5. Nội dung nghiên cứu
2.3. Đánh giá chung về thực trạng công tác tổ chức hạch toán kế toán doanh thu tiêu
2.3.2. Những mặt hạn chế còn tồn tại:
2.3.2.1. Tổ chức bộ máy:
Nhân sự kế toán hạn chế nên việc kế tốn viên kiêm nghiệm nhiều cơng việc và có tình trạng một cơng việc nhƣng có đến hai nhân viên kế toán tham gia xử lý, điều này gây nhiều bất lợi trong hoạt động quản lý của Công ty.
2.3.2.2. Tổ chức hệ thống tài khoản và sổ sách:
Việc theo dõi chung tất cả các khoản mục chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp bằng tài khoản chi phí quản lý kinh doanh mà khơng chi tiết cho từng khoản mục riêng đã phần nào gây khó khăn cho nhà quản lý của Công ty trong việc quản lý và hoạch định kế hoạch kinh doanh. Tuy nhiên việc hạch toán nhƣ vậy lại phù hợp với quy mô kinh doanh của Công ty, và giảm nhẹ đƣợc khối lƣợng công việc cho các nhân viên kế tốn, lại vẫn có tính cung cấp thơng tin. Do đó, hạn chế về mặt quản lý ảnh hƣởng khơng đáng kể đến hoạt động của Công ty.
Một số sổ sách của Công ty đƣợc các nhân viên kế tốn thiết kế và in ra từ máy tính cho phù hợp với yêu cầu quản lý, tuy nhiên việc in ấn sổ sách chứng từ này đƣợc thực hiện không theo một quy đinh thời gian nào cả.
2.3.3.3. Lực lƣợng kế tốn viên:
Tuy Cơng ty có quy mơ nhỏ nhƣng khối lƣợng cơng việc kế tốn lại tƣơng đối nhiều mà lƣợng kế tốn viên lại ít (chỉ có hai nhân viên kế tốn), cho nên cơng việc của mỗi kế tốn là rất nhiều địi hỏi làm việc với cƣờng độ cao mới có thể đáp ứng kịp thời yêu cầu cung cấp thông tin cho nhà quản lý, điều này phần nào ảnh hƣởng đến chất lƣợng làm việc của phịng kế tốn.
85
2.3.2.4. Cơng việc kế tốn ở một số phần hành:
Do số lƣợng nhân viên ít nên việc chấm cơng của nhân viên đƣợc thực hiện bằng tay thơng qua Bảng chấm cơng đƣợc đặt tại phịng kế toán và do nhân viên của phịng kế tốn theo dõi. Tuy nhiên việc theo dõi Bảng chấm công không đƣợc thực hiện thƣờng xuyên, sau vài ngày Bảng chấm công mới đƣợc đánh dấu một lần, nhƣ vậy có thể gây nhầm lẫn trong việc tính và trả lƣơng cho nhân viên.
Việc lập Phiếu thu trong nhiều trƣờng hợp không đúng theo nguyên tắc kế toán. Kế toán gộp chung nhiều nghiệp vụ thu tiền vào cùng một Phiếu thu và đa phần các Phiếu thu này đều đƣợc lập không đúng thời điểm vào lúc lập các chứng từ ghi sổ thay vì khi phát sinh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
2.3.2.5. Tổ chức quá trình luân chuyển chứng từ:
Quy trình luân chuyển chứng từ của Cơng ty về cơ bản là hồn tồn chặt chẽ và hợp lý. Tuy nhiên ở quy trình thu tiền mặt Cơng ty đã bỏ qua sự kiểm soát của Giám đốc trong hoạt động này, trên mẫu chứng từ vẫn có thiết kế phần chữ ký kiểm soát của Giám đốc. Đồng thời Phiếu thu và Phiếu chi chỉ đƣợc lập hai liên, một liên lƣu tại cuốn và một liên lƣu tại tập chứng từ ghi sổ của kế toán tổng hợp.
86
CHƢƠNG III:
MỘT SỐ BIỆN PHÁP GÓP PHẦN HỒN THIỆN CƠNG TÁC KẾ TỐN DOANH THU TIÊU THỤ VÀ XÁC ĐỊNH
87
Từ những hạn chế về công tác tổ chức hạch tốn kế tốn tại Cơng ty đã nêu em xin đề xuất một số biện pháp sau đây:
* Biện pháp 1: Tin học hóa cơng tác kế tốn:
Một trong những mục tiêu cải cách hệ thống kế toán lâu nay của nhà nƣớc là tạo điều kiện cho việc áp dụng tin học vào hạch tốn kế tốn, bởi vì tin học đã và sẽ trở thành một trong những công cụ quản lý kinh tế hàng đầu. Trong khi đó Cơng ty TNHH T & L là một công ty kinh doanh thƣơng mại, trong một tháng có rất nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh cần phải ghi chép mà cơng việc kế tốn chủ yếu đƣợc tiến hành bằng phần mền Excel do vậy các cơng thức tính tốn khi sao chép từ sheet này sang sheet khác có thể bị sai lệch dịng dẫn đến đƣa ra các báo cáo khơng chính xác làm cho chúng khơng đƣợc đƣa ra một cách kịp thời. Do vậy, cần thiết phải sử dụng phần mềm kế tốn bởi vì:
- Giảm bớt khối lƣợng ghi chép và tính tốn
- Tạo điều kiện cho việc thu thập, xử lý và cung cấp thơng tin kế tốn nhanh chóng. Kịp thời về tình hình tài chính của Cơng ty.
- Tạo niềm tin vào các báo cáo tài chính mà cơng ty cung cấp cho các đối tƣợng sử dụng bên ngồi.
- Giải phóng các kế tốn viên khỏi cơng việc tìm kiếm và kiểm tra số liệu trong việc tính tốn số học đơn giản nhàm chán để họ giành nhiều thời gian lao động sáng tạo của nhân viên quản lý.
* Biện pháp 2: Về việc hoàn thiện bộ máy kế toán:
Nhân sự: Cần bổ sung nhân viên kế toán nhằm phân tán trách nhiệm và giảm nhẹ khối lƣợng công việc cho các nhân viên kế toán, đảm bảo cho việc hồn thành khối lƣợng cơng việc đƣợc giao đúng thời gian đề ra đáp ứng yêu cầu cung cấp thông tin cho nhà quản lý doanh nghiệp. Công ty cần tuyển nhân viên có trình độ về kế tốn và tin học để đảm bảo xử lý đƣợc các sự cố phát sinh liên quan máy tính, vừa đảm bảo tính chủa động của Cơng ty trong việc khắc phục kịp thời các tình trạng của hệ thống máy tính. Đồng thời cần đơn đốc, theo dõi việc chấm cơng cho
88
nhân viên kế tốn, đảm bảo chấm đúng, chấm đủ ngày công làm việc cho nhân viên Công ty, phân chia trách nhiệm rõ ràng cho từng nhân viên.
* Biện pháp 3: Về việc tăng tính kiểm sốt đối với phiếu thu và phiếu chi
Kiểm sốt chặt chẽ q trình thu tiền và lập Phiếu thu, tránh tình trạng lập một Phiếu thu cho nhiều nghiệp vụ thu tiền gây khó khăn trong cơng tác quản lý. Mỗi nghiệp vụ thu tiền lập một Phiếu thu và có chữ ký kiểm sốt của Giám đốc, đảm bảo tính chặt chẽ trong q trình ln chuyển và lƣu trữ chứng từ.
Phiếu thu và Phiếu chi nên lập ba liên: một liên lƣu tại cuốn, một liên giao cho bên nhận tiền (đối với Phiếu chi) hoặc bên trả tiền (đối với Phiếu thu), liên còn lại do kế toán tổng hợp lƣu với các chứng từ liên quan đến nghiệp vụ và chứng từ ghi sổ.
* Biện pháp 4: Về những chính sách, chiến lƣợc đẩy mạnh tốc độ tiêu thụ:
Cơng ty nên quan tâm xây dựng những chính sách, chiến lƣợc kinh doanh hữu hiệu nhằm mở rộng mạng lƣới tiêu thụ nhƣ: tăng cƣờng các hoạt động Marketing, giới thiệu sản phẩm hàng hóa để thu hút hơn nữa sự chú ý của các đơn vị xây dựng, của những doanh nghiệp, của ngƣời tiêu dùng… có nhu cầu về hàng hóa mà Cơng ty kinh doanh. Cơng ty có thể tổ chức một bộ phận Marketing với các chức năng: điều tra, thăm dò nhu cầu thị trƣờng và hoạch định các biện pháp nhằm thâm nhập thành công thị trƣờng mới. Công ty cũng nên thu thập thông tin cần thiết về thị trƣờng, về nhu cầu, thị hiếu khách hàng, về đối thủ cạnh tranh.
Ngồi ra, Cơng ty nên tăng cƣờng áp dụng phƣơng thức chiết khấu thƣơng mại để khuyến khích khách hàng mua nhiều, đẩy mạnh việc tiêu thụ. Những khoản chiết khấu thƣơng mại có thể làm giảm doanh thu của lơ hàng đó nhƣng với tốc độ tiêu thụ tăng sẽ giúp cho Cơng ty tăng nhanh vịng quay vốn lƣu động, thu hồi vốn nhanh, hiệu quả là cơ sở tăng lợi nhuận của Công ty.
* Biện pháp 5: Về phƣơng thức bán hàng
Để mở rộng thị trƣờng tiêu thụ, đa dạng hóa các phƣơng thức bán hàng Cơng ty cần có những cơ chế, chính sách giá cả phù hợp để mở rộng thêm thị trƣờng thơng qua hình thức mở thêm các đại lý gửi hàng ở nhiều địa phƣơng không chỉ ở
89
riêng khu vực Nha Trang. Khi áp dụng phƣơng pháp này, kế toán mở tài khoản 157 “Hàng gửi đi bán” đƣợc sử dụng để theo dõi giá trị sản phẩm dịch vụ và hàng hóa mà Cơng ty gửi bán nhƣng chƣa đƣợc chấp nhận thanh toán, số hàng này vẫn thuộc quyền sổ hữu của Công ty. Tài khoản 157 cần đƣợc mở chi tiết theo từng mặt hàng, từng lần gửi, từng ngƣời mua để Cơng ty ln kiểm sốt đƣợc hàng hóa của mình.
* Biện pháp 6: Về việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho
Cơng ty nên lập dự phịng giảm giá hàng tồn kho nhằn mục đích:
- Giúp cho doanh nghiệp có nguồn vốn tài chính để bù đắp tổn thất có thể xảy ra trong năm kế hoạch nhằm bảo tồn vốn kinh doanh của doanh nghiệp.
- Đảm bảo cho doanh nghiệp phản ánh giá trị hàng hóa khơng cao hơn giá cả trên thị trƣờng tại thời điểm lập báo cáo.
* Biện pháp 7: Về công tác quản lý nợ phải thu khách hàng và việc lập dự phịng phải thu khó địi:
Tại cơng ty, hàng xuất bán cho nhiều đối tƣợng khách hàng khác nhau. Vì vậy việc quản lý quá trình thu tiền bán hàng theo từng đối tƣợng khách hàng là hết sức phức tạp, địi hỏi phải có sự tổ chức khoa học và hợp lý. Hiện nay Công ty đã tiến hành theo dõi tình hình trả nợ của khách hàng thông qua các sổ chi tiết, sổ tổng hợp công nợ phải thu. Tuy vậy những sổ này chƣa thực sự có tác dụng trực tiếp đối với cơng tác kế tốn quản trị vì mới chỉ phản ánh đƣợc tình hình trả nợ thực tại của khách hàng với Công ty mà chƣa nêu đƣợc kế hoạch trả nợ cụ thể của khách hàng để trên cơ sở đó Cơng ty lập kế hoạch thanh tốn với nhà cung cấp, mở rộng quy mô hoạt động kinh doanh, góp phần ổn định tình hình tài chính của Cơng ty.
Trong hoạt động kinh doanh của Cơng ty có những khoản phải thu mà ngƣời nợ khó hoặc khơng có khẳ năng trả nợ nhƣng Công ty vẫn chƣa thực hiện việc lập dự phịng phải thu khó địi. Vì vậy để đề phịng việc thất thu khi khách hàng khơng có khả năng thanh tốn, hạn chế những đột biến về kết quả kinh doanh trong một kỳ kế tốn Cơng ty nên lập dự phịng phải thu khó địi.
90
* Biện pháp 8: Về việc hạch tốn chi phí kinh doanh và doanh thu bán hàng:
Để kiểm soát tốt và đƣa ra các chính sách kinh doanh phù hợp cho nhà quản lý chế độ kế toán đã quy định việc hạch tốn chi phí kinh doanh phải chi tiết cho từng khoản mục chi phí (tùy theo đặc điểm kinh doanh) và hạch toán doanh thu bán hàng phải chi tiết cho từng loại hàng hóa, dịch vụ. Do đó, Cơng ty nên hạch tốn riêng chi phí bán hàng (6421) và chi phí quản lý doanh nghiệp (6422) từ đó tạo thuận lợi cho nhà quản lý quản lý chi phí và đề ra chiến lƣợc kinh doanh phù hợp, kịp thời. Đối với doanh thu bán hàng Cơng ty nên hạch tốn chi tiết cho từng loại hàng hóa để có thể xác định đƣợc doanh thu của từng loại hàng hóa từ đó ngƣời quản lý đƣa ra các chính sách thúc đẩy tiêu thụ đối với từng loại hàng hóa.
91
KẾT LUẬN
Hiệu quả sản xuất kinh doanh là một trong những mục tiêu mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng mong muốn đạt đƣợc ở mức cao nhất. Vì vậy, mỗi doanh nghiệp đều cần tổ chức bộ máy quản lý phù hợp với hình thức và đặc điểm sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp mình. Hạch tốn kế tốn là cơng cụ không thể thiếu của mỗi đơn vị kinh doanh, công tác này giúp nhà quản lý nắm bắt đƣợc tình hình tài chính cũng nhƣ hiệu quả kinh doanh của đơn vị mình trong một giai đoạn nào đó.
Với thời gian ra đời và phát triển chƣa lâu nhƣng Công ty TNHH T & L đã đạt đƣợc những kết quả nhất định đóng góp vào sự phát triển chung của kinh tế tỉnh Khánh Hòa và của cả nƣớc.
Qua thời gian thực tập tại Công ty với đề tài: “Hồn thiện cơng tác tổ chức
kế toán doanh thu tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh tai Công ty TNHH T & L”, đến nay em đã hồn thành q trình nghiên cứu, tìm hiểu và đạt đƣợc
những kết quả sau:
+ Hệ thống hóa các vấn đề lý luận về cơng tác tổ chức hạch tốn doanh thu tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh.
+ Thơng qua việc tìm hiểu thực trạng công tác hạch tốn kế tốn của Cơng ty đã thấy đƣợc những ƣu điểm, nhƣợc điểm trong các phần hành liên quan. Qua các báo cáo kế tốn có thể phân tích và nhận thấy đƣợc tình hình tài chính của Cơng ty, từ đó chỉ ra một số điểm mạnh, điểm yếu chính của Cơng ty.
+ Trên cơ sở nhận thấy các điểm mạnh, điểm yếu của Công ty để đề ra một số biện pháp góp phần vào sự hồn thiện của hệ thống kế tốn nói riêng và sự ổn định phát triển hoạt động kinh doanh của tồn Cơng ty nói chung.
Qua thời gian thực tập tại Công ty TNHH T & L, em đã có dịp vận dụng những kiến thức đã đƣợc học vào thực tế công việc. Mặc dù kiến thức và kinh nghiệm của bản thân còn hạn hẹp song qua tìm hiểu về cơng tác kế tốn trong Cơng ty, em đã hiểu rõ hơn về cơng tác tổ chức kế tốn đặc biệt là cơng tác kế tốn doanh thu tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh của Cơng ty. Qua đó em đã học đƣợc rất nhiều kiến thức và kinh nghiệm thực tế trong cơng tác kế tốn.
92
Do thời gian học tập và kiến thức còn hạn chế nên bài báo cáo khơng tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong nhận đƣợc sự đóng góp ý kiến của q thầy cơ, Ban lãnh đạo và các anh chị trong Cơng ty đặc biệt là phịng kế toán. Qua đây, em xin chân thành cảm ơn thầy Hoàng Văn Huy, các thầy cô giáo trong khoa Kinh tế, các anh chị trong Cơng ty TNHH T & L đã tận tình hƣớng dẫn em hồn thành bài báo cáo này. Em kính chúc các thầy cô, các anh chị trong Công ty sức khỏe và hạnh phúc, Công ty TNHH T & L ngày càng hƣng thịnh, bền vững.
Nha Trang, ngày 25 tháng 06 năm 2010
Sinh viên
93
TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Phạm Xuân Lực – Nguyễn Văn Nhiệm, Hạch toán kế toán doanh nghiệp vừa và nhỏ, Nhà xuất bản tài chính Hà Nội, 1998;
2. TS.Phan Đức Dũng, Kế tốn tài chính (Đại học Quốc gia TP.HCM – Khoa kinh tế), Nhà xuất bản thống kê, 2007;
3. Bộ tài chính, Chế độ kế tốn doanh nghiệp vừa và nhỏ, Nhà xuất bản thống kê, 2007;
4. TS.Hà Thị Ngọc Hà – TS.Mai Thị Hoàng Minh – Ths.Lê Thị Tuyết Nhung, 261 sơ đồ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa, Nhà xuất bản Lao động – xã hội;
5. Bộ mơn kế tốn, Bài giảng Kế tốn tài chính 1 & 2, Trƣờng đại học Nha Trang, 2007;
6. Bộ mơn kế tốn, Tổ chức hạch toán kế toán, Trƣờng đại học Nha Trang, 2008; 7. Tài liệu nội bộ của Công ty TNHH T & L; Luận văn tốt nghiệp của sinh viên Lê Thị Quang Tuyên, 2008;
8. Một số website: tailieu.vn, ketoantruong.com.vn… 133