CHƢƠNG II : THỰC TRẠNG TỔ CHỨC KẾ TOÁN
2.2.1.1: Thủ tục nhập xuất
*Trỡnh tự nhập kho nguyờn vật liệu
a.Mua hàng :
-Căn cứ vào kế hoạch SXKD và thực tế sử dụng cỏc bộ phận và phõn xƣởng sẽ lập đƣợc nhu cầu sử dụng hàng hoỏ và dịch vụ và vật tƣ, phụ tựng cho năm kế hoạch bao gồm : số lƣợng và yờu cầu về chất lƣợng, ký mó hiệu, thời hạn cần cú, hóng sản xuất, thời gian và phƣơng phỏp đỏnh giỏ chất lƣợng số lƣợng nguyờn vật liệu.
-Phũng vật tƣ : lập kế hoạch mua hàng năm trỡnh Tổng Giỏm đốc duyệt. Căn cứ vào nhu cầu sử dụng, dữ liệu mua, cỏc chỉ tiờu kinh tế kỹ thuật, cỏc bỏo cỏo tồn kho và đỏnh giỏ chất lƣợng lƣu kho, cỏc bỏo cỏo đỏnh giỏ phản hồi chất lƣợng của nơi sử dụng, diễn biến của thị trƣờng cung cấp giỏ cả.
-Căn cứ vào kế hoạch mua hàng năm, căn cứ vào nhu cầu thực tế phũng Kỹ thuật vật tƣ lập kế hoạch mua theo quý, thỏng trỡnh Tổng giỏm đốc trƣớc 7 ngày và thực hiện mua hàng trƣớc 2 ngày của quý, thỏng kế hoạch.
+ Phụi thộp : Căn cứ vào kế hoạch tiờu thụ theo năm, quý, thỏng của Bộ phận Kinh doanh, Bộ phận Kỹ thuật - Vật tƣ lập kế hoạch mua phụi thộp, chi tiết chủng loại theo yờu cầu chủng loại sản phẩm của Bộ phận Kinh doanh. Khi bộ
Sinh viờn: Trần Xuõn Dương - Lớp QTL301 54
phận kinh doanh cú phỏt sinh về số lƣợng và chủng loại phụi thộp phải thụng bỏo kịp thời biến động về bộ phận kế hoạch vật tƣ điều chỉnh kế hoạch mua. + Hàng nhập khẩu : Căn cứ vào kế hoạch sản xuất kinh doanh năm, Bộ phận kỹ thuật vật tƣ làm thủ tục với cỏc cơ quan chức năng xin giấy phộp nhập khẩu tiếp căn cứ vào hợp đồng nhập khẩu, cỏn bộ quản lý soạn thảo cỏc văn bản, tờ khai nhập khẩu theo quy định của nhà nƣớc trỡnh Tổng giỏm đốc làm thủ tục nhập khẩu
-Tiếp nhận hàng :
+ Thụng bỏo thời gian giao hàng : Nhõn viờn mua hàng/XNK thụng bỏo tiếp nhận hàng để cỏc bộ phận phối hợp. Đối với phụi thộp và và hàng hoỏ cần đề nghị về phƣơng tiện vận tải xếp dỡ phải thụng bỏo bằng văn bản trỡnh Giỏm đốc Kỹ thuật vật tƣ hoặc trƣởng phũng Vật tƣ - XNK ký để gửi tới cỏc Bộ phận cựng phối hợp tiếp nhận hàng hoỏ.
+ Viết đề nghị nghiệm thu khi hàng về để hoàn tất thủ tục nhập kho. Phũng vật tƣ - XNK căn cứ vào biờn bản nghiệm thu làm thủ tục nhập kho. Nhõn viờn mua hàng và xuất nhập khẩu nhận và đảm nhận đó kiểm tra nội dung chứng từ và tớnh hợp phỏp và đỳng đắn chuyển cho nhõn viờn kế hoạch vật tƣ. Nhõn viờn kế hoạch vật tƣ tập hợp chứng từ, kiểm tra lại tớnh hợp lệ và hợp phỏp đề nghị thanh toỏn trỡnh trƣởng phũng Vật tƣ xuất nhập khẩu rồi chuyển sang bộ phận kế
toỏn.
b) Nhập kho, bảo quản, và đỏnh giỏ chất lƣợng : - Nhập kho vật tƣ :
Thủ kho : Căn cứ vào hoỏ đơn, kết quả giỏm định hoặc nghiệm thu tiến hành nhập kho hàng hoỏ phự hợp với cỏc yờu cầu của hợp đồng, đơn hàng hoặc kết luận trong cỏc biờn bản nghiệm thu của xƣởng sản xuất, cập nhật vào thẻ kho. Nhõn viờn kế toỏn vật tƣ : Căn cứ bộ chứng từ trờn viết phiếu nhập kho và nhập vào bỏo cỏo chi tiết nhập xuất tồn nguyờn vật liệu.
- Việc quản lý chặt chẽ nguyờn vật liệu nhập kho là vấn đề quan trọng, giỳp Cụng ty đảm bảo đƣợc tỡnh hỡnh cung cấp nguyờn vật liệu, đỏnh giỏ đƣợc việc
Sinh viờn: Trần Xuõn Dương - Lớp QTL301 55
thƣờng xuyờn cung cấp nguyờn vật liệu, đỏnh giỏ đƣợc chi phớ đầu vào của Cụng ty. Do đú cỏc chứng từ húa đơn phải đƣợc lƣu giữ đầy đủ theo quy định hiện hành.
Chứng từ sử dụng cho thủ tục nhập nguyờn vật liệu gồm: - Húa đơn GTGT.
- Phiếu nhập kho.
Trỡnh tự nhập kho:
Khi nguyờn vật liệu về đến Cụng ty, phũng kỹ thuật vật tƣ sẽ kiểm tra tớnh hợp lý, hợp lệ của húa đơn và tiến hành kiểm tra về mặt số lƣợng, chất lƣợng nguyờn vật liệu nhập kho khi tổ chức bốc xếp vào kho. Trong trƣờng hợp nguyờn vật liệu nhập kho kộm phẩm chất, khụng đủ số lƣợng thỡ phải bỏo ngay với phũng kỹ thuật vật tƣ và cựng với bộ phận kiểm tra chất lƣợng tiến hành kiểm tra lại lụ hàng để cú biện phỏp xử lý kịp thời.
Phiếu nhập kho đƣợc lập khi cú đủ chữ ký của cỏc bờn cú liờn quan. Phiếu nhập kho đƣợc lập thành 3 liờn:
Liờn 1: Kế toỏn sử dụng để vào sổ Liờn 2: Giao cho ngƣời giao hàng. Liờn 3: Giao cho thủ kho để vào thẻ kho.
VD: Ngày 03 thỏng 12 Cụng ty nhập kho Quặng thộp để làm Thộp của Cụng ty Cổ phần Gang Thộp Thỏi Nguyờn.
Căn cứ vào HĐGTGT số 004384 (Biểu 2.1) và số lƣợng thực tế kế toỏn tiến hành khai bỏo số liệu từ húa đơn vào phần mềm ESOFT (Biểu 2.2 và 2.3) và in ra phiếu nhập (Biểu 2.4). Phiếu nhập in ra 3 liờn chuyển cho cỏc bờn liờn quan
Sinh viờn: Trần Xuõn Dương - Lớp QTL301 56
Biểu 2.1
CễNG TY CỔ PHẦN GANG THẫP THÁI NGUYấN
Địa chỉ: Phƣờng Cam Giỏ- Thành phố Thỏi Nguyờn
Tel:(84) 0280 3832236 – Fax: (84) 0280
3832056 Website:www.tisco.com.vn
MÃ SỐ THUẾ: (OUR CODE) : 4600100155
HểA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG INVOICE ( VAT)
Liờn 2(page2):khỏch hàng(Buyer)
Series: VN/2010T
TấN KHÁCH HÀNG (BUYER):CễNG TY CỔ PHẦN THẫP VIỆT NHẬT No:004384 Đị a chỉ (Address): Km 9 Quốc lộ 5 Quận Hồng Bàng-Hải Phũng Ngày (Date)
Mó số thuế (Buyer’ Code): 0200289981 03/12/2010
Theo lệnh (Order):…………………………………………………………………. Xuất tại kho (Warehouse): CễNG TY CỔ PHẦN GANG THẫP THÁI NGUYấN
TấN HÀNG HểA MÃ SỐ ĐVT SỐ LƢỢNG ĐƠN GIÁ THÀNH TIỀN
Description Code Unit Quantily Unit Price Total
Quặng Thộp QT Tấn 400 2.298.145 919.258.000
Cộng (Sub Total) 919.258.000
Thuế GTGT (VAT) 10% 91.925.800
Tổng (Total) 1.011.183.800
Số tiền bằng chữ (Total in Words): Một tỷ khụng trăm mười một triệu một trăm tỏm
mươi ba ngàn tỏm trăm đồng chẵn
NGƢỜI NHẬN HÀNG LẬP PHIẾU KẾ TOÁN TRƢỞNG TỔNG GIÁM ĐỐC
Consignees Signature Write’s Signature Chief Accountant Gereral Directer
Biểu 2.2
Biểu 2.3
CễNG TY CỔ PHẦN THẫP VIỆT NHẬT
Km 9, quốc lộ 5,Quỏn Toan, Hồng Bàng,Hải Phũng
Biểu 2.4 Mẫu số 01- VT (Ban hành theo QĐ số : 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trƣởng BTC) PHIẾU NHẬP KHO Số: 04/12 Ngày 3 thỏng 12 năm 2010
Họ tờn ngƣời giao hàng: Lờ Bảo Phỳc Đơn vị bỏn: Cụng ty cổ phần gang thộp
Thỏi Nguyờn
Theo: Húa đơn Số 004384 Ngày 03 thỏng 12 năm 2010 Biờn bản kiểm nhập ngày03 thỏng 12 năm 2010
Của: Nhập nguyờn liệu
Nhập tại kho: Kho nguyờn liệu (Kho 1 – kho cụng ty)
STT Tờn,quy cỏch vật tƣ Mó ĐVT Số lƣợng Đơn giỏ Thành tiền
số Theo CT Thực nhập
1 Quặng thộp QT Tấn 400 400 2.298.145 919.258.000
Tổng cộng 919.258.000
Tổng số tiền (Viết bằng chữ):Chớn trăm mƣời chớn triệu hai trăm năm tỏm ngàn đồng chẵn
Số chứng từ gốc kốm theo: 01
Ngày 03 thỏng 12 năm 2010
Ngƣời lập Ngƣời giao Thủ kho Kế toỏn Thủ trƣởn
phiếu hàng (Ký,họ tờn) trƣởng đơn vị
(Ký,họ tờn) (Ký,họ tờn) (Ký,họ tờn) (Ký,họ tờn)
VD 2: Ngày 09/12 mua nhập kho 500 tấn phụi thộp từ Cụng ty thộp Đỡnh Vũ Căn cứ vào HĐGTGT số 035874 ( Biểu 2.5) và số lƣợng thực tế kế toỏn tiến hành khai bỏo số liệu từ húa đơn vào phần mềm ESOFT (Biểu2.6) và in ra phiếu nhập (Biểu2.7). Phiếu nhập in ra 3 liờn chuyển cho cỏc bờn liờn quan
CTCP Thộp Đỡnh Vũ - Hải Phũng
Lụ 3.1,Khu Cụng nghiệp Đỡnh Vũ, Đụng Hải, HảiAn, Hải Phũng T: 031 3769038 F: 031 3769039 Mó số thuế: 0200513633
Email: info@dinhvusteel.com Website: http://www.sscdinhvu.com.vn
HểA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG INVOICE
Ngày 09 thỏng 12 năm 2010
Liờn 2(page2):khỏch hàng(Buyer)
TấN KHÁCH HÀNG (BUYER):CễNG TY CỔ PHẦN THẫP VIỆT NHẬT Đị a chỉ (Address): Km 9 Quốc lộ 5 Quận Hồng Bàng-Hải Phũng
Mó số thuế (Buyer’ Code): 0200289981
Theo lệnh (Order):………………………………………………………………….
Xuất tại kho (Warehouse): CễNG TY CỔ PHẦN Thộp Đỡnh Vũ
Series: VN/2010
Số: 035874
TấN HÀNG HểA
Description Phụi thộp
MÃ SỐ ĐVT SỐ LƢỢNG ĐƠN GIÁ THÀNH TIỀN
Code Unit Quantily Unit Price Total
PT Tấn 500 15.687.000 7.843.500.000
Hỡnh thức thanh toỏn (Mode of Payment): CK Tài khoản (Our Account) :…………………………..
Tại Ngõn hàng At):…………………………………..
Cộng (Sub Total) 7.843.500.000 Thuế GTGT (VAT) 10% 784.350.000 Tổng (Total) 8.627.850.000
Số tiền bằng chữ (Total in Words): Tỏm tỷ sỏu trăm hai bảy triệu tỏm trăm năm mươi
ngàn đồng chẵn.
NGƢỜI MUA HÀNG NGƢỜI BÁN HÀNG GIÁM ĐỐC
Consignees Signature Write’s Signature Gereral Directer
Biểu 2.5
Biểu 2.6
Biểu 2.7
CễNG TY CỔ PHẦN THẫP VIỆT NHẬT Mẫu số 01- VT
Km 9, quốc lộ 5,Quỏn Toan, Hồng Bàng,Hải Phũng (Ban hành theo QĐ số : 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trƣởng BTC)
PHIẾU NHẬP KHO Số NMN:………………
Nợ:…………………….
Số: 17/12 Cú:…………………….
Ngày 09 thỏng 12 năm 2010
Họ tờn ngƣời giao hàng: Lờ Bảo Phỳc Đơn vị bỏn: Cụng ty cổ phần thộp Đỡnh Vũ
Theo: Húa đơn Số 035874 Ngày 09 thỏng 12 năm 2010 Nhập :nguyờn vật liệu
Nhập tại kho: Kho nguyờn liệu ( Kho 1 – Kho cụng ty)
STT Tờn,quy cỏch vật Mó số ĐV Số lƣợng Đơn giỏ Thành tiền
tƣ T Theo CT Thực nhập
1 Phụi thộp PT1 Tấn 500 500 15.687.000 7.843.500.000
Tổng cộng 7.843.500.000
Tổng số tiền (Viết bằng chữ):Bảy tỷ tỏm trăm bốn mƣơi ba triệu năm trăm ngàn đồng chẵn
Số chứng từ gốc kốm theo:01
Ngày 09 thỏng 12 năm 2010
Ngƣời lập Ngƣời giao Thủ kho Kế toỏn Thủ trƣởng
phiếu hàng (Ký,họ tờn) trƣởng đơn vị
(Ký,họ tờn) (Ký,họ tờn) (Ký,họ tờn) (Ký,họ tờn)
* Trỡnh tự xuất kho :
Nguyờn vật liệu tại Cụng ty đƣợc dựng chủ yếu cho sản xuất, ngoài ra khi cú yờu cầu cú thể xuất bỏn hoặc xuất khỏc. Tuy nhiờn, cũng đũi hỏi cỏc chứng từ cú liờn quan đến nghiệp vụ xuất cũng phải đƣợc phờ chuẩn đầy đủ và hợp lệ.
Từ cỏc phiếu xuất kho, thủ kho vào thẻ kho để theo dừi mặt số lƣợng của nguyờn vật liệu xuất kho. Mỗi thẻ kho đƣợc mở cho từng loại nguyờn vật liệu.
Kế toỏn kiểm tra tớnh hợp phỏp hợp lệ của phiếu xuất kho (phải cú đủ chữ ký của ngƣời cú liờn quan), sau đú tớnh giỏ thực tế của nguyờn vật liệu xuất kho để điền vào phiếu.
Phiếu xuất kho đƣợc lập thành 3 liờn: * Liờn 1: Phũng kế toỏn vào sổ
* Liờn 2: Giao cho thủ kho để vào thẻ kho. * Liờn 3: Giao cho ngƣời nhận vật tƣ
VD 1: Xuất kho quặng thộp để phục vụ sản xuất: Ngày 04/12/2010 cụng ty xuất 100 tấn quặng thộp phục vụ sản xuất
Đơn vị sử dụng phƣơng phỏp bỡnh qũn gia quyền liờn hồn nờn đơn giỏ quặng thộp đƣợc phần mềm tớnh đƣợc nhƣ sau:
Đơn giỏ bỡnh quõn = (257.820.000 + 919.258.000) / 500 = 2.354.156 Trị giỏ 100 tấn quặng thộp xuất kho đƣợc tớnh bằng: 100 x 2.354.156 = 235.415.600
VD 2: Ngày 10/12 năm 2010. Cụng ty xuất 300 tấn phụi thộp phục vụ sản xuất Đơn giỏ bỡnh quõn đƣợc phần mềm kế toỏn xỏc định nhƣ sau:
- Trị giỏ hàng tồn kho: 12.929.779.250 - Số lƣợng hàng tồn kho: 850 Tấn
Đơn giỏ bỡnh quõn: 12.929.779.250/ 850 = 15.211.505
Trị giỏ 300 tấn phụi thộp xuất kho: 300 x 15.211.505 = 4.563.451.500
Sinh viờn: Trần Xuõn Dương - Lớp QTL301 64
CễNG TY CỔ PHẦN THẫP VIỆT NHẬT
Km 9, quốc lộ 5,Quỏn Toan, Hồng Bàng,Hải Phũng
Biểu 2.8
Mẫu số 02- VT
(Ban hành theo QĐ số : 15/2006/QĐ-BTC ngày
20/03/2006 của Bộ trƣởng BTC)
PHIẾU XUẤT KHO
Số: 08/12
Ngày 04 thỏng 12 năm 2010
Lý do xuất: Xuất kho phục vụ sản xuất
Kho xuất: Kho nguyờn liệu ( kho 1 – kho cụng ty)
STT Tờn,quy cỏch vật tƣ Mó số ĐVT Số lƣợng Đơn giỏ Thành tiền
Theo CT Thực xuất
1 Quặng thộp QT Tấn 100 100 2.354.156 235.415.600
Tổng cộng 235.415.600
Tổng số tiền (Viết bằng chữ): Hai trăm ba mƣơi năm triệu bốn trăm mƣời năm ngàn sỏu trăm đồng
Số chứng từ gốc kốm theo: 01
Ngày 04 thỏng 12 năm 2010
Ngƣời lập phiếu Ngƣời nhận Thủ kho Kế toỏn Giỏm đốc
(Ký,họ tờn) hàng (Ký,họ tờn) trƣởng (Ký,họ tờn)
(Ký,họ tờn) (Ký,họ tờn)
CễNG TY CỔ PHẦN THẫP VIỆT NHẬT
Km 9, quốc lộ 5,Quỏn Toan, Hồng Bàng,Hải Phũng
Biểu 2.9
Mẫu số 02- VT
(Ban hành theo QĐ số : 15/2006/QĐ-BTC ngày
20/03/2006 của Bộ trƣởng BTC)
PHIẾU XUẤT KHO
Số: 11/12
Ngày 10 thỏng 12 năm 2010
Lý do xuất: Xuất kho phục vụ sản xuất
Kho xuất: Kho nguyờn liệu ( kho 1 – kho cụng ty)
STT Tờn,quy cỏch vật tƣ Mó số ĐVT Số lƣợng Đơn giỏ Thành tiền
Theo CT Thực xuất
1 Phụi thộp PT Tấn 300 300 15.211.505 4.563.451.500
Tổng cộng 4.563.451.500
Tổng số tiền (Viết bằng chữ): Bốn tỷ năm trăm sỏu mƣơi ba triệu bốn trăm năm mốt ngàn năm trăm đụng chẵn.
Số chứng từ gốc kốm theo:01
Ngày 10 thỏng 12 năm 2010
Ngƣời lập phiếu Ngƣời nhận Thủ kho Kế toỏn Giỏm đốc
(Ký,họ tờn) hàng (Ký,họ tờn) trƣởng (Ký,họ tờn)
(Ký,họ tờn) (Ký,họ tờn)
2.2.2.2 Phương phỏp kế toỏn chi tiết nguyờn vật liệu tại Cụng ty.
Kế toỏn chi tiết nguyờn vật liệu là cụng việc kết hợp chặt chẽ giữa việc hạch toỏn nghiệp vụ của thủ kho và việc ghi chộp kế toỏn tại phũng kế toỏn Cụng ty trong việc quản lý vật tƣ mà ở đú thủ kho cú trỏch nhiệm quản lý về mặt số lƣợng cũn kế toỏn kiểm soỏt cả mặt số lƣợng và giỏ trị.
Cụng việc hạch toỏn chi tiết là cụng việc khỏ phức tạp đũi hỏi phải phản ỏnh kịp thời, đầy đủ cả về mặt hiện vật và giỏ trị trong quỏ trỡnh kiểm soỏt cỏc loại nguyờn vật liệu.
Quỏ trỡnh nhập xuất tại Cụng ty diễn ra rất thƣờng xuyờn liờn tục nờn hiện tại doanh nghiệp hạch toỏn chi tiết nguyờn vật liệu theo phƣơng phỏp ghi thẻ song song. Trỡnh tự kế toỏn chi tiết nguyờn vật liệu tại Cụng ty đƣợc mụ tả theo sơ đồ sau:
Sơ đồ hạch toỏn chi tiết nguyờn vật liệu theo phƣơng phỏp ghi thẻ song song.
Phiếu nhập kho Thẻ hoặc sổ chi tiết Thẻ kho nguyờn vật liệu Phiếu xuất kho
Ghi chỳ: Ghi hàng ngày
Ghi cuối thỏng hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu kiểm tra
Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn
kho
Sổ kế toỏn tổng hợp
Sinh viờn: Trần Xuõn Dương - Lớp QTL301 67
* Tại kho: Hàng ngày, thủ kho căn cứ vào cỏc chứng từ nhập, xuất
nguyờn vật liệu ghi số lƣợng thực nhập, thực xuất vào thẻ kho, cuối thỏng tớnh ra số tồn kho ghi vào thẻ kho.
*Tại phũng kế toỏn:
Tại phũng kế toỏn, kế toỏn phải theo dừi tỡnh hỡnh nhập-xuất nguyờn vật liệu theo cả chỉ tiờu số lƣợng và chỉ tiờu giỏ trị. Sau khi kiểm tra cỏc nội dung chủ yếu của chứng từ kế toỏn, khi đó đủ điều kiện, kế toỏn ghi vào sổ chi tiết nguyờn vật liệu.
Tại màn hỡnh giao diện chớnh chọn mục nhập dữ liệu, màn hỡnh nhập nguyờn vật liệu hiện ra. Tại ụ loại chứng từ ta cú thể chọn cỏc phiếu nhập, phiếu xuất. Khi cập nhật dữ liệu trờn mỏy, kế toỏn nhập số hiệu của chứng từ, ngày thỏng phỏt sinh nghiệp vụ và nội dung của chứng từ theo cỏc nội dung cài đặt sẵn trờn màn hỡnh.
Đối với vật liệu nhập kho, kế toỏn nhập số lƣợng, đơn giỏ, đơn vị khỏch hàng, sau đú mỏy sẽ tự động tớnh thành tiền.
Đối với nghiệp vụ xuất kho, kế toỏn nhập số liệu xuất, xỏc định đối tƣợng chi phớ, đơn giỏ xuất mỏy sẽ tự động tớnh theo phƣơng phỏp bỡnh quõn cả kỳ dự trữ. Sau khi cập nhật xong chứng từ vào mỏy, mỏy sẽ quản lý vật liệu theo tờn hoặc mó quy định. Khi muốn xem sổ chi tiết nào đú chỉ cần đỏnh tờn vật liệu hoặc mó của vật liệu đú. Ta cú thể xem chi tiết số liệu của từng loại vật liệu theo ngày, thỏng, năm .
Cỏc loại sổ cú thể xem là: Sổ chi tiết vật tƣ, Bảng cõn đối vật tƣ, bảng cõn đối vật tƣ theo mó.
VD 1 : Ngày 03/12/2010. Cụng ty cổ phần thộp Việt Nhật mua 400 tấn quặng thộp từ cụng ty cổ phần gang thộp Thỏi Nguyờn.
Tại phũng kế toỏn, căn cứ vào HĐGTGT số 04384 và cỏc chứng từ cú liờn quan kế toỏn khai bỏo vào phần mềm kế toỏn để in phiếu nhập kho ( Biểu 2.4). Từ số