2.1 KHÁI QUÁT TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG TẠI QUỸ TÍN DỤNG NHÂN DÂN CƠ SỞ HOẰNG ANH
2.1.2. Chức năng nhiệm vụ cụ thể của từng phòng ban trong chi nhánh
* Phịng hành chính nhân sự
Phịng này có chức năng thực hiện và hướng đẫn CBNV trong chi nhánh thực hiện các nội qui, qui chế của toàn hệ thống cũng như của chi nhánh đề ra. Chuẩn bị các buổi hội nghị, toạ đàm, tiếp khách… theo sự chỉ đạo của Ban giám đốc.
Tổ chức, sắp xếp phân công công việc cho cán bộ nhân viên theo chỉ đạo của giám đốc.
Tổ chức mua sắm trang thiết bị phục vụ cơng việc, an tồn lao động… theo chỉ đạo của giám đốc.
Tổ chức sắp xếp thi đua, khen thưởng, các chế độ lương, thưởng, chế độ đãi ngộ nhân viên, chăm lo đời sống cho cán bộ nhân viên toàn chi nhánh.
* Phòng kiểm tra nội bộ
Phịng này có trách nhiệm kiểm tra kiểm sốt lại tồn bộ hoạt động của chi nhánh từ chức năng nhiệm vụ của Ban giám đốc, của các phòng ban được quy định tại các văn bản, quy chế hoạt động của ngành cũng như các nghiệp vụ kinh tế phát sinh hàng ngày, phát hiện và ngăn chặn kịp thời những sai
Giám Đốc Phó Giám c Phũn g Kinh Doan h Phòn g Hành Chín h Nhân Sự Phòn g Kế Toán Ngân Q Phßn g KiĨm tra néi bé Phịng tin học Các Phịng giao dịch
phạm, tham mưu cho giám đốc trong chỉ đạo điều hành các mặt nghiệp vụ, nhằm mục đích giúp cho Chi nhánh hoạt động đúng hướng, an toàn, hiệu quả, hạn chế thấp nhất rủi ro có thể xảy ra.
* Phịng kinh doanh
Được coi là phòng mũi nhọn trong tồn bộ hoạt động của các phịng ban chi nhánh. Nhiệm vụ chính của phòng này là sau khi tiếp nhận khách hàng vay vốn, tiến hành thẩm định rà sốt và lập hồ sơ khách hàng, bóc tách và phân tích khách hàng tuỳ theo mức độ vay vốn, hình thức vay vốn và mục đích sử dụng vốn của khách hàng.
Tuỳ theo mức độ báo cáo của lãnh đạo phòng và ban giám đốc để đi đến quyết định có cho vay hay khơng? Sau đó sẽ chịu trách nhiệm hồn thành hồ sơ tín dụng, thực hiện việc giải ngân và quản lý dư nợ, theo dõi phân loại các khỏan nợ đã cho vay đảm bảo phản ánh trung thực chất lượng tín dụng. Tham mưu cho giám đốc trong việc điều chỉnh lãi suất tiền gửi, tiền vay và việc lập cũng như thực hiện kế hoạch kinh doanh của đơn vị.
* Phịng kế tốn và ngân quỹ
Bộ phận kế toán : Chịu trách nhiệm về thu nhập, ghi chép, phản ánh cập nhật các nghiệp vụ kinh tế phát sinh hàng ngày, tiến hành theo dõi tình hình biến động về tài sản , nguồn vốn, hạch tốn kế tốn và theo dõi tài sản cơng cụ, tham mưu cho giám đốc trong việc lập và thực hiện kế hoạch tài chính hàng năm, kế hoạch mua sắm sữa chữa lớn. Trực tiếp giao dịch với khách hàng, kiểm tra tính đúng đắn, hợp lệ hợp pháp của chứng từ kế toán và của khách hàng trước khi giải ngân.
Bộ phận ngân quỹ: Trực tiếp giao dịch thu, chi các khoản tiền mặt bằng VNĐ đối với khách hàng. Kiểm tra phát hiện và thu giữ tiền giả, tiền không đủ lưu thơng. Quản lý ấn chỉ trắng, giấy tờ có giá, đảm bảo an toàn về tài sản kho quỹ…
Nhiệm vụ, chức năng của Phòng tin học tại Chi nhánh
Hướng dẫn và kiểm tra công tác ứng dụng công nghệ đối với hoạt động kinh doanh của Chi nhánh để kịp thời xử lý, vận hành và quản trị mạng, bảo đảm công tác giao dịch hàng ngày của Chi nhánh hoạt động bình thường.
Phối kết hợp với các phịng chức năng triển khai các chương trình ứng dụng áp dụng thống nhất trong hệ thống theo chỉ đạo và hướng dẫn của Quỹ tín dụng Trung ương và Ngân hàng nhà Nước
Nghiên cứu xây dựng, triển khai thực hiện các chương trình ứng dụng tin học có tính chất đặc thù của ngành Ngân hàng theo quy định của Quỹ tín dụng Trung ương và Ngân hàng nhà Nước
Quản lý thực hiện bảo dưỡng, bảo trì hệ thống mạng, trang thiết bị tin học tại Chi nhánh và các Phòng giao dịch trực thuộc, phối hợp với Phịng tin học Quỹ tín dụng Trung ương trong việc vận hành quản trị mạng, phối kết hợp với các phịng ban có liên quan trong việc kiểm tra, đánh giá và thanh lý các thiết bị tin học bị hỏng, mua sắm trang thiết bị tin học thay thế theo chế độ quy định của Quỹ tín dụng Trung ương và của Chi nhánh
Phối hợp với phòng Hành chính – Kế tốn ngân qũy tổ chức thực hiện mua linh kiện thay thế và các trang thiết bị tin học cho Chi nhánh và các Phòng giao dịch trực thuộc
Quản lý cơ sở dữ liệu, lưu trữ và quản lý các nghiệp vụ thông tin nghiệp vụ của Chi nhánh. Thực hiện đúng các quy trình kỹ thuật, chế độ quản lý bảo quản thiết bị tin học, chế độ bảo mật của hệ thống quỹ tín dụng
* Phịng giao dịch:
+ Chức năng và nhiệm vụ của Phòng giao dịch - Bộ máy hoạt động của Phòng giao dịch bao gồm:
Trưởng Phòng giao dịch - Chịu trách nhiệm trước Ban Giám đốc. Phó Phịng giao dịch - Chịu trách nhiệm trước Trưởng Phịng
Bộ phận kế tốn - ngân quỹ - Chịu trách nhiệm trước Trưởng, Phó phịng
Bộ phận tín dụng - Chịu trách nhiệm trước Trưởng, Phó phịng
Bộ phận phụ trách bảo vệ - Chịu trách nhiệm trước Trưởng, Phó phịng - Phịng giao dịch hoạt động với chức năng : Cho vay đối với mọi tổ chức, cá nhân và các thành phần kinh tế, huy động tiền gửi đối với mọi tầng lớp dân cư và tổ chức kinh tế như Chi nhánh.
Tuy nhiên, Phòng giao dịch nhận điều chuyển vốn từ Chi nhánh, hạch toán thu, chi phụ thuộc vào chi nhánh. Phòng giao dịch duyệt cho vay theo mức phán quyết của phòng do Giám đốc Chi nhánh uỷ quyền, các đối tượng cho vay vượt mức phán quyết theo quy định của Phịng phải trình Chi nhánh tái thẩm định và đưa ra phán quyết. Mức tồn quỹ tại phòng giao dịch do Giám đốc Chi nhánh quy định.
+ Bộ phận kế toán - ngân quỹ tại Phòng giao dịch
Chịu trách nhiệm về giao dịch phát sinh hàng ngày tại Phòng và chịu
trách nhiệm về tính chính xác của giao dịch trước Trưởng Phịng giao dịch và Giám đốc Chi nhánh, thực hiện truyền phai báo cáo về Chi nhánh hàng ngày. Tổng hợp báo cáo hàng tháng trình Trưởng Phịng phê duyệt gửi về Chi nhánh theo đúng quy định.
Trực tiếp giao dịch với khách hàng, kiểm tra hồ sơ tín dụng, đảm báo tính chính xác về mặt pháp lý của hồ sơ trước khi giải ngân.
Trực tiếp giao dịch thu, chi các khoản tiền mặt bằng VNĐ đối với khách hàng. Kiểm tra phát hiện và thu giữ tiền giả, tiền không đủ lưu thông. Quản lý ấn chỉ trắng, giấy tờ có giá, đảm bảo an tồn về tài sản kho quỹ…
Bộ phận tín dụng tại Phịng giao dịch
Bộ phận này có nhiệm vụ tiếp nhận hồ sơ xin vay vốn của khách hàng, tiến hành thẩm định rà sốt và lập hồ sơ khách hàng, bóc tách và phân tích
khách hàng tuỳ theo mức độ vay vốn, hình thức vay vốn và mục đích sử dụng vốn của khách hàng.
Báo cáo Trưởng, Phó phịng và ban giám đốc để đi đến quyết định. Tùy theo mức phán quyết, bộ phận này sẽ chịu trách nhiệm hoàn thành hồ sơ tín dụng, thực hiện việc giải ngân và quản lý dư nợ, theo dõi phân loại các khoản nợ đã cho vay đảm bảo phản ánh trung thực chất lượng tín dụng.
Bộ phận bảo vệ tại Phòng giao dịch
Đảm bảo cơng tác an tồn cho tồn bộ hoạt động tại Phòng giao dịch, đảo bảo an ninh tại Phòng 24/24 giờ, chịu trách nhiệm bảo vệ tài sản, cơng cụ lao động tại Phịng và chịu trách nhiệm nếu để ra thất thoát.