Chứng từ kế toán ở kho Chứng từ kế toán ở bộ phận bán hàng Phịng kế tốn Chứng từ kế tốn ở bộ phận, phịng ban
42
Theo hình thức kế tốn đang áp dụng này, tất cả các công việc xử lý thông tin kế tốn trong tồn Công ty nhƣ: phân loại chứng từ, kiểm tra chứng từ ban đầu, định khoản kế toán, ghi sổ chi tiết và tổng hợp, xác định kết quả kinh doanh, lập các báo cáo tài chính… đều đƣợc thực hiện tập trung tại phịng kế tốn. Các bộ phận liên quan chỉ tổ chức khâu ghi chép ban đầu cần thiết phục vụ cho sự chỉ đạo của ngƣời phụ trách đơn vị.
Xuất phát từ đặc điểm kinh doanh của Cơng ty, là một Cơng ty có quy mơ nhỏ, phạm vi hoạt động tƣơng đối tập trung trên địa bàn thành phố Nha Trang, bên cạnh đó hình thức áp dụng này có ƣu điểm là đảm bảo sự tập trung, chỉ đạo kinh doanh kịp thời, hiệu quả, chun mơn hóa cán bộ, giảm nhẹ biên chế… cho nên mơ hình kế tốn này rất thích hợp với Cơng ty.
2.2.2.2. Hình thức kế tốn áp dụng tại Cơng ty:
Xuất phát từ thực tế của Cơng ty – là Cơng ty có quy mơ nhỏ nên Cơng ty quyết định lựa chọn hình thức kế tốn Chứng từ ghi sổ: hình thức này tƣơng đối đơn giản và có ý nghĩa cung cấp thơng tin tổng hợp.
43
Chú thích:
Ghi hàng ngày: Ghi cuối tháng: Đối chiếu, kiểm tra:
Sơ đồ: 2.04: Hình thức kế tốn chứng từ ghi sổ. Trình tự ghi sổ:
Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ kế toán đã đƣợc kiểm tra, đƣợc dùng làm căn cứ ghi sổ, kế toán lập Chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào Chứng từ ghi sổ để vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ sau đó đƣợc dùng để ghi vào Sổ cái. Các chứng từ kế toán sau khi làm căn cứ lập Chứng từ ghi sổ đƣợc dùng để ghi vào sổ, thẻ chi tiết có liên quan.
Cuối tháng, kế tốn khóa sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong tháng trên Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, tính ra tổng số phát sinh Nợ, tổng số phát sinh Có và số dƣ của từng tài khoản trên Sổ cái. Căn cứ vào Sổ cái lập bảng cân đối số phát sinh.
Chứng từ kế toán Sổ quỹ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Bảng tổng hợp Sổ, thẻ kế tốn
Báo cáo tài chính Bảng cân đối
phát sinh Sổ cái Chứng từ ghi sổ
44
Sau khi đối chiếu khớp đúng số liệu trên Sổ cái và Bảng tổng hợp chi tiết (đƣợc lập từ các sổ, thẻ chi tiết) đƣợc dùng để lập Báo cáo tài chính.
2.2.3. Tổ chức hệ thống tài khoản kế tốn áp dụng tại Cơng ty:
Công ty TNHH T & L đang áp dụng hệ thống tài khoản kế toán theo quyết định 48/2006/QĐ- BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trƣởng Bộ Tài chính, trong đó lƣợc bỏ bớt những tài khoản Cơng ty không sử dụng đến.
Bảng 2.02:
DANH MỤC HỆ THỐNG TÀI KHOẢN KẾ TỐN ĐƢỢC SỬ DỤNG TRONG CƠNG TY TNHH T & L
STT Số hiệu tài khoản
Tên tài khoản Ghi chú
Cấp 1 Cấp 2
1 2 3 4 5
LOẠI TÀI KHOẢN 1 TÀI SẢN NGẮN HẠN
01 111 Tiền mặt
02 112 Tiền gửi Ngân hàng Theo từng Ngân hàng
03 121 Đầu tƣ tài chính ngắn hạn
04 131 Phải thu của khách hàng Theo từng khách hàng
05 133 Thuế GTGT đƣợc khấu trừ
1331 Thuế GTGT đƣợc khấu trừ của hàng hóa, dịch vụ 1332 Thuế GTGT đƣợc khấu trừ của TSCĐ
06 138 Phải thu khác
1381 Tài sản thiếu chờ xử lý 1388 Phải thu khác
07 141 Tạm ứng Theo từng đối tƣợng
08 142 Chi phí trả trƣớc ngắn hạn
09 152 Nguyên liệu, vật liệu Theo yêu cầu quản lý
10 153 Công cụ dụng cụ Theo yêu cầu quản lý
11 154 Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang Theo yêu cầu quản lý
12 155 Thành phẩm Theo yêu cầu quản lý
13 156 Hàng hóa Theo yêu cầu quản lý
14 157 Hàng gửi đi bán Theo yêu cầu quản lý
15 159 Các khoản dự phòng
1591 Dự phòng giảm giá đầu tƣ tài chính 1592 Dự phịng phải thu khó địi
1593 Dự phòng giảm giá hàng tồn kho
45
TÀI SẢN DÀI HẠN
16 211 Tài sản cố định
2111 Tài sản cố định hữu hình 2112 Tài sản cố định thuê tài chính 2113 Tài sản cố định vơ hình
17 214 Hao mòn tài sản cố định
18 217 Bất động sản đầu tƣ
19 221 Đầu tƣ tài chính dài hạn
2212 Vốn góp liên doanh
2213 Đầu tƣ vào công ty liên kết 2218 Đầu tƣ tài chính dài hạn khác
20 229 Dự phịng giảm giá đầu tƣ tài chính dài hạn
21 241 Xây dựng cơ bản dở dang
22 242 Chi phí trả trƣớc dài hạn
23 244 Ký quỹ, ký cƣợc dài hạn
LOẠI TÀI KHOẢN 3 NỢ PHẢI TRẢ
24 311 Vay ngắn hạn
25 315 Nợ dài hạn đến hạn trả
26 331 Phải trả cho ngƣời bán Theo từng đối tƣợng
27 333 Thuế và các khoản phải nộp nhà nƣớc
3331 Thuế GTGT phải nộp
3334 Thuế thu nhập doanh nghiệp 3335 Thuế thu nhập cá nhân 3337 Thuế nhà đất, tiền thuê đất 3338 Các loại thuế khác
3339 Phí, lệ phí và các khoản phải nộp khác
28 334 Phải trả ngƣời lao động
29 335 Chi phí phải trả
30 338 Phải trả, phải nộp khác
3381 Tài sản thừa chờ giải quyết 3382 Kinh phí cơng đồn
3383 Bảo hiểm xã hội 3384 Bảo hiểm y tế 3388 Phải trả, phải nộp khác 31 341 Vay, nợ dài hạn 3411 Vay dài hạn 3412 Nợ dài hạn 32 351 Quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm 33 352 Dự phòng phải trả
LOẠI TÀI KHOẢN 4 VÔN CHỦ SỞ HỮU
46
34 411 Nguồn vốn kinh doanh
4111 Vốn đầu tƣ của chủ sở hữu
4112 Thặng dƣ vốn cổ phần (Cty cổ phần)
4118 Vốn khác
35 413 Chênh lệch tỷ giá hối đoái
36 418 Các quỹ thuộc vốn chủ sở hữu
37 419 Cổ phiếu quỹ (Cty cổ phần)
38 421 Lợi nhuận chƣa phân phối
4211 Lợi nhuận chƣa phân phối năm trƣớc 4212 Lợi nhuận chƣa phân phối năm nay
39 431 Quỹ khen thƣởng phúc lợi
4311 Quỹ khen thƣởng 4312 Quỹ phúc lợi
LOẠI TK 5 DOANH THU
40 511 Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Theo yêu cầu quản lý
5111 Doanh thu bán hàng hóa
5112 Doanh thu bán các thành phẩm 5113 Doanh thu cung cấp dịch vụ 5118 Doanh thu khác
41 515 Doanh thu hoạt động tài chính
42 521 Các khoản giảm trừ doanh thu
5211 Chiết khấu thƣơng mại 5212 Hàng bán bị trả lại 5213 Giảm giá hàng bán
LOẠI TK 6
CHI PHÍ SẢN XUẤT, KINH DOANH
43 611 Mua hàng PP Kiểm kê định kỳ
44 631 Giá thành sản xuất PP Kiểm kê định kỳ
45 632 Giá vốn hàng bán
46 635 Chi phí tài chính
47 642 Chi phí quản lý doanh nghiệp
6421 Chi phí bán hàng
6422 Chi phí quản lý doanh nghiệp
LOẠI TK 7 THU NHẬP KHÁC
48 711 Thu nhập khác Theo từng hoạt động
LOẠI TK 8 CHI PHÍ KHÁC
49 811 Chi phí khác Theo từng hoạt động
50 821 Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp
47
XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH
51 911 Xác định kết quả kinh doanh
TÀI KHOẢN NGOÀI BẢNG
52 001 Tài sản thuê ngoài
53 002 Vật tƣ, hàng hóa nhận giữ hộ, nhận gia cơng Theo yêu cầu quản lý
54 003 Hàng hóa nhận bán hộ, nhận ký gửi, ký cƣợc
55 004 Nợ khó địi đã xử lý
Nhận xét:
Công ty sử dụng hệ thống tài khoản tƣơng đối đơn giản, phù hợp với hoạt động của Công ty, đáp ứng đƣợc yêu cầu quản lý của Công ty và phù hợp với quy định chuẩn mực kế toán.
2.2.4. Tổ chức hệ thống chứng từ, sổ sách kế tốn áp dụng tại Cơng ty: 2.2.4.1. Tổ chức hệ thống chứng từ đang áp dụng tại Công ty:
Mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều đƣợc phản ánh trên các chứng từ kế toán. Do vậy việc lựa chọn chứng từ kế toán phù hợp để ghi chép đáp ứng yêu cầu quản lý tài sản là công việc rất quan trọng.
Bảng 2.03:
DANH MỤC CHỨNG TỪ KẾ TỐN CƠNG TY ĐANG SỬ DỤNG ST
T Mã CT Tên chứng từ tiền Số Ngƣời lập/ Nơi lập Nơi bảo quản
Lao động tiền lƣơng
1 Bảng chấm công Phịng kế tốn Phịng kế tốn
2 Bảng thanh toán tiền lƣơng Phịng kế tốn Phịng kế tốn
3 Bảng kê trích nộp các khoản trích theo
lƣơng
Phịng kế tốn Phịng kế tốn
Hàng tồn kho
1 01-VT Phiếu nhập kho 2 Phòng kế tốn Phịng kế tốn
2 02-VT Phiếu xuất kho 2 Phịng kế tốn Phịng kế tốn
3 03-VT Biên bản kiểm nghiệm vật tƣ HĐ kiểm nghiệm Phịng kế tốn
4 06-VT Bảng kê mua hàng Bộ phận mua hàng Phịng kế tốn
Tiền tệ
1 01-TT Phiếu thu 2 Phịng kế tốn Phịng kế tốn
2 02-TT Phiếu chi 2 Phòng kế tốn Phịng kế tốn
3 03-TT Giấy đề nghị tạm ứng Nhân viên tạm ứng Phịng kế tốn
48
5 08a-TT Bảng kiểm kê quỹ Ban kiểm kê Phịng kế tốn
6 09-TT Bảng kê chi tiền Thủ quỹ Phịng kế tốn
Tài sản cố định
1 01-TSCĐ Biên bản giao nhận TSCĐ Hội đồng bàn giao Phịng kế tốn
2 02-TSCĐ Biên bản thanh lý TSCĐ Hội đồng thanh lý
TSCĐ Phịng kế tốn
3 06-TSCĐ Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ Phịng kế tốn Phịng kế tốn
Bán hàng
1 Hợp đồng mua bán Phịng kinh doanh Phịng kế tốn
Chứng từ ban hành theo các văn bản khác
1 Hóa đơn GTGT 3 Phịng kế tốn Phịng kế tốn
2 Hóa đơn bán hàng thơng thƣờng 2 Phịng kế tốn Phịng kế tốn
3 Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ Phịng kế tốn Phịng kế tốn
…… …………………………………… … ……………… …………….
Nhận xét:
Hệ thống danh mục chứng từ kế toán của Công ty sử dụng hợp lý, đơn giản, phù hợp với hình thức kế tốn mà doanh nghiệp áp dụng. Cơng tác tổ chức chứng từ tƣơng đối hoàn thiện, hầu hết các chứng từ đƣợc lập theo mẫu của Bộ tài chính ban hành.
2.2.4.2. Tổ chức hệ thống sổ kế tốn đang áp dụng tại Cơng ty:
Bảng 2.04: DANH MỤC SỔ KẾ TỐN CƠNG TY ĐANG SỬ DỤNG
STT TÊN SỔ MẪU SỔ
1 Chứng từ ghi sổ S02a-DNN
2 Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ S02b-DNN
3 Sổ cái (chứng từ ghi sổ) S02c1-DNN
4 Bảng cân đối số phát sinh S04-DNN
5 Sổ quỹ tiền mặt S05a-DNN
6 Sổ tiền gửi ngân hàng S06-DNN
7 Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa S07-DNN
8 Sổ kho S09-DNN
9 Sổ tài sản cố định S10-DNN
10 Sổ chi tiết thanh toán với ngƣời mua (ngƣời bán) S13-DNN
11 Sổ chi tiết tiền vay S16-DNN
12 Sổ chi tiết bán hàng S17-DNN
13 Sổ chi tiết thuế GTGT đƣợc hoàn lại S27-DNN
49
Nhận xét:
Đáp ứng với sự phát triển của Công ty trong điều kiện số lƣợng nhân viên kế tốn ít và u cầu cung cấp thơng tin chính xác, kịp thời cho nhà quản trị doanh nghiệp, Công ty đã tổ chức cơng tác kế tốn trên máy vi tính và áp dụng phần mềm Excel kế tốn với hình thức kế tốn “Chứng từ ghi sổ”. Hệ thống sổ sách cho việc quản lý theo dõi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, số liệu kế toán và chứng từ luân chuyển trong Công ty rất phù hợp với hoạt động của Công ty và tuân thủ theo quy định của Bộ tài chính.
2.2.5. Tìm hiểu về thực trạng cơng tác kế tốn doanh thu tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty:
Do đặc điểm hoạt động tập trung của Công ty trên địa bàn tỉnh với quy mô nhỏ và số lƣợng, chủng loại các mặt hàng kinh doanh khá ổn định, nên công tác kế tốn của Cơng ty tƣơng đối đơn giản. Các nhân viên và kế toán viên thực hiện các cơng việc đƣợc giao, kế tốn viên theo dõi tổng hợp số liệu, lập báo cáo định kỳ; kế tốn trƣởng hƣớng dẫn, kiểm tra, theo dõi cơng tác kế tốn của Cơng ty.
2.2.5.1. Các nhân tố ảnh hƣởng cơng tác kế tốn doanh thu tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh
a) Trang thiết bị phục vụ cơng tác kế tốn:
Phịng kế tốn đƣợc trang bị những trang thiết bị, máy móc để phục vụ tốt nhất cho cơng tác kế tốn: Phịng đƣợc trang bị thiết bị điều hòa nhiệt độ để đảm bảo mơi trƣờng làm việc hiệu quả; các kế tốn viên đƣợc trang bị máy vi tính để lƣu trữ dữ liệu và thực hiện các thao tác kế tốn đƣợc nhanh gọn hơn, các máy tính này đƣợc kết nối với máy chủ của Giám đốc, và máy của Kế tốn trƣởng ngồi ra các máy này đƣợc kết nối Internet để kịp thời cập nhật các thông tin cần thiết về giá cả thị trƣờng…; phòng còn đƣợc trang bi máy in, máy photo, máy fax để phục vụ cho công tác sao chép tài liệu cung cấp kịp thời khi có yêu cầu.
b) Đặc điểm tổ chức:
Công tác tổ chức kế tốn của Cơng ty đƣợc tổ chức theo hình thức kế tốn tập trung. Theo hình thức kế tốn này, tất cả các cơng việc xử lý thơng tin kế tốn
50
trong toàn Cơng ty đều đƣợc tập trung tại phịng kế tốn. Công việc ghi chép ban đầu do các bộ phận có liên quan thực hiện. Hình thức này có ƣu điểm là đảm bảo đƣợc sự tập trung, thống nhất và chặt chẽ trong việc chỉ đạo công tác kế toán cộng với đặc điểm của Cơng ty cho nên hình thức kế tốn này rất phù hợp với cơng tác kế tốn của Cơng ty, giúp Công ty kiểm tra, chỉ đạo kinh doanh kịp thời, hiệu quả, chun mơn hóa nhân viên.
2.2.5.2. Kế tốn hàng hóa mua vào:
Hoạt động kinh doanh của Cơng ty là mua bán hàng hóa nên cơng tác kế tốn về việc thu mua hàng hóa có vai trị rất quan trọng trong Cơng ty. Hiện nay Công ty đang kinh doanh các mặt hàng nội thất, văn phòng cao cấp phục vụ cho nhu cầu tiêu dùng của thị trƣờng thành phố Nha Trang và các khu vực lân cận. Các mặt hàng chủ yếu của Cơng ty là: bàn phịng họp; bàn lãnh đạo- trƣởng phòng; tủ lãnh đạo- tủ di động; ghế da cao cấp; sofa cao cấp; vách ngăn văn phịng; bàn làm việc văn phịng; bàn vi tính; bàn máy tính; tủ tài liệu văn phịng; tủ sắt- tủ Locker; giá lƣu trữ hồ sơ; két sắt- két bạc; ghế văn phòng, ghế phòng họp, ghế hội trƣờng, ghế cơng cộng; bộ bàn ghế phịng ăn; giƣờng ngủ; các sản phẩm trƣờng học…
Việc theo dõi, quản lý, tổ chức hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến các loại hàng hóa của Cơng ty đều tn thủ theo chuẩn mực kế toán hiện hành và áp dụng thống nhất cho tồn Cơng ty, cho tất cả các loại hàng hóa nhƣng hạch tốn riêng từng loại khơng gộp chung để tính.
a) Phƣơng pháp tính giá hàng hóa:
+ Giá nhập kho hàng hóa: Cơng ty chỉ kinh doanh các mặt hàng trong nƣớc vì
vậy giá nhập kho đƣợc tính theo giá thực tế bao gồm giá trị hàng hóa mua vào và chi phí mua hàng nhƣ chi phí vận chuyển, bốc dỡ…
Cơng thức tính giá nhập kho hàng hóa:
Đơn giá nhập
kho
Giá mua + Chi phí mua (nếu có) Số lƣợng hàng nhập kho =
51
+ Giá xuất kho hàng hóa:
Các mặt hàng chủ yếu của Cơng ty là hàng trang trí nội thất, văn phịng cao cấp nên thời gian bảo quản dài. Do đặc điểm của sảm phẩm nên Cơng ty lựa chọn xuất kho theo phƣơng pháp bình qn gia quyền liên hồn. Theo phƣơng pháp này thì sau mỗi lần nhập kho hàng hóa giá xuất kho đƣợc tính tốn lại giá xuất kho mới chính bằng tổng giá trị của hàng hóa tồn kho trƣớc lần nhập sau cùng và giá trị hàng nhập sau cùng chia cho tổng số lƣợng bao gồm lƣợng hàng tồn và lƣợng hàng nhập.