2.3 THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NỢ PHẢI TRẢ NHÀ CUNG CẤP CỦA
2.3.2.3 Một số nghiệp vụ phát sinh
Đơn vị tính: Đồng Việt Nam.
Ngày 14/2/2015, Cơng ty mua của Công ty TNHH Một thành viên Lam Gia nho xanh và tắc ngọt, là đối tượng không chịu thuế giá trị gia tăng, trị giá lô hàng theo như đơn đặt hàng số 150212-01001-00200 là 1.245.000. Bộ phận giao nhận hàng xuất Sply Sheet số 150214-01001-1-4028 cho người bán sau khi nhập kho lô hàng trên. Ghi:
Nợ TK 156 1.245.000
Có TK 331 1.245.000
Ngày 16/2/2015, Công ty mua của Công ty TNHH An Tư một số mặt hàng thực phẩm khô như dầu ô liu cao cấp, sốt mỳ Ý, trái cây đóng hộp…, trị giá lơ hàng chưa có thuế giá trị gia tăng là 22.610.400, thuế suất là 10%, theo như thỏa thuận của đơn đặt hàng khẩn cấp số 150216-01001-00007. Tuy nhiên, vào ngày 26/2/2015, người bán mới nộp hóa đơn số 0002865, Sply Sheet và Phiếu giao hàng của lơ hàng trên cho Bộ phận kế tốn (Phụ lục số 2, 3, 4 và 5):
- Ngày 16/2/2015:
Nợ TK 156 22.610.400
Có TK 331 22.610.400
- Ngày 26/2/2015, căn cứ vào tiền thuế giá trị gia tăng ghi trên hóa đơn: Nợ TK 133 2.261.040
Có TK 331 2.261.040
Ngày 16/2/2015, Công ty TNHH Một thành viên Lam Gia giao lơ hàng gồm bưởi năm roi, nho xanh, xồi keo… cho Lotte theo yêu cầu của hai đơn đặt hàng ngày 14/2 và 16/2 năm 2015. Đây là những mặt hàng không chịu thuế giá trị gia tăng, tổng trị giá lô hàng theo như hai đơn đặt hàng là 3.614.000. Bộ phận giao nhận hàng xuất hai Sply Sheet số 150216-01001-1-4055 và 150216-01001-1-4034 cho người bán sau khi nhập kho lô hàng trên. Ghi:
Nợ TK 156 3.614.000
Có TK 331 3.614.000
Ngày 26/2/2015, Công ty TNHH Một thành viên Lam Gia nộp hóa đơn số 0000402, có tổng trị giá thanh toán ghi trên hóa đơn bằng tổng trị giá của các lô hàng nhập vào kho Lotte ngày 14/2 và ngày 16/2, cùng với các Sply Sheet và Phiếu giao hàng có liên quan cho Bộ phận kế toán. Kế toán viên có trách nhiệm nhập thơng tin hóa đơn trên vào hệ thống để nhà cung cấp được thanh toán tiền hàng nhưng do hàng hóa mua vào là đối tượng khơng chịu thuế giá trị gia tăng, cho nên sẽ không định khoản vào tài khoản 133.
Ngày 26/2/2015, Công ty mua phô mai của Công ty Cổ phần Thương mại - Dịch vụ - Sản xuất Hương Thủy, trị giá lơ hàng chưa có thuế giá trị gia tăng là 18.303.696, thuế suất là 10%, theo như thỏa thuận của đơn đặt hàng khẩn cấp số 150224-01001-00016. Người bán nộp hóa đơn số 0008139, Sply Sheet và Phiếu giao hàng của lô hàng trên cho Bộ phận kế tốn ngay trong ngày hơm đó. Ghi:
Nợ TK 156 18.303.696 Nợ TK 133 1.830.370
Có TK 331 20.134.066
Ngày 2 tháng 3 năm 2015, Bộ phận Kinh doanh đặt mua quần áo của Doanh nghiệp tư nhân Thương mại Dịch vụ Đinh Hạnh với tổng trị giá chưa thuế giá trị gia tăng của lô hàng là 20.100.000, thuế suất 10%, đơn đặt hàng số 150302-01001- 00007. Ngày 4 tháng 3 năm 2015, nhà cung cấp giao hàng cho Lotte theo yêu cầu của đơn đặt hàng trên tại kho Nam Sài Gòn. Bộ phận Giao nhận hàng của Lotte kiểm nhận hàng hóa, đối chiếu mặt hàng, số lượng thực tế với đơn đặt hàng, sau đó xác nhận trên Phiếu giao hàng và xuất Sply Sheet số 150304-01001-1-0065 đưa cho người giao hàng. Người giao hàng cầm bộ chứng từ gồm hóa đơn số 0002610, Sply Sheet và Phiếu giao hàng nộp cho Bộ phận Kế tốn ngay trong ngày hơm đó. Kế tốn viên kiểm tra sự hợp lý, hợp lệ của bộ chứng từ, thấy đạt yêu cầu, Kế toán viên ký lên liên xanh trả lại cho nhà cung cấp, ký và ghi ngày nhận lên liên đỏ, sau đó nhập hóa đơn vào hệ thống. Kế tốn viên chọn giao diện nhập hóa đơn, chọn chi
nhánh, gõ mã nhà cung cấp, bấm nút tìm kiếm để hiển thị tất cả các Sply Sheet từ ngày 1 tháng 11 năm 2008 đến ngày 4 tháng 3 năm 2015. Trên màn hình chỉ hiển thị một Sply Sheet, có số trùng với số in trên tờ Sply Sheet mà nhà cung cấp nộp, Kế tốn viên tích chọn Sply Sheet này và tiến hành nhập hóa đơn, màn hình hiển thị như sau:
Hình 2.9 Màn hình nhập hóa đơn số 0002610 mơ phỏng
Str 01001 Nam Sài Gòn Ord dt 2015-03-04 We 2015-03-04 We Ven® 00xx98 DNTN THUONG… Pur dt 2008-11-01 Sa 2015-03-04 We Del Reg
Fill-in-dt Draft dt Form No Series Invoice
No Item Tax fg
Pur tax
rt Spy amt VAT Tot C/o 2015/03/04 2015/03/04 01GTKT
3/002 DH/13P 0002610 QUAN có
thuế 10% 20,100,000 2,010,000 22,110,000
20,100,000 2,010,000 22,110,000
Ven cd Ven nm Tax rt Slip no Fg Pur dt Camt VAT Appl 00xx98 DNTN THUONG… 10 150304-01001-1-0065 nhập 20150204 20,100,000 2,010,000
Tot 20,100,000 2,010,000
20,100,000 2,010,000
Sau đó, Kế tốn viên bấm nút lưu, Sply Sheet trên sẽ khơng hiển thị ở màn hình nhập liệu nữa. Muốn theo dõi hóa đơn đã nhập, Kế tốn viên chọn màn hình truy xuất thơng tin hóa đơn, kết quả hiển thị như sau:
Hình 2.10 Màn hình hiển thị thơng tin hóa đơn số 0002610 mơ phỏng
Str 01001 Nam Sài Gòn Draft dt 2015-03-04 We 2015-03-04 We Ven® 00xx98 DNTN THUONG… Isue dt 2015-03-04 We 2015-03-04 We
Del Reg Tax rt 10
Isue dt Fill-in dt Draft dt Series Invoice
No Appl Item Sply amt VAT Tot 20150304 2015/03/04 2015/03/04 DH/13P 0002610 QUAN 20,100,000 2,010,000 22,110,000
20,100,000 2,010,000 22,110,000
0 0 0
Pur slip no Seg Isue dt Fg Prod cd Prod nm Appl Sply amt VAT Tot
150304-01001-
10065 0001 20150304 nhập 5011356001 QUAN SHORT JEAN
BT 4-12/DH 11,600,000 1,160,000 12,760,000 150304-01001-
10065 0002 20150304 nhập 5017540001 QUAN LUNG JEAN BT
1909 2-12/D.HANH 1,200,000 120,000 1,320,000 150304-01001-
10065 0003 20150304 nhập 5030817001 QUAN JEAN NAM DH
6034 28-34/D.HANH 1,140,000 114,000 1,254,000 … … … … … … … … … … 20,100,000 2,010,000 22,110,000 0 0
Nhà cung cấp trên thuộc chu kỳ B, sau khi kết thúc chu kỳ B1 tháng 3 năm 2015, Kế tốn viên tập hợp tất cả các hóa đơn mà nhà cung cấp đã nộp trong kỳ để tính tốn số tiền sẽ trả, ngày chuyển tiền là ngày 2 tháng 4 năm 2015. Đầu kỳ, Lotte khơng có khoản nợ nào với nhà cung cấp, trong kỳ, nhà cung cấp chỉ nộp một hóa đơn vào ngày 4 tháng 3 năm 2015, đồng thời cũng khơng có khoản giảm trừ công nợ nào đối với nhà cung cấp, như vậy, số tiền Lotte thanh toán vào ngày 2 tháng 4 là 22.110.000 đồng. Sang kỳ B2 tháng 3, Lotte không mua hàng của nhà cung cấp, sau khi chu kỳ B2 tháng 3 kết thúc, hệ thống tự động tính tốn số tiền chiết khấu cơ bản và hỗ trợ quảng cáo, bán hàng dựa trên doanh số mua hàng trong tháng 3 của Lotte và tỷ lệ chiết khấu, hỗ trợ là 7%. Số tiền trên sẽ làm giảm nợ phải trả nhà cung cấp. Tuy nhiên số tiền đăng ký thanh toán cho kỳ B1 tháng 3 không thể điều chỉnh được nữa mặc dù tiền sẽ chuyển vào ngày 2 tháng 4, còn trong kỳ B2 thì Lotte không mua hàng, cho nên số tiền trên được trừ vào kỳ sau.Mơ phỏng màn hình hiển thị chi tiết tiền chiết khấu, hỗ trợ trên như sau:
Hình 2.11 Chiết khấu và hỗ trợ tháng 3 cho người bán Đinh Hạnh Str 01001 Nam Sài Gòn Pur ym 2015/03 Str 01001 Nam Sài Gòn Pur ym 2015/03
Pay cycle B phần nhập
trong 15 ngày Including vat
Ven® 00xx98
DNTN THUONG MAI-DICH…
Trd ty All Pay seq B2 đợt 2 chu kỳ B Pur Fluct ty W Khấu trừ tiền hàng Deduct ty All Payment
Pay dt Deduct
cd Deduct nm
Deduct
cause 1-cat 1-cat nm
Deduct
amt VAT Tot 2015/04/16 49 Sales/Advertising
Support-Auto
201503 Auto
Deduct 90 CHILDREN 144,000 14,400 158,400 2015/04/16 47 Basic discount-Auto 201503 Auto
Deduct 88 MEN 342,000 34,200 376,200 2015/04/16 47 Basic discount-Auto 201503 Auto
Deduct 90 CHILDREN 864,000 86,400 950,400 2015/04/16 49 Sales/Advertising Support-Auto 201503 Auto Deduct 88 MEN 57,000 5,700 62,700 Tot 1,407,000 140,700 1,547,700
Sang kỳ B1 tháng 4, Lotte cũng không mua hàng của nhà cung cấp Đinh Hạnh, nhưng sang kỳ B2 tháng 4 thì có hai đơn đặt hàng với họ. Ngày 23 tháng 4, nhà cung cấp giao hàng theo đơn đặt hàng số 150421-01001-00008 cho chi nhánh Lotte Nam Sài Gòn. Bộ phận Giao nhận hàng kiểm nhận hàng hóa, đối chiếu mặt hàng, số lượng thực tế với đơn đặt hàng, sau đó xác nhận trên Phiếu giao hàng và
xuất Sply Sheet số 150423-01001-1-0083 đưa cho người giao hàng.Người giao hàng cầm bộ chứng từ gồm hóa đơn, Sply Sheet và Phiếu giao hàng nộp cho Bộ phận Kế toán ngay trong ngày 23. Sang ngày 24 tháng 4, nhà cung cấp tiếp tục thực hiện đơn hàng thứ hai số 150422-01001-00072. Sau khi thủ tục kiểm nhận hàng hóa hồn tất theo quy định, Bộ phận Giao nhận hàng xuất Sply Sheet số 150424-01001- 1-0111. Nhưng lần này, nhà cung cấp nộp bộ chứng từ vào ngày 25 tháng 4 cho Bộ phận Kế toán, trễ một ngày so với ngày giao hàng. Kế toán viên nhập liệu vào hệ thống ngay khi nhận được hóa đơn, thơng tin về hóa đơn đã nhập hiển thị như sau:
Hình 2.12 Màn hình hiển thị thơng tin hóa đơn nhập trong kỳ B2 tháng 4 của người bán Đinh Hạnh
Str 01001 Nam Sài Gòn Draft dt 2015-04-25 We 2015-04-25 We Ven® 00xx98 DNTN THUONG… Isue dt 2015-04-23 Mo 2015-04-25 We
Del Reg Tax rt 10
Isue dt Fill-in dt Draft dt Series Invoice
No Appl Item Sply amt VAT Tot 20150423 2015/04/23 2015/04/23 DH/13P 0002638 QUAN 8,550,000 855,000 9,405,000 20150425 2015/04/25 2015/04/24 DH/13P 0002641 AO 17,395,000 1,739,500 19,134,500 25,945,000 2,594,500 28,539,500 8,550,000 855,000 9,405,000
Pur slip no Seg Isue dt Fg Prod cd Prod nm Appl Sply amt VAT Tot
150423-01001-
10083 0001 20150423 nhập 5031826001
QUAN SHORT JEAN NU DH 2616 26- 30/D.HANH
1,300,000 130,000 1,430,000
150423-01001-
10083 0002 20150423 nhập 5031827001
QUAN SHORT JEAN NU DH 2623 26- 30/D.HANH
3,750,000 375,000 4,125,000
150423-01001-
10083 0003 20150423 nhập 5031828001
QUAN SHORT JEAN NU DH 2630 26- 30/D.HANH
1,500,000 150,000 1,650,000
150423-01001-
10083 0004 20150423 nhập 5031829001
QUAN JEAN LUNG NU DH 2647 26- 30/D.HANH 2,000,000 200,000 2,200,000 150424-01001- 10111 0001 20150425 nhập 5010251001 AO LOT NAM BA LO DH 5310 M- XL/D.HANH 920,000 92,000 1,012,000 … … … … … … … … … … 25,945,000 2,594,500 28,539,500 8,550,000 855,000
Cuối kỳ B2 tháng 4, hệ thống tự động cập nhật khoản chiết khấu cơ bản và hỗ trợ quảng cáo, bán hàng dựa trên doanh số mua hàng trong tháng 4. Chi tiết các khoản tiền trên như sau:
Hình 2.13 Chiết khấu và hỗ trợ tháng 4 cho người bán Đinh Hạnh Str 01001 Nam Sài Gòn Pur ym 2015/04 Str 01001 Nam Sài Gòn Pur ym 2015/04
Pay cycle B phần nhập
trong 15 ngày Including vat
Ven® 00xx98
DNTN THUONG MAI-DICH…
Trd ty All Pay seq B2 đợt 2 chu kỳ B Pur Fluct ty W Khấu trừ tiền hàng Deduct ty All Payment
Pay dt Deduct
cd Deduct nm
Deduct
cause 1-cat 1-cat nm
Deduct
amt VAT Tot 2015/05/15 47 Basic discount-Auto 201504 Auto
Deduct 89 WOMEN 513,000 51,300 564,300 2015/05/15 49 Sales/Advertising Support-Auto 201504 Auto Deduct 88 MEN 173,950 17,395 191,345 2015/05/15 49 Sales/Advertising Support-Auto 201504 Auto Deduct 89 WOMEN 85,500 8,550 94,050 2015/05/15 47 Basic discount-Auto 201504 Auto
Deduct 88 MEN 1,043,700 104,370 1,148,070 Tot 1,816,150 181,615 1,997,765
Kế tốn viên tính tốn số tiền chuyển trả cho nhà cung cấp, ngày chuyển tiền là ngày 15 tháng 5, như sau:
Số dư đầu kỳ: -1.547.700 đồng, đây là khoản tiền chiết khấu, hỗ trợ của tháng 3 mà Lotte sẽ trừ vào công nợ kỳ này;
Tổng tiền hàng sau thuế mua trong kỳ: 28.539.500 đồng;
Tiền chiết khấu, hỗ trợ tháng 4: 1.997.765 đồng;
Số tiền Lotte chuyển khoản trả cho nhà cung cấp:
-1.547.700 + 28.539.500 – 1.997.765 = 24.994.035 đồng
Số dư cuối kỳ: 0 đồng.
Sau đó Kế tốn viên đăng ký số tiền trả cho nhà cung cấp trên hệ thống, kết quả hiển thị như sau:
Hình 2.14 Màn hình hiển thị số tiền chuyển trả ngày 15/5/2015 cho người bán Đinh Hạnh
Str 01001 Nam Sài Gòn Pur ym 2015/04
Biz no.
Ven® 00xx98 DNTN THUONG… cycle Pay B trong 15 ngày phần nhập Pay seq B2 đợt 2 chu kỳ B 2015-05-15 We
Str Ven Reg fg Pay no.dt Fg Pre mn Resrv Amt of payment(mm) Fluct(mm) New reg Actual paid amt Appl Pay dt Resrv (mm) Prepay Deduct amt(that mm) 01001 00xx98 Tạo 2015/04/30 Sply amt -1,407,000 25,945,000 0 0 1,816,150 0 22,721,850
NamSài Gòn DNTN THUO... 2015/05/15 VAT -140,700 2,594,500 0 0 181,615 0 2,272,185 Biz 41xxxxxx50 Tot -1,547,700 28,539,500 0 0 1,997,765 0 24,994,035
Fluct ty Fluct cd Pay no.dt Occur Appl fg Sply amt VAT Tot 2015/04/30 Tạo