2.5 Các nhân tố ảnh hưởng đến sự hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ
2.5.4 Thông tin và truyền thông
Thơng tin và truyền thơng đóng vai trị thực sự quan trọng trong việc xây dựng và nâng cao năng lực kiểm sốt trong tổ chức thơng qua việc tạo ra các báo cáo cung cấp thông tin về hoạt động, tình hình tài chính và sự tn thủ cho các đối tượng có nhu cầu sử dụng ở cả bên trong và bên ngoài đơn vị.
Thông tin
Thông tin được cung cấp thông qua hệ thống thông tin và cần thiết cho mọi cấp độ trong đơn vị. Nhà quản lý cần thu thập thơng tin liên quan có chất lượng từ bên trong và bên ngoài để thực hiện trách nhiệm KSNB và hỗ trợ cho các thành phần khác của KSNB đạt được mục tiêu đề ra.
Để đảm bảo thông tin của đơn vị đạt yêu cầu, cần phải đáp ứng các đặc điểm sau:
- Tính chính xác: điều này rất có ý nghĩa vì làm căn cứ đưa ra các quyết định. - Tính kịp thời: thơng tin được truyền đạt đến người có nhu cầu sử dụng đúng lúc họ cần (đúng thời điểm), nếu không sẽ mất đi giá trị của nó.
- Tính đầy đủ và hệ thống: thơng tin phải phản ánh đầy đủ, bao quát mọi khía cạnh của tình huống, giúp người sử dụng có cái nhìn tồn diện về vấn đề.
- Tính thích hợp và dễ hiểu: thơng tin cần truyền đạt đến người cần nhận tin phù hợp với khả năng tiếp thu và dễ hiểu với họ.
- Tính an tồn: thơng tin cần được bảo vệ tốt và chỉ những người có đủ quyền hạn mới được phép tiếp cận.
Truyền thông
Theo tác giả Dinapoli (2007) cho rằng: “Truyền thông là việc trao đổi và truyền đạt các thông tin cần thiết tới các bên có liên quan cả bên trong lẫn bên ngoài doanh
nghiệp. Bản thân mỗi hệ thống thơng tin đều có chức năng truyền thơng, bởi có như vậy thì những thơng tin đã được thu thập và xử lý mới có thể đến được với các đối tượng có nhu cầu để giúp họ thực hiện được trách nhiệm của mình”
Việc truyền đạt thông tin, chúng ta cần quan tâm:
- Tổ chức các kênh thông tin hữu hiệu trong đơn vị giúp từng cá nhân trong tổ chức đều hiểu rõ nội dung cơng việc mình thực hiện, nắm được đầy đủ các thơng báo từ cấp trên.
- Cập nhật liên tục, đầy đủ các thơng tin bên ngồi, đồng thời đảm bảo việc truyền đạt ra bên ngoài kịp thời, phù hợp với quy định và yêu cầu của pháp luật.
3 nguyên tắc được báo cáo COSO 2013 đưa ra liên quan đến thông tin và truyền thông của đơn vị: “(1) Đơn vị phải thu thập hay tự tạo và sử dụng các thơng tin thích hợp, có chất lượng nhằm hỗ trợ cho các bộ phận cấu thành khác của KSNB; (2) Đơn vị phải truyền thông trong nội bộ những thông tin cần thiết nhằm hỗ trợ chức năng kiểm sốt; (3) Đơn vị phải truyền thơng cho các đối tượng bên ngồi các thơng tin liên quan đến hoạt động và KSNB”