6. Bố cục của luận văn
3.2 Các giải pháp
3.2.3 Giải pháp 3: Xây dựng trung tâm phân phối ảo cho ngành hàng
xả vải xuất khẩu
3.2.3.1 Mục tiêu đề xuất giải pháp
Giải quyết dứt điểm tình trạng khơng thống nhất giữa sự ln chuyển hàng hóa trên hệ thống và sự luân chuyển hàng hóa thực tế.
Giảm bớt sự phức tạp trong việc theo dõi và làm chứng từ, thủ tục cho hàng hóa xuất khẩu của bộ phận Shipping.
Kiểm sốt tốt hơn qui trình phân phối hàng xuất khẩu nhằm nâng cao hiệu quả của hoạt động phân phối.
3.2.3.2 Nội dung của giải pháp
Để hoạt động phân phối hàng xuất khẩu đạt hiệu quả cao thì các hoạt động đóng hàng xuất khẩu, làm chứng từ trên hệ thống, đối chiếu giữa hệ thống và thực tế cũng như theo dõi tình trạng hàng hóa đạt hay khơng đạt QA cần được vận hành một cách trơn tru nhất và đơn giản hóa tất cả các khâu, các công đoạn trong qui trình phân phối. Để làm được điều đó thì tất cả hàng hóa xuất khẩu đóng hàng ngày sẽ được đưa vào một trung tâm phân phối ảo trên hệ thống, đến thời hạn cuối cùng của mỗi tuần cần làm thủ tục Hải Quan cho hàng xuất khẩu, bộ phận Shipping sẽ dựa vào kết quả QA của lô hàng, dựa vào thực tế đóng hàng từ bộ phận kho thành phẩm để đối chiếu, so sánh giữa thực tế đóng hàng và số luợng hàng đã được chuyển vào trung tâm phân phối ảo để làm thủ tục Hải Quan, đồng thời thông báo cho bộ phận kho thành phẩm làm chứng từ trên trung tâm phân phối ảo đúng theo số lượng sẽ được làm thủ tục Hải Quan xuất khẩu. Những lơ hàng nào khơng đạt QA hoặc vì bất kỳ một lý do nào đó cần phải kéo hàng quay trở lại kho thì bộ phận kho thành phẩm sẽ không được hồn tất chứng từ cho lơ hàng đó trên hệ thống mà chỉ chuyển trạng thái cho những lơ hàng đó trên trung tâm phân phối ảo và coi như lơ hàng đó chưa bao giờ được đóng hàng và vận chuyển ra khỏi nhà máy (trên thực tế thì hàng đã vận chuyển ra khỏi nhà máy và sau đó lại kéo quay trở về nhà máy), trên hệ thống thì lơ hàng vẫn nằm tại trung tâm phân phối ảo.
Bộ phận kho vận sẽ đứng đầu và chịu trách nhiệm kiểm soát, báo cáo kết quả thực hiện tồn bộ q trình thực hiện giải pháp này. Giải pháp được xem như là một dự án nhỏ trong việc xây dựng trung tâm phân phối ảo trên hệ thống cho Unilever Việt Nam.
Các qui định chung để thực hiện dự án
Bộ phận kho vận sẽ chủ trì việc lãnh đạo và kiểm sốt q trình thực hiện dự án. Các sự cố phát sinh trong quá trình thực hiện liên quan đến bộ phận nào thì các bộ phận đó tự giải quyết với nhau trước. Nếu các bộ phận khơng tìm được tiếng nói chung thì các bộ phận đó sẽ báo cáo sự cố cho bộ phận kho. Từ đó bộ phận kho sẽ mời các bộ phận liên quan họp để giải quyết với nhau trước. Trường hợp sự cố xảy ra nghiêm trọng thì bộ phận kho vận có toàn quyền triệu tập một cuộc họp bất thường yêu cầu đại diện của tất cả các bộ phân liên quan tham gia để cùng tìm ra giải pháp giải quyết sự cố.
Cứ mỗi 2 tuần thì tồn bộ đại diện của các bộ phận liên quan cùng họp thường kỳ để đánh giá tiến độ và kết quả thực hiện của từng bước cũng như giải quyết các vấn đề phát sinh (nếu có). Cuộc họp thường kỳ này chỉ kết thúc khi dự án hồn thành. Cuộc họp thường kỳ có thể được điều chỉnh một cách hợp lý sau các cuộc họp bất thường.
Bộ phận nào không hồn thành các cơng việc cần thiết theo thời gian của dự án thì phải chịu trách nhiệm hồn tồn cho việc trễ nãi đó.
Bước 1: Bộ phận kho vận sẽ tổ chức một cuộc họp với các bộ phận liên quan
như bộ phận kho thành phẩm, bộ phận Shipping, bộ phận RS, bộ phận MDM (Master Data Management), bộ phận hỗ trợ công nghệ thông tin (CNTT) và bộ phận dịch vụ khách hàng để thống nhất cách thức thực hiện cũng như lịch trình thực hiện.
Hình 3.4: Qui trình luân chuyển hàng xuất khẩu từ Việt Nam đến Thái Lan thông qua UAPL trên hệ thống SAP
(Nguồn: Tài liệu huấn luyện sử dụng SAP của Unilever Việt Nam)
Dựa trên thực tế về kho hàng ảo trên hệ thống SAP dành cho các quốc gia phải mua bán hàng hóa qua UAPL hiện tại là:
Các bước 1, 2, 3, 4 và 5 mô tả cách thức nhu cầu và đơn hàng từ các nhà nhập khẩu chuyển vào hệ thống SAP và chạy vào điểm đến cuối cùng là trung tâm phân phối của Unilever Việt Nam, cụ thể là:
Nhà nhập khẩu nhập dự đoán nhu cầu vào hệ thống theo bước 1 tại location 7510 và hệ thống sẽ tự động tính tốn ra đơn đặt hàng đề nghị bằng các thuật toán và các qui định đã được thỏa thuận giữa nhà xuất khẩu và nhà nhập khẩu
theo bước 2. Các đơn hàng này sẽ chạy vào location của nhà xuất khẩu là Unilever Việt Nam tại location V401.
Nếu nhà nhập khẩu chấp nhận đơn hàng đề nghị được tính tốn bởi hệ thống thì sẽ xác nhận đơn hàng trên hệ thống theo bước 3.
Hệ thống sẽ tự động chuyển đơn hàng đến Unilever Việt Nam tại location V401 theo các bước 4 và 5.
Khi giao hàng, Unilever Việt Nam sẽ xác nhận đơn hàng được giao theo các bước 6, 7 và 8 tại location V401.
Hệ thống sẽ tự động chuyển đơn hàng xác nhận đã giao của Unilever Việt Nam qua trung tâm nhập khẩu ảo của UAPL tại location 7U11và trung tâm nhập khẩu cuối cùng của nhà nhập khẩu theo các bước 9, 10 và 11.
Cuối cùng, khi nhà nhập khẩu nhận hàng tại kho sẽ xác nhận việc nhận hàng trên hệ thống theo bước 12 tại location của khách hàng là 7510.
Đề xuất cách thức mới như sau:
Với phương thức mới thì Unilever Việt Nam sẽ tạo ra một trung tâm phân phối ảo được đặt tên là V4010 (trung tâm phân phối ảo này sẽ là một trung tâm phụ của V401) các bước từ 1 đến 8 khơng thay đổi, tại bước 9 thì khi Unilever Việt Nam giao hàng, hệ thống vẫn tự động xác nhận việc giao hàng nhưng đơn hàng xác nhận đã giao không chạy tự động đến trung tâm nhập khẩu của UAPL (7U11) mà bị chặn lại tại trung tâm phân phối ảo của Unilever Việt Nam là V4010. Các tác vụ hàng ngày của bộ phận kho không hề bị ảnh hưởng, tức là hàng ngày, bộ phận kho vẫn đóng hàng và xác nhận việc giao hàng trên hệ thống, in hóa đơn, chứng từ lưu chuyển và giao cho 3PL bình thường. Tuy nhiên, tất cả các đơn hàng đã được xác nhận giao bởi bộ phận kho bị chặn lại tại trung tâm phân phối ảo V4010 mà không tự động chuyển đến trung tâm nhập khẩu của UAPL (7U11) hay nhà nhập khẩu (7510). Vào thời hạn cuối cùng cần thiết phải làm chứng từ và làm thủ tục Hải Quan (thông thường vào thứ 5 hoặc thứ 6 hàng tuần), bộ phận Shipping sẽ dựa trên báo
(Nguồn: Đề xuất của tác giả)
Hình 3.5: Qui trình luân chuyển mới hàng xuất khẩu từ Việt Nam đến các nước trên hệ thống SAP
cáo đóng hàng của bộ phận kho, kiểm tra tồn bộ số lượng, giá cả, tình trạng QA và mở chặn đơn hàng trên trung tâm phân phối ảo V4010 cho những đơn hàng chắc chắn sẽ được giao theo bước 10. Những đơn hàng khơng được giao vì bất cứ một lý do gì (sai giá, sai số lượng, khơng đạt QA…) sẽ vẫn bị chặn lại tại V4010. Tùy theo sự sai sót về giá cả hay số lượng mà bộ phận Shipping sẽ yêu cầu bộ phận kho chỉnh sửa lại cho đúng rồi mới mở chặn và làm thủ tục để hồn tất việc giao hàng. Sau bước này thì các bước 11, 12, 13 và 14 sẽ tương tự như bước 9, 10, 11 và 12 như trước đây.
Sau khi đã thống nhất các thức thực hiện và lịch trình thực hiện, bộ phận kho vận phải gửi email về cuộc họp với những chi tiết đã thỏa thuận cho tất cả các bộ phận liên quan.
Bước 2: Bộ phận RS gửi danh sách tất cả các loại hàng hóa nước xả vải đang
xuất khẩu hiện tại của công ty cho bộ phận MDM.
Bước 3: Bộ phận RS và bộ phận MDM thống nhất lựa chọn ra một số loại mặt
hàng để tiến hành thử nghiệm và thông báo cho tất cả các bộ phận liên quan biết về danh sách này.
Bước 4: Bộ phận MDM sẽ sao chép toàn bộ dữ liệu của các loại hàng hóa đã
được lựa chọn từ hệ thống SAP trong môi trường trực tuyến. Dựa vào những dữ liệu này, bộ phận MDM sẽ điền vào các mẫu liên quan và gửi cho bộ phận hỗ trợ CNTT.
Bước 6: Bộ phận hỗ trợ CNTT sẽ tạo đơn yêu cầu tạo ra một trung tâm phân
phối ảo V4010 và yêu cầu cài đặt dữ liệu cho các mặt hàng được chọn và gửi toàn bộ các mẫu liên quan để bộ phận hỗ trợ hệ thống SAP tại Ấn Độ để cài dữ liệu vào hệ thống trong môi trường thử nghiệm.
Bước 7: Sau khi dữ liệu của các loại hàng hóa đã được cài đặt vào hệ thống
trong mơi trường thử nghiệm thì các bộ phận liên quan sẽ tiến hành thử nghiệm có các mặt hàng đã được lựa chọn.
Bước 8: Bộ phận RS sẽ yêu cầu nhà nhập khẩu đang nhập khẩu các loại hàng
hóa đang được tiến hành thử nghiệm nhập dự đốn nhu cầu của các loại hàng hóa đó vào hệ thống cũng như cài đặt giá theo yêu cầu của bộ phận RS.
Bước 9: Sau khi hệ thống tính tốn và đề nghị đơn hàng (STR – Stock
Transport Requisition) thì nhà nhập khẩu sẽ xác nhận đơn hàng (STO – Stock Transport Order)
Bước 10: Bộ phận sản xuất tạo ra một số lượng hàng cho các loại hàng hóa
Bước 11: Bộ phận kho tiến hành xác nhận việc giao hàng trên hệ thống và cố
tình làm sai giá hoặc sai số lượng cho một số loại hàng hóa nhất định rồi gửi báo cáo giao hàng cho bộ phận Shipping nhưng không báo cho bộ phận Shipping biết về những sai sót này.
Bước 12: Hệ thống sẽ tự động chuyển đơn hàng đã giao vào trung tâm phân
phối ảo và các đơn hàng đã xác nhận giao này sẽ bị chặn lại tại trung tâm phân phối ảo.
Bước 13: Bộ phận Shipping sẽ dựa vào báo cáo giao hàng của bộ phận kho để
kiểm tra toàn bộ số lượng hàng đã giao trên trung tâm phân phối ảo. Các mặt hàng nào bị sai giá hoặc sai số lượng thì bộ phận Shipping sẽ xóa xác nhận giao hàng trên trung tâm phân phối ảo V4010 và yêu cầu bộ phận kho giao lại hàng theo đúng số lượng và giá.
Bước 14: Sau khi bộ phận kho đã giao lại hàng theo đúng số lượng và giá thì
bộ phận Shipping sẽ mở chặn cho những đơn hàng đã được giao trên trung tâm phân phối ảo V4010. Lúc này hệ thống sẽ tự động chuyển các đơn hàng đã được giao này tới trung tâm nhập khẩu của UAPL hoặc của nhà nhập khẩu
Bước 15: Nhà nhập khẩu hoàn tất nhận hàng bằng việc xác nhận đã nhận hàng
trên hệ thống.
Bước 16: Sau khi thử nghiệm thành cơng thì bộ phận MDM gửi yêu cầu đến bộ
phận hỗ trợ hệ thống SAP tại Ấn Độ để yêu cầu di chuyển toàn bộ dữ liệu của các mặt hàng thử nghiệm từ môi trường thử nghiệm sang môi trường trực tuyến cũng như gửi các mẫu dữ liệu của toàn bộ các mặt hàng nước xả vải mà Unilever Việt Nam đang xuất khẩu để cài đặt vào hệ thống trực tuyến.
Bước 17: Sau khi đã hoàn tất cài đặt dữ liệu vào hệ thống trực tuyến thì bộ
phận RS, bộ phận kế hoạch cung ứng cũng như bộ phận kho sẽ thống nhất về kế hoạch và thời gian chuyển giao, thực hiện việc giao hàng trên hệ thống theo phương thức mới sao cho không ảnh hưởng đến việc giao hàng hiện tại.
Bước 18: Hai tuần đầu tiên áp dụng phương thức mới sẽ là thời gian chăm sóc
đặc biệt (intensive care), trong đó bất cứ một sự cố phát sinh nào từ bất cứ bộ phận nào sẽ được báo cáo ngay đến bộ phận MDM và bộ phận hỗ trợ IT để giải quyết ngay lập tức.
Bước 19: Sau hai tuần áp dụng thành công, cuối cùng bộ phận kho gửi thông
báo cho các bộ phận liên quan về việc áp dụng thành cơng và chuyển giao tồn bộ qui trình giao hàng trên hệ thống theo qui trình mới cho các bộ phận liên quan đó.
3.2.3.4 Phân tích tính khả thi – hiệu quả dự kiến
Hiệu quả của giải pháp này có thể khơng thể tính chính xác được bằng tiền, nhưng nếu giải pháp được thực hiện thì chúng ta có thể thấy ngay rằng những sự cố như sai sót về giá cả, về số lượng (như đã từng xảy ra như đề cập trong chương 2) sẽ khơng cịn xảy ra nữa, mà điều này thực sự mang lại lợi ích lớn trong việc giảm thiểu việc theo dõi, kiểm tra, giải quyết sự cố khi mà sự cố xảy ra, nhất là khi bộ phận Shipping đã khai báo hải quan hay bộ phận kế toán đã khai báo doanh thu xuất khẩu cũng như khai báo thuế với cơ quan hải quan với số lượng hàng xuất khẩu bị sai hay giá xuất khẩu bị sai… Đồng thời, qui trình phân phối hàng xuất khẩu sẽ được kiểm sốt tốt hơn khi mà các tác vụ, báo cáo hàng ngày của bộ phận kho sẽ được kiểm tra chặt chẽ bởi bộ phận Shipping.
3.2.3.5 Những khó khăn, bất lợi và rủi ro khi thực hiện giải pháp
Hầu như sẽ khơng có bất lợi nào trong việc xây dựng trung tâm phân phối ảo này vì cơ bản các tác vụ thường ngày sẽ khơng có nhiều thay đổi, chỉ có bộ phận Shipping sẽ phải kiểm tra và gỡ chặn cho hàng được giao trên trung tâm phân phối ảo vào mỗi lúc trước khi làm chứng từ để khai báo hải quan. Tuy nhiên, với kinh nghiệm trong việc ứng dụng hệ thống SAP cho tồn Cơng ty vào đầu năm 2011 thì các bộ phận sẽ thấy rằng nguồn nhân lực cho việc tạo ra một trung tâm phân phối ảo trên hệ thống, rồi việc cài đặt dữ liệu và thử nghiệm sẽ thực sự là một vấn đề lớn. Các nhân viên hiện tại của các bộ phận liên quan nếu phải đảm trách luôn việc
tham gia cài đặt dữ liệu và thử nghiệm thì khối lượng cơng việc hàng ngày sẽ tăng lên gần như là gấp đơi. Bên cạnh đó, việc u cầu các nhân viên của nhà nhập khẩu tham gia vào thử nghiệm cũng gặp nhiều thách thức về tiến độ và thời gian hoàn thành thử nghiệm.
3.3 Các kiến nghị
3.3.1 Kiến nghị với Unilever Việt Nam
Tiêu chuẩn hóa tiến tới đồng bộ hóa qui trình kiểm tra chất lượng ngun liệu đầu vào với tất cả các nhà cung cấp nguyên liệu trong nước.
Một trong những biện pháp nhằm đồng bộ hóa các sản phẩm đầu ra theo tiêu chuẩn đã được đặt ra, giảm thiểu các sự cố về chất lượng sản phẩm cuối cùng là kiểm tra chặt chẽ chất lượng nguyên vật liệu đầu vào. Đầu vào đã tốt cộng thêm với cơng nghệ sản xuất hiện đại, qui trình sản xuất được hệ thống hóa cũng như việc quản lý chặt chẽ các khâu của sản xuất… chắc chắn sẽ cho sản phẩm đầu ra có chất lượng tốt và đồng bộ. Thế nhưng việc siết chặt kiểm tra nguyên liệu đầu vào lại tốn rất nhiều nhân lực, thời gian và chi phí lại cao, trong khi đó thì trước khi giao nguyên liệu cho Unilever Việt Nam, các nhà cung cấp đều đã kiểm tra chất lượng của nguyên liệu. Hiện tại thì Unilever Việt Nam đã và đang áp dụng hình thức kiểm tra tại chỗ một số nguyên liệu đóng gói đầu vào trực tiếp tại các nhà máy của nhà cung cấp nhằm đơn giản hóa qui trình và ngăn chặn các ngun liệu khơng đạt chất lượng được giao đến nhà máy của Unilever bởi các nhà cung ứng. Điều này cũng một phần đảm bảo cho kế hoạch sản xuất tại nhà máy ít hoặc khơng bị thay đổi gây