STT TÊN SỔ MẪU SỔ
1 Chứng từ ghi sổ S02a-DNN
2 Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ S02b-DNN
3 Sổ cái (chứng từ ghi sổ) S02c1-DNN
4 Bảng cân đối số phát sinh S04-DNN
5 Sổ quỹ tiền mặt S05a-DNN
6 Sổ tiền gửi ngân hàng S06-DNN
7 Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa S07-DNN
8 Sổ kho S09-DNN
9 Sổ tài sản cố định S10-DNN
10 Sổ chi tiết thanh toán với ngƣời mua (ngƣời bán) S13-DNN
11 Sổ chi tiết tiền vay S16-DNN
12 Sổ chi tiết bán hàng S17-DNN
13 Sổ chi tiết thuế GTGT đƣợc hoàn lại S27-DNN
49
Nhận xét:
Đáp ứng với sự phát triển của Công ty trong điều kiện số lƣợng nhân viên kế tốn ít và u cầu cung cấp thơng tin chính xác, kịp thời cho nhà quản trị doanh nghiệp, Công ty đã tổ chức cơng tác kế tốn trên máy vi tính và áp dụng phần mềm Excel kế tốn với hình thức kế tốn “Chứng từ ghi sổ”. Hệ thống sổ sách cho việc quản lý theo dõi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, số liệu kế toán và chứng từ luân chuyển trong Công ty rất phù hợp với hoạt động của Công ty và tuân thủ theo quy định của Bộ tài chính.
2.2.5. Tìm hiểu về thực trạng cơng tác kế tốn doanh thu tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty:
Do đặc điểm hoạt động tập trung của Công ty trên địa bàn tỉnh với quy mô nhỏ và số lƣợng, chủng loại các mặt hàng kinh doanh khá ổn định, nên công tác kế tốn của Cơng ty tƣơng đối đơn giản. Các nhân viên và kế toán viên thực hiện các cơng việc đƣợc giao, kế tốn viên theo dõi tổng hợp số liệu, lập báo cáo định kỳ; kế tốn trƣởng hƣớng dẫn, kiểm tra, theo dõi cơng tác kế tốn của Cơng ty.
2.2.5.1. Các nhân tố ảnh hƣởng cơng tác kế tốn doanh thu tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh
a) Trang thiết bị phục vụ cơng tác kế tốn:
Phịng kế tốn đƣợc trang bị những trang thiết bị, máy móc để phục vụ tốt nhất cho cơng tác kế tốn: Phịng đƣợc trang bị thiết bị điều hòa nhiệt độ để đảm bảo mơi trƣờng làm việc hiệu quả; các kế tốn viên đƣợc trang bị máy vi tính để lƣu trữ dữ liệu và thực hiện các thao tác kế tốn đƣợc nhanh gọn hơn, các máy tính này đƣợc kết nối với máy chủ của Giám đốc, và máy của Kế tốn trƣởng ngồi ra các máy này đƣợc kết nối Internet để kịp thời cập nhật các thông tin cần thiết về giá cả thị trƣờng…; phòng còn đƣợc trang bi máy in, máy photo, máy fax để phục vụ cho công tác sao chép tài liệu cung cấp kịp thời khi có yêu cầu.
b) Đặc điểm tổ chức:
Công tác tổ chức kế tốn của Cơng ty đƣợc tổ chức theo hình thức kế tốn tập trung. Theo hình thức kế tốn này, tất cả các cơng việc xử lý thơng tin kế tốn
50
trong toàn Cơng ty đều đƣợc tập trung tại phịng kế tốn. Công việc ghi chép ban đầu do các bộ phận có liên quan thực hiện. Hình thức này có ƣu điểm là đảm bảo đƣợc sự tập trung, thống nhất và chặt chẽ trong việc chỉ đạo công tác kế toán cộng với đặc điểm của Cơng ty cho nên hình thức kế tốn này rất phù hợp với cơng tác kế tốn của Cơng ty, giúp Công ty kiểm tra, chỉ đạo kinh doanh kịp thời, hiệu quả, chun mơn hóa nhân viên.
2.2.5.2. Kế tốn hàng hóa mua vào:
Hoạt động kinh doanh của Cơng ty là mua bán hàng hóa nên cơng tác kế tốn về việc thu mua hàng hóa có vai trị rất quan trọng trong Cơng ty. Hiện nay Công ty đang kinh doanh các mặt hàng nội thất, văn phòng cao cấp phục vụ cho nhu cầu tiêu dùng của thị trƣờng thành phố Nha Trang và các khu vực lân cận. Các mặt hàng chủ yếu của Cơng ty là: bàn phịng họp; bàn lãnh đạo- trƣởng phòng; tủ lãnh đạo- tủ di động; ghế da cao cấp; sofa cao cấp; vách ngăn văn phịng; bàn làm việc văn phịng; bàn vi tính; bàn máy tính; tủ tài liệu văn phịng; tủ sắt- tủ Locker; giá lƣu trữ hồ sơ; két sắt- két bạc; ghế văn phòng, ghế phòng họp, ghế hội trƣờng, ghế cơng cộng; bộ bàn ghế phịng ăn; giƣờng ngủ; các sản phẩm trƣờng học…
Việc theo dõi, quản lý, tổ chức hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến các loại hàng hóa của Cơng ty đều tn thủ theo chuẩn mực kế toán hiện hành và áp dụng thống nhất cho tồn Cơng ty, cho tất cả các loại hàng hóa nhƣng hạch tốn riêng từng loại khơng gộp chung để tính.
a) Phƣơng pháp tính giá hàng hóa:
+ Giá nhập kho hàng hóa: Cơng ty chỉ kinh doanh các mặt hàng trong nƣớc vì
vậy giá nhập kho đƣợc tính theo giá thực tế bao gồm giá trị hàng hóa mua vào và chi phí mua hàng nhƣ chi phí vận chuyển, bốc dỡ…
Cơng thức tính giá nhập kho hàng hóa:
Đơn giá nhập
kho
Giá mua + Chi phí mua (nếu có) Số lƣợng hàng nhập kho =
51
+ Giá xuất kho hàng hóa:
Các mặt hàng chủ yếu của Cơng ty là hàng trang trí nội thất, văn phịng cao cấp nên thời gian bảo quản dài. Do đặc điểm của sảm phẩm nên Cơng ty lựa chọn xuất kho theo phƣơng pháp bình qn gia quyền liên hồn. Theo phƣơng pháp này thì sau mỗi lần nhập kho hàng hóa giá xuất kho đƣợc tính tốn lại giá xuất kho mới chính bằng tổng giá trị của hàng hóa tồn kho trƣớc lần nhập sau cùng và giá trị hàng nhập sau cùng chia cho tổng số lƣợng bao gồm lƣợng hàng tồn và lƣợng hàng nhập.
b) Kế toán chi tiết hàng hóa:
Kế tốn chi tiết hàng hóa ở Cơng ty đƣợc áp dụng theo phƣơng pháp thẻ song song.
Thủ kho: Sử dụng sổ kho để ghi chép việc nhập xuất tồn kho hàng hóa theo số
lƣợng hàng hóa.
Hàng ngày, khi nhận đƣợc các chứng từ kế tốn về nhập, xuất hàng hóa, thủ kho kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý của các chứng từ này rồi ghi số lƣợng thực tế của hàng hóa nhập xuất vào chứng từ. Sau đó xếp chứng từ theo từng loại riêng biệt, đồng thời căn cứ váo chứng từ này thủ kho ghi số lƣợng hàng hóa nhập xuất vào sổ kho. Mỗi chứng từ ghi một dòng, mỗi ngày thủ kho ghi số tồn kho vào sổ kho.
Kế tốn: Sử dụng sổ chi tiết hàng hóa ghi chép cả số lƣợng, khối lƣợng lẫn giá trị
của hàng hoán nhập xuất tồn. Sổ kế toán chi tiết đƣợc mở tƣơng ứng với thẻ kho cho từng loại hàng hóa. Cuối tháng, số lƣợng hàng hóa ở sổ kế toán chi tiết đƣợc dùng để đối chiếu số liệu kiểm kê thực tế. Nếu chênh lệch phát sinh thì phải kiểm tra xác minh và điều chỉnh theo chế độ quy định.
c) Kế tốn tổng hợp hàng hóa: - Chứng từ sử dụng:
+ Phiếu nhập kho: xác nhận số lƣợng hàng hóa nhập kho do kế tốn kho lập.
+ Phiếu xuất kho: theo dõi số lƣợng hàng hóa xuất kho, làm căn cứ để hạch toán giá vốn hàng bán do kế toán kho lập.
52
Công ty sử dụng tài khoản 156 để theo dõi chung cho tất cả các tài khoản chi phi phát sinh liên quan đến quá trình mua hàng và giá trị hàng mua, không theo dõi chi tiết cho giá trị hàng mua và chi phí mua hàng.
- Quy trình luân chuyển chứng từ:
+ Đối với kế tốn hàng hóa:
Phịng kế hoạch- kinh doanh
Kế tốn kho, kế tốn tổng
hợp Thủ kho
Băt đầu
Kho Yêu cầu
Đơn đặt hàng Bảng giá Nhà cung cấp Xét duyệt, lựa chọn NCC Yêu cầu Đơn đặt hàng Hợp đồng 1 Hợp đồng 2 Nhà cung cấp N Nhận hàng hóa, kiểm tra,
đối chiếu chứng từ Hóa đơn Lập phiếu nhập kho Phiếu nhập kho 1 Phiếu nhập kho 2 Xử lý, ghi sổ SCT 156 Sổ cái 156, 111, 112, 331... Kế toán kho Kế toán tổng hợp Phiếu nhập kho 1 N Kiểm tra, ký duyệt PNK Phiếu nhập kho 1 Phiếu nhập kho 2 Ghi vào sổ kho Sổ kho Phiếu nhập kho 1 Phiếu nhập kho 2 N Bảng kê hàng hóa
53
Căn cứ vào kế hoạch kinh doanh và báo cáo kiểm kê hàng hóa từ kho chuyển lên, phòng kế hoạch kinh doanh sẽ gửi đơn đặt hàng và yêu cầu phẩm chất kỹ thuật cho các nhà cung cấp, các nhà cung cấp sẽ gửi bảng báo giá đến, trên cơ sở của yêu cầu chất lƣợng kỹ thuật và bảng báo giá phòng kinh doanh lập hợp đồng mua hàng (gồm hai bản- mỗi bên giữ một bản) với nhà cung cấp. Sau khi thỏa thuận ký kết hợp đồng, nhà cung cấp sẽ chuyển hàng hóa đến, theo hợp đồng mua và yêu cầu chất lƣợng hàng hóa kế tốn kho sẽ tiến hành kiểm tra, nếu đúng thì tiến hành nhận hàng và lập chứng từ nhập kho. Kế tốn căn cứ vào Hóa đơn GTGT, bảng kê hàng hóa dịch vụ do ngƣời bán cung cấp…lập Phiếu nhập kho gồm hai liên, sau đó chuyển giao chứng từ cho thủ kho. Căn cứ theo bộ chứng từ gốc thủ kho ghi vào sổ kho, ghi số lƣợng thực nhập, và lƣu một liên của Phiếu nhập kho. Liên còn lại của Phiếu nhập kho chuyển lại cho kế toán kho xử lý và ghi vào sổ chi tiết tài khoản 156. Sau khi đã đƣợc dùng làm căn cứ ghi sổ, Phiếu nhập kho chuyển sang cho kế toán tổng hợp lập các chứng từ ghi sổ và phản ánh vào sổ cái các tài khoản 156, 111, 112, 331, các tài khoản liên quan…và lƣu tại đây.
+ Giá vốn hàng bán:
Công ty áp dụng phƣơng pháp bình qn gia quyền liên hồn để tính giá xuất kho hàng hóa, nên hàng ngày khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kế tốn sẽ căn cứ vào Hóa đơn GTGT, Phiếu xuất kho, Phiếu giao hàng để tổng hợp số liệu, đây là căn cứ để xác định và tập hợp chi phí xác định kết quả kinh doanh cuối kỳ cho Công ty.
Hàng ngày, khi có yêu cầu mua hàng của khách hàng gọi đến bằng điện thoại hoặc đƣợc gửi đến bằng văn bản, kế toán kho cùng thủ kho kiểm tra số lƣợng hàng tồn kho cùng với kế toán trƣởng đƣa ra quyết định bán hàng. Sau khi yêu cầu mua hàng đã đƣợc chấp nhận kế toán bán hàng sẽ lập Phiếu giao hàng gồm hai liên và ba liên Hóa đơn GTGT. Căn cứ vào các chứng từ bán hàng kế toán kho viết Phiếu xuất kho gồm hai liên chuyển cho thủ kho làm căn cứ xuất kho và ký nhận vào phiếu. Sau đó thủ kho sẽ căn cứ vào các Phiếu xuất kho để ghi vào sổ kho và lƣu một liên của phiếu xuất kho. Liên còn lại của Phiếu xuất kho đƣợc dùng làm căn
54
cứ ghi sổ chi tiết của kế toán kho và lập các chứng từ ghi sổ đồng thời ghi sổ cái các tài khoản 156, 632, 111, 112, 131, 511, 333, các tài khoản liên quan khác…Sau đó lƣu Phiếu xuất kho tại đây.
Kế toán bán hàng Kế toán kho, kế toán tổng hợp Thủ kho
Bắt đầu Khách hàng Yêu cầu mua hàng được chấp nhận Lập phiếu giao hàng, Hóa đơn Phiếu giao hàng 1 Phiếu giao hàng 2 Hóa đơn GTGT 1 Hóa đơn GTGT 2 Hóa đơn GTGT 3 Khách hàng Lập phiếu xuất kho
Phiếu xuất kho 1
Phiếu xuất kho 2
Xuất kho, ký phiếu xuất kho
Phiếu xuất kho 1
Phiếu xuất kho 2
Ghi sổ kho
Sổ kho
Phiếu xuất kho 1
Phiếu xuất kho 2 Xử lý, ghi sổ SCT 156 Sổ cái 156, 632, 111, 112, 131, 511... Phiếu xuất kho
1
Kế toán tổng hợp
Kế toán kho N
N