6. Bố cục của luận văn
3.2 Các giải pháp
3.2.1.3 Các bước thực hiện
Bộ phận kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu đóng gói sẽ là bộ phận đứng đầu và chịu trách nhiệm lãnh đạo, theo dõi, kiểm sốt và báo cáo kết quả thực hiện tồn bộ quá trình thực hiện giải pháp này.
Bước 1: Bộ phận kế hoạch nguyên liệu đóng gói cung cấp các thơng tin cho bộ
phận RS về MoQ (Minimum Order Quantity) (MoQ là số lượng ít nhất mà Unilever Việt Nam phải đặt trong một lần đặt nguyên liệu), Ordering Lead-time (thời gian cần thiết thực tế để có ngun vật liệu bao bì cho sản xuất kể từ khi đặt hàng) và Shelf-life của ngun liệu đóng gói.
Ví dụ: Mẫu thông tin về MoQ, Ordering Lead-time mà bộ phận kế hoạch nguyên liệu đóng gói cung cấp cho bộ phận RS.
Bảng 3.1: Bảng thông tin nguyên liệu đóng gói
(Nguồn: Đề xuất của tác giả)
Bước 2: Bộ phận SP, bộ phận SM và bộ phận RS họp để thống nhất với nhau
các qui định về: (i) số lượng nguyên vật liệu đóng gói đầu vào mà nhà cung cấp cần lưu giữ tại kho của họ, (ii) về các loại hàng hóa mà nhà nhập khẩu thường xuyên thay đổi nhu cầu khi họ đã xác nhận đơn đặt hàng, (iii) về các loại hàng hóa mà nhu cầu rất thấp trong khi 1 MoQ của ngun liệu bao bì đóng gói lớn hơn nhu cầu nhập khẩu rất nhiều lần cũng như (iv) lịch trình áp dụng phương thức đặt hàng mới.
Các qui định cần được thống nhất như sau:
Các loại hàng hóa mà nhu cầu rất thấp trong khi 1 MoQ của ngun liệu bao bì đóng gói lớn hơn nhu cầu nhập khẩu rất nhiều lần thì sẽ khơng áp dụng phương thức lưu giữ ngun liệu đóng gói an tồn tại nhà cung cấp.
Số lượng nhỏ nhất của các loại nguyên vật liệu đóng gói có Ordering Lead- time dài như màng co, nhãn dán, túi nhỏ, túi lớn là 1 tuần nhu cầu của nhà nhập khẩu.
Số lượng lớn nhất của các loại nguyên vật liệu này là:
- Nếu MoQ < nhu cầu 1 tuần của nhà nhập khẩu thì số lượng lớn nhất của các loại nguyên vật liệu này bằng nhu cầu trong 2 tuần của nhà nhập khẩu.
- Nếu MoQ > nhu cầu 1 tuần của nhà nhập khẩu thì số lượng lớn nhất của các loại nguyên vật liệu này bằng số lượng nhỏ nhất + 1 MoQ.
Các qui định này nhằm giảm đến mức tối đa việc tăng giá của nguyên vật liệu đóng gói mà nhà cung cấp có thể áp dụng khi mà Unilever Việt Nam yêu cầu họ phải lưu giữ một số lượng nhất định trong kho, hoặc với mức lưu giữ là 1 tuần nhu cầu hoặc 1 MoQ thì có thể nhà cung cấp sẽ khơng tăng giá bán nguyên liệu.
Bước 3: Dựa trên qui định về số lượng nguyên vật liệu đóng gói đầu vào mà
nhà cung cấp cần lưu giữ tại kho của họ cũng như dự báo nhu cầu về loại nguyên vật liệu đó mà bộ phận mua hàng sẽ tiến hành thương lượng với các nhà cung cấp về giá cả của nguyên vật liệu đóng gói đầu vào theo phương thức mới (Có thể giá mua của nguyên vật liệu đóng gói sẽ bị tăng lên do nhà cung cấp bắt buộc phải lưu giữ một lượng tồn kho nhất định theo yêu cầu của Unilever Việt Nam), đồng thời bộ phận mua hàng sẽ thông báo cho các nhà cung cấp biết về lịch trình áp dụng phương thức đặt hàng mới.
(Khi đề xuất giải pháp này thì tác giả đã phỏng vấn Chị Trần Thị Xuân Thanh ( trợ lý trưởng bộ phận mua nguyên liệu đóng gói của Unilever Việt Nam) về việc lưu giữ nguyên liệu đóng gói đầu vào theo nguyên tắc nói trên, đồng thời đề nghị Chị Thanh thương lượng với một số nhà cung cấp về giá của nguyên liệu đóng gói (bao gồm các nhà cung cấp nhãn mác, màng co, túi) khi họ phải lưu giữ một số lượng theo qui định tại bước 2 và kết quả đạt được rất khả quan. Tất cả các nhà cung cấp nhãn mác, màng co, túi đều đồng ý không tăng giá bán với lượng nguyên liệu tối thiểu phải lưu giữ nói trên, tuy nhiên, họ cũng yêu cầu Unilever Việt Nam đặt hàng và lấy hàng theo MoQ chứ không được đặt hàng theo MoQ và lấy hàng theo số lượng tùy ý . Cịn các nhà cung cấp chai nhựa thì đề nghị tăng giá bán lên 25 triệu đồng mỗi MoQ, nhưng họ lại cho phép mỗi lần lấy hàng thì Unilever Việt Nam có thể lấy theo số lượng tùy ý chứ không nhất thiết phải lấy 1 MoQ).
Bước 4: Bộ phận RS tiến hành thông báo cho tất cả các khách hàng đang nhập
khẩu sản phẩm nước xả vải từ Unilever về việc áp dụng cách thức lưu giữ nguyên vật liệu đóng gói mới, những loại hàng hóa cần thiết phải lưu giữ tồn kho nguyên liệu đóng gói an tồn, thời gian cần thiết để có ngun vật liệu bao bì cho sản xuất kể từ khi đặt hàng, cũng như những lợi thế và những bất lợi của phương thức này.
Cách tính Frozen horizon Hiện tại
Hình 3.1: Cách tính Frozen Time hiện tại cho hàng nước xả vải xuất khẩu
(Nguồn: Khảo sát thực tế tại Unilever Việt Nam)
Tuần 0 (tuần hiện tại), nhà nhập khẩu tạo đơn đặt hàng trên hệ thống cho tuần 6 (Tuần 6, Unilever Việt Nam sẽ gửi hàng cho nhà nhập khẩu) đồng thời upload dự đoán nhu cầu cho 104 tuần kể từ tuần hiện tại.
Sang tuần 1, toàn bộ đơn hàng mà nhà nhập khẩu đã tạo ra cho đến tuần 6 sẽ khơng được thay đổi vì bất cứ lý do gì.
Tại tuần 1, Unilever Việt Nam tiến hành đặt nguyên liệu đóng gói cho việc sản xuất tại tuần 5.
Đến tuần 4, các nhà cung cấp sẽ giao nguyên vật liệu đóng gói cho Unilever Việt Nam.
Unilever Việt Nam sẽ hồn tất sản xuất hàng hóa tại tuần 5.
Tuần 6, Unilever Việt Nam đóng hàng và làm thủ tục Hải Quan để gửi hàng cho nhà nhập khẩu.
Hiện tại Unilever Việt Nam không yêu cầu các nhà cung cấp lưu giữ nguyên vật liệu tồn kho an tồn, điều này có nghĩa rằng nếu như Unilever Việt Nam gửi đơn đặt hàng cho các nhà cung cấp trong tuần 1 và yêu cầu họ giao nguyên vật liệu vào tuần 2 hoặc tuần 3 thì chắc chắn họ khơng thể thực hiện được. Điều này cũng đồng nghĩa với việc tại thời điểm tuần 1 mà nhà nhập khẩu yêu cầu tăng số lượng cung cấp ở tuần 5 hoặc tuần 6 thì chắc chắn Unilever Việt Nam sẽ khơng đáp ứng được do khơng có đầy đủ nguyên vật liệu đầu vào.
Đề xuất
Hình 3.2: Cách tính Frozen Time mới cho hàng nước xả vải xuất khẩu
(Nguồn: Đề xuất của tác giả)
Tất cả cách thức đặt hàng đều giống hiện tại nhưng sẽ có 3 sự thay đổi:
Thay đổi 1: Unilever Việt Nam yêu cầu các nhà cung cấp lưu giữ một số lượng
nhất định nguyên vật liệu tồn kho an tồn. Qui định về số lượng này như đã trình bày trong bước 2.
Thay đổi 2: Thời gian cần thiết thực tế để có ngun vật liệu bao bì cho sản
xuất kể từ khi đặt hàng sẽ giảm từ 4 tuần xuống còn 3 tuần. Tức là với phương cách hiện tại, ở tuần 0, Unilever Việt Nam sẽ đặt hàng nguyên vật liệu để nhà cung cấp giao hàng trong tuần 4. Còn đối với phương thức mới này, ở tuần 0, Unilever Việt Nam sẽ đặt hàng nguyên vật liệu để nhà cung cấp giao hàng trong tuần 3. Để thực hiện được điều này thì khi Unilever Việt Nam đặt hàng, nhà cung cấp sẽ sử dụng lượng nguyên liệu tồn kho để gửi cho hàng cho Unilever Việt Nam, đồng thời, họ
lại tiếp tục sản xuất thêm một số lượng đủ để bù đắp vào số lượng vừa mới được gửi đi cho Unilever Việt Nam, đồng thời đảm bảo nguyên tắc về số lượng tối thiểu và tối đa mà họ cần phải giữ trong kho như đã nêu trên.
Thay đổi 3: Quãng thời gian frozen horizon sẽ giảm từ 6 tuần xuống 5 tuần.
Tức là tại tuần 0, các nhà nhập khẩu sẽ chỉ phải tạo đơn hàng trên hệ thống cho tuần 5 chứ không phải tuần 6 như trước đây.
Bước 5: Sau khi các khách hàng nhập khẩu đồng ý áp dụng cách thức mới, bộ
phận RS sẽ yêu cầu các khách hàng nhập khẩu chỉnh sửa lại frozen horizon trên hệ thống SAP.
Bước 6: Bộ phận kế hoạch nguyên vật liệu đóng gói bắt đầu đặt nguyên vật
liệu đầu vào theo phương thức mới.
Bước 7: Sau một quý áp dụng phương thức mới, bộ phận RS tổng hợp tất cả các yêu cầu thay đổi về nhu cầu nhập khẩu từ các nhà nhập khẩu để đánh giá khả năng đáp ứng những sự thay đổi về nhu cầu của các nhà nhập khẩu trong thời gian ngắn như thế nào, doanh thu mà các nhà nhập khẩu đạt được từ việc đáp ứng nhanh nhu cầu của Unilever Việt Nam là bao nhiêu…từ đó đánh giá kết quả đạt được và tiếp tục theo dõi trong quý tiếp theo.
Bước 8: Sau 2 quý áp dụng, bộ phận RS sẽ tổng hợp số liệu, phân tích, đánh
giá lại toàn bộ kết quả đã đạt được. Chắc chắn sẽ có một số loại hàng mà nhu cầu nhập khẩu của các nhà nhập khẩu không thay đổi hoặc thay đổi rất ít (điều này thể hiện việc nhà nhập khẩu đã dự đoán đúng nhu cầu của thị trường, hoặc nhu cầu có thể đã ổn định, hoặc bảo hịa nên ít có sự thay đổi), khi đó bộ phận RS sẽ làm việc với các nhà nhập khẩu để khẳng định lại xu hướng nhu cầu của các mặt hàng đó. Từ đó có thể giảm lượng tồn kho nguyên liệu đóng gói tại nhà cung cấp xuống còn 1 MoQ trong bất cứ trường hợp nào, hoặc đưa các hàng hóa đó ra khỏi diện cần phải lưu giữ tồn kho ngun liệu đóng gói an tồn tại nhà cung cấp, điều này sẽ tránh được các rủi ro về shelf-life và giúp cho giá nguyên liệu giảm xuống, do đó giá xuất
khẩu của hàng hóa sẽ giảm theo và góp phần tăng tính cạnh tranh cho hàng hóa tại thị trường nước nhập khẩu.