GIÁM SÁT VÀ ĐÁNH GIÁ DỰ ÁN
4.1.1 Khái niệm, tác dụng của giám sát dự án
4.1.1.1 Khái niệm
Giám sát dự án là quá trình kiểm tra theo dõi dự án về tiến độ thời gian, chi phí và tiến trình thực hiện nhằm đánh giá thường xuyên mức độ hoàn thành và đề xuất những biện pháp và hành động cần thiết để thực hiện thành công dự án.
4.1.1.2 Tác dụng
Hệ thống giám sát dự án có tác dụng giúp các nhà quản lý dự án: - Quản lý tiến độ thời gian, đảm bảo yêu cầu kế hoạch.
- Giữ cho chi phí trong phạm vi ngân sách được duyệt.
- Phát hiện kịp thời những tình huống bất thường nảy sinh và đề xuất biện pháp giải quyết.
Việc giám sát dự án đòi hỏi phải thực hiện thường xuyên và có thể được tiến hành theo hệ thống chính thức hoặc khơng chính thức. Tuy nhiên, những dự án nhỏ không cần thiết phải xây dựng hệ thống kiểm sốt chính thức. Hệ thống giám sát cần đơn giản, dễ hiểu, tập trung vào những thay đổi quan trọng, những khâu yếu trong hệ thống. Việc lựa chọn hệ thống kiểm soát phụ thuộc vào nhiều yếu tố như loại hình tổ chức dự án, u cầu cơng nghệ, kế hoạch... Tiêu chuẩn lựa chọn hệ thống kiểm sốt chính thức phụ thuộc vào: (1) Mức độ rủi ro của dự án và (2) Chi phí của hệ thống và lợi nhuận mà nó đem lại. Hệ thống kiểm sốt có thể rất đơn giản như cuộc họp giao ban hàng tuần hoặc rất phức tạp bao gồm nhiều chỉ tiêu đánh giá. Nguyên tắc chung để lựa chọn một hệ thống kiểm sốt là chi phí khơng vượt q mức lợi nhuận (hoặc tiết kiệm được) do hoạt động kiểm soát đem lại.
Trong quản lý dự án, những yếu tố quan trọng nhất cần được theo dõi kiểm soát là: tiến độ thực hiện cơng việc (lịch trình); khối lượng và chất lượng công việc thực hiện, công tác phân bố nguồn lực và kiểm sốt chi phí.