2.2 GIỚI THIỆU VỀ BỘ PHẬN KẾ TỐN TẠI CƠNG TY TNHH
2.2.2.3.6 Chuẩn mực và chế độ kế toán áp dụng
Các báo cáo tài chính được lập phù hợp với các Chuẩn mực kế toán Việt Nam, hệ thống kế toán Việt Nam, và các quy định pháp lý liên quan của Bộ Tài chính như Quyết định 15/2006/QĐ-BTC về việc ban hành Chế độ kế tốn Doanh nghiệp, Thơng tư 244/2009/TT-BTC về hướng dẫn sửa đổi, bổ sung Chế độ kế toán Doanh nghiệp và Thông tư số 210/2009/TT-BTC hướng dẫn việc áp dụng Chuẩn mực kế toán quốc tế (IAS 32 và IFRS 7) về trình bày báo cáo tài chính và thuyết minh các cơng cụ tài chính…
2.2.2.3.7 Tổ chức hệ thống chứng từ kế tốn
Cơng ty tổ chức hệ thống chứng từ kế toán phù hợp với chế độ chứng từ kế toán trong doanh nghiệp được quy định trong Quyết định 15/2006/QĐ-BTC.
2.2.2.3.8 Hình thức sổ kế tốn
Cơng ty sử dụng phần mềm kế tốn được thiết kế theo ngun tắc của hình thức kế toán Nhật ký chung để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo như Quyết định 15/2006/QĐ-BTC.
Sơ đồ 2.3 Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức kế tốn Nhật ký chung
Do Cơng ty sử dụng phần mềm kế toán, hằng ngày Kế toán viên căn cứ vào chứng từ kế toán đã được kiểm tra để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế tốn.
Theo quy trình của phần mềm kế tốn, các thơng tin được tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
2.2.2.3.9 Hệ thống báo cáo tài chính
Hệ thống báo cáo tài chính gồm bốn báo cáo được lập phù hợp với các Chuẩn mực kế toán Việt Nam, hệ thống kế toán Việt Nam, và các quy định pháp lý liên quan của Bộ Tài chính, gồm:
- Bảng cân đối kế toán;
- Báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh; - Báo cáo lưu chuyển tiền tệ;
- Thuyết minh báo cáo tài chính.
Chứng từ kế tốn Sổ Nhật ký chung Sổ Nhật ký đặc biệt Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Sổ Cái Bảng cân đối số phát sinh
Báo cáo tài chính
Ghi chú:
Ghi hằng ngày
Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ
2.3 THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NỢ PHẢI TRẢ NHÀ CUNG CẤP CỦA CÔNG TY TNHH TRUNG TÂM THƢƠNG MẠI LOTTE VIỆT NAM CÔNG TY TNHH TRUNG TÂM THƢƠNG MẠI LOTTE VIỆT NAM
2.3.1 Những vấn đề chung
2.3.1.1 Quy trình ghi nhận nợ phải trả nhà cung cấp 2.3.1.1.1 Kiểm tra chứng từ 2.3.1.1.1 Kiểm tra chứng từ
Sau khi kiểm nhận hàng hóa bằng cách đối chiếu với đơn đặt hàng, người nhận hàng sẽ xác nhận đã nhận hàng bằng mọc vuông của Lotte lên trên Phiếu giao hàng và xuất một chứng từ có tên là Sply Sheet giao cho người bán. Sply Sheet này minh chứng việc người bán đã giao hàng và có giá trị thanh tốn một lần, nếu người bán làm mất chứng từ này, Lotte sẽ không cấp lần hai. Khi nhập kho hàng hóa, người có trách nhiệm sẽ cập nhật vào hệ thống các thơng tin về hàng hóa nhập kho, phần mềm kế toán sẽ tự động ghi Nợ tài khoản hàng hóa và Có tài khoản nợ phải trả người bán theo giá mua chưa thuế đã thỏa thuận trên đơn đặt hàng nhưng chưa ghi nhận thuế giá trị gia tăng được khấu trừ. Người bán phải giao bộ chứng từ gồm Hóa đơn, Sply Sheet, Phiếu giao hàng cho Bộ phận kế toán để được thanh toán tiền hàng. Trước đây, Lotte không yêu cầu người bán nộp Phiếu giao hàng, do đó đã xảy ra trường hợp Sply Sheet được xuất trước khi hàng hóa được nhập kho, có nghĩa là hệ thống sẽ ghi tăng hàng tồn kho trong khi khơng có hàng hóa nhập kho, vì vậy Bộ phận kiểm soát nội bộ đã yêu cầu bổ sung loại chứng từ này để làm căn cứ ghi tăng hàng hóa cũng như nợ phải trả người bán. Bộ phận Kế tốn kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của các chứng từ trên trước khi nhập thơng tin hóa đơn vào hệ thống. Cách kiểm tra, đối chiếu như sau:
- Hóa đơn do nhà cung cấp xuất, phải tuân thủ theo quy định của thông tư 39/2014/TT-BTC về mặt nội dung và hình thức;
- Thuế suất, số lượng, đơn giá, thành tiền trên hóa đơn phải bằng với thuế suất, số lượng, đơn giá, thành tiền trên Sply Sheet;
- Ngày giao nhận hàng trên Sply Sheet khơng được lệch so với ngày hóa đơn quá bảy ngày đối với thực phẩm tươi sống, quá ba ngày đối với thực phẩm khô, thời trang và phi thực phẩm;
- Ngày Sply Sheet của tháng nào thì ngày của hóa đơn phải trong tháng đó. Nếu bộ chứng từ hợp lý, hợp lệ, Kế toán viên sẽ ký và ghi rõ họ tên bên phần người mua hàng, đồng thời ghi chú ngày nhận bộ chứng từ, mã code nhà cung cấp lên trên tờ hóa đơn để phục vụ cho việc thanh toán và lưu trữ chứng từ. Kế toán viên giao lại hóa đơn liên 1 đã có xác nhận của mình cho người bán, giữ lại hóa đơn liên 2 cùng với Sply Sheet và Phiếu giao hàng.
Nếu xảy ra một trong các trường hợp sau thì Kế tốn viên phải xử lý theo cách khác:
- Hóa đơn sai lệch so với Sply Sheet về mức thuế suất hoặc thành tiền mà nguyên nhân sai thành tiền là do sai số lượng thì Kế tốn viên sẽ yêu cầu nhà cung cấp xuất hóa đơn khác.
- Nếu ngày trên hóa đơn và ngày trên Sply Sheet khơng phù hợp với những quy định ở trên thì nhà cung cấp phải lập một biên bản giải trình để hai bên bán và mua xác nhận. Lý do thường thấy là do hóa đơn trước nhà cung cấp xuất sai, phải xuất lại hóa đơn mới, dẫn đến ngày của hóa đơn mới và ngày của Sply Sheet khơng phù hợp với quy định.
- Sai lệch thành tiền do đơn giá trên hóa đơn và Sply Sheet khác nhau, Kế toán viên sẽ tự điều chỉnh giá ngay trên hệ thống hoặc in bảng chỉnh giá trước khi điều chỉnh tùy thuộc vào số tiền chênh lệch có trọng yếu hay khơng. Tuy nhiên Lotte khơng có văn bản quy định cụ thể để xác định số tiền nào là trọng yếu mà chỉ truyền đạt thơng tin bằng lời nói. Do đó việc xác định số tiền chênh lệch có trọng yếu hay khơng phụ thuộc hoàn toàn vào sự xét đốn của Kế tốn viên. Ví dụ, số tiền trước thuế trên hóa đơn là một triệu đồng, Kế toán viên sẽ in bảng chỉnh giá nếu số tiền chênh lệch giữa hóa đơn và Sply Sheet trên năm ngàn đồng; ngược lại, nếu chênh lệch dưới năm ngàn đồng, Kế tốn viên sẽ khơng in bảng chỉnh giá mà thực hiện ngay thao tác điều chỉnh giá trên hệ thống. Nếu hóa đơn có số tiền lớn hơn nữa, ngưỡng sai sót sẽ cao hơn. Trường hợp phải in bảng điều chỉnh giá, nhà cung cấp sẽ cầm bảng điều chỉnh giá đưa cho Bộ phận Kinh doanh
(thường gọi là Buyer) xác nhận giá đúng. Nếu tổng tiền hàng trên hóa đơn nhỏ hơn tổng tiền hàng trên Sply Sheet thì trên tờ điều chỉnh giá chỉ cần có chữ ký của nhân viên Bộ phận kinh doanh, người mà chịu trách nhiệm giao dịch với người bán đó. Nếu tổng tiền hàng trên hóa đơn lớn hơn tổng tiền hàng trên Sply Sheet, bảng điều chỉnh giá phải có thêm chữ ký của Kế tốn trưởng Lotte. Kế toán viên sau khi nhận được bảng điều chỉnh giá đã có xác nhận của Bộ phận Kinh doanh hoặc có thêm xác nhận của Kế toán trưởng mới được tiến hành điều chỉnh giá trên hệ thống, đồng thời kẹp chung chứng từ này với hóa đơn.
2.3.1.1.2 Nhập liệu vào hệ thống
Sau khi nhận được hóa đơn từ nhà cung cấp, Kế toán viên phải nhập vào hệ thống ngay trong ngày nhận được hóa đơn, nếu để sang ngày hơm sau, nhà cung cấp có thể sẽ khiếu nại do Lotte thanh toán trễ. Một trong những điều kiện để Lotte thanh toán cho nhà cung cấp là nhà cung cấp phải nộp hóa đơn, thời gian thanh tốn sẽ căn cứ vào ngày nộp hóa đơn. Mơ phỏng giao diện nhập hóa đơn như sau:
Hình 2.1 Giao diện nhập hóa đơn mơ phỏng
Str 01001 Nam Sài Gòn Ord dt 2015-04-24 Th 2015-04-24 Th Ven® 00xx78 CTY CO PHAN… Pur dt 2008-11-01 Sa 2015-04-24 Th Del Reg
Fill-in-dt Draft dt Form No Series Invoice
No Item Tax fg Pur tax rt Spy amt V A T Tot C/o 2015/04/24 2015/04/20 01GTKT3/001 AA/14P 0002484 GA AC miễn thuế 0% 7,816,000 0 7,816,000 7,816,000 0 7,816,000 Ven cd Ven nm Tax rt Slip no Fg Pur dt Camt VAT Appl 00xx78 CTY CO PHAN… 0 150417-01001-1-4023 nhập 20150417 2,847,400 0 00xx78 CTY CO PHAN… 0 150417-01001-1-4023 nhập 20150417 4,968,600 0 00xx78 CTY CO PHAN… 0 150418-01001-1-4036 nhập 20150418 10,030,900 0 00xx78 CTY CO PHAN… 0 150418-01001-1-4036 nhập 20150418 12,543,200 0 Tot 30,390,100 0 7,816,000 0
Trước khi nhập hóa đơn, Kế tốn viên phải chọn nơi mà hàng hóa được nhập kho trong ơ Str, Lotte có mười chi nhánh, tương ứng sẽ có mười kho. Nhà cung cấp bán hàng cho chi nhánh nào thì nhập kho ở đó. Tiếp theo Kế tốn viên gõ mã nhà
cung cấp trong ơ Ven®, mỗi nhà cung cấp sẽ có một hoặc nhiều mã, tùy thuộc vào số lượng nhóm hàng hóa mà họ cung cấp, nhưng một mã chỉ đại diện cho một nhà cung cấp, mã này hiển thị ngay trên tờ Sply Sheet. Sau đó, Kế tốn viên chọn khoảng thời gian hàng được nhập vào kho trong hai ô Pur dt, nhấn nút tìm kiếm, các Sply Sheet sẽ hiển thị bên dưới. Kế tốn viên tích chọn các Sply Sheet tương ứng với các Sply Sheet đi cùng với hóa đơn mà nhà cung cấp nộp, bấm nút Reg để tiến hành nhập hóa đơn. Kế tốn viên phải nhập đầy đủ các thơng tin trên hóa đơn bao gồm: ngày hóa đơn, mẫu số, ký hiệu, số hóa đơn, tên hàng hóa, thuế suất, tiền hàng trước thuế, thuế giá trị gia tăng. Ngoại trừ tổng tiền hàng trước thuế, các thơng tin khác trên hóa đơn có thể bị nhập sai. Thực tế đã xảy ra sự việc Kế toán viên lựa chọn mức thuế suất 5% trong các mức thuế suất được hệ thống mặc định, nhưng số tiền thuế giá trị gia tăng Kế toán viên nhập lại tương ứng với thuế suất 10%. Mặt khác, việc nhập sai ngày hóa đơn và số hóa đơn đều gây bất lợi cho việc đối chiếu cơng nợ với nhà cung cấp. Ngày nhập hóa đơn sẽ được hệ thống tự động mặc định. Thủ tục kiểm soát nhập liệu chỉ cho phép lưu dữ liệu khi tổng tiền trước thuế của hóa đơn bằng với tổng tiền trước thuế của tất cả Sply Sheet được chọn. Sau khi lưu hóa đơn, những Sply Sheet được chọn sẽ không hiển thị nữa, đây cũng là một thủ tục kiểm sốt nhập liệu khác, tránh trường hợp nhập khống hóa đơn. Trong trường hợp trả lại hàng hóa cho người bán, Kế tốn viên cũng sử dụng màn hình nhập hóa đơn để nhập thơng tin hàng bán bị trả lại. Khi nhận được bản phô tô Sply Sheet – chứng từ do Bộ phận Giao nhận hàng xuất khi trả hàng cho nhà cung cấp – Kế toán viên mới nhập số âm tiền thuế giá trị gia tăng để ghi giảm số thuế giá trị gia tăng được khấu trừ và nợ phải trả người bán, đồng thời ghi chú lại để tránh trường hợp nhận được bản phô tô tương tự và nhập nhiều lần. Một bất cập của hệ thống là khi muốn nhập thơng tin trả hàng, phải có ít nhất một Sply Sheet – chứng từ được xuất lúc nhập kho hàng hóa – hiển thị trên màn hình, Kế tốn viên không được cấp quyền truy cập thông tin về các Sply Sheet được xuất lúc trả lại hàng cho người bán, do đó, khi khơng có bất kỳ Sply Sheet nào hiển thị, Kế tốn viên khơng thể nhập âm số tiền thuế giá trị gia tăng do trả hàng, như vậy, nghiệp vụ kinh tế phát
sinh có thể khơng được phản ánh kịp thời vào hệ thống do quá trình nhập liệu bị gián đoạn. Trong trường hợp tổng số tiền trước thuế trên hóa đơn khơng khớp với tổng số tiền trước thuế của các Sply Sheet đi kèm với hóa đơn có nguyên nhân là do sai khác đơn giá, Kế toán viên tạo thêm Sply Sheet điều chỉnh mua trên hệ thống, các Sply Sheet điều chỉnh mua không phải do Bộ phận Giao nhận hàng tạo và đưa cho nhà cung cấp nhưng hệ thống hiểu rằng các Sply Sheet này như một lần nhập hàng, ngày nhập hàng chính là ngày Kế tốn viên tạo ra Sply Sheet điều chỉnh mua, trùng với ngày nhập hóa đơn, do đó, nếu nhà cung cấp nộp hóa đơn chậm trễ, có thể khiến việc đối chiếu doanh số gặp khó khăn. Các Sply Sheet điều chỉnh mua có thể là số âm hoặc dương sao cho khi cộng với Sply Sheet do Bộ phận Giao nhận hàng xuất, tổng tiền hàng trước thuế của các Sply Sheet này phải bằng với tổng tiền hàng trước thuế trên hóa đơn.
Muốn truy xuất thơng tin về các hóa đơn nhà cung cấp đã nộp và những Sply Sheet tương ứng, Kế tốn viên sử dụng màn hình sau:
Hình 2.2 Giao diện hiển thị thơng tin hóa đơn đã nhập mơ phỏng
Str 01001 Nam Sài Gòn Draft dt 2015-04-01 We 2015-04-01 We Ven® 00xx97 CTY TNHH… Isue dt 2014-11-03 Mo 2014-11-03 Mo
Del Reg Tax rt 10
Isue dt Fill-in dt Draft dt Series Invoice
No Appl Item Sply amt VAT Tot 20141103 2014/11/03 2014/10/31 HU/14P 0367395 SUA 18,464,400 1,846,440 20,310,840 20141103 2014/11/03 2014/11/01 HU/14P 0380526 SUA 62,942,727 6,294,273 69,237,000 81,407,127 8,140,713 89,547,840
62,942,727 6,294,273 69,237,000
Pur slip no Seg Isue dt Fg Prod cd Prod nm Appl Sply amt VAT Tot
141103-01001- 10080 0001 20141103 chỉnh mua 1071112000 ENFAGROW A+3 VANILLA BRAIN PLUS 1.8KG -33 -3 -36 141103-01001- 10076 0001 20141103 nhập 1071112000 ENFAGROW A+3 VANILLA BRAIN PLUS 1.8KG 62,942,760 6,294,276 69,237,036 141101-01001- 10080 0001 20141103 nhập 1071104000 ENFAMAMA A+ CHOCO BRAIN PLUS 900G 9,750,240 975,024 10,725,264 141101-01001- 10080 0002 20141103 nhập 1071110000 ENFAGROW A+3 VANILLA BRAIN PLUS HG 650G 4,705,074 470,507 5,175,581 141101-01001- 10080 0003 20141103 nhập 1071118000 ENFAGROW A+4 VANILLA BRAIN PLUS HG 650G 4,009,086 400,909 4,409,995 81,407,127 8,140,713 89,547,840 62,942,727 6,294,273
Nhìn vào giao diện trên, người dùng khơng thể biết được mỗi hóa đơn tương ứng với Sply Sheet nào nếu như có nhiều có hóa đơn nhập trong cùng một ngày. Kế tốn viên chỉ cịn cách chọn các Sply Sheet một cách ngẫu nhiên cho đến khi tổng tiền trước thuế của các Sply Sheet được chọn bằng với tổng tiền trước thuế của hóa đơn cần kiểm tra. Tuy nhiên, cách trên cũng có thể khơng hữu hiệu và hiệu quả nếu số lượng hóa đơn, Sply Sheet lớn hoặc các Sply Sheet có số tiền tương đương nhau…
Kế toán viên sẽ sắp xếp hóa đơn theo mã nhà cung cấp vào các bìa cịng dành cho hóa đơn chưa thanh tốn. Khi tính tốn số tiền phải trả nhà cung cấp, những hóa đơn nào được thanh tốn sẽ được lấy khỏi bìa cịng đó và lưu trữ trong một bìa cịng khác dành cho các hóa đơn đã thanh tốn. Lúc này các hóa đơn đã thanh toán sẽ được sắp theo ngày thanh tốn.
2.3.1.2 Các khoản giảm trừ cơng nợ
Các khoản làm giảm số tiền mà Lotte phải thanh toán cho nhà cung cấp bao gồm trả hàng, chiết khấu, và hỗ trợ.
Chiết khấu bao gồm:
- Chiết khấu trực tiếp trên hóa đơn (Discount on invoices): Giảm trực tiếp trên giá mua chưa thuế và tiền thuế giá trị gia tăng trên hóa đơn đầu vào. - Chiết khấu cơ bản (Basic Discount): chiết khấu theo tỷ lệ % cố định đã ký
kết trên hợp đồng, được tính vào cuối tháng nếu Lotte mua hàng với số lượng lớn.
- Thưởng theo doanh số (Rebate Volume): bản chất giống như chiết khấu cơ