1. Bộ phận FGP sau khi thống nhất kế hoạch với bộ phậân RS sẽ gửi kế hoạch sản xuất của tuần (n+2) đến các bộ phận liên quan để chuẩn bị kế hoạch sản xuất theo từng ngày cho tuần n+2.
1.1. Gửi kế hoạch sản xuất của tuần n+2 đến bộ phận PP 1.2. Gửi kế hoạch sản xuất của tuần n+2 đến bộ phận RPMs
2. Dựa vào kế hoạch sản xuất theo tuần của tuần n+2 từ bộ phận SP, bộ phận PP của nhà máy sẽ lập kế hoạch sản xuất theo ngày và gửi cho bộ phận sản xuất tại nhà máy để thực hiện việc sản xuất.
3. Bộ phận RPMs sẽ thông báo cho bộ phận kho nguyên vật liệu (RPM WH – Raw & Packaging Material Warehouse) kế hoạch giao những nguyên vật liệu đầu vào cần thiết (hoặc các nguyên vật liệu cịn thiếu do khơng có dự trữ hoặc khơng có tồn kho an toàn) cho việc sản xuất tại tuần n+2 của các nhà cung cấp.
4. Trước ngày giao các nguyên vật cần thiết (hoặc còn thiếu), nếu vì bất kỳ nguyên nhân nào (như chất lượng không đạt, vận chuyển chậm, số lượng khơng đủ…) thì nhà cung cấp sẽ báo trực tiếp cho bộ phận RPMs
5. Bộ phận RPMs sẽ thông báo việc thiếu hụt nguyên vật liệu đầu vào cho các bộ phận liên quan:
5.1 Thông báo cho bộ phận FGP để điều chỉnh kế hoạch sản xuất theo tuần của tuần n+2.
5.2 Thông báo cho bộ phận RPM WH để điều chỉnh kế hoạch nhận nguyên vật liệu.
5.3 Thông báo cho bộ phận PP để chuẩn bị điều chỉnh kế hoạch sản xuất theo ngày của tuần n+2 sau khi thống nhất được với bộ phận FGP
6. Bộ phận FGP sẽ làm việc với bộ phận PP để điều chỉnh kế hoạch sản xuất của tuần n+2 theo hướng hoặc cắt giảm hoặc trì hỗn, từ đó đánh giá những tác
động của việc cắt giảm hoặc trì hỗn này để chuẩn bị lập kế hoạch sản xuất theo tuần cho tuần kế tiếp theo tuần n+2
7. Bộ phận PP sẽ điều chỉnh kế hoạch sản xuất theo ngày sau khi đã thống nhất kế hoạch này với bộ phận FGP.
8. Các nhà cung cấp tiến hành giao hàng cho bộ phận RPM WH
9. Bộ phận RPM WH sẽ nhập sản lượng của nguyên vật liệu nhận được từ nhà cung cấp vào hệ thống SAP
10. Kiểm tra chất lượng nguyên vật liệu đầu vào:
10.1 Nếu nhà cung cấp nào không được bộ phận QA hỗ trợ kiểm tra chất lượng nguyên vật liệu đầu vào tại nhà máy của nhà cung cấp thì bộ phận QA sẽ lấy mẫu nguyên vật liệu đầu vào để kiểm tra.
10.2 Nếu nhà cung cấp nào được bộ phận QA hỗ trợ kiểm tra chất lượng nguyên vật liệu đầu vào tại nhà máy của nhà cung cấp thì nhà cung cấp sẽ tiến hành giao nguyên vật liệu đầu vào đã được kiểm tra chất lượng như bước 8
11. Bộ phận QA nhập kết quả kiểm tra nguyên vật liệu đầu vào vào hệ thống SAP (Block or release RPM in system)
12. Nhà máy nhận nguyên vật liệu đầu vào từ RPM WH để sản xuất 13. Nhà máy nhập kết quả sản xuất vào hệ thống
14. Nhà máy chuyển sản phẩm sản xuất sang kho thành phẩm (FG WH – Finish Goods Warehouse)
15. FG WH nhận sản phẩm và nhập vào hệ thống SAP 16. Bộ phận QA lấy mẫu để kiểm tra sản phẩm đầu ra
17. Bộ phận QA thông báo kết quả kiểm tra sản phẩm đầu ra cho bộ phận FG WH và kết thúc quá trình sản xuất.
Nhìn chung quy trình kế hoạch sản xuất đã rất hoàn chỉnh và chặt chẽ, các bộ phận liên quan phối hợp đồng bộ, chặt chẽ với nhau để thực hiện kế hoạch sản xuất đã được vạch ra, tuy nhiên, mức độ kiểm sốt quy trình cịn cần phải xem xét lại.
Chúng ta có thể thấy rõ là nếu như khơng có vấn đề gì phát sinh ngay trước lúc sản xuất thì quy trình này sẽ vận hành rất chặt chẽ và trơn tru. Tuy nhiên, nếu ở bước 4, vì bất kỳ nguyên nhân nào mà các nguyên vật liệu đầu vào khơng thể sẵn sàng cho sản xuất thì lập tức kế hoạch sản xuất theo ngày sẽ bị điều chỉnh theo hướng cắt giảm hoặc trì hỗn (đây là sự điều chỉnh không mong muốn), trong khi nhà máy luôn phải vận hành với công suất cao và sản xuất một khối lượng lớn sản phẩm mỗi tuần, việc điều chỉnh kế hoạch khơng mong muốn sẽ gây ra rất nhiều khó khăn và phức tạp cho bộ phận sản xuất.
Thơng thường thì các nhà cung cấp sẽ giao các nguyên vật liệu cần thiết (hoặc còn thiếu) cho UVN bắt đầu từ giữa tuần n+1 cho đến cuối tuần n+1 hoặc đầu tuần n+2. Điều này sẽ tránh lượng tồn kho nguyên vật liệu ở mức cao cũng như giảm đáng kể chi phí quản lý kho. Tuy nhiên chính vì điều này mà tất cả các sự cố gây ra tình trạng ngun vật liệu đầu vào khơng sẵn sàng cho sản xuất chỉ được biết ngay trước lúc sản xuất hoặc là thậm chí chỉ biết trong lúc đang sản xuất. Chính vì vậy, việc điều chỉnh kế hoạch sản xuất theo ngày của tuần n+2 sẽ gây ra hàng loạt các hệ lụy liên quan đến sản xuất như:
Mất công suất sản xuất của tuần n+2
Kế hoạch sản xuất (trộn, khuấy bán thành phẩm, đóng gói, kiểm tra chất lượng sản phẩm đầu ra…) bị thay đổi gần như hoàn toàn.
Kế hoạch sản xuất của tuần n+3 sẽ bị ảnh hưởng khi mà kế hoạch của tuần n+2 bị trì hỗn hoặc cắt giảm (thường thì sau khi các sự cố về nguyên liệu đầu vào được giải quyết, các tuần tiếp theo buộc phải sản xuất bù cho sự cắt giảm hoặc trì hỗn ở tuần n+2. Trong khi đó cơng suất sản xuất của nhà máy là có giới hạn và ln sản xuất ở mức tối đa, do đó việc phải sản xuất bù do sự cố nguyên vật liệu trước đó là cực kỳ khó khăn.
Có thể thấy rằng, để giảm thiểu được tình trạng này thì nhất thiết cần phải có những kiểm sốt chặt chẽ các sự cố về nguyên vật liệu đầu vào theo hướng kiểm
sốt dịng thơng tin về sự cố ngun vật liệu đầu vào cũng như giảm thiểu việc chỉ biết sự cố ngay trước lúc sản xuất, trong khi đó các quy tắc về mua hàng, lượng nguyên vật liệu đầu vào tồn kho thấp và chi phí quản lý kho thấp vẫn cần phải được duy trì.
2.3.2.4 Phân phối hàng xuất khẩu
Việc phân phối hàng XK tất cả các ngành hàng nói chung cũng như ngành hàng nước xả vải nói riêng của Unilever Việt Nam chỉ dừng lại ở việc hoàn thành thủ tục hải quan, chứng từ, và giao hàng cho các hãng vận tải quốc tế tại cảng bốc hàng (cảng Tp. HCM) để vận chuyển đến cảng dỡ hàng cho nhà NK tùy theo điều kiện giao hàng (Incoterm) mà hai bên đã thỏa thuận với nhau. Các hãng vận tải quốc tế được lựa chọn từ hợp đồng vận tải toàn cầu của tập đoàn Unilever (Global shipping tender), Unilever Việt Nam không phải thực hiện việc tìm kiếm và lựa chọn hãng vận tải quốc tế.
Hình 2.9: Qui trình phân phối sản phẩm nước xả vải xuất khẩu.
1. Bộ phận FGP gửi kế hoạch đóng hàng XK của tuần n+2 đến bộ phận Shipping. 2. Bộ phận RS tạo đơn hàng (Sales Order – S.O) hoặc lấy số đơn hàng (Stock Transport Order – S.T.O) trên hệ thống tương ứng với kế hoạch đóng hàng XK của tuần n+2.
3. Bộ phận RS gửi cho bộ phận Shipping kế hoạch đóng hàng của tuần n+2 cùng với số S.O, S.T.O và forecast của 26 tuần tiếp theo.
4. Dựa vào kế hoạch đóng hàng XK của bộ phận FGP cùng với dự báo nhu cầu, S.O, S.T.O từ bộ phận RS, bộ phận Shipping tổng hợp số liệu và sẽ:
4.1 Gửi kế hoạch đóng hàng xuất khẩu, số S.O, STO, số hóa đơn thương mại của tuần n+2 tới bộ phận kho.
4.2 Đặt chỗ với hãng tàu theo hợp đồng vận chuyển toàn cầu của Unilever và nhận booking confirmation từ hãng tàu.
4.3 Gửi kế hoạch đóng hàng XK của tuần n+2, booking confirmation của hãng tàu và các thông tin liên quan cho 3PL.
5. Bộ phận kho đặt container rỗng với 3PL để đóng hàng tương ứng với kế hoạch sản xuất hàng ngày của nhà máy.
6. 3PL đổi booking thành lệnh cấp container rỗng với hãng tàu.
7. 3PL nhận container rỗng từ hãng tàu và kéo container rỗng đến nhà máy để đóng hàng tương ứng như kế hoạch đặt container rỗng để đóng hàng của bộ phận kho.
8. Bộ phận kho đóng hàng, làm Outbound delivery (O.B.D), Goods Issue (G.I) và billing trên hệ thống.
9. Bộ phận RS trực tiếp hỗ trợ những vấn đề phát sinh trong q trình đóng hàng XK của bộ phận kho (hàng đóng thừa, đóng thiếu so với kế hoạch, các S.O và S.T.O không tương ứng như kế hoạch…)
11. Bộ phận kho gửi báo cáo đóng hàng hàng ngày, hàng tuần và kết quả QA đến bộ phận Shipping, 3PL để chuẩn bị thủ tục khai báo Hải Quan cho hàng xuất khẩu.
12. 3PL làm thủ tục Hải Quan cho hàng xuất khẩu. 13. Hãng tàu vận tải container đến nước nhập khẩu.
14. 3PL nhận vận tải đơn (Bill of Lading – B/L) từ hãng tàu và hoàn thành các loại chứng từ XK liên quan.
15. Bộ phận Shipping thông báo cho nhà NK chi tiết của lô hàng đã được xuất đi từ Việt Nam và gửi chứng từ của lô hàng XK cho nhà nhập khẩu.
16. Nhà NK nhận hàng và làm xác nhận nhập hàng (Goods Receipt - G.R) vào hệ thống
17. Nhà NK thanh tốn cho lơ hàng nhập khẩu.
18. Bộ phận kế toán kiểm tra chứng từ xuất khẩu, kiểm tra số tiền XK thể hiện trên chứng từ XK và số tiền thể hiện trên hệ thống do bộ phận kho làm Billing lúc đóng hàng, nhận thanh tốn từ nhà khẩu và xác nhận hồn tất lô hàng xuất khẩu.
19. Bộ phận SP tổng hợp các báo cáo đóng hàng XK từ bộ phận kho và từ hệ thống để xác định số lượng hàng thừa hoặc thiếu so với kế hoạch, từ đó đưa ra kế hoạch bù hàng trong trường hợp xuất hàng bị thiếu so với kế hoạch.
20. Thông báo cho bộ phận RS về kế hoạch bù hàng XK đã bị thiếu trước đó. 21. Bộ phận RS thơng báo kế hoạch bù hàng cho nhà nhập khẩu.
Quy trình này đã được thay đổi nhiều lần theo hướng cải tiến nhằm khắc phục những khó khăn cũng như những bất lợi trong việc XK một khối lượng hàng rất lớn hàng năm. Tuy nhiên, hiện vẫn cịn có một số bất cập, một số khó khăn chưa được khắc phục triệt để dẫn đến việc giải quyết những vấn đề phát sinh gây ra trong quá trình bốc xếp, vận chuyển và làm thủ tục XK sau này mất rất nhiều thời gian công sức, ảnh hưởng xấu đến việc thực hiện kế hoạch XK hiện tại, cụ thể như sau:
Bộ phận kế toán chỉ kiểm tra chứng từ xuất khẩu, kiểm tra số tiền XK thể hiện trên chứng từ XK và số tiền thể hiện trên hệ thống do bộ phận kho làm Billing lúc đóng hàng sau khi mọi thủ tục đã hoàn tất, như vậy nếu có sai sót nào trong việc làm chứng từ xuất khẩu, sai giá giữa chứng từ XK và billing trên hệ thống, sai số lượng… thì cũng khơng thể ngăn chặn được. Sự sai sót (nếu có) chỉ được phát hiện sau này dẫn đến việc bắt buộc phải sửa chữa những sai sót đó mất nhiều thời gian, cơng sức và phiền phức cho nhiều bộ phận khác nhau.
Ví dụ: Cuối quý 2 năm 2011, khi bộ phận kế toán nhận thanh toán (Account Receivable – AR) làm báo cáo cuối quý mới phát hiện ra có một số lượng chênh lệch rất lớn giữa giá trị XK thu về và giá trị XK thể hiện trên hệ thống cũng như giá trị hàng XK trên các chứng từ lưu hành hàng hóa (hóa đơn đỏ) và các chứng từ báo cáo thuế. Lý do của việc này là do có sự phối hợp khơng đồng bộ giữa bộ phận Shipping và bộ phận FG WH cũng như việc cài đặt giá XK trên hệ thống bị sai. Việc này dẫn đến bắt buộc phải điều chỉnh lại giá XK trên hệ thống cũng như điều chỉnh lại các chứng từ kế toán, chứng từ báo cáo thuế. Tuy nhiên, việc điều chỉnh này là khơng hề đơn giản vì hàng hóa vẫn sản xuất và XK liên tục với giá XK theo từng quý. Nếu cài đặt lại giá XK thì phải dừng việc XK hiện tại lại, điều này rất khó khăn vì sẽ ảnh hưởng đến kế hoạch XKhiện tại. (Phụ lục 12: Số lượng các sai sót
giữa chứng từ, hệ thống và thực tế)
Theo kế hoạch sản xuất và XK hàng tuần, hàng hóa được sản xuất, bốc xếp, làm chứng từ lưu thơng hàng hóa và vận chuyển liên tục hàng ngày từ kho của nhà máy ra cảng tập kết để chờ kết quả QA và chờ làm thủ tục Hải Quan XK trong khi mỗi tuần thì hàng chỉ XK một chuyến mỗi tuần. Thoạt nhìn thì đây là một quy trình hợp lý vì nó tiết kiệm chi phí lưu giữ hàng thành phẩm tại kho, giải phóng mặt bằng kho nhanh để sản xuất loại hàng hóa khác cũng như tận dụng được chế độ miễn phí lưu container, lưu bãi cảng của hãng tàu, tuy nhiên vẫn cịn có nhiều bất cập trong quy trình này.
Thứ nhất, nếu sản xuất gặp vấn đề thì khơng thể điều chỉnh việc lưu chuyển
container rỗng để đóng hàng, dẫn đến việc có container rỗng mà khơng có hàng để đóng, nếu đợi đến khi có hàng thì chi phí lưu xe cao, nếu trả container rỗng về thì phải trả chi phí vận chuyển container đi về mà khơng đóng được hàng.
Ví dụ: Kế hoạch booking được bộ phận Shipping thực hiện với các hãng tàu
theo tuần. Kế hoạch đóng hàng được bộ phận kho thực hiện theo ngày. Kế hoạch book container rỗng với đơn vị vận chuyển được thực hiện ít nhất một ngày trước ngày sản xuất. Theo lịch thì đơn vị vận chuyển container sẽ thực hiện theo đúng kế hoạch, nếu có bất cứ sự thay đổi nào thì bộ phận kho phải báo cho đơn vị vận chuyển trước 5h chiều của ngày hiện tại. Tuy nhiên các vấn đề phát sinh trong sản xuất như sản xuất hàng bị lỗi, phát hiện nguyên vật liệu đóng gói bị lỗi trong quá trình sản xuất… tất cả các điều này đều gây ra tình trạng thiếu hụt hàng hóa để đóng lên container khi mà đơn vị vận chuyển đã đưa container rỗng tới.
Thứ hai, nếu hàng hóa khơng đạt QA thì đương nhiên phải kéo hàng trở về để
làm lại hoặc hủy, điều này ngay lập tức ảnh hưởng đến kế hoạch sản xuất do hàng kéo về lại kho làm mất mặt bằng sản xuất cộng thêm với việc phải trả hàng loạt các chi phí liên quan đến việc kéo hàng trở lại về kho.
Thứ ba, việc làm thủ tục xuất hàng ra khỏi hệ thống là bắt buộc và liên tục
hàng ngày để kiểm soát nguyên vật liệu đầu vào và thành phẩm đầu ra cũng như kiểm sốt sự ln chuyển hàng hóa trên hệ thống và trên thực tế trong khi mỗi tuần hàng chỉ XK có một lần. Điều này thực sự khơng hài hịa trong việc kiểm soát thực tế và hệ thống đồng thời gây khó khăn cho bộ phận Shipping trong việc theo dõi và làm thủ tục XK cho hàng hóa khi có những vấn đề phát sinh về chất lượng sản phẩm.
Thứ tư, bộ phận Shipping hồn tồn khơng có quyền trong việc kiểm tra, đối
chiếu giữa hệ thống và báo cáo của bộ phận kho mà chỉ dựa vào báo cáo của bộ phận kho để tổng hợp, làm chứng từ, thủ tục cho hàng hóa xuất khẩu, chính điều này
dẫn đến việc khơng kiểm sốt và ngăn chặn những sai sót từ bộ phận FG WH. Các sai sót (nếu có) thì chỉ được phát hiện sau này bởi khách hàng hoặc bộ phận kế tốn, khi đó thì việc điều chỉnh sẽ gây ra nhiều phiền phức và tốn thời gian, cơng sức.
Nhìn chung, quy trình phân phối hàng XK nước xả vải hiện tại của Unilever Việt Nam là tương đối hoàn chỉnh, giúp cho các tác vụ của các bộ phận tham gia vào quy trình phân phối trơi chảy trong trường hợp khơng có biến cố xảy ra. Tuy