KHO Fill-in dt Draft dt Invoice
No Ven cd Slip no Sply amt
BA DINH 12/08/2014 12/05/2014 0090193 00xx71 20141208-30090 6,668,142 BA DINH 12/09/2014 12/03/2014 0090118 00xx71 20141209-30009 4,387,457 BA DINH 12/10/2014 12/10/2014 0090330 00xx71 20141210-30100 7,934,076 BA DINH 12/18/2014 12/17/2014 0090544 00xx71 20141218-30035 12,020,520 BA DINH 12/18/2014 12/17/2014 0090543 00xx71 20141218-30033 6,331,452 BA DINH 12/23/2014 12/22/2014 0090901 00xx71 20141223-30085 3,828,736 BA DINH 12/24/2014 12/24/2014 0097019 00xx71 20141224-30108 12,652,996 BA DINH 12/31/2014 12/27/2014 0097190 00xx71 20141231-30078 14,177,496 BA DINH 01/07/2015 12/27/2014 0097192 00xx71 20150107-30013 37,549,040
DIEU CHINH MUA (HD 79808) -248
DIEU CHINH MUA (HD 90001) -111,936 DIEU CHINH MUA (HD 97192) 149,208 Total 105,586,939
Hóa đơn số 0097192 bị nộp trễ đã giải thích ở trên, cịn hai hóa đơn số 0079808 và 0090001 có ngày hóa đơn nằm trong kỳ tháng 11 nhưng ngày nhập hóa đơn rơi vào kỳ tháng 12 do cũng bị nộp trễ. Số tiền trước thuế trên hóa đơn 0079808 và 0090001 lần lượt là 11.543.275 đồng và 8.649.323 đồng trong khi số tiền trên Sply Sheet nộp cùng với hóa đơn lần lượt là 11.543.523 đồng và 8.761.259 đồng, lớn hơn so với số tiền trên hóa đơn. Do vậy, Kế tốn viên phải lập Sply Sheet điều chỉnh giảm nhưng ngày các Sply Sheet này thuộc kỳ tháng 12, do đó số tiền điều chỉnh làm giảm doanh số tháng 12.
Hình 2.6 Chi tiết hóa đơn số 0079808
Str 01008 Hanoi center Draft dt 2015-04-08 We 2015-04-08 We Ven® 00xx71 CTY TNHH… Isue dt 2014-12-01 Mo 2014-12-01 Mo
Del Reg Tax rt 10
Isue dt Fill-in dt Draft dt Series Invoice
No Appl Item Sply amt VAT Tot 20141201 2014/12/01 2014/11/26 TH/14P 0079808 RITZ CAY 11,543,275 1,154,328 12,697,603
11,543,275 1,154,328 12,697,603
0 0 0
Pur slip no Seg Isue dt Fg Prod cd Prod nm Appl Sply amt VAT Tot
141201-01008- 10018 0001 20141201 chỉnh mua 1003530000 RITZ CRACKER 100GR -248 -24 -272 141126-01008- 10004 0001 20141201 nhập 1003530000 RITZ CRACKER 100GR 218,184 21,818 240,002 141126-01008- 10004 0002 20141201 nhập 1003533000 OREO 68.5GR 148,368 14,837 163,205 141126-01008- 10004 0003 20141201 nhập 1003534000 OREO VANILLA 137GR 514,896 51,490 566,386 141126-01008- 10004 0004 20141201 nhập 1003536000 OREO 137GR DOUBLE DELIGHT 589,104 58,910 648,014 … … … … … … … … … … 11,543,275 1,154,328 12,697,603 11,543,523 1,154,352
Hình 2.7 Chi tiết hóa đơn số 0090001
Str 01008 Hanoi center Draft dt 2015-04-08 We 2015-04-08 We Ven® 00xx71 CTY TNHH… Isue dt 2014-12-02 Tu 2014-12-02 Tu
Del Reg Tax rt 10
Isue dt Fill-in dt Draft dt Series Invoice
No Appl Item Sply amt VAT Tot 20141202 2014/12/02 2014/11/29 TH/14P 0090001 BOT CAM 8,649,323 864,932 9,514,255
8,649,323 864,932 9,514,255
0 0 0
Pur slip no Seg Isue dt Fg Prod cd Prod nm Appl Sply amt VAT Tot
141202-01008- 10042 0001 20141202 chỉnh mua 1003524000 TANG ORANGE POWDER SACHET 18GR -111,936 -11,193 -123,129 141129-01008- 10041 0001 20141202 nhập 1003524000 TANG ORANGE POWDER SACHET 18GR 727,280 72,728 800,008 141129-01008- 10041 0002 20141202 nhập 1003534000 OREO VANILLA 137GR 772,344 77,234 849,578 141129-01008- 10041 0003 20141202 nhập 1003535000 OREO 137GR CHOCOLATE 772,344 77,234 849,578 141129-01008- 10041 0004 20141202 nhập 1003536000 OREO 137GR DOUBLE DELIGHT 883,656 88,366 972,022 … … … … … … … … … … 8,649,323 864,932 9,514,255 8,761,259 876,125
Một trường hợp khác, dưới đây là chi tiết doanh số bán hàng cho chi nhánh Đồng Nai:
Bảng 2.4 Doanh số chưa thuế quý IV của người bán mã 00xx71bán cho chi nhánh Đồng Nai
KHO Fill-in dt Draft dt Invoice No
Ven
cd Slip no Sply amt
DONG NAI 10/01/2014 10/01/2014 338902 xx71 20141001-30016 3,517,092 DONG NAI 10/06/2014 10/06/2014 338962 xx71 20141006-30003 3,456,012 DONG NAI 10/09/2014 10/09/2014 339034 xx71 20141009-30055 4,888,800 … … … … … … … DONG NAI 12/26/2014 12/23/2014 446801 xx71 20141226-30065 2,073,804 DONG NAI 12/29/2014 12/29/2014 446972 xx71 20141229-30045 1,740,000 DONG NAI 12/29/2014 12/29/2014 446971 xx71 20141229-30044 12,789,906 TRA HANG (2014/11/17, 2014/12/04, 2014/12/06) -5,478,692 Total 64,734,200
Ở kho Đồng Nai, ta thấy doanh số trong quý IV năm 2014 của nhà cung cấp bị giảm do có hàng trả lại. Chỉ cần hàng được xuất khỏi kho, Lotte sẽ ghi nhận ngay khoản trả hàng này trong khi người bán sẽ không ghi nhận giảm cơng nợ nếu chưa nhận được hóa đơn trả hàng của Lotte hoặc hàng trả lại chưa về nhập kho của người bán. Điều này dẫn đến công nợ mua bán giữa hai bên bị lệch.
Hình 2.8 Chi tiết hàng hóa trả lại cho người bán
Str 01003 Đồng Nai Cfm date 2014-10-01 We ~ 2014-12-31 We Ven® 00xx71 CTY TNHH… Rtn slip Route Trd ty Gen fg Rtn cnt Rtn qty Rtn camt Rtn samt
141117-010031-0-001 nhập trực tiếp nhập trực tiếp thông thường 3 54 1,506,372 1,985,600
141204-010031-0-008 nhập trực tiếp nhập trực tiếp thông thường 5 112 3,344,606 4,324,800
141206-010031-0-017 nhập trực tiếp nhập trực tiếp thông thường 3 32 627,714 821,800
2.3.2 Kế toán phải trả cho nhà cung cấp
2.3.2.1 Tài khoản sử dụng
Cơng ty sử dụng tài khoản 331 để hạch tốn các khoản nợ phải trả cho người bán. Do số lượng người bán rất lớn nên Công ty không mở tài khoản cấp 2 với tài khoản 331 mà lập danh mục nhà cung cấp được quản lý bằng mã code để hạch toán trên phần mềm kế toán. Các tài khoản đối ứng với tài khoản phải trả cho người bán dùng để hạch toán trong các nghiệp vụ kinh tế phát sinh của Cơng ty có thể kể đến là:
- 156: Hàng hóa; - 111: Tiền mặt;
- 112: Tiền gửi ngân hàng;
- 133: Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ;
- 511: Doanh thu cung cấp dịch vụ (hỗ trợ quảng cáo, hỗ trợ bán hàng cho nhà cung cấp…);
- 3331: Thuế giá trị gia tăng phải nộp;
- 515: Doanh thu hoạt động tài chính (chiết khấu thanh tốn được hưởng); - …
2.3.2.2 Chứng từ sử dụng
Các chứng từ được sử dụng liên quan đến nợ phải trả người bán gồm: - Đơn đặt hàng;
- Hợp đồng mua bán hàng hóa; - Hóa đơn do người bán xuất; - Hóa đơn do Lotte xuất; - Sply Sheet;
- Phiếu giao hàng; - Bảng điều chỉnh giá; - Biên bản giải trình;
- Giấy báo Nợ, Giấy báo Có; - Phiếu thu, Phiếu chi;
- Biên bản đối chiếu công nợ (Phụ lục số 1); - …
2.3.2.3 Một số nghiệp vụ phát sinh
Đơn vị tính: Đồng Việt Nam.
Ngày 14/2/2015, Cơng ty mua của Công ty TNHH Một thành viên Lam Gia nho xanh và tắc ngọt, là đối tượng không chịu thuế giá trị gia tăng, trị giá lô hàng theo như đơn đặt hàng số 150212-01001-00200 là 1.245.000. Bộ phận giao nhận hàng xuất Sply Sheet số 150214-01001-1-4028 cho người bán sau khi nhập kho lô hàng trên. Ghi:
Nợ TK 156 1.245.000
Có TK 331 1.245.000
Ngày 16/2/2015, Công ty mua của Công ty TNHH An Tư một số mặt hàng thực phẩm khô như dầu ô liu cao cấp, sốt mỳ Ý, trái cây đóng hộp…, trị giá lơ hàng chưa có thuế giá trị gia tăng là 22.610.400, thuế suất là 10%, theo như thỏa thuận của đơn đặt hàng khẩn cấp số 150216-01001-00007. Tuy nhiên, vào ngày 26/2/2015, người bán mới nộp hóa đơn số 0002865, Sply Sheet và Phiếu giao hàng của lơ hàng trên cho Bộ phận kế tốn (Phụ lục số 2, 3, 4 và 5):
- Ngày 16/2/2015:
Nợ TK 156 22.610.400
Có TK 331 22.610.400
- Ngày 26/2/2015, căn cứ vào tiền thuế giá trị gia tăng ghi trên hóa đơn: Nợ TK 133 2.261.040
Có TK 331 2.261.040
Ngày 16/2/2015, Công ty TNHH Một thành viên Lam Gia giao lơ hàng gồm bưởi năm roi, nho xanh, xồi keo… cho Lotte theo yêu cầu của hai đơn đặt hàng ngày 14/2 và 16/2 năm 2015. Đây là những mặt hàng không chịu thuế giá trị gia tăng, tổng trị giá lô hàng theo như hai đơn đặt hàng là 3.614.000. Bộ phận giao nhận hàng xuất hai Sply Sheet số 150216-01001-1-4055 và 150216-01001-1-4034 cho người bán sau khi nhập kho lô hàng trên. Ghi:
Nợ TK 156 3.614.000
Có TK 331 3.614.000
Ngày 26/2/2015, Công ty TNHH Một thành viên Lam Gia nộp hóa đơn số 0000402, có tổng trị giá thanh toán ghi trên hóa đơn bằng tổng trị giá của các lô hàng nhập vào kho Lotte ngày 14/2 và ngày 16/2, cùng với các Sply Sheet và Phiếu giao hàng có liên quan cho Bộ phận kế toán. Kế toán viên có trách nhiệm nhập thơng tin hóa đơn trên vào hệ thống để nhà cung cấp được thanh toán tiền hàng nhưng do hàng hóa mua vào là đối tượng khơng chịu thuế giá trị gia tăng, cho nên sẽ không định khoản vào tài khoản 133.
Ngày 26/2/2015, Công ty mua phô mai của Công ty Cổ phần Thương mại - Dịch vụ - Sản xuất Hương Thủy, trị giá lơ hàng chưa có thuế giá trị gia tăng là 18.303.696, thuế suất là 10%, theo như thỏa thuận của đơn đặt hàng khẩn cấp số 150224-01001-00016. Người bán nộp hóa đơn số 0008139, Sply Sheet và Phiếu giao hàng của lô hàng trên cho Bộ phận kế tốn ngay trong ngày hơm đó. Ghi:
Nợ TK 156 18.303.696 Nợ TK 133 1.830.370
Có TK 331 20.134.066
Ngày 2 tháng 3 năm 2015, Bộ phận Kinh doanh đặt mua quần áo của Doanh nghiệp tư nhân Thương mại Dịch vụ Đinh Hạnh với tổng trị giá chưa thuế giá trị gia tăng của lô hàng là 20.100.000, thuế suất 10%, đơn đặt hàng số 150302-01001- 00007. Ngày 4 tháng 3 năm 2015, nhà cung cấp giao hàng cho Lotte theo yêu cầu của đơn đặt hàng trên tại kho Nam Sài Gòn. Bộ phận Giao nhận hàng của Lotte kiểm nhận hàng hóa, đối chiếu mặt hàng, số lượng thực tế với đơn đặt hàng, sau đó xác nhận trên Phiếu giao hàng và xuất Sply Sheet số 150304-01001-1-0065 đưa cho người giao hàng. Người giao hàng cầm bộ chứng từ gồm hóa đơn số 0002610, Sply Sheet và Phiếu giao hàng nộp cho Bộ phận Kế tốn ngay trong ngày hơm đó. Kế tốn viên kiểm tra sự hợp lý, hợp lệ của bộ chứng từ, thấy đạt yêu cầu, Kế toán viên ký lên liên xanh trả lại cho nhà cung cấp, ký và ghi ngày nhận lên liên đỏ, sau đó nhập hóa đơn vào hệ thống. Kế tốn viên chọn giao diện nhập hóa đơn, chọn chi
nhánh, gõ mã nhà cung cấp, bấm nút tìm kiếm để hiển thị tất cả các Sply Sheet từ ngày 1 tháng 11 năm 2008 đến ngày 4 tháng 3 năm 2015. Trên màn hình chỉ hiển thị một Sply Sheet, có số trùng với số in trên tờ Sply Sheet mà nhà cung cấp nộp, Kế tốn viên tích chọn Sply Sheet này và tiến hành nhập hóa đơn, màn hình hiển thị như sau:
Hình 2.9 Màn hình nhập hóa đơn số 0002610 mơ phỏng
Str 01001 Nam Sài Gòn Ord dt 2015-03-04 We 2015-03-04 We Ven® 00xx98 DNTN THUONG… Pur dt 2008-11-01 Sa 2015-03-04 We Del Reg
Fill-in-dt Draft dt Form No Series Invoice
No Item Tax fg
Pur tax
rt Spy amt VAT Tot C/o 2015/03/04 2015/03/04 01GTKT
3/002 DH/13P 0002610 QUAN có
thuế 10% 20,100,000 2,010,000 22,110,000
20,100,000 2,010,000 22,110,000
Ven cd Ven nm Tax rt Slip no Fg Pur dt Camt VAT Appl 00xx98 DNTN THUONG… 10 150304-01001-1-0065 nhập 20150204 20,100,000 2,010,000
Tot 20,100,000 2,010,000
20,100,000 2,010,000
Sau đó, Kế tốn viên bấm nút lưu, Sply Sheet trên sẽ khơng hiển thị ở màn hình nhập liệu nữa. Muốn theo dõi hóa đơn đã nhập, Kế tốn viên chọn màn hình truy xuất thơng tin hóa đơn, kết quả hiển thị như sau:
Hình 2.10 Màn hình hiển thị thơng tin hóa đơn số 0002610 mơ phỏng
Str 01001 Nam Sài Gòn Draft dt 2015-03-04 We 2015-03-04 We Ven® 00xx98 DNTN THUONG… Isue dt 2015-03-04 We 2015-03-04 We
Del Reg Tax rt 10
Isue dt Fill-in dt Draft dt Series Invoice
No Appl Item Sply amt VAT Tot 20150304 2015/03/04 2015/03/04 DH/13P 0002610 QUAN 20,100,000 2,010,000 22,110,000
20,100,000 2,010,000 22,110,000
0 0 0
Pur slip no Seg Isue dt Fg Prod cd Prod nm Appl Sply amt VAT Tot
150304-01001-
10065 0001 20150304 nhập 5011356001 QUAN SHORT JEAN
BT 4-12/DH 11,600,000 1,160,000 12,760,000 150304-01001-
10065 0002 20150304 nhập 5017540001 QUAN LUNG JEAN BT
1909 2-12/D.HANH 1,200,000 120,000 1,320,000 150304-01001-
10065 0003 20150304 nhập 5030817001 QUAN JEAN NAM DH
6034 28-34/D.HANH 1,140,000 114,000 1,254,000 … … … … … … … … … … 20,100,000 2,010,000 22,110,000 0 0
Nhà cung cấp trên thuộc chu kỳ B, sau khi kết thúc chu kỳ B1 tháng 3 năm 2015, Kế tốn viên tập hợp tất cả các hóa đơn mà nhà cung cấp đã nộp trong kỳ để tính tốn số tiền sẽ trả, ngày chuyển tiền là ngày 2 tháng 4 năm 2015. Đầu kỳ, Lotte khơng có khoản nợ nào với nhà cung cấp, trong kỳ, nhà cung cấp chỉ nộp một hóa đơn vào ngày 4 tháng 3 năm 2015, đồng thời cũng khơng có khoản giảm trừ công nợ nào đối với nhà cung cấp, như vậy, số tiền Lotte thanh toán vào ngày 2 tháng 4 là 22.110.000 đồng. Sang kỳ B2 tháng 3, Lotte không mua hàng của nhà cung cấp, sau khi chu kỳ B2 tháng 3 kết thúc, hệ thống tự động tính tốn số tiền chiết khấu cơ bản và hỗ trợ quảng cáo, bán hàng dựa trên doanh số mua hàng trong tháng 3 của Lotte và tỷ lệ chiết khấu, hỗ trợ là 7%. Số tiền trên sẽ làm giảm nợ phải trả nhà cung cấp. Tuy nhiên số tiền đăng ký thanh toán cho kỳ B1 tháng 3 không thể điều chỉnh được nữa mặc dù tiền sẽ chuyển vào ngày 2 tháng 4, còn trong kỳ B2 thì Lotte không mua hàng, cho nên số tiền trên được trừ vào kỳ sau.Mơ phỏng màn hình hiển thị chi tiết tiền chiết khấu, hỗ trợ trên như sau:
Hình 2.11 Chiết khấu và hỗ trợ tháng 3 cho người bán Đinh Hạnh Str 01001 Nam Sài Gòn Pur ym 2015/03 Str 01001 Nam Sài Gòn Pur ym 2015/03
Pay cycle B phần nhập
trong 15 ngày Including vat
Ven® 00xx98
DNTN THUONG MAI-DICH…
Trd ty All Pay seq B2 đợt 2 chu kỳ B Pur Fluct ty W Khấu trừ tiền hàng Deduct ty All Payment
Pay dt Deduct
cd Deduct nm
Deduct
cause 1-cat 1-cat nm
Deduct
amt VAT Tot 2015/04/16 49 Sales/Advertising
Support-Auto
201503 Auto
Deduct 90 CHILDREN 144,000 14,400 158,400 2015/04/16 47 Basic discount-Auto 201503 Auto
Deduct 88 MEN 342,000 34,200 376,200 2015/04/16 47 Basic discount-Auto 201503 Auto
Deduct 90 CHILDREN 864,000 86,400 950,400 2015/04/16 49 Sales/Advertising Support-Auto 201503 Auto Deduct 88 MEN 57,000 5,700 62,700 Tot 1,407,000 140,700 1,547,700
Sang kỳ B1 tháng 4, Lotte cũng không mua hàng của nhà cung cấp Đinh Hạnh, nhưng sang kỳ B2 tháng 4 thì có hai đơn đặt hàng với họ. Ngày 23 tháng 4, nhà cung cấp giao hàng theo đơn đặt hàng số 150421-01001-00008 cho chi nhánh Lotte Nam Sài Gòn. Bộ phận Giao nhận hàng kiểm nhận hàng hóa, đối chiếu mặt hàng, số lượng thực tế với đơn đặt hàng, sau đó xác nhận trên Phiếu giao hàng và
xuất Sply Sheet số 150423-01001-1-0083 đưa cho người giao hàng.Người giao hàng cầm bộ chứng từ gồm hóa đơn, Sply Sheet và Phiếu giao hàng nộp cho Bộ phận Kế toán ngay trong ngày 23. Sang ngày 24 tháng 4, nhà cung cấp tiếp tục thực hiện đơn hàng thứ hai số 150422-01001-00072. Sau khi thủ tục kiểm nhận hàng hóa hồn tất theo quy định, Bộ phận Giao nhận hàng xuất Sply Sheet số 150424-01001- 1-0111. Nhưng lần này, nhà cung cấp nộp bộ chứng từ vào ngày 25 tháng 4 cho Bộ