2.2.1. Xây dựng quỹ lương
Là tổng số tiền hay một đơn vị kinh tế sử dụng để trả cho người lao động. Việc xây dựng quỹ lương là cần thiết và quan trọng vì thu nhập của người lao động phụ thuộc vào quỹ lương. Nếu kinh doanh có lãi thì quỹ lương lớn và thu nhập của người lao động sẽ cao. Quỹ lương và hiệu quả lao động có mối quan hệ với nhau, là cơ sở để xác định lương cho cán bộ nhân viên. Quỹ tiền lương do công ty tự quản lý và sử dụng.
Quỹ tiền lương bao gồm:
− Tiền lương cơ bản theo quy định của Nhà nước và công ty – còn gọi là tiền lương cấp bậc hay tiền lương cố định
− Tiền lương biến đổi như các khoản phụ cấp, thưởng… mang tính chất lương Quỹ lương được chia thành các loại như sau:
− Quỹ lương theo kế hoạch: là tổng số tiền dự tính theo tiền lương cố định và các khoản phụ cấp thuộc quỹ tiền lương dùng để trả cho nhân viên theo số lượng và chất lượng làm việc khi nhân viên hoàn thành kế hoạch trong điều kiện làm việc bình thường
− Quỹ lương báo cáo: là tổng số tiền thực đã chi để trả cho nhân viên, trong đó có những khoản được lập kế hoạch và những khoản không có trong kế hoạch chi trả cho nhân viên làm việc trong điều kiện làm việc không bình thường nhưng khi lập kế hoạch không tính đến
Căn cứ vào tính chất đặc điểm và ngành nghề kinh doanh của SaigonIT là công ty thương mại về lĩnh vực tin học, hoạt động kinh doanh là bán các sản xuất và bán sản phẩm phần mềm, bán phần cứng, tư vấn… do vậy công ty đã chọn kết quả kinh doanh làm cơ sở để xây dựng quỹ lương.
Quỹ tiền lương của SaigonIT bao gồm:
− Quỹ tiền lương cơ bản bao gồm tiền lương cấp bậc hay tiền lương cố định
− Quỹ tiền lương biến đổi bao gồm các khoản phụ cấp, tiền thưởng… mang tính chất lương nhưng không nằm trong đơn giá tiền lương
− Quỹ tiền lương làm thêm là tiền lương phải trả cho thời gian làm ngoài giờ ngày nghỉ, lễ, tết của nhân viên
− Quỹ tiền lương bổ sung là khoản tiền đươc trích từ lợi nhuận của công ty Được tính theo công thức:
Trong đó:
• Qtl: Quỹ tiền lương của toàn công ty • Qcb: Quỹ tiền lương cơ bản
• Qlt: Quỹ tiền lương làm thêm
• Qbđ: Quỹ tiền lương biến đổi • Qbs: Quỹ tiền lương bổ sung
Ta có quỹ lương kế hoạch trong giai đoạn 2010 – 2012 như sau:
Bảng 2.1: QUỸ LƯƠNG KẾ HOẠCH GIAI ĐOẠN 2010 – 2012
ĐVT: Đồng
Stt Chỉ tiêu Năm 2010 Năm 2011 Năm 2012
1 Tổng quỹ tiền lương 1,377,712,000 2,275,642,200 2,793,651,600 2 Quỹ tiền lương cơ bản 1,198,582,000 2,026,507,200 2,438,980,000 3 Quỹ tiền lương biến đổi 81,600,000 121,440,000 141,000,000 4 Quỹ tiền lương làm thêm 46,080,000 53,100,000 57,600,000 5 Quỹ tiền lương bổ sung 51,450,000 74,595,000 156,071,600
6 Tiền lương bình quân người/ tháng 6,658,789 7,676,164 8,129,933
7 Tổng số nhân viên 15 22 25
Nguồn: Phòng Nhân sự
Nhận xét: Nhìn bảng trên cho thấy tổng quỹ lương năm 2010 là 1,377,712,000 đồng, năm 2011 là 2,275,642,200 đồng, tăng 897,930,200 đồng, tương ứng 65%. Tổng quỹ lương 2011 tăng cao do số lượng nhân viên năm 2011 tăng 7 nhân viên so với năm 2010 và tiền lương bình quân của nhân viên cũng cao hơn so với năm 2010. Quỹ lương năm 2012 là 2,793,651,600 đồng, tăng 518,009,400 đồng, tương ứng 23%. Tổng quỹ tiền lương thay đổi là do số lượng nhân viên của công ty tăng thêm 3 nhân viên và tiền lương bình quân tăng làm cho quỹ tiền lương cơ bản tăng. Quỹ tiền lương biến đổi, quỹ tiền lương làm thêm và quỹ tiền lương bổ sung cũng tăng lên. Điều này chứng tỏ công ty đang hoạt động hiệu quả.
• Quỹ lương cơ bản của công ty được xác định theo tiền lương bình quân và số lao động bình quân, công thức được tính như sau:
Trong đó:
• Qcb: Quỹ tiền lương năm kế hoạch • S: Số nhân viên bình quân của công ty
• Lbqt: Lương bình quân tháng tính theo đầu người • 12: Số tháng trong năm
Quỹ lương cơ bản năm 2010
Qcb 2010 = 15 * 6,658,789* 12 = 1,198,582,000 đồng Quỹ lương cơ bản năm 2011
Qcb 2011 = 22 * 7,676,164* 12 = 2,026,507,200 đồng Quỹ lương cơ bản năm 2012
Qcb 2012 = 25 * 8,129,933* 12 = 2,438,980,000 đồng
Quỹ lương cơ bản năm 2011 tăng 827,925,200 đồng so với năm 2010 tương ứng với 69%. Do tiền lương bình quân tăng từ 6,658,789 đồng năm 2010 lên 7,676,164 đồng năm 2011 tăng 15% và số lượng nhân viên tăng 7 người tương ứng với 46,67% so với 2010. Năm 2012 quỹ lương cơ bản là 2,038,980,000 đồng tăng 412,472,800 đồng so với năm 2011 mức tăng 20% tỷ lệ này là do tiền lương bình quân năm 2012 là 8,129,933 đồng tăng 453,770 đồng tương ứng 6% so với năm 2011.
Ta có thể thấy tiền lương của nhân viên tăng lên với mức tăng khá cao. Điều này là do các quy định của Nhà nước về việc điều chỉnh tiền lương cho người lao động trong doanh nghiệp, hơn nữa là do sự chênh lệch giữa tiền lương danh nghĩa và tiền lương thực tế, do việc giá cả sinh hoạt không ngừng tăng lên cũng như đồng tiền ngày càng bị mất giá. Vì vậy để đảm bảo mức sống cho nhân viên tại công ty, SaigonIT tiến hành nâng mức tiền lương bình quân cho nhân viên.
• Quỹ tiền lương biến đổi được tính bằng công thức: Qcb = S * Lbqt * 12
Trong đó:
• Qbđ: Quỹ tiền lương biến đổi • Pbq: Phụ cấp bình quân người/năm • Tbq: Tiền thưởng bình quân người/năm • S: Số lao động bình quân năm
Theo bảng trên quỹ tiền lương biến đổi năm 2010 là 81,600,000 đồng với 15 nhân viên thì tiền phụ cấp và tiền thưởng bình quân người/ năm là 5,440,000 đồng. Số tiền này trong năm 2011 là 5,200,000 đồng nên quỹ tiền lương biến đổi năm 2011 là 121,440,000 đồng, tăng 42,82% so với năm 2010. Quỹ tiền lương biến đổi năm 2012 là 141,000,000 đồng tăng 19,560,000 đồng so với 2011 do phụ cấp và tiền thưởng bình quân người/ năm 2012 là 5,640,000 đồng tăng 1,47% so với năm 2011 và số lượng lao động là 25 nhân viên, tăng 13,64% so với 2011.
• Quỹ tiền lương làm thêm được xác định theo kế hoạch và được tính theo công thức như sau:
Trong đó:
• Qlt: Quỹ tiền lương làm thêm
• Glt: Số giờ làm thêm bình quân kế hoạch • Llt: Tiền lương giờ làm thêm bình quân
Với tiền lương làm thêm một giờ là 60,000 đồng và số giờ làm thêm bình quân là 768 giờ , quỹ tiền lương làm thêm của công ty năm 2010 là 48,080,000 đồng. Năm 2011, quỹ tiền lương là thêm tăng là 53,100,000 đồng, tăng 5,020,000 đồng, tương ứng 10,44% so với năm 2010 là do số giờ làm thêm bình quân năm 2011 là 885 giờ, tăng 117 giờ, tương ứng 15,23% so với năm 2010. Số giờ làm thêm năm 2012 là 960 giờ, tăng 75 giờ, tương ứng 8,47% so với 2011, điều này làm cho quỹ tiền lương làm thêm năm 2012 cũng tăng 8,47%, tương ứng 4,500,000 đồng, từ 53,100,000 đồng năm 2011 lên 57,600,000 đồng năm 2012.
Qbđ = (Pbq + Tbq) * S
• Quỹ lương bổ sung được trích từ lợi nhuận sau thuế của công ty sau khi đa thanh toán lãi vay, quỹ này thường dùng để làm tiền thưởng cuối năm hoặc tiền lương tháng thứ 13. Được tính theo công thức như sau:
Trong đó:
• Qbs: Quỹ tiền lương bổ sung • T%: Tỷ lệ trích lợi nhuận • LNST: Lợi nhuận sau thuế
Với T% = 5% lợi nhuận sau thuế thì khi hoạt động kinh doanh của công ty có hiệu quả cao, lợi nhuận càng cao thì quỹ tiền lương bổ sung cũng càng cao và mức tiền lương của nhân viên được tăng. Trích 5% từ lợi nhuận sau thuế, quỹ tiền lương bổ sung năm 2010 là 51,450,000 đồng, năm 2011 là 74,595,000 đồng và năm 2012 là 156,071,600 đồng. Tỷ lệ tăng tương ứng với tỷ lệ tăng lợi nhuận hàng năm của công ty.
Tóm lại, các quỹ tiền lương và tiền lương bình quân tháng qua các năm cho thấy sự phát triển của công ty. Lương của nhân viên được nâng cao hơn qua các năm. Tuy nhiên mức tăng của quỹ tiền lương và tiền lương bình quân vẫn còn nhỏ hơn mức tăng năng suất lao động và hiệu quả kinh doanh, đảm bảo thực hiện đúng theo nguyên tắc của công ty.
2.2.2. Xây dựng đơn giá tiền lương
SaigonIT xây dựng đơn giá tiền lương theo phương pháp đơn giá tiền lương tính trên tổng doanh thu kế hoạch trừ chi phí kế hoạch (lợi nhuận kế hoạch)
Đơn giá tiền lương được xác định như sau:
Qtl ĐG =
Tổng doanh thu kế hoạch – Tổng chi phí kế hoạch Trong đó:
• ĐG: Đơn giá tiền lương
• Qtl: Quỹ tiền lương kế hoạch
• Tổng doanh thu kế hoạch: bao gồm toàn bộ số tiền thu được từ sản phẩm hàng hóa dịch vụ kinh doanh.
• Tổng chi phí kế hoạch: gồm toàn bộ các khoản chi phí hợp lý (chưa có tiền lương) và các khoản ngân sách phải nộp theo quy định.
Ta có bảng đơn giá tiền lương kế hoạch năm 2013 của công ty như sau:
Bảng 2.2: ĐƠN GIÁ TIỀN LƯƠNG KẾ HOẠCH NĂM 2013
Stt Chỉ tiêu Đơn vị Kế hoạch
1 Quỹ tiền lương Đồng 2,926,671,600
2 Đơn giá tiền lương % 49
3 Tiền lương bình quân Đồng/tháng 8,573,333 4 Số nhân viên bình quân Người 25
Nguồn: Phòng nhân sự
Quỹ tiền lương kế hoạch được tính như sau:
Tiền lương bình quân kế hoạch năm 2013 là 8,573,333 đồng và số nhân viên là 25 người (số nhân viên hiện tại của công ty), như vậy quỹ tiền lương cơ bản năm 2013 là:
25 * 8,573,333 * 12 = 2,572,000,000 đồng
Quỹ tiền lương biến đổi và quỹ tiền lương làm thêm và quỹ tiền lương bổ sung từ năm 2012. Kể từ năm 2013, số lượng lao động, công việc và hoạt động kinh doanh của công ty đã tương đối ổn định, cũng không có nhiều biến đổi về thị trường so với năm 2012, từ đó ta có:
Quỹ tiền lương kế hoạch năm 2013 là:
2,572,000,000 + 141,000,000 + 57,600,000 + 156,071,600 = 2,926,671,600 đồng Đơn giá tiền lương kế hoạch năm 2013 của công ty là tổng doanh thu kế hoạch năm trừ tổng chi phí kế hoạch (chưa tính chi phí tiền lương)
Trong đó chỉ tiêu tổng doanh thu kế hoạch và tổng chi phí kế hoạch được tính bằng cách lấy chỉ tiêu năm 2012 làm chỉ tiêu kế hoạch năm 2013. Tổng chi phí là tất cả các khoản chi phí hợp lý và các nộp ngân sách Nhà nước không kể chi phí tiền lương.
Ta có tổng doanh thu kế hoạch năm 2012 là 7,544,000,000 đồng, Tổng chi phí: 4,436,000,000 đồng, Thuế thu nhập phải nộp: 0 đồng
Tổng chi phí kế hoạch là:
4,436,000,000 – 2,926,671,600 = 1,509,656,400 đồng Vậy đơn giá tiền lương năm 2013 là:
2,926,671,600
ĐG = = 0.49 = 49%
7,544,000,000 – 1,509,656,400
2.2.3. Quản lý quỹ tiền lương
Là việc phân tính tình hình sử dụng quỹ lương trong từng thời kỳ nhất định của quá trình sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp.
Phân tích tình hình quản lý quỹ tiền lương nhằm:
− Thúc đẩy sử dụng hợp lý, tiết kiệm quỹ tiền lương, phát hiện những mất cân đối giữa các chỉ tiêu kinh doanh và chỉ tiêu tiền lương để có những biện pháp khắc phục kịp thời.
− Góp phần cũng cố chế độ hoạch toán, thực hiện nguyên tắc phân phối theo lao động, khuyến khích tăng hiệu quả làm việc.
Quản lý quỹ tiền lương bao gồm các công việc:
− Xác định mức tiết kiệm (hoặc vượt chi) tương đối hoặc tuyệt đối. − Phân tích sự thay đổi số nhân viên làm việc trong công ty.
− Phân tích sự thay đổi của tiền lương bình quân. − Tiền lương bình quân của nhân viên.
− Tiền lương bình quân của nhà quản lý. Qtl ĐG =
2.2.4. Hình thức trả lương
Trả lương theo thời gian
Tiền lương của người lao động căn cứ vào:
• Lương giờ: tính theo mức lương cấp bậc giờ và số giờ làm việc
• Lương ngày: tính theo mức lương cấp bậc ngày và số ngày làm việc thực tế trong tháng
• Lương tháng: tính theo mức lương cấp bậc tháng
Hình thức trả lương theo thời gian được áp dụng đối với nhân viên làm việc gián tiếp. Tiền lương theo thời gian được tính như sau:
Công thức:
Lcb * Hcv
/Ltg = x Số ngày công + Tiền lương làm thêm + Phụ cấp 26
Trong đó:
• Ltg: Lương theo thời gian • Lcb: Lương cơ bản
• Hcv: Hệ số chức vụ
Các trường hợp làm thêm giờ quy định như sau:
− Làm thêm ngoài giờ hành chính hưởng 150% mức lương bình thường − Làm thêm vào ngày nghỉ cuối tuần hưởng 200% mức lương bình thường
− Làm thêm vào ngày lễ, tết, ngày nghỉ có hưởng lương theo quy định được hưởng 300% mức lương bình thường.
Trả lương theo quỹ lương kế hoạch
Hình thức trả lương theo quỹ lương kế hoạch dựa vào nguồn quỹ lương đã được xây dựng theo kế hoạch để làm căn cứ cho việc trả lương, tiền lương được phân bổ xuống từng phòng ban theo tỷ lệ xác định. Mức lương được phân xuống từng phòng ban nhiều hay ít phụ thuộc vào mức độ hoàn thành công việc và sự đóng góp của mỗi phòng ban cho công việc chung theo kỳ tính lương đó của công ty được giao trong thời gian tính lương.
Quỹ lương kế hoạch phân bổ xuống các phòng ban bao gồm tất cả các khoản như: tổng tiền lương thực lãnh, tiền khoản đóng BHXH ( bao gồm cả công ty và người lao động), thuế thu TNCN.
Ví dụ: Quỹ lương tháng 3/2012 là 250 triệu được phân bổ như sau:
Bảng 2.3: QUỸ LƯƠNG CỦA CÔNG TY THÁNG 3/2012
Tên phòng ban Tỷ lệ (%) Mức lương phân bổ (triệu đồng)
Ban giám đốc 18 45 Kinh doanh 20 50 Nhân sự 10 25 Kế toán 10 25 Kỹ thuật 17 42.5 Tư vấn 9 22.5 Quản lý chất lượng 8 20
Dự án phát triển thiết kế & kiểm thử 8 20
Tổng cộng 100 250
Nguồn: Phòng nhân sự
2.2.5. Bảo hiểm, thuế thu nhập cá nhân và các khoản phụ cấp
Bảo hiểm
Các khoản đóng bảo hiểm trích ra từ tiền lương (được tính theo mức lương cơ bản), công việc này do công ty thực hiện, tiền được trích ra hàng tháng hay theo kỳ tính lương để kết toán đóng cho Nhà nước.
Công ty căn cứ quy định của Nhà nước về tỷ lệ đóng BHXH như sau:
Bảo hiểm xã hội: Mức đóng BHXH là 24%, trong đó người sử dụng lao động đóng 17%, người lao động đóng 7%
Bảo hiểm y tế: Mức đóng 4,5% người sử dụng lao động đóng 3%, người lao động đóng 1,5%
Bảo hiểm thất nghiệp: Mức đóng 2%, người sử dụng lao động đóng 1%, người lao động đóng 1%.
Thuế thu nhập cá nhân
Mức thuế suất này áp dụng cho toàn bộ nhân viên tại công ty. Thuế suất thu nhập cá nhân năm 2012 được áp dụng theo biểu thuế luỹ tiến từng phần theo quy định tại Điều 22 Luật Thuế thu nhập cá nhân, cụ thể như sau:
Bảng 2.4: BIỂU THUẾ LŨY TUYẾN TỪNG PHẦN
Bậc thuế thuế/năm (triệu đồng)Phần thu nhập tính thuế/tháng (triệu đồng)Phần thu nhập tính Thuế suất (%)
1 Đến 60 Đến 5 5 2 Trên 60 đến 120 Trên 5 đến 10 10 3 Trên 120 đến 216 Trên 10 đến 18 15 4 Trên 216 đến 384 Trên 18 đến 32 20 5 Trên 384 đến 624 Trên 32 đến 52 25 6 Trên 624 đến 960 Trên 52 đến 80 30 7 Trên 960 Trên 80 35 Nguồn: Phòng nhân sự Các khoản phụ cấp
Phụ cấp là số tiền mà nhân viên được hưởng sau một kỳ tính lương theo quy định của Nhà nước và của công ty. Nhằm khuyến khích, thúc đẩy nhân viên tích cực làm việc, có trách nhiệm hơn trong công việc, ngoài ra còn cho thấy được sự công bằng trong công tác trả lương, sự quan tâm của công ty đối với nhân viên , tạo sự gắn bó với công việc giúp công ty đạt hiệu quả cao trong hoạt động kinh doanh.