31
Tiêu chuẩn hóa màu sắc:
Bảng 3.1: Bảng màu sắc quy định từng khu vực của công ty
(Nguồn: Người viết tự tổng hợp)
Hình 3.15: Màu nền quy định của công ty (Nguồn: người viết tự tổng hợp)
Màu sắc Khu vực quy định
Khu vực văn phòng, nhà ăn, nhà vệ sinh, trong khu vục màu này yêu cầu mọi người phải mang giày trắng mà cơng ty u cầu.
Phịng thay đồ, trong khu vục màu vàng yêu cầu mọi người đều phải mang tất chân.
Phòng sạch (phòng sản xuất), đối với màu xanh là khu vực sạch nhất công ty nên khi vào khu vực này yêu cầu mọi người phải mặc đồ theo quy định của phòng sạch, sát khuẩn tay, đeo bao tay, không trang điểm, không đeo trang sức và phải đeo mắt kính chuyên dụng để tránh việc mi mắt rơi ra.
32 Quy định về màu sắc nền là quy định tồn cơng ty bắt buộc mọi người phải tuân theo nhằm đảm bảo vệ sinh và an toàn. Ngoài ba màu sắc quy định trên, nếu nhân viên tiếp xúc với bất kì màu nền khác đều phải mang bao giày y tế hoặc thay giày, nếu không sẽ bị xử phạt theo quy định của công ty.
3.1.5. Bước 5: Sẵn sàng
Thực hiện 5S khơng khó nhưng làm sao để duy trì và phát triển là một cơng việc khơng dễ dàng. Vì thế, trong thực hiện 5S địi hỏi lãnh đạo phải hết sức gương mẫu, là người đi đầu trong mọi hoạt động, là người chịu trách nhiệm nhắc nhở, động viên truyền động lực cho tồn bộ cơng nhân viên. Đặc biệt, ban quản lý ln có kế hoạch rõ ràng và hợp lý để mọi máy móc, thiệt bị, vật dụng ln sẵn sàng cho mọi hoạt động.
Ở Terumo, mọi vật dụng đều sẵn sàng trong trạng thái hoạt động tránh trì trệ hoạt của tồn cơng ty, từ áo khốc vơ khu vực văn phịng đến các dụng cụ quần áo để vào phòng sạch thậm chí là giấy trong nhà vệ sinh vẫn ln sẵn sàng.
Hình 3.16: Giấy ln sẵn sàng trong nhà vệ sinh (Nguồn: Người viết tự tổng hợp)
33
Hình 3.17: Hình ảnh đồ phịng sạch ln sẵn sàng (Nguồn: Người viết tự tổng hợp)
3.2. Đánh giá hiệu quả 5S mang lại 3.2.1. Ưu điểm 3.2.1. Ưu điểm
3.2.1.1. Hiệu quả chung
- 5S góp phần nâng cao năng lực quản lý, nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh.
- Các loại rác được phân thành nhiều loại như rác giấy, rác sinh hoạt (rác thông thường) kim tiêm, túi máu, Cassette sau khi lấy mẫu kiểm tra.
- Bàn làm việc được bày biện ngăn nắp gọn gàng và đẹp mắt.
- Sau mỗi ca làm việc cơng ty đều có hoạt động dọn vệ sinh tại nơi làm việc và tại khu vực chịu trách nhiệm.
3.2.1.2. Tạo ra môi trường làm việc thoải mái
Việc thực hiện 5S giúp Terumo tạo nên một khơng gian làm việc thống đãng, thoải mái và sạch sẽ, việc sắp xếp đồ dựa trên vạch xác định vị trí dễ dàng cho việc lấy trả đồ vật và an tồn cho cơng nhân viên. Chỗ làm việc trở nên gọn gàng, ngăn nắp. Lối đi sạch sẽ khơng khí trong lành ít bụi bẩn. Ngồi ra, tất cả mọi vật dụng đều có vị trí cố định, khơng có vật dụng khơng cần thiết ở nơi làm việc, khơng có chướng ngại vật cản
34 trở trên lối đi. Điều này tạo ra sự thơng thống nhất định cho nhà xưởng. Hơn nữa, nhân viên cũng dễ dàng nhìn thấy những rủi ro về an toàn lao động.
3.2.1.3. Tạo ra mối quan hệ tốt giữa đồng nghiệp với nhau
Với 5S, mọi người có mơi trường làm việc tốt hơn với tinh thần thoải mái và từ đó quan hệ giữa các đồng nghiệp với nhau cũng tốt hơn. Mối quan hệ tốt đẹp giữa mọi người giúp tạo nên văn hố ứng xử đẹp với nhau, từ đó thúc đẩy cơng việc tiến triển nhanh hơn, đạt hiệu quả cao hơn.
3.2.1.4. Tạo dựng và củng cố hình ảnh của cơng ty trong mắt khách hàng
Công ty thực hiện 5S tốt sẽ tạo ra một khơng gian thống đãng, sạch sẽ, mọi người trong cơng ty làm việc với tinh thần thoải mái, hịa đồng xây dựng một văn hóa doanh nghiệp lành mạnh từ đó xây dựng được hình ảnh đẹp với khách hàng và đối tác. Các nhân viên nhắc nhở nhau thực hiện 5S như một công việc hằng ngày của mỗi người, nhằm mang lại mỹ quan cho khu vực làm việc của mình nói riêng và cho cả cơng ty.
3.2.1.5. Hiệu quả về sản xuất
Những quy định về 5S giúp giảm những sai sót trong q trình sản xuất từ đó giúp hạn chế thành phẩm lỗi. Về cơng tác chuẩn bị đồ vào phịng sạch được xếp theo kích cỡ dễ dàng cho mọi người lấy được đồng phục vừa kích thước.
Các máy móc, thiết bị cần thiết được bố trí thuận tiện cho việc vận hành. Các loại công cụ hỗ trợ sản xuất cần thiết cũng được sắp xếp gọn gàng ngăn nắp, gần nơi cần sử dụng. Hai dịng sản phẩm của cơng ty được sản xuất riêng biệt tránh trường hợp lẫn lộn giữa hai sản phẩm.
3.2.1.6. Hiệu quả về quản lý kho
Việc thực hiện 5S trong nhà kho giúp hạn chế lượng bụi bẩn bám vào sàn vào các thùng chứa nguyên vật liệu, từ đó hạn chế rủi ro thành phẩm. Ngoài ra ở kho các xe nâng, xe đẩy di chuyển liên tục nên nhờ vào bước thực hiện tốt việc sàng lọc và sắp xếp nên trong năm 2019 vừa qua khơng có một sự cố nào trong kho, bên cạnh đó cơng ty có những bản hướng dẫn lái xe và nội quy yêu cầu chấp hành đối với kho.
35
Hình 3.18: Nội quy kho (Nguồn: Người viết tự tổng hợp)
3.2.2. Nhược điểm
3.2.2.1 Cơng ty chưa có kế hoạch thực hiện 5S
5S là một phương pháp giúp ích cho con nguời khơng chỉ trong đời sống mà cịn trong cơng việc. Thực tế ai cũng hiểu rõ lợi ích và những kết quả tích cực khi thực hiện 5S. Do vậy, việc triển khai kế hoạch thực hiện 5S rõ ràng là điều cần thiết. Điều này không những giúp tạo ra những sản phẩm có giá trị mà cịn giúp quá trình thực hiện cơng việc hiệu quả hơn.
Đối với công ty phát triển hoặc đang trên đà phát triển mà khơng có kế hoạch 5S thì sẽ khó kiểm sốt các lãng phí, gây tổn hại đến thành phẩm và q trình làm việc, mức độ chuyên nghiệp của nhân viên tại công ty sẽ không được nâng cao và cả trách nhiệm của họ đối với công việc là không tự giác. Mặc dù Terumo BTC đang thực hiện 5S nhưng chưa có một quy trình hay kế hoạch cụ thể, do vậy sẽ không khai thác hết được những lợi ích mà 5S mang lại.
3.2.2.2 Cơng ty thiếu sự kiểm tra giám sát khi thực hiện vệ sinh
Tuy chưa có phịng ban hay đội ngũ chun thực hiện, kiểm sốt 5S, nhưng vẫn có những người đại diện để kiểm tra các hoạt động vệ sinh được giao phó cho mỗi cá nhân sau giờ làm việc. Tuy vậy điều này không được diễn ra thường xuyên và những người đại diện này không nghiêm khắc đối với các hành động sai phạm. Do đó, sẽ tạo
36 cho nhân viên thói quen khơng tốt, thực hiện đối phó hoặc cho có. Điều này sẽ dẫn đến phí thời gian dọn dẹp vào hơm sau, gây hỏng hóc với một số vật dụng hay máy móc khi khơng được vệ sinh,...
Đối với những doanh nghiệp sản xuất, trình độ cơng nhân khơng cao, do vậy họ không ý thức được tầm quan trọng của công việc mà họ được nhận hay đơn giản là công việc vệ sinh nơi làm việc, để vật dụng đúng nơi qui định,...Do vậy mà việc giám sát những công việc dọn dẹp hay thực hiện 5S là vô cùng quan trọng.
3.2.2.3. Tuyên truyền 5S chưa hiệu quả
5S xuất hiện ở Việt Nam khoảng hơn 10 năm nay. Có thể do cách thức truyền đạt, phương pháp giảng dạy ở mỗi trường Đại học khác nhau và các doanh nghiệp truyên tuyền chưa hiệu quả nên không hẳn doanh nghiệp nào cũng áp dụng được 5S và toàn nhân viên hiểu được 5S. Một số người khi nhắc đến 5S thì cho rằng đó là một tên gọi “khoa học” cho việc vệ sinh, dọn dẹp nơi làm việc nhưng khơng hiểu được giá trị bên trong của nó. Và khi đã khơng hiểu bản chất của 5S thì sẽ khó mà đồng lịng thực hiện một cách hiệu quả được.
37
CHƯƠNG 4: MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC THỰC HIỆN 5S TẠI CÔNG TY TERUMO BCT VIETNAM
4.1. Lập kế hoạch thực hiện 5S
Công ty hiện tại thực hiện 5S như một bước làm vệ sinh, khơng có kế hoạch cụ thể và giám sát không chặt sẽ là những nhược điểm cần khắc phục để cơng việc và q trình sản xuất diễn ra tốt hơn. Và để khắc phục cho nhược điểm trên, việc đầu tiên tơi đề xuất đó chính là lập kế hoạch thực hiện 5S.
4.1.1. Kế hoạch thực hiện 5S 4.1.1.1. Lập các bước thực hiện 5S 4.1.1.1. Lập các bước thực hiện 5S
Bảng kế hoạch thực hiện 5S cần có những bước sau:
Bảng 4.1: Bảng kế hoạch thực hiện 5S
Bước Nhiệm vụ Thêm mô tả
Lập ban 5S - Lập kế hoạch kiểm tra, đánh giá. - Thiết lập các chỉ tiêu đánh giá - Dự trù kinh phí.
- Theo dõi lập kế hoạch cải thiện cho từng phòng ban.
Ban 5S gồm những lãnh cạo, đại diện cho từng phòng ban Phân công trách nhiệm - Giám sát, quản lý khu vực được
phân công.
- Báo cáo tổng kết hàng tuần.
N/A
Đào tạo 5S cho người mới - Triển khai kế hoạch thực hiện 5S của công ty, mục tiêu công ty muốn hướng đến, tầm quan trọng của 5S N/A Khảo sát, chụp hình hiện trường - Khảo sát thực tế, lấy bằng chứng hiện trường N/A
Chọn địa điểm chứa vật loại bỏ - Xác định các khu vực chứa vật cần loại bỏ N/A Gắn thẻ - Xác định mức độ cần thiết của từng vật dụng và gắn thẻ màu phù hợp. N/A
38 Quyết định thanh lý hoặc giữ
lại
- Dựa trên mức độ cần thiết mà đưa ra quyết định thanh lý cho từng đồ vật.
N/A
Thực hiện liên tục 5S - Ban 5S có kế hoặc kiểm tra giám sát và đơn đốc các phịng ban thực hiện 5S liên tục từng ngày từng giờ từng ca làm việc.
N/A
Đánh giá - Đánh giá việc thực hiện 5S có hiệu quả khơng thơng qua các chỉ tiêu đã đề ra.
N/A
Cải tiến - Dựa vào việc đánh giá có kế hoặc cải tiến để đạt được các tiêu chí đã đề ra
N/A
(Nguồn: Người viết tự đề xuất)
Việc lập ban 5S rất quan trọng đối với một doanh nghiệp muốn thực hiện 5S, bởi ban này chiụ trách nhiệm lên kế hoạch thực hiện, chịu trách nhiệm kiểm tra đánh giá qúa trình hoạt động 5S cũng như chịu trách nhiệm đào tạo 5S cho nhân viên mới. Nhờ đó mà việc kiểm soát, đánh giá từ các lãnh đạo sẽ nghiêm khắc hơn, kế hoạch kiểm tra có từng bước rõ ràng. Ngồi ra, ta sẽ dễ dàng theo dõi quá trình và đưa ra những cải tiến cho cơng ty nhằm nâng cao năng suất làm việc.
4.1.1.2. Thực hiện kiểm tra đánh giá 5S tại các phòng ban
Lập ban 5S là một bước tiến đối với công ty, không những thể hiện sự chuyên nghiệp trong cách làm việc mà còn đem lại hiệu quả trong sản xuất. Từ đó, việc thực hiện 5S trở thành một điều hiển nhiên và cũng là một phần văn hóa của công ty, mọi người thực hiện như một điều bất di bất dịch chứ khơng phải theo hình thức trào lưu hay đối phó.
Để 5S hồn chỉnh hơn thì kế hoạch kiểm tra cần được kiểm soát chặt chẽ hơn. Điều này yêu cầu các lãnh đạo phải nghiêm khắc với các hành vi sai phạm và nghiêm túc chấp hành để làm gương cho nhân viên. Kế hoạch kiểm tra được diễn giải như sau:
Cơng ty có 16 phịng ban, gồm phịng quản lý kỹ sư dự án, quản lý kỹ sư quy trình, quản lý bảo trì quy trình, trưởng phịng giám sát, chất lượng nhà cung cấp, kỹ sư
39 chất lượng, kiểm soát chất lượng, hệ thống quản lý chất lượng, quản lý công nghệ thơng tin, quản lý tài chính, quản lý nhân sự, quản lý các chức năng chung, quản lý sức khỏe an tồn mơi trường, quản lý sản xuất, quảng lý trang web cơ sở, quản lý chuỗi cung ứng. Mỗi phòng ban này sẽ cử đại diện một người tham gia vào ban 5S, vậy ban 5S sẽ gồm 16 thành viên.
Dựa vào năng lực của người tham gia mà bầu ra ai là người chỉ huy, ai phụ trách công tác nào,… Tuy nhiên, đối với công tác kiểm tra và đánh giá, các đại diện này đều tham gia và kiểm tra chéo các phòng ban khác, hai thành viên từ hai phòng ban sẽ kiểm tra và đánh gia một phịng ban để tăng tính cơng bằng. Việc kiểm tra dựa trên các chỉ tiêu và hình ảnh đã được đưa ra, người kiểm tra sẽ dựa theo đó mà đánh giá và viết báo cáo. Việc kiểm tra sẽ được thực hiện ba lần một tuần và không thông báo trước để tránh thực hiện theo kiểu đối phó.
4.1.2. Tiêu chí đánh giá 5S
Để hoàn thiện kế hoạch 5S, ta cần đưa ra những tiêu chí đánh giá 5S ngay từ đầu. Những tiêu chí rõ ràng ở từng bước tại từng phòng ban cụ thể sẽ thuận tiện hơn cho việc kiểm tra đánh giá thêm rõ ràng minh bạch, hơn nữa tránh trường hợp thiếu sót qua loa, nhân viên sẽ theo đó mà thực hiện một cách nghiêm túc hơn. Và điều này sẽ giúp những người lần đầu làm quen với 5S có thể hình dung ra việc kiểm tra và thực hiện 5S như thế nào. Do vậy, lập kế hoạch 5S là không thể thiếu những tiêu chí đánh giá, những tiêu chí này sẽ là cơng cụ đắc lực cho việc thực hiện 5S tốt hơn.
Bảng 4.2: Bảng xây dựng các tiêu chí đánh giá cụ thể 5S cho phịng sạch
Tiêu chí 5S
STT Danh mục kiểm tra Điểm số Chú thích
1 2 3 4 5
S1 Sàng lọc
1 Tại nơi làm việc khơng có vật dụng dư thừa
2 Tại nơi làm việc mọi người đi lại dễ dàng
3 Khơng có các thơng báo cũ 4 Các vật dụng không cần thiết
40 5 Bàn làm việc khơng có các vật thể khơng cần thiết S2 Sắp xếp 1 Các đồ vật nằm đúng vị trí vạch kẻ 2 Các đồ vật, thiết bị được trả đúng vị trí 3 Có đầy đủ các vạch kẻ cho đồ vật
4 Mọi người sắp xếp ngăn nắp nơi làm việc S3 Sạch sẽ 1 Bàn làm việc có bụi bẩn 2 Đền có bị mờ 3 Phịng có mạng nhện 4 Vạch phân khu rõ ràng
5 Công nhân luôn giữ vệ sinh nơi làm việc
S4 Săn sóc
1 Cơng nhân vệ sinh bàn làm việc trước giờ làm
2 Công nhân vệ sinh bàn làm việc sau giờ làm
3 Lao công thường xuyên vệ sinh sàn nhà
4 Mọi vật luôn được trả về đúng vị trí
5 khơng có vật dụng khơng cần thiết
S5
1 Công nhân không bị nhức nhở dọn vệ sinh
2 Lao công không bị nhắc nhỡ lau sàn
41 Sẵn
sàng
3 Công nhân tự giác dọn dẹp, sắp xếp phân loại các vật dụng ở khu vực làm việc
4 Các vật dụng, máy móc thiết bị ln sẵn sàng
(Nguồn: người viết tự đề xuất)
Tiêu chí chấm điểm cho việc thực hiện 5S cũng rất quan trọng. Các cá nhân hay tổ chức sẽ được chấm điểm dựa trên tiêu chí này để đánh giá việc thực hiện một cách cơng bằng. Từ đó họ sẽ nỗ lực thực hiện nghiêm túc và có trách nhiệm hơn.
Bảng 4.3: Bảng tiêu chí chấm điểm
Điểm Tiêu chí Lưu ý
1 - Hầu như vật dụng lệch vị trí - Hầu như mọi người bị nhắc nhở - Hầu như vạch kẻ bị tróc hoặc mờ - Hầu như bóng đèn bị hư hoặc mờ
- Ghi nhận lại kết quả bằng hình ảnh
2 - Đa số vật dụng lệch vị trí
- Cơng nhân bị nhắc nhỡ nhiều lần - Nhiều vạch kẻ bị tróc hoặc mờ - Nhiều bóng đèn bị hư hoặc mờ