GIÁM SÁT VÀ ĐÁNH GIÁ DỰ ÁN
4.1.8 Báo cáo giám sát dự án
Báo cáo giám sát dự án là một tài liệu rất quan trong phục vụ yêu cầu quản lý của giám đốc dự án, các cơ quan giám sát, chủ đầu tư, nhà thầu, đại diện cơ quan quản lý nhà nước, những người hưởng lợi... Do vậy, nó phải được hiểu như nhau và được xem như một công cụ thơng tin. Một báo cáo giám sát có thể khác nhau về hình thức, mức độ phức tạp giữa các dự án, nhưng về cơ bản, nó bao gồm những nội dung chủ yếu sau đây:
Thứ nhất, phần giới thiệu. Phần này mô tả ngắn gọn rõ ràng dự án. Sự cần thiết của dự
án, các mục tiêu và nguồn lực phải được làm rõ. Nếu dự án lớn và phức tạp, cần có những giải thích cần thiết kèm theo báo cáo.
Thứ hai, trình bày thực trạng của dự án đến thời điểm hiện tại trên một số khía cạnh
chính sau đây:
Chi phí. Báo cáo cần làm rõ thực trạng qui mơ vốn, nguồn vốn và tình hình sử dụng vốn của dự án. Cần so sánh chi phí thực tế với chi phí dự tốn theo từng giai đoạn đầu tư, theo các mốc thời gian quan trọng. Báo cáo tập trung phân tích khoản mục chi phí trực tiếp, đồng thời làm rõ tổng chi phí, những khoản chi phí gián tiếp của dự án. Các số liệu chi tiết cần trình bày trong các bảng phần phụ lục.
Tiến độ thời gian. Báo cáo chỉ rõ khối lượng cơng việc đã hồn thành, phần trăm khối lượng đã thực hiện được của những cơng việc chưa hồn thành, cho đến thời điểm hiện tại, dự tính thời gian cịn lại để thực hiện các công việc này. Việc báo cáo nên dựa vào các mốc thời gian quan trọng đã được xác định trong lịch trình kế hoạch.
Kết hợp các yếu tố thời gian với chi phí và nguồn lực. Phần này trình bày kết hợp các mục tiêu. So sánh khối lượng cơng việc đã hồn thành với khối lượng kế hoạch, xét trong mối quan hệ với các nguồn lực đã sử dụng, đặc biệt là tiền vốn. Trên cơ sở đó, dự tính thời gian kết thúc dự án và qui mô tiền vốn cũng như các nguồn lực khác cần phải có để thực hiện các cơng việc còn lại. Biểu đồ “Phân tích giá trị thu được” là một công cụ hữu hiệu để trình bày nội dung này.
Chất lượng. Báo cáo chất lượng cần thiết hay không tùy thuộc vào loại dự án được giám sát. Thông thường, báo cáo phải chỉ ra được tình hình thực hiện các chỉ tiêu chất lượng, những tiêu chuẩn chất lượng đã ghi trong hợp đồng. Báo cáo cũng làm rõ các phương pháp quản lý chất lượng, hệ thống đảm bảo chất lượng mà dự án đang áp dụng.
Thứ ba, kết luận, kiến nghị chun mơn. Phần này báo cáo trình bày các kết luận, kiến
nghị liên quan chính đến kế hoạch tiến độ và ngân sách, đối với những cơng việc chưa hồn thành của dự án, thuần tuý trên quan điểm chun mơn. Trong những tình huống bất thường, báo cáo chỉ nên đề cập đến những cơng việc thực tế đã hồn thành, khơng kiến nghị những giải pháp kỹ thuật đối với các cơng việc chưa hồn thành, khi chưa điều tra xác định rõ nguyên nhân.
Thứ tư, kiến nghị giải pháp quản lý. Phần này trình bày các khoản mục mà cán bộ giám
sát nhận thấy cần phải được quản lý chặt chẽ bởi các nhà quản lý cấp trên. Đồng thời, cần giải thích ngắn gọn mối quan hệ giữa những khoản mục này với các mục tiêu của dự án. Báo cáo nên giải thích thêm mối quan hệ đánh đổi giữa 3 mục tiêu thời gian chi phí và hồn thiện giúp các nhà quản lý cấp trên có đủ thơng tin để quyết định tương lai của dự án.
Thứ năm, phân tích rủi ro. Phần này, báo cáo phân tích những rủi ro chính và những tác
cảnh báo những rủi ro tiềm tàng có thể xảy ra trong tương lai đối với những cơng việc cịn lại của dự án.
Thứ sáu, trình bày những điểm còn hạn chế và các giả định của báo cáo. Cán bộ giám sát
là người chịu trách nhiệm về độ chính xác và tính kịp thời của báo cáo, nhưng các nhà quản lý cấp trên lại là người chịu trách nhiệm giải thích báo cáo và đề ra các quyết định tương lai trên cơ sở báo cáo này. Do đó, các tác giả của bản báo cáo cần nêu rõ những điểm còn hạn chế và những giả định khi viết báo cáo.