÀ CUNG CẤP CỦA
2.3.1.2 Các khoản giảm trừ công nợ
Các khoản làm giảm số tiền mà Lotte phải thanh toán cho nhà cung cấp bao gồm trả hàng, chiết khấu, và hỗ trợ.
Chiết khấu bao gồm:
- Chiết khấu trực tiếp trên hóa đơn (Discount on invoices): Giảm trực tiếp trên giá mua chưa thuế và tiền thuế giá trị gia tăng trên hóa đơn đầu vào. - Chiết khấu cơ bản (Basic Discount): chiết khấu theo tỷ lệ % cố định đã ký
kết trên hợp đồng, được tính vào cuối tháng nếu Lotte mua hàng với số lượng lớn.
- Thưởng theo doanh số (Rebate Volume): bản chất giống như chiết khấu cơ bản nhưng được tính vào cuối năm.
Các khoản hỗ trợ bao gồm:
- Hỗ trợ hàng mới (Listing Fee): là phí mở mã hàng mới, tính trên số lần mở mã.
- Hỗ trợ thanh toán (Payment ontime): chiết khấu thanh toán theo tỷ lệ cố định khi thanh toán sớm trong hạn quy định.
- Hỗ trợ nhà cung cấp mới (New supplier fees): phí mở mã nhà cung cấp mới, tính trên số lần mở mã.
- Hỗ trợ thơng tin (Supplier information changes): phí thay đổi thơng tin nhà cung cấp, tính trên số lần thay đổi.
- Hỗ trợ quảng cáo và bán hàng (Sales/Advertising Support): hỗ trợ nhà cung cấp đăng poster, phát sản phẩm dùng thử…
- Hỗ trợ khai trương (Opening Support). - Hỗ trợ sinh nhật (Anniversary Support).
- Hỗ trợ kiểm định chất lượng sản phẩm (QA Support): hỗ trợ kiểm tra chất lượng hàng hóa đầu vào.
- Hỗ trợ vận chuyển (Distribution Cost): nếu hàng hóa phải vận chuyển xa, Lotte sẽ ứng trước chi phí vận chuyển, cuối kỳ phân bổ chi phí này cho các nhà cung cấp.
- Các khoản chiết khấu, hỗ trợ khác (Others).
Đối với việc nhập liệu vào hệ thống, Bộ Phận Kế tốn có nhiệm vụ nhập âm tiền thuế giá trị gia tăng do trả hàng vào hệ thống. Bộ phận Giao nhận hàng phụ trách nhập âm tiền hàng trước thuế do trả hàng. Các khoản giảm trừ cịn lại có thể được hệ thống tự động cập nhật như là Chiết khấu cơ bản, Hỗ trợ bán hàng và quảng cáo, hoặc phải nhập bằng tay bởi Bộ phận Kinh doanh như là Hỗ trợ khai trương, Hỗ trợ sinh nhật, Hỗ trợ hàng mới… Nhà cung cấp thường gọi điện thắc mắc về các khoản chiết khấu cho Bộ phận Kế tốn, nhưng Bộ phận Kế tốn chỉ có thể cung cấp thông tin về doanh số, cịn cách tính tốn thì nhà cung cấp phải liên hệ với Bộ phận Kinh doanh biết thêm chi tiết. Bộ phận Kinh doanh thông tin cho nhà cung cấp về số tiền chiết khấu bằng cách gửi Thông báo chiết khấu cho nhà cung cấp.
2.3.1.3 Tính tốn số tiền chuyển trả nhà cung cấp và lên lịch thanh toán
Lotte xếp nhà cung cấp vào ba nhóm có chu kỳ thanh toán khác nhau, gồm A, B và C. Nhóm A là các nhà cung cấp được thanh tốn một lần trong một tháng. Nhóm B là các nhà cung cấp được thanh tốn hai lần trong một tháng. Nhóm C là
các nhà cung cấp được thanh toán ba lần trong một tháng. Những nhà cung cấp thuộc nhóm C thường có doanh số bán hàng cho Lotte lớn. Đối với nhà cung cấp chu kỳ A, mỗi kỳ bắt đầu từ ngày 1 đến ngày cuối cùng của tháng, ví dụ chu kỳ A1 tháng 10 năm 2014 sẽ bắt đầu từ ngày 1 tháng 10 năm 2014 và kết thúc vào ngày 30 tháng 10 năm 2014. Đối với nhà cung cấp chu kỳ B, mỗi tháng sẽ có hai kỳ, kỳ B1 bắt đầu từ ngày 1 đến ngày 15 của tháng, kỳ B2 bắt đầu từ ngày 16 đến ngày cuối cùng của tháng. Đối với nhà cung cấp có chu kỳ C, mỗi tháng sẽ có ba kỳ, kỳ C1 bắt đầu từ ngày 1 đến ngày 10, kỳ C2 bắt đầu từ ngày 11 đến ngày 20, kỳ C3 bắt đầu từ ngày 21 đến ngày cuối cùng của tháng. Lotte sẽ chuyển tiền thanh toán cho nhà cung cấp sau khi kết thúc kỳ, ngày thanh toán dựa trên hợp đồng mua bán đã ký kết giữa hai bên, sau đó lập trình trên hệ thống, để hệ thống tự động xác định ngày chuyển tiền trong các chu kỳ tiếp theo, đảm bảo việc thanh toán diễn ra đều đặn. Số tiền phải thanh toán trong kỳ cho nhà cung cấp bằng tổng số tiền sau thuế của các hóa đơn chưa được thanh tốn kỳ trước cộng với tổng số tiền sau thuế của các hóa đơn được nhập trong kỳ, trừ đi các khoản trả hàng và chiết khấu. Nếu tính ra số tiền âm, Lotte sẽ khơng thanh tốn, hay thường gọi là giam cơng nợ. Màn hình nhập liệu hiển thị như sau:
Hình 2.3 Màn hình đăng ký số tiền chuyển trả mô phỏng Str 01001 Nam Sài Gòn Pur ym 2014/11 Str 01001 Nam Sài Gòn Pur ym 2014/11
Biz no.
Ven® 00xx82 CTY TNHH… Pay
cycle C phần trong 10 ngày nhập Pay seq C3 đợt 3 chu kỳ C 2014-12-15 Mo
Str Ven Reg fg Pay no.dt Fg Pre mn Resrv Amt of payment(mm) Fluct(mm) New reg Actual paid amt Appl Pay dt Resrv(mm) Prepay Deduct
amt(that mm) 01001 00xx82 Tạo 2014/11/30 Sply
amt 15,580,000 5,170,000 10,440,000 0 1,690,640 0 8,619,360
NamSài Gòn CTY TNHH… 2014/12/15 VAT 836,000 1,031,000 836,000 0 74,340 0 956,660
Biz 03xxxxxx97 Tot 16,416,000 6,201,000 11,276,000 0 1,764,980 0 9,576,020
Fluct ty Fluct cd Pay no.dt Occur Appl fg Sply amt VAT Tot 2014/11/30 Tạo
Tương tự màn hình nhập hóa đơn, các màn hình nhập liệu khác và các màn hình truy xuất thơng tin đều u cầu phải xác định tên Chi nhánh của Lotte và mã
nhà cung cấp. Ở màn hình nhập số tiền thanh tốn bên trên, tổng số tiền phải thanh toán của kỳ C3 tháng 11 năm 2014 cho nhà cung cấp có mã 00xx82 là 9.576.020 đồng, trong đó tổng tiền chưa thuế là 8.619.360 đồng, tiền thuế giá trị gia tăng là 956.660 đồng. Hệ thống tự động mặc định tất cả những hóa đơn nào được nhập trong kỳ sẽ được thanh toán, hiển thị trên cột Actual paid amt. Nhưng nếu số tiền thực tế phải trả khác với số tiển hệ thống mặc định, Kế toán viên phải cộng hoặc trừ thêm một khoản vào cột New reg, nhưng việc này rất dễ gây nhầm lẫn, từ đó mà có thêm việc Bảo lưu, ý nghĩa là Kế tốn viên cũng sử dụng màn hình trên để chuyển tất cả số tiền hệ thống tự động mặc định phải thanh toán cho nhà cung cấp về 0 đồng, cột Actual paid amt sau khi bảo lưu sẽ có số tiền là 0 đồng. Sau đó Kế tốn viên nhập số tiền thực tế sẽ chuyển khoản vào cột New reg, bấm nút lưu, con số đúng sẽ tự động chuyển sang cột Actual paid amt. Kế tốn viên phụ trách cơng việc này vẫn có thể chỉnh sửa số tiền thanh toán nếu nhập sai bằng cách cộng hoặc trừ thêm một lượng tiền trong cột New reg, đến một ngày xác định, hệ thống sẽ khóa khả năng chỉnh sửa.
Để tính ra được số tiền sẽ chuyển khoản trả cho nhà cung cấp ở ví dụ trên, đầu tiên Kế toán viên phải truy xuất từ hệ thống các hóa đơn được nhập trong kỳ của nhà cung cấp đó. Dưới đây là các hóa đơn được nhập trong chu kỳ C3 tháng 11 năm 2014:
Bảng 2.1 Hóa đơn được nhập trong chu kỳ C3 tháng 11 năm 2014
Tax
rt Fill-in dt Draft dt
Invoice No
Ven
cd Slip no Sply amt VAT
10 11/25/2014 11/13/2014 0002680 00xx82 20141125-30184 1,560,000 156,000 10 11/25/2014 11/19/2014 0002715 00xx82 20141125-30182 1,540,000 154,000 10 11/25/2014 10/29/2014 0002573 00xx82 20141125-30183 4,120,000 412,000 10 11/25/2014 11/22/2014 0002743 00xx82 20141125-30181 3,090,000 309,000
Tổng 10,310,000 1,031,000
Tổng tiền hàng trước thuế và tiền thuế giá trị gia tăng của các hóa đơn lần lượt là 10.310.000 đồng và 1.031.000 đồng. Nhưng Lotte thanh tốn số tiền ít hơn
là do Lotte còn được hưởng các khoản chiết khấu, hỗ trợ. Các khoản chiết khấu, hỗ trợ được truy xuất từ màn hình sau:
Hình 2.4 Các khoản chiết khấu và hỗ trợ Str 01001 Nam Sài Gòn Pur ym 2014/11 Str 01001 Nam Sài Gòn Pur ym 2014/11
Pay cycle C phần trong 10 ngày nhập Including vat
Ven® 00xx82 CTY TNHH… Trd ty All Pay seq C3 đợt 3 chu kỳ C Pur Fluct ty W Khấu trừ tiền hàng Deduct ty All Payment
Pay dt Deduct
cd Deduct nm
Deduct
cause 1-cat 1-cat nm
Deduct
amt VAT Tot 2014/12/15 49 Sales/Advertising Support-Auto 201411 Auto Deduct 42 VEGETABLES 123,900 12,390 136,290 2014/12/15 69 Other condition(EX VAT)-Manual 42 VEGETABLES 947,240 - 947,240 2014/12/15 47 Basic discount-Auto 201411 Auto
Deduct 42 VEGETABLES 619,500 61,950 681,450 Tot 1,690,640 74,340 1,764,980
Từ dữ liệu trên ta thấy Lotte được hưởng các khoản chiết khấu cơ bản, hỗ trợ bán hàng, quảng cáo và các khoản chiết khấu, hỗ trợ khác với số tiền trước thuế và tiền thuế giá trị gia tăng lần lượt là 1.690.640 đồng và 74.340 đồng. Các khoản chiết khấu được tính tốn dựa trên toàn bộ doanh số bán hàng của nhà cung cấp trong tháng 11, nhưng các khoản chiết khấu trên chỉ được ghi nhận vào ngày 15 tháng 12 năm 2014, trùng với ngày Lotte sẽ chuyển khoản thanh toán cho nhà cung cấp. Như vậy sau khi cấn trừ tổng số tiền trên hóa đơn với các khoản chiết khấu, ta tính ra được số tiền còn phải trả nhà cung cấp. Những hóa đơn được thanh tốn sẽ lấy ra khỏi bìa cịng của các hóa đơn chưa thanh tốn và sắp xếp vào bìa cịng mới dành cho các hóa đơn đã thanh toán theo ngày thanh toán.
2.3.1.4 Đối chiếu công nợ với nhà cung cấp
Lotte và nhà cung cấp thường xuyên đối chiếu công nợ với nhau bằng cách sử dụng email hoặc gửi biên bản đối chiếu cơng nợ. Kế tốn viên sẽ căn cứ vào các Sply Sheet – chứng từ được xuất khi nhập kho hàng hóa hay trả lại hàng cho người bán – để tính doanh số mua hàng trong kỳ, trong khi đó, nhà cung cấp căn cứ vào hóa đơn để tính doanh số bán hàng trong kỳ. Đây là nguyên nhân cốt lõi gây chênh lệch giữa hai bên, biểu hiện thành các nguyên nhân cụ thể sau:
Lotte đã ghi nhận việc trả hàng trong khi nhà cung cấp vẫn chưa ghi nhận;
Ngày của Sply Sheet điều chỉnh giá khơng cùng kỳ với ngày của hóa đơn được điều chỉnh do hóa đơn nộp không đúng kỳ;
Các Sply Sheet không cùng kỳ nhưng nhà cung cấp chỉ xuất một hóa đơn. Ngoài ra, số dư nợ phải trả, phải thu giữa hai bên mua và bán không khớp là do nhà cung cấp không trừ các khoản chiết khấu Lotte được hưởng.
Dưới đây là một số trường hợp thực tế đã phát sinh. Doanh số của nhà cung cấp có mã 00xx71bán cho Chi nhánh Ba Đình trong q IV năm 2014 như sau:
Bảng 2.2 Doanh số chưa thuế quý IV năm 2014 của người bán mã 00xx71
KHO Fill-in dt Draft dt Invoice No Ven cd Slip no Sply amt BA DINH 10/04/2014 10/03/2014 0067481 00xx71 20141004-30009 1,029,792 BA DINH 10/07/2014 10/07/2014 0067537 00xx71 20141007-30062 8,299,416 … … … … … … … BA DINH 11/19/2014 11/19/2014 0082711 00xx71 20141119-30031 11,312,491 BA DINH 12/01/2014 11/26/2014 0079808 00xx71 20141201-30065 11,543,275 BA DINH 12/02/2014 11/29/2014 0090001 00xx71 20141202-30088 8,649,323 … … … … … … … BA DINH 12/08/2014 12/05/2014 0090193 00xx71 20141208-30090 6,668,142 BA DINH 12/31/2014 12/27/2014 0097190 00xx71 20141231-30078 14,177,496 BA DINH 01/07/2015 12/27/2014 0097192 00xx71 20150107-30013 37,549,040 DIEU CHINH MUA (HD 97192) 149,208 Total 214,999,166
Ở kho Ba Đình, có hóa đơn số 0097192 bị nộp trễ, ngày hóa đơn là ngày 27 tháng 12 năm 2014 nhưng ngày nhập hóa đơn là ngày 7 tháng 1 năm 2015. Số tiền trước thuế trên hóa đơn là 37.549.040 đồng, trong khi số tiền của các Sply Sheet tương ứng do Bộ phận Giao nhận hàng lập là 37.698.248 đồng, lớn hơn hóa đơn 149.208 đồng. Sply Sheet điều chỉnh được lập vào ngày nộp hóa đơn, có nghĩa là số tiền điều chỉnh sẽ làm giảm doanh số của tháng 1 năm 2015 một lượng là 149.208
đồng. Ở bảng trên, Kế toán viên phải cộng thêm số tiền là 149.208 đồng để ra được doanh số đúng, vì giá trị của hóa đơn nhỏ hơn giá trị của Sply Sheet trong kỳ.
Hình 2.5 Chi tiết hóa đơn số 0097192
Str 01008 Hanoi center Draft dt 2015-04-08 We 2015-04-08 We Ven® 00xx71 CTY TNHH… Isue dt 2015-01-07 We 2015-01-07 We
Del Reg Tax rt 10
Isue dt Fill-in dt Draft dt Series Invoice
No Appl Item Sply amt VAT Tot 20150107 2015/01/07 2015/01/05 TH/14P 0103028 PHO MAI 8,783,736 878,374 9,662,110 20150107 2015/01/07 2015/01/06 TH/14P 0097759 PHO MAI 8,152,341 815,235 8,967,576 20150107 2015/01/07 2015/01/06 TH/14P 0097741 CRACKER 10,118,200 1,011,820 11,130,020 20150107 2015/01/07 2014/12/27 TH/14P 0097192 KEM BANG KE 37,549,040 3,754,903 41,303,943 64,603,317 6,460,332 71,063,649 37,549,040 3,754,903 41,303,943
Pur slip no Seg Isue dt Fg Prod cd Prod nm Appl Sply amt VAT Tot
150107-01008-
10025 0009 20150107 nhập 1072042000 BANH XOP OREO
HUONG VANI 232G 2,238,552 223,855 2,462,407
150107-01008-
10025 0010 20150107 nhập 1072044000 BANH XOP OREO
HUONG DAU 232G 1,492,368 149,237 1,641,605
150107-01008-
10024 0001 20150107 nhập 1046222000 +HOP QUA TET
RITZ 361.2G 10,118,200 1,011,820 11,130,020 150107-01008- 10002 0001 20150107 chỉnh mua 1003529000 RITZ CHEESE 118GR -149,208 -14,920 -164,128 141227-01008- 10046 0001 20150107 nhập 1003529000 RITZ CHEESE 118GR 514,896 51,490 566,386 141227-01008- 10046 0002 20150107 nhập 1003530000 RITZ CRACKER 100GR 218,184 21,818 240,002 141227-01008- 10046 0003 20150107 nhập 1003533000 OREO 68.5GR 445,104 44,510 489,614 141227-01008- 10046 0004 20150107 nhập 1003534000 OREO VANILLA 137GR 1,029,792 102,979 1,132,771 … … … … … … … … … … 64,603,317 6,460,333 71,063,650 37,549,040 3,754,904
Ở trên là doanh số của quý IV, ta không thấy sự ảnh hưởng của các Sply Sheet điều chỉnh mua cho hóa đơn tháng 11, nhưng nếu tính riêng doanh số tháng 12 năm 2014 của nhà cung cấp, các Sply Sheet trên sẽ ảnh hưởng lên doanh số tháng 12.
Bảng 2.3 Doanh số chưa thuế tháng 12 năm 2014 của người bán mã 00xx71
KHO Fill-in dt Draft dt Invoice
No Ven cd Slip no Sply amt
BA DINH 12/08/2014 12/05/2014 0090193 00xx71 20141208-30090 6,668,142 BA DINH 12/09/2014 12/03/2014 0090118 00xx71 20141209-30009 4,387,457 BA DINH 12/10/2014 12/10/2014 0090330 00xx71 20141210-30100 7,934,076 BA DINH 12/18/2014 12/17/2014 0090544 00xx71 20141218-30035 12,020,520 BA DINH 12/18/2014 12/17/2014 0090543 00xx71 20141218-30033 6,331,452 BA DINH 12/23/2014 12/22/2014 0090901 00xx71 20141223-30085 3,828,736 BA DINH 12/24/2014 12/24/2014 0097019 00xx71 20141224-30108 12,652,996 BA DINH 12/31/2014 12/27/2014 0097190 00xx71 20141231-30078 14,177,496 BA DINH 01/07/2015 12/27/2014 0097192 00xx71 20150107-30013 37,549,040
DIEU CHINH MUA (HD 79808) -248
DIEU CHINH MUA (HD 90001) -111,936 DIEU CHINH MUA (HD 97192) 149,208 Total 105,586,939
Hóa đơn số 0097192 bị nộp trễ đã giải thích ở trên, cịn hai hóa đơn số 0079808 và 0090001 có ngày hóa đơn nằm trong kỳ tháng 11 nhưng ngày nhập hóa đơn rơi vào kỳ tháng 12 do cũng bị nộp trễ. Số tiền trước thuế trên hóa đơn 0079808 và 0090001 lần lượt là 11.543.275 đồng và 8.649.323 đồng trong khi số tiền trên Sply Sheet nộp cùng với hóa đơn lần lượt là 11.543.523 đồng và 8.761.259 đồng, lớn hơn so với số tiền trên hóa đơn. Do vậy, Kế tốn viên phải lập Sply Sheet điều chỉnh giảm nhưng ngày các Sply Sheet này thuộc kỳ tháng 12, do đó số tiền điều chỉnh làm giảm doanh số tháng 12.
Hình 2.6 Chi tiết hóa đơn số 0079808
Str 01008 Hanoi center Draft dt 2015-04-08 We 2015-04-08 We Ven® 00xx71 CTY TNHH… Isue dt 2014-12-01 Mo 2014-12-01 Mo
Del Reg Tax rt 10
Isue dt Fill-in dt Draft dt Series Invoice
No Appl Item Sply amt VAT Tot