CHƢƠNG II : THỰC TRẠNG TỔ CHỨC KẾ TOÁN
2.1.4.4: Hệ thống sổ sỏch kế toỏn và hỡnh thức kế toỏn
Cụng ty ỏp dụng hỡnh thức kế toỏn trờn mỏy vi tớnh ghi sổ theo hỡnh thức Nhật ký chung. Đặc trƣng cơ bản của hỡnh thức kế toỏn trờn mỏy vi tớnh là cụng việc kế toỏn đƣợc thực hiện theo một chƣơng trỡnh phần mềm. hiện nay Cụng ty đang sử dụng phần mềm Esoft. Phần mềm kế toỏn hiển thị đầy đủ quy trỡnh ghi sổ kế toỏn, in đƣợc đầy đủ sổ sỏch kế toỏn và Bỏo cỏo Tài Chớnh theo quy định.
Cỏc loại sổ của hỡnh thức kế toỏn trờn mỏy vi tớnh :
Phần mềm kế toỏn đƣợc thiết kế theo hỡnh thức kế toỏn Nhật ký chung nờn sẽ cú cỏc loại sổ của hỡnh thức kế toỏn Nhật ký chung, nhƣng khụng hoàn toàn giống mẫu sổ kế toỏn ghi bằng tay khi đƣợc in ra sử dụng.
Sinh viờn: Trần Xuõn Dương - Lớp QTL301 50
Chứng từ kế toỏn
Bảng tổng hợp chứng từ cựng loại
Giới thiệu phần mềm kế toỏn ESOFT
Sổ kế toỏn - Sổ cỏi
Phần mềm kế
toỏn - Sổ tổng hợp
Mỏy vi tớnh -Bỏo cỏo tài chớnh -Bỏo cỏo kế toỏn quản trị
Ghi chỳ:
Nhập số liệu hàng ngày
In sổ, bỏo cỏo cuối thỏng, cuối năm Đối chiếu, kiểm tra
Màn hỡnh ESOFT đƣợc thiết kế bao gồm những phần sau: Biểu 2.2
Sinh viờn: Trần Xuõn Dương - Lớp QTL301 51
ESOFT là một phần mềm cú mức độ tự động húa cao. ESOFT luụn cú khả năng trợ giỳp cho cỏc nhõn viờn kế toỏn một cỏch tối đa, nhõn viờn kế toỏn chỉ phải thực hiện một số ớt cỏc thao tỏc cũn lại. Doanh nghiệp dựng phần mềm kết hợp trỡnh tự ghi sổ theo hỡnh thức nhật lý chung.
Căn cứ vào hệ thụng tài khoản kế toỏn, chế độ thể lệ kế toỏn, quy mụ đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của cụng ty, trỡnh độ của đội ngũ kế toỏn yờu cầu quản lỹ cũng nhƣ điều kiện trờn mỏy vi tớnh. Cụng ty đó ỏp dụng hỡnh thức kế toỏn nhật ký chung. Đõy là hỡnh thức đơn giản phự hợp với quy mụ của doanh nghiệp vừa và nhỏ, đồng thời trong điều kiện cụng ty đó ỏp dụng kế toỏn mỏy thỡ giỳp hệ thồng hoỏ thụng tin chớnh xỏc khoa học.
Hệ thống sổ sỏch bỏo cỏo của cụng ty cũng khỏ linh hoạt và đầy đủ phự hợp với chế độ quy định của nhà nƣớc.
Trỡnh tự ghi sổ kế toỏn theo hỡnh thức Nhật ký chung. Biểu 2.3 Chứng từ gốc Nhật ký chung Sổ cỏi Bảng cõn đối số phỏt sinh
Bỏo cỏo tài chớnh
Ghi chỳ:
Ghi hàng ngày: Ghi cuối quý: Đối chiếu :
Sổ kế toỏn chi tiết
Bảng tổng hợp
chi tiết
Hàng ngày căn cứ vào chứng từ kế toỏn, kế toỏn viờn nhập dữ liệu vào phần mềm Esoft. Theo trỡnh tự đƣợc cài đặt sẵn, mỏy tớnh sẽ tự động xử lý số liệu để ghi vào Sổ Nhật ký chung. Từ Nhật ký chung thụng tin sẽ đƣợc ghi vào Sổ Cỏi cỏc tài khoản cú liờn quan. Đồng thời từ cỏc chứng từ gốc, thụng qua khai bỏo chi tiết mỏy tớnh cũng tự xử lý số liệu ghi vào Sổ Chi tiết cỏc tài khoản cú liờn quan.
Cuối kỳ (hoặc bất kỳ thời điểm nào cần thiết) kế toỏn thực hiện cỏc bỳt toỏn khoỏ sổ trờn mỏy vi tớnh để lập cỏc Bỏo cỏo. Mỏy tớnh sẽ tự xử lý số liệu từ Sổ Cỏi để lập Bảng cõn đối số phỏt sinh và Sổ chi tiết để lập Bảng tổng hợp chi tiết, sau đú theo chƣơng trỡnh cài đặt sẵn, số liệu đƣợc xử lý để lập Bỏo cỏo tài chớnh.
Cuối kỳ cỏc sổ kế toỏn tổng hợp và sổ chi tiết sẽ đƣợc in đúng thành quyển và thực hiện cỏc thủ tục phỏp lý theo quy định về ghi chộp và lƣu trữ sổ sỏch kế toỏn.