Nguồn: Phịng Kế tốn Người mua lập đề nghị mua hàng Kế tốn lập hóa đơn bán hàng Thủ trưởng, kế tốn duyệt Kế tốn cơng nợ lập phiếu thu Thủ quỹ thu tiền Thủ kho xuất hàng Kế toán ghi sổ, bảo quản, lưu trữ
Cơng ty cổ phần Tân Hồng Mai sử dụng phần mềm kế toán Fast để thực hiện hạch tốn kế tốn. Chương trình có những tắnh năng ưu việt hỗ trợ cơng tác kế toán. Từ dữ liệu do kế toánnhập vào ban đầu, chương trình tự động cập nhật vào các sổ chi tiết, sổ cái các tài khoản tương ứng, và có khả năng tổng hợp báo cáo cuối kỳ theo quy định của Bộ Tài chắnh và một số báo cáo khác. Đối với hoạt động cung cấp dịch vụ tại thời điểm ban đầu ký kết hợp đồng, thông thường khách hàng sẽ đặt cọc một phần giá trị hợp đồng, khi đó, kế tốn chỉ ghi nhận vào khoản khách hàng ứng trước. Doanh thu được ghi nhận tại thời điểm đã cung cấp xong dịch vụ, đã có biên bản nghiệm thu dịch vụ sử dụng đã hoàn thành
Hàng ngày, tùy vào từng loại nghiệp vụ cụ thể, căn cứ vào chứng từ thực tế, kế toán tiến hành nhập số liệu vào phần mềm, sau đó số liệu được tự động cập nhật vào sổ chi tiết TK 511, TK 3331,131..,sổ cái TK 511. Cuối kỳ hệ thống chiết xuất ra Sổ tổng hợp TK 511, Bảng cân đối số phát sinh TK 511, doanh thu được kết chuyển sang TK 911.
-Trường hợp khách hàng thanh toán ngay, căn cứ vào Phiếu thu, hay
Phiếu báo có của ngân hàng, hay Giấy nộp tiền vào ngân hàng, kế tốn nhập vào chương trình, ghi tăng doanh thu và tăng tài khoản tiền hoặc tương đương tiền tương ứng.
-Trường hợp khách hàng trả tiền sau, căn cứ vào Hóa đơn, hợp đồng, kế
tốn hạch toán tăng doanh thu đồng thời ghi nhận khoản phải thu. Khi nhận được chứng từ thanh tốn thì kế tốn tiến hành tất tốn khoản phải thu đó.
Doanh thu hoạt động kinh doanh thương mại được phản ánh như sau:
-Kế toán ghi Nợ TK tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, phải thu khách hàng đồng thời ghi Có TK doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
-Với hoạt động cung cấp dịch vụ, tại thời điểm khách hàng ký hợp đồng và đặt cọc một phần giá trị hợp đồng, kế toán ghi nhận ban đầu vào sổ kế toán. Ghi Nợ TK tiền mặt, tiền gửi ngân hàng đồng thời ghi Có cho TK phải
- Khi hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, khách hàng ký nhận Biên bản
nghiệm thu dịch vụ cung cấp, căn cứ vào bộ chứng từ, kế toán ghi Nợ cho TK tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, phải thu khách hàng đồng thời ghi Có cho TK doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ.
- Khi phát sinh trường hợp khách hàng trả lại hàng hóa do các nguyên
nhân như: Vi phạm cam kết, vi phạm hợp đồng, hàng kém chất lượng, không đúng chủng loại, quy cách, mẫu mã,Ầ kế toán tiến hành ghi giảm doanh thu bằng cách ghi Nợ cho TK hàng bán bị trả lại đồng thời kế tốn ghi Có cho TK tiền mặt, tiền gửi ngân hàng.
- Tài khoản sử dụng: Để theo dõi và hạch toán doanh thu hoạt động bán hàng, công ty mở tài khoản 511 ỘDoanh thu bán hàngỢ. Công ty thực hiện mở tài khoản chi tiết các cấp cho tài khoản này theo đúng quy định. Công ty chủ yếu thực hiện mở chi tiết tài khoản DT theo từng hàng hóa như:
TK 5111 - DT hàng hóa sắt thép.
TK5112 - DT hàng hóa xi măng,
TK 5113 - DT cung cấp hàng hóa khác
Trong đó chi tiết theo từng đối tượng hàng hóa, theo mã hàng hóa.Cụ thể như sau:
Doanh thu hàng hóa sắt thép Cơng ty mở các tài khoản:
TK 5111-D6 (thép cuộn phi 6.8HP),
TK 5111-D8 (thép cuộn D8 gai HP), TK 5111-D10 (thép cây D10HP)...
Doanh thu hàng hóa xi măng có các tài khoản:
TK 5112-VS (xi măng Vissai), TK 5112-TS (xi măng Trung Sơn), TK
5112-SS (xi măng Sài Sơn)...
Doanh thu các hàng hóa khác gồm các tài khoản như:
TK 5113-BT (bồn tắm), TK 5113-GH (gạch đá hoa), TK 5113-GC (gạch chân tường)...
Việc hạch toán và ghi nhận doanh thu hoạt động bán hàng của Công ty được tiến hành như sau: Khi có đề nghị mua hàng hoặc đơn đặt hàng từ khách hàng, nhân viên phòng kinh doanh sẽ soạn thảo hợp đồng kinh tế làm căn cứ mua bán giữa hai bên. Sau khi hợp đồng kinh tế được ký kết, kế tốn tiến hành viết hóa đơn GTGT. Sau đó, kế tốn tiến hành lập phiếu thu (nếu là bán hàng thu tiền ngay). Phiếu thu sau khi được ký duyệt thì thủ quỹ thu tiền và thủ kho xuất hàng cho khách hàng. Căn cứ vào Hóa đơn GTGT kế tốn tiến hành hạch toán ghi nhận doanh thu bán hàng. Kế toán nhập liệu vào máy tắnh để vào các sổ liên quan như sổ Chi tiết TK 111, TK 3331. Sau đó vào sổ Chi tiết TK 511 và sổ Cái TK 511 ỜDoanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ.
Như vậy ngay sau khi xuất hóa đơn GTGT, kế tốn ghi nhận bút toán liên quan đến doanh thu bán hàng. Kế tốn hạch tốn vào bên có TK 511 và ghi nợ tài khoản liên quan. Cách ghi nhận như vậy là hợp lý, đảm bảo nguyên tắc ghi nhận doanh thu và thỏa mãn điều kiện ghi nhận theo quy định của chuẩn mực kế toán. Cụ thể, Số liệu quý 4/2019 về mặt hàng xi măng tại công ty được ghi nhận vào sổ cái TK511 (Phụ lục 1 Ờ Sổ chi tiết tài khoản Ờ Tài khoản 511).
Cụ thể, Căn cứ trên hợp đồng kinh tế số 11146 ngày 19/11/2019 xuất bán xi măng cho Công ty cổ phần Vật tư và Du lịch với điều khoản chiết khấu thương mại 5.5% nhằm thúc đẩy bán cuối năm, tiếp thị khách hàng mới quay lại. Khi phát sinh nghiệp vụ trên kế tốn tiến hành lập hóa đơn GTGT trong đó liên 2 giao cho khách hàng, liên 1 và 3 lưu tại phịng kế tốn HĐGTGT số 000158, khi xuất kho lập phiếu xuất kho số 1221. Sau đó kế tốn tổng hợp thành các bảng chứng từ gốc để làm căn cứ ghi vào các sổ kế toán. Phản ánh doanh thu trong kì vào số chi tiết tài khoản 511.Kế tốn định khoản như sau:
+ Bút toán ghi nhận doanh thu: Nợ TK 131: 111.750.000 VNĐ Có TK 511: 101.590.909 VNĐ Có TK 3331: 10.159.091 VNĐ
+ Bút toán ghi nhận chiết khấu thương mại:
Nợ TK 521: 5.587.500 VNĐ Nợ TK 3331: 558.750 VNĐ
Có TK 131: 6.146.250 VNĐ
Ngày 20/11/2019, Công ty cổ phần Vật tư và Du lịch đề xuất thanh toán ngay để nhận chiết khấu thanh toán. Khi nhận được giấy báo có của Ngân
hàng VietinBank - chi nhánh Thanh Xuân về số tiền Công ty cổ phần Vật tư và du lịch thanh tốn tiền hàng ngày 19/11/2020, giấy báo có số 118. Căn cứ vào giấy báo có số 118 kế tốn phản ánh số tiền khách hàng thanh toán vào bên Nợ TK 112 (số tiền 105.603.750 đồng), ghi giảm khoản phải thu của khách hàng vào bên Có TK 131 (số tiền 105.603.750 đồng).
Phương pháp hạch toán kế toán