5. Kết cấu của luận văn
3.3.2.Giải pháp ưu tiên số 2– Giảm bớt VH cấp bậc
3.3. Giải pháp hồn thiện mơ hình VH tại Cơng ty CPNN Hùng Hậu
3.3.2.Giải pháp ưu tiên số 2– Giảm bớt VH cấp bậc
Giảm bớt VH cấp bậc từ 26,90 xuống 23,80 điểm bằng cách giảm tính ổn định và kiểm sốt bên trong nội bộ của công ty.
Ban lãnh đạo cần giảm sự can thiệp, giảm sự áp đặt trong việc ra quyết định.
Trong giải quyết các vấn đề, ban lãnh đạo và cán bộ quản lý cần có chỉ thị về mục tiêu cần đạt được đến cấp dưới của mình, khi họ hiểu được mục tiêu cuối cùng thì họ sẽ có những hành động cần thiết để đạt được mục tiêu và đưa ra các quyết định quan
trọng. Ban lãnh đạo có thêm thời gian giải quyết các vấn đề quan trọng hơn, đồng thời cũng giảm bớt tính áp đặt, tạo điều kiện cho nhân viên phát huy khả năng. Điều này có ý nghĩa hơn việc cán bộ quản lý cứ liên tục đưa ra các quyết định buộc cấp dưới làm theo mà họ không hiểu rõ về những mục tiêu mà cấp trên đang mong đợi.
Giảm tập trung quyền lực vào ban lãnh đạo.
Ban lãnh đạo cần phân quyền cho cán bộ quản lý về quyền và trách nhiệm trong việc ra quyết định đối với công việc hằng ngày. Điều này cũng cho phép ban lãnh đạo tập trung nhiều hơn vào các quyết định quan trọng. Ban lãnh đạo có thể giảm nhẹ gánh nặng thơng qua trao quyền các nhiệm vụ như tuyển dụng, hay thực hiện các đơn đặt hàng, từ đó ban lãnh đạo sẽ có thêm thời gian để lên kế hoạch mở rộng kinh doanh hoặc gặp gỡ các đối tác chiến lược. Việc phân quyền này cũng giúp cán bộ quản lý và nhân viên có thể tự hoạt động khi khơng có mặt ban lãnh đạo để giải quyết các cơng việc hằng ngày. Bên cạnh đó, khi được ban lãnh đạo phân quyền thì cán bộ quản lý và nhân viên có thể đưa ra quyết định mà không cần chờ một loạt lệnh từ nhà lãnh đạo, giúp tổ chức phản ứng nhanh với nhiều tình huống, tạo nên sự chuyên nghiệp cho tổ chức.
Giảm bớt tính quan liêu và rào cản trong cơng việc.
Công ty đang áp dụng hệ thống quản lý hiện đại bằng phần mềm quản lý Bravo. Ngoài việc đăng tải thông tin lên phần mềm này, các thành viên cịn phải trình ký lên ban tổng giám đốc. Do đó cần xem xét và cải tiến các vấn đề sau:
Giảm bớt việc trình ký lên ban tổng giám đốc đối với những hoạt động không quan trọng. Đối với việc xuất hàng mẫu, mua văn phòng phẩm chỉ cần nhập thông tin lên hệ thống để giảm bớt các thủ tục không cần thiết và gây mất thời gian. Đối với các vấn đề liên quan đến hợp đồng quan trọng, khoản thu chi lớn hay xuất nhập hàng hóa thì cần có sự phê duyệt của ban tổng giám đốc.
Ngồi ra, để việc trình ký được nhanh hơn, vị trí của tổng giám đốc và người đóng con dấu cơng ty nên ở gần nhau, không nên cách nhau năm tầng như hiện nay.
Đồng thời cũng cần giảm số lượng chữ ký trên cùng một văn bản, khơng phải việc gì cũng cần đến tổng giám đốc phê duyệt.
Ngoài ra, cần chuẩn bị sẵn sàng các quy trình sản xuất và nắm rõ các tiêu chuẩn kỹ thuật để khi khách hàng hỏi đến, cơng ty có thể phản ứng nhanh, khơng gây mất thời gian chờ đợi và ảnh hưởng đến sự phát triển của công ty.
Cần giảm các cấp quản lý trung gian như chức danh phó phịng để làm tinh gọn bộ máy quản lý. Hiện tại cơng ty có các trưởng team thực hiện công tác tương tác với nhân viên trong nhóm, gửi các báo cáo trực tiếp lên trưởng phịng. Vai trị của phó phịng rất mờ nhạt và đang gây cản trở trong triển khai nhanh các nhiệm vụ được giao. Điều này gây mất thời gian và ảnh hưởng đến sự chuyên nghiệp của công ty.
Ban lãnh đạo cũng cần giảm quản lý theo kiểu vi mô đến cấp dưới.
Không nên can thiệp quá sâu vào cách thức giải quyết cơng việc của họ. Thay vì liên tục xuất hiện để gây áp lực về các báo cáo từ nhân viên, ban lãnh đạo nên thu thập dữ liệu một cách bí mật về tổng thể những gì đang diễn ra để có sự đánh giá và đối chiếu với các báo cáo của nhân viên. Tăng cường trao đổi thông tin với nhân viên để đảm bảo mục tiêu tổng thể của tổ chức là rõ ràng đối với cán bộ nhân viên và có sự hỗ trợ từ tổ chức để thực hiện các mục tiêu này.