2.5 Các nhân tố ảnh hưởng đến sự hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ
2.5.1 Mơi trường kiểm sốt
Là tập hợp các tiêu chuẩn, quy trình, cơ cấu tổ chức cung cấp cơ sở cho việc thực hiện hoạt động kiểm sốt trong tổ chức. Mơi trường kiểm sốt “phản ánh sắc thái chung của một đơn vị, chi phối ý thức kiểm soát của mọi thành viên trong đơn vị, là nền tảng đối với các bộ phận khác của KSNB’.
Các nhân tố chính thuộc về mơi trường kiểm sốt, đó là:
- Sự trung thực và giá trị đạo đức: HTKSNB hữu hiệu tùy thuộc khá nhiều vào tính trung thực, biết tuân theo các giá trị đạo đức được xây dựng của những cá nhân tham gia vào quá trình kiểm sốt. Để thực hiện điều này trước hết ban lãnh đạo cần phải xây dựng những chuẩn mực đạo đức và phổ biến rộng rãi những quy định trên trong đơn vị, đồng thời nghiêm chỉnh chấp hành để làm gương cho toàn thể nhân viên. Nhà quản lý cũng cần đặc biệt quan tâm loại trừ hoặc giảm thiểu các điều kiện hay áp lực có nguy cơ dẫn đến những hành vi thiếu trung thực.
- Đảm bảo về năng lực: Điều này có nghĩa là đảm bảo để nhân viên có kiến thức và kỹ năng phù hợp với cơng việc mình đảm nhận. Do vậy, trước hết nhà quản lý cần xác định và yêu cầu một cách cụ thể về kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm cần thiết khi tuyển dụng. Ngoài ra, doanh nghiệp nên thường xuyên tổ chức huấn luyện đào tạo, nâng cao năng lực chuyên môn, hướng dẫn cách xử lý vấn đề nhằm giúp nhân viên thực hiện nhiệm vụ được giao mang lại kết quả tốt.
- Hội đồng quản trị và Ủy ban Kiểm toán: Đánh giá sự hữu hiệu của Hội đồng quản trị và Ủy ban Kiểm tốn thơng qua việc xem xét các yếu tố như: kinh nghiệm, uy tín, tính độc lập của những thành viên thuộc Hội đồng quản trị và Ủy ban Kiểm toán, mối quan hệ giữa các thành viên này với kiểm toán độc lập và kiểm toán nội bộ ra sao.
Hội đồng quản trị và Ủy ban Kiểm tốn hoạt động hữu hiệu sẽ có tác động khá nhiều đến mơi trường kiểm soát.
- Triết lý quản lý và phong cách điều hành của nhà quản lý: Điều này thể hiện ở nhận thức, quan điểm của nhà quản lý, phong cách điều hành doanh nghiệp của họ (cá tính, thái độ), cách thức trao đổi với nhân viên cấp dưới. Tùy từng nhà quản lý họ có triết lý và phong cách điều hành riêng và chính sự khác biệt này ảnh hưởng không nhỏ đến việc thực hiện mục tiêu của đơn vị.
- Cơ cấu tổ chức: Có ý nghĩa rất quan trọng trong việc đạt được các mục tiêu. Nó được thể hiện ở sự bố trí, sắp xếp, phân chia quyền hạn và trách nhiệm của từng bộ phận và mối quan hệ giữa các bộ phận với nhau. Sự phù hợp của cơ cấu tổ chức hỗ trợ rất lớn cho việc xây dựng kế hoạch, triển khai các hoạt động kiểm soát, giám sát. Cơ cấu tổ chức khơng có khn mẫu chung mà phụ thuộc vào quy mô và đặc thù hoạt động từng đơn vị.
- Cách thức phân định quyền hạn và trách nhiệm: Chính là việc cụ thể hóa quyền hạn và trách nhiệm của mỗi thành viên trong từng hoạt động của đơn vị, mối quan hệ giữa các cá nhân với nhau để hoàn thành mục tiêu chung.
- Chính sách nhân sự và việc áp dụng vào thực tế: Bao gồm các thủ tục, chính sách của nhà quản lý về tuyển dụng, huấn luyện, xếp loại, động viên, khen thưởng, kỷ luật, sa thải nhân viên trong tổ chức mình.
5 nguyên tắc được báo cáo COSO 2013 đưa ra liên quan đến mơi trường kiểm sốt, bao gồm: “(1) Đơn vị phải chứng tỏ sự cam kết về tính trung thực và giá trị đạo đức; (2) Hội đồng quản trị phải chứng tỏ sự độc lập với người quản lý và đảm nhiệm chức năng giám sát việc thiết kế và vận hành HTKSNB; (3) Nhà quản lý dưới sự giám sát của Hội đồng quản trị thiết lập cơ cấu tổ chức, các loại báo cáo, phân định trách nhiệm và quyền hạn nhằm đạt được mục tiêu của đơn vị; (4) Đơn vị phải chứng tợ cam kết về việc sử dụng nhân viên có năng lực, thơng qua tuyển dụng, duy trì và phát triển nguồn lực phù hợp với mục tiêu của đơn vị; (5) Đơn vị cần yêu cầu các cá nhân chịu trách nhiệm báo cáo về trách nhiệm của họ trong việc đáp ứng các mục tiêu của tổ chức”.