2.3 THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NỢ PHẢI TRẢ NHÀ CUNG CẤP CỦA
2.3.1.1.2 Nhập liệu vào hệ thống
Sau khi nhận được hóa đơn từ nhà cung cấp, Kế toán viên phải nhập vào hệ thống ngay trong ngày nhận được hóa đơn, nếu để sang ngày hơm sau, nhà cung cấp có thể sẽ khiếu nại do Lotte thanh toán trễ. Một trong những điều kiện để Lotte thanh toán cho nhà cung cấp là nhà cung cấp phải nộp hóa đơn, thời gian thanh toán sẽ căn cứ vào ngày nộp hóa đơn. Mơ phỏng giao diện nhập hóa đơn như sau:
Hình 2.1 Giao diện nhập hóa đơn mơ phỏng
Str 01001 Nam Sài Gòn Ord dt 2015-04-24 Th 2015-04-24 Th Ven® 00xx78 CTY CO PHAN… Pur dt 2008-11-01 Sa 2015-04-24 Th Del Reg
Fill-in-dt Draft dt Form No Series Invoice
No Item Tax fg Pur tax rt Spy amt V A T Tot C/o 2015/04/24 2015/04/20 01GTKT3/001 AA/14P 0002484 GA AC miễn thuế 0% 7,816,000 0 7,816,000 7,816,000 0 7,816,000 Ven cd Ven nm Tax rt Slip no Fg Pur dt Camt VAT Appl 00xx78 CTY CO PHAN… 0 150417-01001-1-4023 nhập 20150417 2,847,400 0 00xx78 CTY CO PHAN… 0 150417-01001-1-4023 nhập 20150417 4,968,600 0 00xx78 CTY CO PHAN… 0 150418-01001-1-4036 nhập 20150418 10,030,900 0 00xx78 CTY CO PHAN… 0 150418-01001-1-4036 nhập 20150418 12,543,200 0 Tot 30,390,100 0 7,816,000 0
Trước khi nhập hóa đơn, Kế tốn viên phải chọn nơi mà hàng hóa được nhập kho trong ơ Str, Lotte có mười chi nhánh, tương ứng sẽ có mười kho. Nhà cung cấp bán hàng cho chi nhánh nào thì nhập kho ở đó. Tiếp theo Kế tốn viên gõ mã nhà
cung cấp trong ơ Ven®, mỗi nhà cung cấp sẽ có một hoặc nhiều mã, tùy thuộc vào số lượng nhóm hàng hóa mà họ cung cấp, nhưng một mã chỉ đại diện cho một nhà cung cấp, mã này hiển thị ngay trên tờ Sply Sheet. Sau đó, Kế tốn viên chọn khoảng thời gian hàng được nhập vào kho trong hai ơ Pur dt, nhấn nút tìm kiếm, các Sply Sheet sẽ hiển thị bên dưới. Kế tốn viên tích chọn các Sply Sheet tương ứng với các Sply Sheet đi cùng với hóa đơn mà nhà cung cấp nộp, bấm nút Reg để tiến hành nhập hóa đơn. Kế tốn viên phải nhập đầy đủ các thơng tin trên hóa đơn bao gồm: ngày hóa đơn, mẫu số, ký hiệu, số hóa đơn, tên hàng hóa, thuế suất, tiền hàng trước thuế, thuế giá trị gia tăng. Ngoại trừ tổng tiền hàng trước thuế, các thông tin khác trên hóa đơn có thể bị nhập sai. Thực tế đã xảy ra sự việc Kế toán viên lựa chọn mức thuế suất 5% trong các mức thuế suất được hệ thống mặc định, nhưng số tiền thuế giá trị gia tăng Kế toán viên nhập lại tương ứng với thuế suất 10%. Mặt khác, việc nhập sai ngày hóa đơn và số hóa đơn đều gây bất lợi cho việc đối chiếu công nợ với nhà cung cấp. Ngày nhập hóa đơn sẽ được hệ thống tự động mặc định. Thủ tục kiểm soát nhập liệu chỉ cho phép lưu dữ liệu khi tổng tiền trước thuế của hóa đơn bằng với tổng tiền trước thuế của tất cả Sply Sheet được chọn. Sau khi lưu hóa đơn, những Sply Sheet được chọn sẽ không hiển thị nữa, đây cũng là một thủ tục kiểm sốt nhập liệu khác, tránh trường hợp nhập khống hóa đơn. Trong trường hợp trả lại hàng hóa cho người bán, Kế tốn viên cũng sử dụng màn hình nhập hóa đơn để nhập thông tin hàng bán bị trả lại. Khi nhận được bản phô tô Sply Sheet – chứng từ do Bộ phận Giao nhận hàng xuất khi trả hàng cho nhà cung cấp – Kế toán viên mới nhập số âm tiền thuế giá trị gia tăng để ghi giảm số thuế giá trị gia tăng được khấu trừ và nợ phải trả người bán, đồng thời ghi chú lại để tránh trường hợp nhận được bản phô tô tương tự và nhập nhiều lần. Một bất cập của hệ thống là khi muốn nhập thơng tin trả hàng, phải có ít nhất một Sply Sheet – chứng từ được xuất lúc nhập kho hàng hóa – hiển thị trên màn hình, Kế tốn viên không được cấp quyền truy cập thông tin về các Sply Sheet được xuất lúc trả lại hàng cho người bán, do đó, khi khơng có bất kỳ Sply Sheet nào hiển thị, Kế toán viên không thể nhập âm số tiền thuế giá trị gia tăng do trả hàng, như vậy, nghiệp vụ kinh tế phát
sinh có thể khơng được phản ánh kịp thời vào hệ thống do quá trình nhập liệu bị gián đoạn. Trong trường hợp tổng số tiền trước thuế trên hóa đơn khơng khớp với tổng số tiền trước thuế của các Sply Sheet đi kèm với hóa đơn có nguyên nhân là do sai khác đơn giá, Kế toán viên tạo thêm Sply Sheet điều chỉnh mua trên hệ thống, các Sply Sheet điều chỉnh mua không phải do Bộ phận Giao nhận hàng tạo và đưa cho nhà cung cấp nhưng hệ thống hiểu rằng các Sply Sheet này như một lần nhập hàng, ngày nhập hàng chính là ngày Kế tốn viên tạo ra Sply Sheet điều chỉnh mua, trùng với ngày nhập hóa đơn, do đó, nếu nhà cung cấp nộp hóa đơn chậm trễ, có thể khiến việc đối chiếu doanh số gặp khó khăn. Các Sply Sheet điều chỉnh mua có thể là số âm hoặc dương sao cho khi cộng với Sply Sheet do Bộ phận Giao nhận hàng xuất, tổng tiền hàng trước thuế của các Sply Sheet này phải bằng với tổng tiền hàng trước thuế trên hóa đơn.
Muốn truy xuất thơng tin về các hóa đơn nhà cung cấp đã nộp và những Sply Sheet tương ứng, Kế tốn viên sử dụng màn hình sau:
Hình 2.2 Giao diện hiển thị thơng tin hóa đơn đã nhập mơ phỏng
Str 01001 Nam Sài Gòn Draft dt 2015-04-01 We 2015-04-01 We Ven® 00xx97 CTY TNHH… Isue dt 2014-11-03 Mo 2014-11-03 Mo
Del Reg Tax rt 10
Isue dt Fill-in dt Draft dt Series Invoice
No Appl Item Sply amt VAT Tot 20141103 2014/11/03 2014/10/31 HU/14P 0367395 SUA 18,464,400 1,846,440 20,310,840 20141103 2014/11/03 2014/11/01 HU/14P 0380526 SUA 62,942,727 6,294,273 69,237,000 81,407,127 8,140,713 89,547,840
62,942,727 6,294,273 69,237,000
Pur slip no Seg Isue dt Fg Prod cd Prod nm Appl Sply amt VAT Tot
141103-01001- 10080 0001 20141103 chỉnh mua 1071112000 ENFAGROW A+3 VANILLA BRAIN PLUS 1.8KG -33 -3 -36 141103-01001- 10076 0001 20141103 nhập 1071112000 ENFAGROW A+3 VANILLA BRAIN PLUS 1.8KG 62,942,760 6,294,276 69,237,036 141101-01001- 10080 0001 20141103 nhập 1071104000 ENFAMAMA A+ CHOCO BRAIN PLUS 900G 9,750,240 975,024 10,725,264 141101-01001- 10080 0002 20141103 nhập 1071110000 ENFAGROW A+3 VANILLA BRAIN PLUS HG 650G 4,705,074 470,507 5,175,581 141101-01001- 10080 0003 20141103 nhập 1071118000 ENFAGROW A+4 VANILLA BRAIN PLUS HG 650G 4,009,086 400,909 4,409,995 81,407,127 8,140,713 89,547,840 62,942,727 6,294,273
Nhìn vào giao diện trên, người dùng khơng thể biết được mỗi hóa đơn tương ứng với Sply Sheet nào nếu như có nhiều có hóa đơn nhập trong cùng một ngày. Kế tốn viên chỉ cịn cách chọn các Sply Sheet một cách ngẫu nhiên cho đến khi tổng tiền trước thuế của các Sply Sheet được chọn bằng với tổng tiền trước thuế của hóa đơn cần kiểm tra. Tuy nhiên, cách trên cũng có thể khơng hữu hiệu và hiệu quả nếu số lượng hóa đơn, Sply Sheet lớn hoặc các Sply Sheet có số tiền tương đương nhau…
Kế toán viên sẽ sắp xếp hóa đơn theo mã nhà cung cấp vào các bìa cịng dành cho hóa đơn chưa thanh tốn. Khi tính tốn số tiền phải trả nhà cung cấp, những hóa đơn nào được thanh tốn sẽ được lấy khỏi bìa cịng đó và lưu trữ trong một bìa cịng khác dành cho các hóa đơn đã thanh toán. Lúc này các hóa đơn đã thanh tốn sẽ được sắp theo ngày thanh toán.