2.5 Các nhân tố ảnh hưởng đến sự hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ
2.5.3 Hoạt động kiểm soát
Là hành động được nhà quản lý thiết lập thơng qua các chính sách, thủ tục đảm bảo giảm rủi ro để đạt mục tiêu. Chính sách kiểm sốt chính là các nguyên tắc chung
làm cơ sở cho việc thực hiện các thủ tục kiểm soát. Thủ tục kiểm soát là những quy định cụ thể để thực hiện chính sách kiểm sốt. Hoạt động kiểm sốt hiện diện ở hầu hết trong mọi bộ phận, cấp độ tổ chức của đơn vị.
Theo mục đích, có thể chia hoạt động kiểm sốt thành 3 loại:
- Kiểm sốt phịng ngừa: nhằm phịng ngừa, giảm thiểu các sai phạm xảy ra làm ảnh hưởng đến mục tiêu doanh nghiệp
- Kiểm soát phát hiện: nhằm phát hiện kịp thời các sai phạm đã được thực hiện - Kiểm soát bù đắp: nhằm tăng cường hoặc thay thế các hoạt động kiểm soát đã kém hiệu quả
Theo chức năng, hoạt động kiểm soát được chia thành:
- Soát xét của người quản lý cấp cao: “là việc các lãnh đạo cao cấp trong đơn vị thực hiện các soát xét như: đối chiếu kết quả thực tế với kế hoạch, dự toán, hoặc kỳ trước”.
- Quản trị hoạt động: “là việc các nhà quản lý cấp trung gian soát xét hiệu quả so với dự tốn hoặc kế hoạch của từng bộ phận mình quản lý”.
- Phân chia trách nhiệm hợp lý: “là cách thức để nhà quản lý sử dụng để làm giảm thiểu các cơ hội hoặc điều kiện để các sai phạm có thể xảy ra hoặc phát hiện ra các sai phạm trong quá trình tác nghiệp”.
- Kiểm sốt q trình xử lý thơng tin: “là hoạt động kiểm soát cần được thực hiện nhằm đảm bảo tính chính xác, tính đầy đủ và phê chuẩn đúng đắn cho các nghiệp vụ diễn ra trong doanh nghiệp”, bao gồm: kiểm soát chung và kiểm soát ứng dụng.
- Kiểm soát vật chất: “là các hoạt động kiểm soát nhằm đảm bảo cho tài sản của doanh nghiệp như máy móc, nhà xưởng, tiền bạc, hàng hóa, cổ phiếu và các tài sản khác được bảo vệ một cách chặt chẽ”. Bên cạnh đó, việc kiểm kê tài sản cuối kỳ, so sánh số liệu thực tế với số liệu ghi trên sổ sách cũng được xem là hoạt động kiểm soát vật chất.
- Phân tích rà sốt: “là việc so sánh giữa kết quả thực hiện với số liệu dự toán hay giữa các thơng tin tài chính và phi tài chính nhằm phát hiện ra các biến động bất thường để nhà quản lý có các biện pháp chấn chỉnh kịp thời”.
3 nguyên tắc được báo cáo COSO 2013 đưa ra liên quan đến hoạt động kiểm soát, bao gồm: “(1) Đơn vị phải lựa chọn, thiết lập các hoạt động kiểm soát để giảm thiểu rủi ro, đạt được mục tiêu của đơn vị ở mức độ có thể chấp nhận được; (2) Đơn vị lựa chọn và phát triển các hoạt động kiểm sốt chung về cơng nghệ thơng tin nhằm hỗ trợ cho việc đạt được các mục tiêu; (3) Đơn vị phải triển khai các hoạt động kiểm soát dựa trên các chính sách đã được thiết lập và triển khai thành các thủ tục”.