CHƢƠNG II : THỰC TRẠNG TỔ CHỨC KẾ TOÁN
3.2. Một số biện phỏp nhằm hoàn thiện tổ chức cụng tỏc kế toỏn nguyờn vật liệu
liệu tại Cụng ty cổ phần thộp Việt Nhật.
Để tồn tại và phỏt triển trong nền kinh tế thị trƣờng nhƣ hiện nay, đƣa Cụng ty cổ phần thộp Việt Nhật ngày càng phỏt triển đi lờn đũi hỏi cỏc nhà quản lý phải khụng ngừng đi sõu vào tỡm hiểu, phỏt huy những điểm mạnh của doanh nghiệp và khắc phục những hạn chế cũn tồn tại.
Hạch toỏn kế toỏn là bộ phận cấu thành của cụng cụ quản lý điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh của mỗi doanh nghiệp, đồng thời cũng là cụng cụ đắc lực phục vụ cho Nhà nƣớc trong quản lý, lónh đạo, chỉ đạo kinh doanh.
Sinh viờn: Trần Xuõn Dương - Lớp QTL301 87
Chỉ cú dựa trờn những thụng tin trung thực, chớnh xỏc của kế toỏn mới giỳp cho cỏc nhà quản trị cú thể đƣa ra những quyết định đỳng đắn, hữu hiệu nhất. Do đú việc nghiờn cứu đi sõu vào tỡm hiểu để hoàn thiện cụng tỏc kế toỏn núi chung và cụng tỏc kế toỏn nguyờn vật liệu núi riờng cần phải tuõn thủ những yờu cầu sau:
- Cỏc biện phỏp hoàn thiện phải đƣợc xõy dựng trờn cơ sở tụn trọng cơ chế tài chớnh, tụn trọng chế độ kế toỏn hiện hành. Tổ chức cụng tỏc kế toỏn ở cỏc đơn vị kinh tế đƣợc phộp vận dụng và cải tiến cho phự hợp với tỡnh hỡnh quản lý tại đơn vị mỡnh, khụng bắt buộc phải dập khuụn theo chế độ, nhƣng trong khuụn khổ nhất định vẫn phải tụn trọng chế độ hiện hành về quản lý tài chớnh của Nhà nƣớc.
- Kế toỏn là khoa học thu nhận, xử lý thụng tin phục vụ cho yờu cầu quản lý của cỏc nhà quản trị doanh nghiệp. Do vậy cỏc thụng tin về kế toỏn đƣa ra phải chớnh xỏc, kịp thời, phự hợp yờu cầu; giỳp cho cỏc nhà quản trị đƣa ra đƣợc cỏc quyết định đỳng đắn, đạt kết quả tối ƣu. Đõy là yờu cầu khụng thể thiếu trong cụng tỏc kế toỏn.
- Hoàn thiện tổ chức cụng tỏc kế toỏn nhƣng phải phự hợp với đặc điểm của doanh nghiệp (đặc điểm sản xuất kinh doanh, trỡnh độ của cỏc kế toỏn viờn, tỡnh hỡnh tài chớnh hiện tại của doanh nghiệp…) phải đạt đƣợc mục tiờu tối thiểu húa chi phớ, tối đa húa lợi nhuận.
- Hoàn thiện nhƣng phải dựa trờn cơ sở tiết kiệm chi phớ vỡ mục đớch hoạt động của cỏc doanh nghiệp là tối đa hoỏ lợi nhuận. Để đạt đƣợc mục tiờu này, cựng với việc khụng ngừng tăng doanh thu, doanh nghiệp cần phải cú cỏc biện phỏp hữu hiệu hạ thấp chi phớ cú thể đƣợc. Đõy cũng là một nhu cầu tất yếu đặt ra với cỏc doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trƣờng.
Qua quỏ trỡnh thực tập tại Cụng ty cổ phần thộp Việt Nhật, tỡm hiểu về quỏ trỡnh hỡnh thành và phỏt triển của Cụng ty cũng nhƣ tổ chức cụng tỏc kế toỏn, bài viết đƣa ra một số kiến nghị nhằm hoàn thiện cụng tỏc kế toỏn, đặc biệt là cụng tỏc kế toỏn nguyờn vật liệu tại Cụng ty.
Sinh viờn: Trần Xuõn Dương - Lớp QTL301 88
3.2.1: Kiến nghị về bộ mỏy kế toỏn và phần mềm kế toỏn3.2.1.1: Bộ mỏy kế toỏn 3.2.1.1: Bộ mỏy kế toỏn
Bộ mỏy kế toỏn của một doanh nghiệp là tập hợp những ngƣời làm kế toỏn tại doanh nghiệp cựng với cỏc phƣơng tiện trang thiết bị dựng để ghi chộp, tớnh toỏn xử lý toàn bộ thụng tin liờn quan đến cụng tỏc kế toỏn tại doanh nghiệp từ khõu thu nhận, kiểm tra, xử lý đến khõu tổng hợp, cung cấp những thụng tin kinh tế về cỏc hoạt động của đơn vị. Vấn đề nhõn sự để thực hiện cụng tỏc kế toỏn cú ý nghĩa quan trọng hàng đầu trong tổ chức kế toỏn của doanh nghiệp. Tổ chức nhõn sự nhƣ thế nào để từng ngƣời phỏt huy đƣợc cao nhất sở trƣờng của mỡnh, đồng thời tỏc động tớch cực đến những bộ phận hoặc ngƣời khỏc cú liờn quan là mục tiờu của tổ chức bộ mỏy kế toỏn.
Bộ mỏy kế toỏn của cụng ty cổ phần thộp Việt Nhật hiện nay gồm quỏ nhiều phũng ban và mỗi phũng ban nhiệm vụ chức năng hầu hết là khụng rừ ràng. Cú nhiều phũng ban nhiệm vụ và chức năng trựng lặp gõy ra việc kộm hiệu quả trong cụng tỏc tổ chức và quản lý. Việc phõn chia lại nhiệm vụ cỏc phũng ban là rất cần thiết vỡ qua đú cú thể tăng đƣợc hiệu quả quản lý và nõng cao đƣợc sự cạnh tranh của cụng ty với cỏc đối thủ cạnh tranh
3.2.1.2: Phần mềm kế toỏn
- Để sử dụng hiệu quả phần mềm kế toỏn, trƣớc hết doanh nghiệp phải mở cỏc lớp hƣớng dẫn sử dụng phần mềm, hƣớng dẫn thờm cỏc nghiệp vụ trƣớc khi sử dụng phần mềm kế toỏn.
- Mời kỹ thuật viờn về phần mềm kế toỏn cập nhật cỏc chế độ kế toỏn mới đồng thời hƣớng dẫn kỹ năng sử dụng phần mềm cho nhõn viờn kế toỏn.
- Cập nhật cỏc phiờn bản phần mềm mới trỏnh lỗi thời
3.2.2: Hệ thống kho bói
Hiện tại hệ thống kho bói để lƣu trữ và bảo quản nguyờn vật liệu của Cụng ty cũn thiếu, vẫn phải để ngoài trời, mƣa nắng sẽ làm giảm phẩm chất của nguyờn vật liệu. Do vậy, Cụng ty cần xõy dựng thờm kho hoặc thuờ thờm kho để dự trữ nguyờn vật liệu, vừa đảm bảo quản lý tốt hơn về số lƣợng và chất lƣợng vật tƣ, nõng cao giỏ trị của nguyờn vật liệu trong quỏ trỡnh sản xuất.
Sinh viờn: Trần Xũn Dương - Lớp QTL301 89
Ngồi ra, Cụng ty cần tớnh toỏn đầu tƣ xõy dựng một hệ thống kho theo đỳng quy chuẩn yờu cầu bảo đảm nghiờm ngặt cỏc điều kiện về giao thụng, an toàn phũng chống chỏy nổ, … thuận tiện cho việc tiếp nhận, vận chuyển, bốc dỡ, xếp hàng, bảo quản, phõn loại, đúng gúi, kiểm nghiệm, giao hàng.
Đối với cỏc nguyờn vật liệu đặc biệt cần cú chế độ bảo quản riờng tuõn thủ theo đỳng yờu cầu của nhà sản xuất hoặc tƣ vấn chuyờn mụn để trỏnh gõy hƣ hỏng và ảnh hƣởng đến nguyờn vật liệu. Cần cú một hệ thống kho đủ tiờu chuẩn, điều kiện để sắp xếp và phõn loại nguyờn vật liệu một cỏch khoa học và hợp lý đảm bảo tớnh an toàn cho từng loại nguyờn vật liệu.
Cụng ty cú thể khai thỏc vốn đầu tƣ từ nhiều nguồn: nguồn tớch luỹ nội bộ, nguồn vốn vay ngõn hàng,…
Đõy là một vấn đề mà cụng ty cần nhanh chúng lờn kế hoạch chi tiết và đầu tƣ để đảm bảo cho việc quản lý nguyờn vật liệu đƣợc tốt hơn, dễ dàng cho khõu kiểm soỏt và kiểm kờ nguyờn vật liệu.
3.2.3: Xõy dựng định mức dự trữ nguyờn vật liệu.
Trong nền kinh tế thị trƣờng cú sự cạnh tranh khốc liệt nhƣ hiện nay, nhiều biến động xảy ra cú thể ảnh hƣởng đến kế hoạch sản xuất của Cụng ty và ảnh hƣởng đến giỏ thành sản phẩm. Do vậy, nếu Cụng ty khụng xỏc định mức dự trữ nguyờn vật liệu thỡ kế hoạch sản xuất của Cụng ty cú thể bị ngƣng trệ làm ảnh hƣởng đến kết quả sản xuất kinh doanh.
Tuy nhiờn, nếu Cụng ty dự trữ nguyờn vật liệu quỏ lớn sẽ làm ứ đọng vốn, gõy khú khăn trong việc quay vũng vốn của doanh nghiệp và phỏt sinh cỏc chi phớ liờn quan. Ngƣợc lại, nếu dự trữ ớt thỡ khi nguyờn vật liệu trờn thị trƣờng khan hiếm hoặc giỏ cả nguyờn vật liệu giảm sẽ làm ảnh hƣởng đến chi phớ sản xuất kinh doanh. Nguyờn vật liệu bị thiếu, cú thể làm cho doanh nghiệp phải ngừng sản xuất. Vỡ vậy, Cụng ty nờn xõy dựng định mức dự trữ tối đa và tối thiểu cho từng loại nguyờn vật liệu, trỏnh việc dự trữ quỏ nhiều hay quỏ ớt một loại nguyờn vật liệu nào đú.
Sinh viờn: Trần Xuõn Dương - Lớp QTL301 90
Việc xõy dựng này căn cứ trờn kế hoạch, định mức tiờu hao cho từng loại nguyờn vật liệu cũng nhƣ tỡnh hỡnh, khả năng của Cụng ty.
- Định mức giỏ cho một đơn vị nguyờn vật liệu trực tiếp phản ỏnh giỏ cuối cựng của một đơn vị nguyờn vật liệu trực tiếp sau khi đó trừ đi mọi khoản triết khấu:
Định mức Giỏ mua Chi phớ Chi phớ Chiết khấu
giỏ của một = + + nhập kho,-
đơn vị chuyờn chở (Nếu cú)
đơn vị NVL bốc xếp
- Định mức lƣợng nguyờn vật liệu trực tiếp cho một đơn vị sản phẩm phản ỏnh số lƣợng nguyờn vật liệu tiờu hao cho một đơn vị thành phẩm, cú cho phộp những hao trong định mức:
Định mức lƣợng Lƣợng NVL cần Mức hao Mức NVL cho
NVL trực tiếp cho thiết để sản xuất
= +hụt cho +sản phẩm hỏng
một đơn vị sản một đơn vị sản
phộp (cho phộp)
phẩm phẩm
Từ đú định mức chi phớ nguyờn vật liệu của một đơn vị sản phẩm đƣợc xỏc định nhƣ sau:
Định mức chi phớ một đơn Định mức giỏ một đơn Định mức
vị sản phẩm = vị NVL x
lƣợng NVL Giỏ tiờu chuẩn về nguyờn vật liệu thƣờng đƣợc xỏc định bởi nhõn viờn phũng kế hoạch vật tƣ. Nhõn viờn cung ứng thƣờng tập hợp giỏ nguyờn vật liệu của cỏc nhà cung cấp khỏc nhau, để từ đú chọn một nhà cung cấp cú thể đỏp ứng cỏc yờu cầu về chất lƣợng nguyờn vật liệu cũng nhƣ giỏ cả phự hợp.
Lƣợng tiờu chuẩn về nguyờn vật liệu trực tiếp thƣờng đƣợc xỏc định bởi cỏc kỹ sƣ và giỏm đốc sản xuất, căn cứ trờn tỡnh hỡnh sử dụng thực tế.
Xõy dựng đƣợc định mức dự trữ sẽ đảm bảo cho nguyờn vật liệu vừa đủ, đỏp ứng kịp thời nhu cầu sử dụng, hoạt động sản xuất đƣợc diễn ra thƣờng xuyờn, liờn tục, khụng bị ngƣng trệ cũng nhƣ nắm bắt kịp thời cỏc cơ hội trong kinh doanh. Ngoài ra vấn đề nguyờn vật liệu sẽ ớt bị ứ đọng, số vốn đú cú thể
quay vũng cho cỏc loại nguyờn vật liệu khỏc hoặc cho cỏc hoạt động tài chớnh, đồng thời sử dụng tiết kiệm vốn.
Cụng ty cú thể sử dụng Bỏo cỏo dự bỏo vật tƣ theo kế hoạch sản xuất, kinh doanh nhƣ sau:
Đơn vị: ……… Bộ phận: ………
BÁO CÁO DỰ BÁO VẬT TƢ THEO KẾ HOẠCH SẢN XUẤT, KINH DOANH
Thỏng ….. Quý…..Năm….
Mó Tờn, quy cỏch Nhu cầu Số tồn Số cần nhập
Đvt kho thực số vật tƣ Kế Đó sử Số chƣa sử bổ sung tế hoạch dụng dụng A B C 1 2 3 4 5 Ngày ….. thỏng ….. năm…..
Kế toỏn trƣởng PT bộ phận bỏo cỏo Ngƣời lập