2. 3.1 Đối tượng tính giá th ành
3.3. ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC QUẢN LÝ TẠI XÍ NGHIỆP ĐÔNG LẠNH
SẢN AFIEX 3.3.1. Đặc điểm tổ chức quản lý Sơ đồ 3.1 Sơ đồ tổ chức quản lý 3.3.2. Nhiệm vụ và quyền hạn từng bộ phận Phòng tổ chức hành chánh:
Sắp xếp bố trí nhân sự hợp lý các phòng ban, cải tiến công tác hành chánh, lao
động tiền lương, công tác hậu cần, bảo vệ an ninh trật tự, bếp ăn tập thể, quản lý tốt hơn và bảo đảm các chế độ chính sách đối với người lao động. Phòng thường xuyên
Ban Giám Đốc Xí Nghiệp
P. QL Chất Lượng P. Tổ Chức Hành Chánh P. Kế Toán Tài Chính P. Kiểm Nghiệm Vi Sinh Ban Điều Hành Phân Xưởng Ban QL Chất Lượng Tổ Cơ Điện Lạnh Tổ tiếp nhận Đội 1 Fillet Đội 2 rửa cá Đội 3 sửa cá Đội 4 Fillet Tổ thành phẩm P. KH Kinh Doanh
kiểm tra công tác hành chánh, tăng cường thu tuyển lao động có năng lực, nghiệp vụ chuyên môn đáp ứng yêu cầu mở rộng sản xuất.
Phòng kế hoạch kinh doanh:
Đã được cũng cố, sắp xếp, bố trí phân công lại nhân sự, nơi làm việc thoáng
rộng. Là bộ phận đầu não quan trọng trong việc thực hiện các hợp đồng kinh tế, quan
hệ khách hàng, xử lý thông tin qua mạng, cân đối vật tư, nguyên liệu trong sản xuất.
Phòng kế toán tài vụ:
Bảo đảm nguồn vốn hoạt động sản xuất kinh doanh, có những lúc gặp khó khăn
do vốn Công ty chậm đưa về, nhưng nhìn chung công tác kế toán, tài chính, báo cáo thống kê đã đi vào nề nếp. Quản lý tốt kho quỹ, quản lý tài sản.
Phòng đã không ngừng nâng cao trình độ nghiệp vụ, kiểm tra các chế độ thanh toán đúng hạn, chứng từ thu chi rõ ràng, đầy đủ.
Phòng quản lý chất lượng:
Luôn phát huy được vai trò kiểm soát chất lượng sản phẩm, vận hành HACCP, GMP, có nhiều sáng kiến trong chế biến các hàng giá trị gia tăng, hàng nội địa tinh
chế, tạo được trên 50 mặt hàng.
Không ngừng nghiên cứu các mặt hàng mới, sớm đưa ra các qui trình để sản
xuất các mặt hàng mới cho thị trường nội địa và xuất khẩu.
3.4. TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI XÍ NGHIỆP ĐÔNG LẠNH THỦY
SẢN AFIEX
3.4.1. Tổ chức bộ máy kế toán
- Xí nghiệp hạch toán kế toán hoàn toàn. Đối với Công ty, đây là đơn vị hạch
toán kế toán phân tán: Xí nghiệp tự kiểm soát, ghi chép các loại chứng từ, định
khoản, kiểm tra chi tiết, kế toán tổng hợp đến hiệu quả sản xuất kinh doanh sau cùng trên bảng cân đối kế toán của Xí nghiệp.
- Xí nghiệp không đủ tư cách pháp nhân hạch toán độc lập nên không quan hệ
trực tiếp vay vốn, không quan hệ trực tiếp với cơ quan thuế trong quyết toán thuế.
Sơ đồ 3.2
3.4.2. Nhiệm vụ và chức năng của từng phần hành kế toán
Kế toán trưởng:
Kế toán trưởng có nhiệm vụ tổ chức công tác kế toán của đơn vị như: các sổ
cái, biểu mẫu ghi chép ban đầu của văn phòng. Đồng thời là người xử lý cuối cùng vế công tác tổng thể kế toán của các phòng ban, có trách nhiệm trong báo cáo quyết
toán của đơn vị và là người thay mặt ban giám đốc giám sát các hoạt động tài chính
theo đúng các chế độ của Nhà nước, của Xí nghiệp và của Công ty.
Kế toán tổng hợp:
Kế toán tổng hợp có trách nhiệm tổ chức kế toán các nghiệp vụ kế toán tài chính phát sinh trên các tài khoản kế toán tổng hợp, kiểm tra tính hợp lý và hợp lệ
của chứng từ kế toán, kiểm tra tính cân đối của số liệu, lập báo cáo kế toán tài chính
định kỳ, các sổ quyết toán hàng quí, cuối thàng kế toán tổng hợp tất cả các chứng từ
có liên quan kể cả tiền lương để tổng hợp và phân bổ các chi phí phát sinh hợp lý, hợp lệ trong tháng, báo cáo cho kế toán của Xí nghiệp và kế toán tổng hợp của công
ty theo dõi.
Kế toán vật tư:
Kế toán vật tư có trách nhiệm ở tài khoản chi tiết theo dõi tình hình biến động
và số liệu có của vật tư các loại, kiểm tra tình hình cung ứng và sử dụng vật tư về số lượng, chất lượng, chủng loại, qui cách, định mức tiêu hao. Tính toán giá thực tế vật tư nhập kho và xuất dùng, so sánh với giá kế hoạch.
Kế toán giá thành:
Kế toán giá thành có trách nhiệp tập hợp các chi phí phát sinh trong kỳ, dựa trên định mức đã định trước để tính giá thành sản xuất của các loại sản phẩm chính
và sản phẩm phụ.
Thủ quỹ:
Thủ quỹ có chức năng theo dõi tình hình biến động về số liệu tiền mặt (bằng đồng Việt Nam và ngoại tệ các loại), có trách nhiệm thu chi tiền mặt qua quỹ của Xí
nghiệp.
Kế toán tài sản cố định và xây dựng cơ bản:
Kế toán trưởng
KT. Tổng hợp KT. Vật tư Thủ quỹ KT TSCĐ &
XDCB
KT Công nợ KT Tiền mặt KT Kho
KT. Giá thành
Kế toán tài sản cố định và xây dựng cơ bản có trách nhiệm quản lý tình hình biến động về tài sản cố định, tình hình hao mòn và trích khấu hao, kiểm tra tình hình thanh toán và thu hồi các khoản nợ của Xí nghiệp, tình hình tăng, giảm và khấu hao
tài sản cố định.
Kế toán công nợ:
Kế toán công nợ có trách nhiệm mở các tài khoản chi tiết theo dõi tình hình biến động các khoản, công nợ bên trong và bên ngoài của Xí nghiệp theo từng đối tượng.
Kế toán tiền mặt:
Kế toán tiền mặt quản lý các khoản chi tiết theo dõi tình hình biến động liên quan tới đồng Việt Nam và ngoại tệ các loại, ngân phiếu, thanh toán các chứng chỉ có giá mà công ty đang quản lý, kiểm tra tình hình thu chi vốn bằng tiền.
3.4.3. Hình thức kế toán được áp dụng tại Xí nghiệp
Xí nghiệp đông lạnh thủy sản AFIEX có qui mô tương đối lớn, trong thực tế
luôn có nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh phong phú và đa dạng. Đội ngũ kế toán có
trình độ nghiệp vụ chuyên môn tương đối đồng đều. Do đó, xuất phát từ công tác kế
toán kết hợp với yêu cầu quản lý mà hình thức “Chứng từ ghi sổ” đã được Xí nghiệp
lựa chọn áp dụng. Xí nghiệp thực hiện công tác kế toán trên máy theo các phần mềm
viết riêng, do vậy trình tự hạch toán và các loại sổ sách sử dụng có những điểm riêng. - Tất cả các hóa đơn chứng từ gốc đều tập trung một lần trên máy, sau đó số
liệu sẽ được máy tự động chuyển vào các báo cáo có liên quan. Các sổ chi tiết, sổ cái đều được tập hợp chứng từ gốc. Do vậy, đòi hỏi kế toán phải kiểm tra chứng từ trước
khi nhập số liệu vào máy.
- Hệ thống tài khoản sử dụng tại Xí nghiệp được cài đặt sẵn trên máy, chi tiết
cho từng tài khoản chi tiết.
- Chương trình kế toán được thiết kế các phần hành kế toán với nhau. Do vậy,
các kế toán viên được phân công phụ trách một công việc cụ thể nhằm tránh trùng số
liệu khi nhập vào máy, các bộ phận kế toán có liên quan với nhau một cách chặt chẽ
trong quá trình hạch toán nếu một bộ phận kế toán chậm trể thì cả bộ phận kế toán sẽ
bị ảnh hưởng theo.
Trình tự ghi sổ như sau:
- Đối với tiền mặt: hằng ngày căn cứ vào chứng từ gốc kế toán thanh toán ghi
vào sổ quĩ đồng thời nhập số liệu vào máy để in ra bảng kê chứng từ gốc và chứng từ
ghi sổ. Đó là cơ sở để ghi vào sổ cái và in ra sổ cái hàng tháng (công việc này do máy tính thực hiện theo chương trình đã có sẵn).
- Đối với kế toán vật tư hàng hóa: kế toán vật tư sẽ nhập số liệu vào máy để lên bảng kê chứng từ gốc và lập chứng từ ghi sổ. Kế toán vật tư từ cơ sở là chứng từ ghi
sổ nhập số liệu vào máy để làm thành sổ cái.
- Trong quá trình ghi chép và nhập các số liệu, các số liệu đã được kiểm tra đối
chiếu tổng số phát sinh và số dư của các tài khoản chi tiết trong bảng tổng hợp chi
tiết số phát sinh với những số liệu tương ứng trong sổ cái để lập bảng cân đối số phát
Từ bảng cân đối số phát sinh và bảng tổng hợp chi tiết để lập ra bảng cân đối kế
toán và báo cáo tài chính khác. (Các công việc lập bảng cân đối số phát sinh và các
báo cáo tài chính khác được thực hiện bởi máy tính).
- Niên độ kế toán: bắt đầu ngày 01 tháng 01 và kết thúc ngày 31 tháng 12 hàng
năm.
- Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán: tiền đồng Việt Nam.
- Hình thức sổ kế toán áp dụng: chứng từ ghi sổ và máy vi tính.
- Nguyên tắc đánh giá tài sản cố định: theo nguyên giá và giá trị còn lại.
- Nguyên tắc đánh giá hàng tồn kho: theo giá gốc.
- Phương pháp xác định giá trị hàng tồn kho cuối kỳ: bình quân cả kỳ (tháng).
- Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: kê khai thường xuyên. - Xí nghiệp tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ.
Sơ đồ 3.3
Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán hình thức “Chứng từ ghi sổ”
Chứng từ gốc Bảng tổng hợp chứng từ gốc Chứng từ ghi sổ Sổ cái Bảng cân đối số phát sinh
Báo cáo tài chính
Sổ, thẻ kế toán chi tiết Sổ quỹ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Bảng tổng hợp chi tiết
Ghi chú:
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng
Quan hệ đối chiếu
3.5. KHÁI QUÁT KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH TẠI XÍ NGHIỆP
TRONG NHỮNG NĂM QUA
Bảng 3.1
Bảng Kết Quả Hoạt Động Kinh Doanh Của Công Ty AFIEX
Cty XNK NSTP An Giang
XN Đông Lạnh Thủy Sản AFIEX
Kết Quả Hoạt Động Kinh Doanh
ĐVT: đồng
CHỈ TIÊU Năm 2005 Năm 2006
+Doanh thu BH và CCDV +Các khoản giảm trừ
1/ Doanh thu thuần
2/ Giá vốn hàng bán 3/ Lợi nhuận gộp
4/ Doanh thu tài chính 5/ Chi phí tài chính -Trong đó: Chi phí lãi vay 6/ Chi phí bán hàng 175.276.045.363 5.615.693.872 169.660.351.491 141.071.129.093 28.589.222.398 396.244.523 6.306.055.823 22.038.478.687 217.767.986.414 1.204.612.111 216.563.374.303 186.183.972.549 30.379.401.754 533.693.647 5.000.118.527 24.913.323.589
7/ Chi phí quản lý doanh nghiệp
8/ Lãi thuần từ hoạt động kinh doanh
9/ Thu nhập khác 10/ Chi phí khác 11/ Lợi nhuận khác
12/ Tổng lợi nhuận trước thuế
13/ Thuế thu nhập doanh nghiệp
14/ Lợi nhuận sau thuế
640.932.411 586.710.476 97.529.833 488.880.943 1.129.813.354 1.129.813.354 999.653.285 15.000.000 13.470.759 1.529.241 1.001.182.526 1.001.182.526
(Nguồn: Phòng kế toán XN ĐLTS AFIEX)
Qua bảng kết quả hoạt động kinh doanh trên, cho thấy Xí nghiệp luôn hoạt động có lời, tuy nhiên mức lợi nhuận không ổn định qua các năm, trong khi doanh
thu bán hàng và cung cấp dịch vụ của Xí nghiệp có xu hướng tăng thì lợi nhuận sau thuế lại có xu hướng giảm. Vì vậy, với sự biến động khó lường của thị trường tiêu thụ hiện nay thì Xí nghiệp cần cố gắng tìm các biện pháp nhằm tăng doanh số bán ra,
tìm cách quản lý tốt hơn chi phí sản xuất, tìm biện pháp hạ giá thành sản phẩm, tăng
chất lượng, tìm thị trường tiêu thụ mới đồng thời tăng cường các hoạt động tài chính và hoạt động khác để gia tăng tích lũy cho Xí nghiệp có một phương hướng phát
triển vững chắc trong tương lai. Sau đây là kim ngạch xuất khầu thủy sản của Công ty AFIEX trong năm 2005 và 2006.
Bảng 3.2
Kim ngạch xuất khẩu trực tiếp các mặt hàng chung của công ty AFIEX 2005 2006 Chỉ tiêu Giá trị (1.000USD) Tỷ trọng (%) Giá trị (1.000USD) Tỷ trọng (%) Thủy sản 7.801,68 15,22 10.486.710 21,1 Gạo 43.483,99 84,78 39.328.020 78,9 Tổng 26.325,85 100,00 49.814.730 100,00
(Nguồn: Phòng kế hoạch – Công ty AFIEX)
Qua số liệu trong bảng trên, ta có thể nhận thấy giá trị xuất khẩu thủy sản của
Công ty AFIEX trong năm 2006 đã tăng hơn so với năm 2005 và xuất khẩu thủy sản
Điều này cho thấy Công ty AFIEX luôn có các biện pháp hợp lý nhằm mở rộng thị
trường tiêu thụ sản phẩm và nâng cao chất lượng sản phẩm.
3.6. THUẬN LỢI, KHÓ KHĂN VÀ PHƯƠNG HƯỚNG PHÁT TRIỂN SẮP
TỚI
Được sự lãnh đạo và chỉ đạo của Đảng ủy và Ban Giám Đốc Công Ty, Xí
nghiệp đã ra sức phấn đấu, tổ chức các chỉ tiêu kế hoạch năm 2007 của Công Ty
Xuất Nhập Khẩu Nông Sản Thực Phẩm An Giang giao.
Trong quá trình tổ chức thực hiện Xí nghiệp đã gặp phải những khó khăn,
thuận lợi căn bản như sau:
3.6.1. Thuận lợi
- Có sự chỉ đạo thường xuyên của thường vụ Đảng ủy, Ban Giám Đốc và các phòng ban, ban nghiệp vụ của Công ty hỗ trợ.
- Được sự giúp đỡ của Sở Khoa Học Công Nghệ An Giang và SEAQIP về việc
áp dụng, tổ chức thực hiện chương trình sản xuất sạch hơn trong chế biến thủy sản.
- Thương hiệu AFIEX đã được nhiều khách hàng biết đến và đặt mua với số lượng lớn.
- Nhu cầu tiêu thụ tăng, thị trường ngày càng được mở rộng nhất lá khu vực Đông Âu, Bắc Mỹ. Tổng số đã phát triển thêm 12 khách hàng mới thuộc 07 quốc gia trong năm 2006.
- Người nuôi đã bắt đầu quan tâm đến việc không sử dụng các chất kháng sinh
bị cấm trong điều trị bệnh cá nên chất lượng nguyên liệu đầu vào ổn định hơn so với
thời điểm đầu năm 2006.
- Các giải pháp quản lý sản xuất và định mức chế biến bước đầu đã mang lại
hiệu quả, giá thành sản phẩm ngày càng cạnh tranh hơn.
3.6.2. Khó khăn
Bên cạnh những thuận lợi, Xí Nghiệp cũng có nhiều khó khăn tồn tại chủ yếu như sau:
Về thị trường:
- Cạnh tranh ngày càng gay gắt do nhiều nhà máy mới thành lập và một số Nhà máy chế biến tôm chuyển sang chế biến cá.
- Rào cản kỹ thuật của các nước nhập khẩu trong việc áp dụng các qui định
nghiêm ngặt an toàn vệ sinh thực phẩm và dư lượng các chất kháng sinh, hóa học trong điều trị bệnh cá, gây khó khăn trong thu mua, chế biến, tiêu thụ.
- Rào cản thương mại: Ảnh hưởng của thuế chống bán phá giá vào thị trường
Mỹ đã tăng từ 45,55% lên 63,88% làm cho thị phần này chỉ còn chiếm 2% (so với các năm trước đây từ 20 – 50%).
- Thị trường Châu Á và nội địa tăng chậm, giá bán không cao.
Về hoạt động sản xuất – kinh doanh:
- Giá cả, giá bán tăng chậm nhưng giá nguyên liệu đầu vào kiên tục tăng cao và kéo dài suốt cả năm 2006.
- Sức chứa kho thành phẩm chưa đáp ứng yêu cầu, phải thuê thêm kho ngoài
ảnh hưởng đến giá thành sản xuất.
- Thiết bị sản xuất chậm được thay thế, nâng cấp, ảnh hưởng đến năng suất chế
biến, phát sinh chi phí làm ngoài giờ, tăng giá thành sản xuất.
- Công nhân sản xuất bị biến động so sự cạnh tranh thu hút của các Nhà máy chế biến trong và ngoài tỉnh.
- Nguồn vốn hoạt động chủ yếu vay Ngân hàng, phát sinh chi phí trả lãi vay (ngắn hạn, trung dài hạn) cao, ảnh hưởng chi phí sản xuất kinh doanh.
3.6.3. Phương hướng nhiệm vụ năm 2007
3.6.3.1. Mục tiêu
- Tiêu thụ xuất khẩu: 4.800 tấn thành phẩm.
- Tiêu thụ nội địa:
+ Cá tra, basa đông lạnh và hàng tinh chế 640 tấn thành phẩm.
+ Phụ phẩm tươi và thông qua chế biến 13.190 tấn.
- Tổng sinh thu thuần 270.124 triệu đồng.
- Kim ngạch xuất khẩu đạt 14.016.000 USD.
- Lợi nhuận kế hoạch 1,8 tỷ đồng.
3.6.3.2. Các giải pháp chủ yếu
Giải pháp nhân sự:
- Tiếp tục tinh gọn bộ máy quản lý, thay đổi một số vị trí cốt cán không đạt yêu cầu.
- Nâng tỉ lệ lao động trực tiếp từ 79% năm 2006 lên 88%, giảm lao động gián