CHƯƠNG 2 : CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ 5S
4.1. Lập kế hoạch thực hiện 5S
4.1.1. Kế hoạch thực hiện 5S
4.1.1.1. Lập các bước thực hiện 5S
Bảng kế hoạch thực hiện 5S cần có những bước sau:
Bảng 4.1: Bảng kế hoạch thực hiện 5S
Bước Nhiệm vụ Thêm mô tả
Lập ban 5S - Lập kế hoạch kiểm tra, đánh giá. - Thiết lập các chỉ tiêu đánh giá - Dự trù kinh phí.
- Theo dõi lập kế hoạch cải thiện cho từng phòng ban.
Ban 5S gồm những lãnh cạo, đại diện cho từng phòng ban Phân công trách nhiệm - Giám sát, quản lý khu vực được
phân công.
- Báo cáo tổng kết hàng tuần.
N/A
Đào tạo 5S cho người mới - Triển khai kế hoạch thực hiện 5S của công ty, mục tiêu công ty muốn hướng đến, tầm quan trọng của 5S N/A Khảo sát, chụp hình hiện trường - Khảo sát thực tế, lấy bằng chứng hiện trường N/A
Chọn địa điểm chứa vật loại bỏ - Xác định các khu vực chứa vật cần loại bỏ N/A Gắn thẻ - Xác định mức độ cần thiết của từng vật dụng và gắn thẻ màu phù hợp. N/A
38 Quyết định thanh lý hoặc giữ
lại
- Dựa trên mức độ cần thiết mà đưa ra quyết định thanh lý cho từng đồ vật.
N/A
Thực hiện liên tục 5S - Ban 5S có kế hoặc kiểm tra giám sát và đơn đốc các phịng ban thực hiện 5S liên tục từng ngày từng giờ từng ca làm việc.
N/A
Đánh giá - Đánh giá việc thực hiện 5S có hiệu quả khơng thơng qua các chỉ tiêu đã đề ra.
N/A
Cải tiến - Dựa vào việc đánh giá có kế hoặc cải tiến để đạt được các tiêu chí đã đề ra
N/A
(Nguồn: Người viết tự đề xuất)
Việc lập ban 5S rất quan trọng đối với một doanh nghiệp muốn thực hiện 5S, bởi ban này chiụ trách nhiệm lên kế hoạch thực hiện, chịu trách nhiệm kiểm tra đánh giá qúa trình hoạt động 5S cũng như chịu trách nhiệm đào tạo 5S cho nhân viên mới. Nhờ đó mà việc kiểm soát, đánh giá từ các lãnh đạo sẽ nghiêm khắc hơn, kế hoạch kiểm tra có từng bước rõ ràng. Ngồi ra, ta sẽ dễ dàng theo dõi q trình và đưa ra những cải tiến cho cơng ty nhằm nâng cao năng suất làm việc.
4.1.1.2. Thực hiện kiểm tra đánh giá 5S tại các phòng ban
Lập ban 5S là một bước tiến đối với công ty, không những thể hiện sự chuyên nghiệp trong cách làm việc mà còn đem lại hiệu quả trong sản xuất. Từ đó, việc thực hiện 5S trở thành một điều hiển nhiên và cũng là một phần văn hóa của công ty, mọi người thực hiện như một điều bất di bất dịch chứ khơng phải theo hình thức trào lưu hay đối phó.
Để 5S hồn chỉnh hơn thì kế hoạch kiểm tra cần được kiểm soát chặt chẽ hơn. Điều này yêu cầu các lãnh đạo phải nghiêm khắc với các hành vi sai phạm và nghiêm túc chấp hành để làm gương cho nhân viên. Kế hoạch kiểm tra được diễn giải như sau:
Cơng ty có 16 phịng ban, gồm phịng quản lý kỹ sư dự án, quản lý kỹ sư quy trình, quản lý bảo trì quy trình, trưởng phịng giám sát, chất lượng nhà cung cấp, kỹ sư
39 chất lượng, kiểm soát chất lượng, hệ thống quản lý chất lượng, quản lý công nghệ thơng tin, quản lý tài chính, quản lý nhân sự, quản lý các chức năng chung, quản lý sức khỏe an tồn mơi trường, quản lý sản xuất, quảng lý trang web cơ sở, quản lý chuỗi cung ứng. Mỗi phòng ban này sẽ cử đại diện một người tham gia vào ban 5S, vậy ban 5S sẽ gồm 16 thành viên.
Dựa vào năng lực của người tham gia mà bầu ra ai là người chỉ huy, ai phụ trách công tác nào,… Tuy nhiên, đối với công tác kiểm tra và đánh giá, các đại diện này đều tham gia và kiểm tra chéo các phòng ban khác, hai thành viên từ hai phòng ban sẽ kiểm tra và đánh gia một phòng ban để tăng tính cơng bằng. Việc kiểm tra dựa trên các chỉ tiêu và hình ảnh đã được đưa ra, người kiểm tra sẽ dựa theo đó mà đánh giá và viết báo cáo. Việc kiểm tra sẽ được thực hiện ba lần một tuần và không thông báo trước để tránh thực hiện theo kiểu đối phó.
4.1.2. Tiêu chí đánh giá 5S
Để hoàn thiện kế hoạch 5S, ta cần đưa ra những tiêu chí đánh giá 5S ngay từ đầu. Những tiêu chí rõ ràng ở từng bước tại từng phòng ban cụ thể sẽ thuận tiện hơn cho việc kiểm tra đánh giá thêm rõ ràng minh bạch, hơn nữa tránh trường hợp thiếu sót qua loa, nhân viên sẽ theo đó mà thực hiện một cách nghiêm túc hơn. Và điều này sẽ giúp những người lần đầu làm quen với 5S có thể hình dung ra việc kiểm tra và thực hiện 5S như thế nào. Do vậy, lập kế hoạch 5S là không thể thiếu những tiêu chí đánh giá, những tiêu chí này sẽ là cơng cụ đắc lực cho việc thực hiện 5S tốt hơn.
Bảng 4.2: Bảng xây dựng các tiêu chí đánh giá cụ thể 5S cho phịng sạch
Tiêu chí 5S
STT Danh mục kiểm tra Điểm số Chú thích
1 2 3 4 5
S1 Sàng lọc
1 Tại nơi làm việc khơng có vật dụng dư thừa
2 Tại nơi làm việc mọi người đi lại dễ dàng
3 Khơng có các thơng báo cũ 4 Các vật dụng không cần thiết
40 5 Bàn làm việc khơng có các vật thể khơng cần thiết S2 Sắp xếp 1 Các đồ vật nằm đúng vị trí vạch kẻ 2 Các đồ vật, thiết bị được trả đúng vị trí 3 Có đầy đủ các vạch kẻ cho đồ vật
4 Mọi người sắp xếp ngăn nắp nơi làm việc S3 Sạch sẽ 1 Bàn làm việc có bụi bẩn 2 Đền có bị mờ 3 Phịng có mạng nhện 4 Vạch phân khu rõ ràng
5 Công nhân luôn giữ vệ sinh nơi làm việc
S4 Săn sóc
1 Cơng nhân vệ sinh bàn làm việc trước giờ làm
2 Công nhân vệ sinh bàn làm việc sau giờ làm
3 Lao công thường xuyên vệ sinh sàn nhà
4 Mọi vật luôn được trả về đúng vị trí
5 khơng có vật dụng khơng cần thiết
S5
1 Công nhân không bị nhức nhở dọn vệ sinh
2 Lao công không bị nhắc nhỡ lau sàn
41 Sẵn
sàng
3 Công nhân tự giác dọn dẹp, sắp xếp phân loại các vật dụng ở khu vực làm việc
4 Các vật dụng, máy móc thiết bị ln sẵn sàng
(Nguồn: người viết tự đề xuất)
Tiêu chí chấm điểm cho việc thực hiện 5S cũng rất quan trọng. Các cá nhân hay tổ chức sẽ được chấm điểm dựa trên tiêu chí này để đánh giá việc thực hiện một cách cơng bằng. Từ đó họ sẽ nỗ lực thực hiện nghiêm túc và có trách nhiệm hơn.
Bảng 4.3: Bảng tiêu chí chấm điểm
Điểm Tiêu chí Lưu ý
1 - Hầu như vật dụng lệch vị trí - Hầu như mọi người bị nhắc nhở - Hầu như vạch kẻ bị tróc hoặc mờ - Hầu như bóng đèn bị hư hoặc mờ
- Ghi nhận lại kết quả bằng hình ảnh
2 - Đa số vật dụng lệch vị trí
- Cơng nhân bị nhắc nhỡ nhiều lần - Nhiều vạch kẻ bị tróc hoặc mờ - Nhiều bóng đèn bị hư hoặc mờ
- Ghi nhận lại kết quả bằng hình ảnh
3 - 3-4 vật dụng lệch vị trí - 3-4 người bị nhắc nhỡ - 3-4 vạch kẻ bị tróc hoặc mờ - 3-4 bóng đèn bị hư hoặc mờ
- Ghi nhận lại kết quả bằng hình ảnh
4 - 1-2 vật dụng lệch vị trí - 1-2 người bị nhắc nhỡ - 1-2 vạch kẻ bị tróc hoặc mờ - 1-2 bóng đèn bị hư hoặc mờ
- Ghi nhận lại kết quả bằng hình ảnh
5 - Tất cả các vật dụng đúng vị trí - Tất cả mọi người đều thực hiện đúng
- Tất cả vạch kẻ rõ ràng
42 - Tất cả các bóng đèn đều sáng rõ
(Nguồn: Người viết tự đề xuất)
4.1.3. Thiết lập bảng đánh giá mức độ cần thiết của các đồ vật
Kế hoạch thực hiện 5S sẽ được phổ biến với toàn nhân viên và được áp dụng. Việc họ áp dụng như thế nào cũng cần được kiểm sốt. Chúng ta sẽ khơng tránh được các trường hợp: Không biết làm từ đâu, khơng biết thực hiện như thế nào, … Thì đấy là một lỗi của việc phổ biến kế hoạch hay nói cách khác là do kế hoạch chưa đủ cụ thể. Để tránh trường hợp đó, kế hoạch thực hiện cần có bước giám sát thực hiện. Nhưng điều này sẽ tốn khá nhiều thời khi khi mới áp dụng, do vậy chúng ta cần có những hướng dẫn ở những bước cần thiết để việc thực hiện diễn ra trôi chảy hơn.
Thiết lập bảng đánh giá mực độ cần thiết là điều quan trọng khi thực hiện sàng lọc các vật dụng. Bước S1 là vô cùng quan trọng, 5S sẽ không thực hiện được nếu bước S1 không được thực hiện. Bảng thiết lập đánh giá mức độ cần thiết như một bảng hướng dẫn thực hiện, có tiêu chí đánh giá sẽ giúp cho nhân viên thực hiện mà ít xảy ra sai sót. Để phân biệt mức độ quan trọng của từng vật trơng phịng làm việc hay sản xuất cách tốt nhất là gắn thẻ màu tương thích với mức độ cần thiết của chúng theo quy định của công ty.
Bảng 4.4: Bảng đánh giá mức độ cần thiết của đồ vật và thẻ màu
Tần suất sử dụng Mức độ cần thiết Chỗ để Thẻ màu
Hiếm khi Ít hơn 1 lần/năm .Khơng có kế hoạch
tương lai
Kho Thẻ đỏ
Thỉnh thoảng 6 tháng/lần Ngoài khu vực làm việc
Thẻ vàng
Bình thường 1-2 tháng/lần Tại khu vực làm việc
43 Hay dùng 1-2 tuần/lần Để gần nơi làm việc
Rất hay dùng Hàng ngày Để cạnh người sử dụng
(Nguồn: Người viết tự đề xuất)
Đối với các vật dụng có tần suất sử dụng là hiếm khi thì ta gắn thẻ đỏ, trên thể ghi ngày giờ gắn thẻ, tên và chữ kí người gắn thẻ, tên và chữ kí người phê duyệt.
Đối với các vật dụng có tần suất sử dụng là thỉnh thoảng thì ta gắn thẻ vàng, trên thể ghi ngày giờ gắn thẻ, tên và chữ kí người gắn thẻ, tên và chữ kí người phê duyệt.
Dựa vào hai màu thẻ này mà mọi người sẽ có kế hoạch phù hợp để tạo ra một không gian là việc rộng rãi thống đãng vì những vật dụng khơng cần thiết.
4.2. Tiến hành đào tạo 5S tại doanh nghiệp
Đối với các cơng nhân viên mới, cơng ty chưa có chương trình đào tạo cụ thể về 5S, thế nên mọi người sẽ không biết tầm quan trọng của 5S trong tổ chức, chỉ làm theo phong trào và không có kỉ luật, kỉ cương từ đó tạo nhiều hệ lụy cho các thế hệ công nhân viên mới sau này. Đặc biệt là khối lao động phổ thơng trong sản xuất, vì họ là những người trực tiếp tạo ra thành phẩm nên việc hiểu biết về 5S của cơng ty là rất quan trọng. Nếu có kế hoạch mà khơng có đào tạo thì kế hoạch thực hiện sẽ khơng được gọi là thành công. Đối với một cơng ty sản xuất, có nhiều vị trí và nhiều cơng nhân viên có trình độ học vấn khác nhau, khơng phải ai cũng có thể hiểu 5S là gì. Tránh việc tuyên truyền khơng hiệu quả thì ta cần giáo dục những công nhân viên này về 5S là gì thì mới có thể áp dụng 5S thành cơng, ban hành các văn bản tiếng Việt về 5S, tổ chức các buổi workshop hay lớp học về 5S để mọi người có nơi để học hỏi và giải đáp thắc mắc cùng nhau. Đối với những nhân viên mới vơ thì cũng phân cơng trách nhiệm đào tạo để mọi người cùng hiểu, cùng đồng lòng thực hiện.
4.3. Một số giải pháp hạn chế khó khăn khi áp dụng 5S
Vì cơng ty trước giờ chưa có kế hoạch 5S và cũng chưa có hoạt động 5S nào nên khi áp dụng không thể khơng tránh được việc gặp khó khăn. Do vậy, tơi đề xuất một số giải pháp nhằm hạn chế khó khăn, giúp cho việc thực hiện 5S được tốt hơn.
44
4.3.1. Chiến dịch “chiếc khăn trắng”
“Chiến dịch chiếc khăn trắng” là chiến dịch khơng cịn lạ lẫm với các doanh nghiệp Nhật. Họ dùng chiếc khăn trắng để đánh giá hiệu quả của việc thực hiện 5S.
Hình 4.1: Hình ảnh minh họa việc dùng khăn trắng bên Nhật (Nguồn: Người viết tự tổng hợp)
Để đánh giá hiệu quả thực hiện 5S tại các phòng ban, vào mỗi buổi sáng các phòng ban, bộ phận đều dùng chiếc khăn trắng chuyên dụng để lau bàn, ghế, dụng cụ, … trong mỗi phòng ban rồi treo trước cửa. Với việc thực hiện này các phịng ban có thể tự đánh giá được hiệu quả thực hiện 5S của mình. Đây cịn là một phương pháp đánh giá khôn khéo, đánh mạnh vào tâm lý của nhân viên mà khơng xảy ra bất hịa giữa các đồng nghiệp. Bạn sẽ cảm thấy thế nào nếu chiếc khăn trắng của phịng bạn là có màu tối nhất được bày ra trước tồn cơng ty? Thì đây là một cách hay để giúp mỗi cá nhân, phịng ban thực hiện nghiêm túc, khơng phải theo phong trào, nhờ đó họ cịn có động lực để phấn đấu.
4.3.2. Tổ chức cuộc thi 5S
Việc thực hiện 5S có thể nói sẽ gây khó khăn và áp lực đối với mọi người khi thực hiện. Và nếu công tác này được kiểm tra nghiêm khắc, tuy là mang lại hiệu quả làm việc nhưng cũng không tránh nhân viên khơng cảm thấy vui vẻ với cơng việc. Từ đó mà khó có thể duy trì 5S lâu dài. Để tăng thêm động lực thực hiện 5S tại các phịng ban thì khi đánh giá hiệu quả cơng việc cần phải có chính sách khen thưởng thích đáng. Ngồi
45 ra, nên tổ chức những cuộc thi như “nét đẹp 5S”, “Phòng sạch 5S”,… nhằm tăng hiệu quả công việc và tinh thần đoàn kết của nhân viên. Điều này giúp cho việc duy trì 5S dễ dàng hơn và nhân viên cũng cảm thấy vui vẻ khi làm việc, dễ dàng mang 5S vào văn hóa của cơng ty.
4.3.3. Nâng cấp lên S6: Safety – an toàn
5S theo thời gian sẽ gây nhàm chán đối với mọi người nếu không có thay đổi. Thay đổi khơng những khơng gây nhàm chán mà cịn nâng cao chất lượng thực hiện 5S. Thay đổi ở đây là công ty nên nâng cấp 5S lên 6S với S6- safety (an toàn), an toàn cho nhân viên, an toàn cho người lao động, an tồn cho cả cơng ty, tránh những sự cố đánh tiếc không nên xảy ra. Khi công ty lên kế hoạch cho S6 thì tức là một động lực lớn để 5S được hoàn thiện, cũng cố.
Mũi tên chỉ hướng và vạch phân luồng
Vào lúc tan ca ở cơng ty cơng nhân ra vơ khơng theo một trình tự nào nên việc va phải nhau là việc thường tình, để tránh trường hợp này ta nên thiết kế các mũi tên chỉ hưởng và vạch phân luồng để phân luồng đi. Điều này chứng tỏ 5S được áp dụng tốt vì những vạch phân luồng, hay đánh dấu lãnh thổ là một trong những cách để thực hiện bước S2- Sắp xếp được tốt hơn.
Hình 4.2: Hình ảnh minh họa mũi tên chỉ hướng phân luồng lối đi (Nguồn: Người viết tự tổng hợp)
46
Hướng dẫn sử dụng bình phịng cháy chữa cháy
Hình 4.3: Hình ảnh minh họa hướng dẫn sử dụng bình phịng cháy chữa cháy (Nguồn: https://www.pccchoangty.com.vn/)
Hướng dẫn cách lấy đồ vào phịng sạch
Cơng ty cần có những hướng dẫn về số lượng của từng món đồ cần thiết để vào phòng sạch và thứ tự mặc chúng để tránh trường hợp mặc sai quy cách ảnh hưởng đến quá trình sản xuất cũng như người xung quanh.
47
KẾT LUẬN
5S khơng đơn thuần là một phương pháp mà cịn là một công cụ của các nhà quản trị. Nhờ vào áp dụng 5S ở công ty Terumo BCT mà năng suất làm việc cũng như hiệu qủa sản xuất được nâng cao đáng kể, không những thế không gian làm việc ở đây cũng trở nên sạch sẽ thoáng đãng và chuyên nghiệp hơn, mọi người làm việc với tinh thần