Theo chế độ hiện hành cú hai phƣơng phỏp kế toỏn hàng tồn kho là: phƣơng phỏp kờ khai thƣờng xuyờn và phƣơng phỏp kiểm kờ định kỳ. Việc lựa chọn phƣơng phỏp kế toỏn hàng tồn kho phải căn cứ vào đặc điểm, tớnh chất, số lƣợng, chủng loại vật tƣ, hàng húa và yờu cầu quản lý để cú sự vận dụng thớch hợp và phải thực hiện nhất quỏn trong niờn độ kế toỏn.
1.2.2.1. Kế toỏn tổng hợp nguyờn vật liệu theo phương phỏp kờ khai thường xuyờn.
Phƣơng phỏp kờ khai thƣờng xuyờn là phƣơng phỏp theo dừi việc nhập, xuất và tồn kho vật liệu một cỏch thƣờng xuyờn trờn sổ kế toỏn. Đõy là phƣơng phỏp theo dừi và phản ỏnh tỡnh hỡnh hiện cú, biến động tăng giảm hàng tồn kho vật liệu một cỏch thƣờng xuyờn liờn tục trờn cỏc tài khoản phản ỏnh loại hàng tồn kho. Vỡ thế giỏ trị hàng tồn kho trờn sổ kế toỏn cú thể xỏc định ở bất kỳ thời điểm nào trong kỳ kế toỏn.
Cuối kỳ kế toỏn, căn cứ vào số liệu kiểm kờ thực tế hàng tồn kho, so sỏnh đối chiếu với số liệu hàng tồn kho trờn sổ kế toỏn. Về nguyờn tắc, số tồn kho thực tế phải hoàn toàn phự hợp với số hàng tồn kho trờn sổ kế toỏn. Nếu cú chờnh lệch phải tỡm nguyờn nhõn và cú biện phỏp xử lý kịp thời.
Phƣơng phỏp kờ khai thƣờng xuyờn ỏp dụng cho cỏc đơn vị sản xuất (cụng nghiệp, xõy lắp…) và cỏc đơn vị kinh doanh cỏc mặt hàng cú giỏ trị lớn nhƣ mỏy múc, thiết bị; hàng cú kỹ thuật, chất lƣợng cao.
*Tài khoản sử dụng:
Sinh viờn: Trần Xuõn Dương - Lớp QTL301 24
Tài khoản 152 “Nguyờn liệu, vật liệu”: Tài khoản này dựng để phản ỏnh
trị giỏ hiện cú và tỡnh hỡnh biến động tăng giảm của cỏc loại nguyờn liệu, vật liệu trong kho của doanh nghiệp.
Kết cấu và nội dung phản ỏnh của tài khoản 152:
Bờn Nợ: - Trị giỏ thực tế của nguyờn liệu, vật liệu nhập kho do muc ngoài, tự
chế, thuờ gia cụng, chế biến, nhận gúp vốn hoặc từ cỏc nguồn khỏc. - Trị giỏ nguyờn liệu, vật liệu thừa phỏt hiện khi kiểm kờ.
Bờn Cú: - Trị giỏ thực tế của nguyờn liệu, vật liệu xuất kho dựng vào sản xuất,
kinh doanh, để bỏn, thuờ ngoài gia cụng chế biến hoặc đƣa đi gúp vốn.
- Trị giỏ nguyờn liệu, vật liệu trả lại ngƣời bỏn hoặc đƣợc giảm giỏ ngƣời mua. - Chiết khấu thƣơng mại nguyờn liệu, vật liệu khi mua đƣợc hƣởng. - Trị giỏ nguyờn liệu, vật liệu hao hụt, mất mỏt phỏt hiện khi kiểm tra.
Số dƣ bờn Nợ: Trị giỏ thực tế của nguyờn liệu, vật liệu tồn kho cuối kỳ.
TK 151 “Hàng mua đang đi đƣờng”: Tài khoản này dựng để phản ỏnh
trị giỏ của cỏc loại vật tƣ, hàng húa mua ngồi đó thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp cũn đang trờn đƣờng vận chuyển, ở bến cảng, bến bói hoặc đó về đến doanh nghiệp nhƣng cũn đang chờ kiểm nhận nhập kho.
Ngoài ra trong quỏ trỡnh hạch toỏn, kế toỏn cũn sử dụng một số tài khoản liờn quan khỏc nhƣ: TK111, TK112, TK331…
*Phƣơng phỏp hạch toỏn:
Phƣơng phỏp hạch toỏn tổng hợp nguyờn liệu, vật liệu theo phƣơng phỏp kờ khai thƣờng xuyờn đƣợc thể hiện trờn sơ đồ
Sơ đồ hạch toỏn NVL theo phương phỏp kế khai thường xuyờn.
TK111,112,331… TK 152 TK621,623,627,641,642,241…
Nhập kho NVL mua ngoài TK 133 Thuế GTGT (nếu cú)
Chi phớ thu mua, vận chuyển, bốc xếp
TK 154
NVL thuờ ngoài gia cụng chế biến xong nhập kho TK333 (3333,3332)
Thuế nhập khẩu, TTĐB của NVL nhập khẩu phải nộp NSNN TK 333 (33312) Thuế GTGT NVL nhập khẩu nộp NSNN (nếu khụng đƣợc khấu trừ) TK 411 Đƣợc cấp hoặc nhận vốn gúp liờn doanh liờn kết bằng NVL TK621,623,641,642,241 NVL xuất dựng cho SXKD, XDCB, sửa chữa lớn TSCĐ khụng sử dụng hết nhập lại kho TK 222,223
Thu hồi vốn gỳp vào cụng ty liờn kết, Cụng ty đồng kiểm soỏt bằng
NVL TK338 (3381)
NVL phỏt hiện thừa khi kiểm kờ chờ xử lỷ
Xuất kho NVL dựng cho SXKD, XDCB hoặc sửa chữa lớn TSCĐ
TK 154
Xuất kho NVL thuờ ngoài gia cụng
TK111,112,331.. Giảm giỏ NVL mua vào, trả lại
NVL cho ngƣời bỏn, CKTM TK 133 TK632 NVL xuất bỏn TK 142,242 NVL dựng cho SXKD phải phõn bổ dần TK222,223 NVL xuất kho để đầu tƣ vào
cụng ty liờn kết hoặc CSKD đồng kiểm soỏt
TK 632 NVL phỏt hiện thiếu khi kiểm kờ
thuộc hao hụt trong định mức
Tk 138 (1381) NVL phỏt hiện thiếu khi kiểm kờ
chờ xử lý
1.2.2.2. Kế toỏn tổng hợp nguyờn vật liệu theo phương phỏp kiểm kờ định kỳ.
Phƣơng phỏp kiểm kờ định kỳ là phƣơng phỏp hạch toỏn căn cứ vào kết quả kiểm kờ thực tế để phản ỏnh giỏ trị tồn kho cuối kỳ của vật tƣ trờn sổ kế toỏn tổng hợp và
từ đú tớnh giỏ trị của vật tƣ đó xuất dựng theo cụng thức:
Trị giỏ hàng Trị giỏ hàng Tổng trị giỏ Trị giỏ hàng
xuất kho = + hàng nhập - tồn kho
trong kỳ tồn kho đầu kỳ kho trong kỳ cuối kỳ
Theo phƣơng phỏp này, mọi biến động của vật tƣ hàng húa (nhập, xuất, tồn kho) khụng theo dừi phản ỏnh trờn cỏc tài khoản kế toỏn hàng tồn kho. Giỏ trị của vật tƣ mua vào nhập kho trong kỳ đƣợc theo dừi phản ỏnh trờn một tài khoản kế toỏn riờng: TK611 “Mua hàng”.
Cụng tỏc kiểm kờ vật tƣ, hàng húa đƣợc tiến hành cuối mỗi kỳ kế toỏn để xỏc định trị giỏ vật tƣ, hàng húa tồn kho thực tế; trị giỏ vật tƣ hàng húa xuất kho trong kỳ làm căn cứ để ghi sổ kế toỏn của TK611 “Mua hàng”.
Áp dụng phƣơng phỏp kiểm kờ định kỳ, cỏc tài khoản kế toỏn hàng tồn kho chỉ sử dụng ở đầu kỳ kế toỏn (để kết chuyển số dƣ đầu kỳ và cuối kỳ kế toỏn, phản ỏnh giỏ trị thực tế hàng tồn kho cuối kỳ)
*Tài khoản sử dụng:
Tài khoản 611 “Mua hàng”:Tài khoản này sử dụng để phản ỏnh trị giỏ
nguyờn liệu, vật liệu mua vào, nhập kho, hoặc sử dụng trong kỳ. Kết cấu và nội dung phản ỏnh của TK 611:
Bờn Nợ: - Kết chuyển giỏ gốc hàng hoỏ, nguyờn liệu, vật liệu tồn kho đầu kỳ
(theo kết quả kiểm kờ).
- Giỏ gốc hàng hoỏ, nguyờn liệu, vật liệu, mua vào trong kỳ, hàng hoỏ đó bỏn bị trả lại, …
Bờn Cú: - Kết chuyển giỏ gốc hàng hoỏ, nguyờn liệu, vật liệu tồn kho cuối kỳ
(theo kết quả kiểm kờ).
Sinh viờn: Trần Xuõn Dương - Lớp QTL301 27
- Giỏ gốc hàng hoỏ, nguyờn liệu, vật liệu xuất sử dụng trong kỳ, hoặc giỏ gốc hàng hoỏ xuất bỏn (chƣa xỏc định là đó bỏn trong kỳ).
- Giỏ gốc nguyờn liệu, vật liệu hàng hoỏ mua vào trả lại cho ngƣời bỏn, hoặc đƣợc giảm giỏ.
TK 611 khụng cú số dƣ cuối kỳ.
Tài khoản 152 “Nguyờn liệu, vật liệu”: Dựng để phản ỏnh thực tế
nguyờn liệu, vật liệu tồn kho, chi tiết theo từng loại.
Bờn Nợ: Kết chuyển trị giỏ thực tế của nguyờn liệu, vật liệu tồn kho cuối kỳ. Bờn Cú: Kết chuyển trị giỏ thực tế của nguyờn liệu, vật liệu tồn kho đầu kỳ. Số dƣ bờn Nợ: Trị giỏ thực tế của nguyờn liệu, vật liệu tồn kho cuối kỳ
Tài khoản 151 “Hàng mua đang đi đƣờng”:
Bờn Nợ: Kết chuyển trị giỏ thực tế của hàng hoỏ, vật tƣ mua đang đi đƣờng cuối kỳ. Bờn Cú: Kết chuyển trị giỏ thực tế của hàng hoỏ, vật tƣ đó mua đang đi đƣờng đầu
kỳ.
Số dƣ bờn Nợ: Trị giỏ hàng hoỏ, vật tƣ đó mua nhƣng cũn đang đi đƣờng.
Ngoài ra trong quỏ trỡnh hạch toỏn, kế toỏn cũn sử dụng một số tài khoản liờn quan khỏc nhƣ: TK111, TK112, TK331…
*Phƣơng phỏp hạch toỏn:
Hạch toỏn tổng hợp nguyờn vật liệu theo phƣơng phỏp kờ khai định kỳ đƣợc mụ tả theo sơ đồ
Sinh viờn: Trần Xuõn Dương - Lớp QTL301 28
Sơ đồ hạch toỏn tổng hợp NVL theo phương phỏp kờ khai định kỳ. TK 151,152 TK 611 Kết chuyển giỏ trị NVL tồn đầu kỳ TK111,112,331… TK111,112,331.. Mua NVL về nhập trong kỳ
Giảm giỏ hàng mua
TK 133 hàng mua trả lại, CKTM
Thuế GTGT đầu vào TK 133
(nếu cú) Thuế GTGT
(nếu cú)
TK3333
Thuế nhập khẩu phải nộp NSNN
TK 3332 TK 138, 334
Thuế TTĐB hàng nhập khẩu phải Giỏ trị NVL thiếu hụt nộp NSNN
TK 33312
TK 632
Thuế GTGT của hàng nhập khẩu Xuất bỏn
phải nộp NSNN (Nếu khụng đƣợc khấu trừ)
TK621,623,627,641,642,241… TK 3381
Cuối kỳ xỏc định và kết chuyển NVL thừa khi kiểm kờ
Trị giỏ NVL xuất kho cho SXKD, XDCB, sửa chữa lớn TSCĐ
TK 151, 152
TK 411 Kết chuyển NVL tồn kho cuối kỳ
Nhận vốn gúp liờn doanh
TK 128,222,311
NVL nhập từ cỏc nguồn khỏc
1.3. Kế toỏn dự phũng giảm giỏ hàng tồn kho.
Dự phũng là khoản dự tớnh trƣớc để đƣa vào chi phớ sản xuất kinh doanh phần giỏ trị bị ghi xuống thấp hơn so với giỏ trị đó ghi sổ kế toỏn của hàng tồn kho.
Việc lập dự phũng giảm giỏ hàng tồn kho nhằm bự đắp cỏc khoản thiệt hại thực tế xảy ra do vật tƣ, sản phẩm, hàng húa tồn kho bị giảm giỏ đồng thời cũng để phản ỏnh đỳng giỏ trị thuần cú thể thực hiện đƣợc của hàng tồn kho của doanh nghiệp khi lập bỏo cỏo tài chớnh vào cuối kỳ kế toỏn.
Trong chuẩn mực kế toỏn số 02 về hàng tồn kho, quy định việc lập dự phũng giảm giỏ hàng tồn kho nhƣ sau:
Cuối kỳ kế toỏn năm, khi giỏ trị thuần cú thể thực hiện đƣợc của hàng tồn kho nhỏ hơn giỏ gốc thỡ phải lập dự phũng giảm giỏ hàng tồn kho. Số chờnh lệch giữa giỏ gốc của hàng tồn kho và giỏ trị thuần chớnh là số dự phũng giảm giỏ hàng tồn kho. Việc lập dự phũng giảm giỏ hàng tồn kho phải đƣợc tớnh theo từng loại vật tƣ, sản phẩm, hàng húa tồn kho. Đối với dịch vụ cung cấp dở dang, việc lập dự phũng giảm giỏ hàng tồn kho phải đƣợc tớnh theo từng loại dịch vụ cú mức giỏ riờng biệt.
Việc ƣớc tớnh giỏ trị thuần cú thể thực hiện đƣợc của hàng tồn kho phải dựa trờn bằng chứng tin cậy thu thập đƣợc tại thời điểm ƣớc tớnh. Ngoài ra khi ƣớc tớnh giỏ trị thuần cú thể thực hiện đƣợc phải xột đến mục đớch của việc dự trữ hàng tồn kho.
Để hạch toỏn nghiệp vụ dự phũng giảm giỏ hàng tồn kho, kế toỏn sử dụng tài khoản 159 “Dự phũng giảm giỏ hàng tồn kho”. Tài khoản này dựng để phản ỏnh cỏc khoản dự phũng giảm giỏ hàng tồn kho đƣợc lập khi cú những bằng chứng tin cậy về sự giảm giỏ của giỏ trị thuần cú thể thực hiện đƣợc so với giỏ gốc của hàng tồn kho.
Kết cấu và nội dung của tài khoản 159:
Bờn Nợ: Giỏ trị dự phũng giảm giỏ hàng tồn kho đƣợc hoàn ghi giảm giỏ vốn
hàng bỏn trong kỳ.
Sinh viờn: Trần Xuõn Dương - Lớp QTL301 30
Bờn Cú: Giỏ trị dự phũng giảm giỏ hàng tồn kho đó lập tớnh vào giỏ vốn hàng
bỏn trong kỳ.
Số dƣ bờn Cú: Giỏ trị dự phũng giảm giỏ hàng tồn kho hiện cú cuối kỳ.
Theo chế độ kế toỏn hiện hành, vào cuối kỳ kế toỏn năm, khi giỏ trị thuần cú thể thực hiện đƣợc của hàng tồn kho nhỏ hơn giỏ gốc thỡ phải lập dự phũng giảm giỏ hàng tồn kho.
* Phƣơng phỏp hạch toỏn
Cuối kỳ kế toỏn năm, khi lập dự phũng giảm giỏ hàng tồn kho lần đầu tiờn, ghi: Nợ TK 632 - Giỏ vốn hàng bỏn
Cú TK 159 - Dự phũng giảm giỏ hàng tồn kho.
- Trƣờng hợp khoản dự phũng giảm giỏ hàng tồn kho phải đƣợc lập ở cuối kỳ kế toỏn năm nay lớn hơn khoản dự phũng đó đƣợc lập ở cuối kỳ kế toỏn năm trƣớc thỡ kế toỏn phản ỏnh số chờnh lệch (bổ sung thờm) nhƣ sau:
Nợ TK 632: Giỏ vốn hàng bỏn (Chi tiết dự phũng giảm giỏ hàng tồn kho). Cú TK 159: Dự phũng giảm giỏ hàng tồn kho.
- Trƣờng hợp khoản dự phũng giảm giỏ hàng tồn kho phải đƣợc lập ở cuối kỳ kế toỏn năm nay nhỏ hơn khoản dự phũng đó đƣợc lập ở cuối kỳ kế toỏn năm trƣớc thỡ kế toỏn phản ỏnh số chờnh lệch (hoàn nhập) nhƣ sau:
Nợ TK 159: Dự phũng giảm giỏ hàng tồn kho.
Cú TK 632: Giỏ vốn hàng bỏn (Chi tiết dự phũng giảm giỏ hàng tồn kho).
1.4: Vận dụng hệ thống sổ sỏch kế toỏn vào tổ chức cụng tỏc kế toỏn nguyờnvật liệu vật liệu
Quỏ trỡnh hạch toỏn bao giờ cũng xuất phỏt từ chứng từ gốc vỡ kết thỳc bằng cỏc bỏo cỏo kế toỏn qua việc ghi chộp, theo dừi, tớnh toỏn xử lý số liệu trờn cỏc sổ sỏch kế toỏn. Sổ sỏch kế toỏn là khõu trung gian của toàn bộ cụng tỏc kế toỏn. Sổ của phần kế toỏn tổng hợp đƣợc gọi là sổ kế toỏn tổng hợp. Cỏc doanh nghiệp sử dụng sổ kế toỏn tổng hợp vật liệu tuỳ thuộc vào hỡnh thức kế toỏn ỏp dụng tại doanh nghiệp.
Sinh viờn: Trần Xuõn Dương - Lớp QTL301 31
+ Trong hỡnh thức kế toỏn nhật ký chứng từ, kế toỏn tổng hợp nhập, xuất vật liệu đƣợc thực hiện trờn nhiều sổ sỏch kế toỏn.
Nhƣng nghiệp vụ kinh tế liờn quan đến bờn cú tài khoản 151 đƣợc phản ỏnh ở nhật ký chứng từ số 6 - ghi cú TK 151 hàng đang đi đƣờng. Nhật ký chứng từ số 6 phản ỏnh hàng mua đang đi đƣờng đầu thỏng đó về nhập kho doanh nghiệp trong thỏng. Cuối thỏng đƣợc cộng sổ ghi vào bảng kờ số 3:" Bảng tớnh giỏ thành thực tế vật liệu, cụng cụ, dụng cụ". Những nghiệp vụ kinh tế cú định khoản kế toỏn liờn quan bờn cú, bờn nợ TK 331 đƣợc phản ỏnh trƣớc hết vào sổ chi tiết mở cho TK 331 - sổ chi tiết số 6. Cuối thỏng ghi chuyển số liệu từ sổ chi tiết TK331 vào nhật ký chứng từ số 5 (Mẫu 05/NKCT). Giỏ trị của vật liệu xuất kho trƣớc hết đƣợc phản ỏnh vào bảng phõn bổ nguyờn vật liệu và cụng cụ dụng cụ (Bảng phõn bổ số 2, Mẫu 02/BPB) giỏ trị của vật liệu xuất kho đƣợc phản ỏnh theo từng đối tƣợng sử dụng. Số liệu ở bảng phõn bổ số 2 đƣợc dựng để ghi vào bảng kờ số 4 "Tập hợp chi phớ đầu tƣ xõy dựng cơ bản, chi phớ bỏn hàng, chi phớ quản lý doanh nghiệp, tập hợp chi phớ trả trƣớc, chi phớ phải trả". Ngoài ra bảng phõn bổ số 2 cũn đƣợc dựng để ghi vào cỏc nhật ký chứng từ: Nhật ký chứng từ số 7 (Mẫu số 07/NKCT) "Tập hợp chi phớ sản xuất kinh doanh toàn doanh nghiệp" và sau đú giỏ trị vật liệu xuất kho cũn đƣợc phản ỏnh vào cỏc bảng kờ, sổ chi tiết, nhật ký chứng từ cú ghi số phỏt sinh bờn cú của TK 152.
+ Trong hỡnh thức kế toỏn nhật ký sổ cỏi, từ chứng từ gốc kế toỏn lập bảng tổng hợp nhập xuất vật liệu. Căn cứ vào sổ tổng cộng của bảng tổng hợp để ghi vào nhật ký sổ cỏi một dũng. Chứng từ gốc và bảng tổng hợp sau khi ghi nhật ký sổ cỏi sẽ đƣợc ghi sổ hoặc thẻ kế toỏn chi tiờu liờn quan.
Nhật ký sổ cỏi là sổ kế toỏn tổng hợp dựng để phản ỏnh tất cả cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh theo trỡnh tự thời gian và hệ thống hoỏ theo nội dung kinh tế.
Hàng ngày căn cứ vào chứng từ kế toỏn ghi vào cỏc sổ hoặc thẻ kế toỏn chi tiết. Cuối thỏng hoặc cuối quý phải tổng hợp số liệu và khoỏ cỏc sổ và thẻ kế toỏn chi tiết, lập cỏc bảng tổng hợp chi tiết. Bảng tổng hợp chi tiết đƣợc dựng để đối chiếu số liệu với sổ nhật ký - sổ cỏi cuối thỏng.
Sinh viờn: Trần Xuõn Dương - Lớp QTL301 32
+ Trong hỡnh thức kế toỏn chứng từ ghi sổ: hàng ngày, kế toỏn căn cứ vào chứng từ gốc đó đƣợc kiểm tra để lập chứng từ ghi sổ (đối với chứng từ gốc ớt phỏt sinh) hoặc căn cứ vào chứng từ gốc cựng loại đó đƣợc kiểm tra phõn loại để lập bảng tổng hợp chứng từ gốc để lập chứng từ ghi sổ (kốm theo chứng từ gốc). Sau khi lập song trỡnh kế toỏn trƣởng ký và ghi sổ. Chứng từ ghi sổ sau khi đó ghi vào sổ đăng ký CTGS để ghi vào sổ cỏi và sổ hoặc thẻ chi tiết liờn quan.