VÀ CHU TRÌNH CHI PHÍ TRONG MÔI TRƢỜNG ỨNG DỤNG ERP TẠI DOANH NGHIỆP NHỎ VÀ VỪA Ở THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
2.2.1. Tình hình chung về ứng dụng ERP tại doanh nghiệp nhỏ và vừa ở Thành
phố Hồ Chí Minh
Năm 2011, Cục Thống kê TP. HCM tiến hành điều tra tình hình ứng dụng CNTT và thƣơng mại điện tử trên địa bàn TP.HCM, thời điểm cung cấp thông tin là cuối năm 2010. Tổng số doanh nghiệp tham gia điều tra là 12.852, trong đó có 2.441 doanh nghiệp quy mô lớn (19%) và 10.411 doanh nghiệp có quy mơ vừa và nhỏ (81%). Theo kết quả điều tra của Cục Thống kê TP.HCM, phần mềm ERP có ít SME sử dụng nhất, chỉ có 4%.
Bảng 2.2: Tỷ lệ ứng dụng phần mềm của SME STT Năm 2010 2011 1. Phần mềm văn phòng 98% 88% 2. Phần mềm kế toán 87% 79% 3. Phần mềm nhân sự 45% 19% 4. Phần mềm SCM 10% 17% 5. Phần mềm CRM 8% 15% 6. Phần mềm ERP 2% 4%
(Nguồn: Bộ Côn t ươn _Cục t ươn mạ đ ện tử và CNTT- Báo cáo T ươn mạ đ ện tử Việt Nam 2011)
Hình 2.1: Tỷ lệ ứng dụng phần mềm của SME năm 2011
(Nguồn: Bộ Côn t ươn _Cục t ươn mạ đ ện tử và CNTT- Báo cáo T ươn mạ đ ện tử Việt Nam 2011)
Riêng tại Tp. Hồ Chí Minh có 83% doanh nghiệp đã ứng dụng phần mềm trong hoạt động sản xuất kinh doanh. Trong đó, tỷ lệ các SME sử dụng ERP là 6%.
SME ở Việt Nam đang phát triển rất mạnh về số lƣợng, nhƣng hiệu quả kinh doanh và quy trình hoạt động vẫn cịn nhiều hạn chế. Do đó nhu cầu ứng dụng cơng nghệ thơng tin để cải tiến quy trình sản xuất kinh doanh, nâng cao hiệu quả hoạt động là rất cần thiết.
Hiện nay, việc ứng dụng phần mềm ERP đã và đang đƣợc doanh nghiệp chú ý tới. Tuy nhiên, tỷ lệ SME ứng dụng ERP chƣa cao.
Ứng dụng ERP sao cho hiệu quả và kiểm soát AIS trong môi trƣờng ứng dụng ERP sao cho hữu hiệu nhất không phải đơn giản. Việc triển khai và ứng dụng ERP tại SME còn gặp nhiều trở ngại do những ngun nhân chính sau:
Khó khăn về tài chính
Tuy nhiên, quy mơ vốn của các doanh nghiệp này thƣờng nhỏ, hạn chế nên các doanh nghiệp này thƣờng gặp phải khó khăn trong vấn đề tài chính khi đầu tƣ cho các giải pháp công nghệ thông tin. Sự hạn chế về khả năng tài chính ln đặt SME đứng trƣớc sự chọn lựa xem vấn đề nào cần ƣu tiên, giải quyết trƣớc. Việc đầu tƣ cho việc ứng dụng ERP luôn bị xếp hàng thứ yếu.
Sự thiếu kinh nghiệm về ứng dụng ERP
Ứng dụng ERP vào các SME mới đƣợc chú trọng những năm gần đây. Nhìn chung thì các SME Việt Nam vẫn mới ở giai đoạn bắt đầu triển khai các giải pháp này, kiến thức của các nhân viên về ứng dụng này chƣa cao, và các SME cũng chƣa có nhiều kinh nghiệm trong triển khai ERP.
Tại Việt Nam, từ khi ERP bắt đầu đƣợc chú trọng đƣa vào ứng dụng tới nay, các doanh nghiệp triển khai ERP hầu hết là các doanh nghiệp lớn, có tiềm lực lớn về tài chính và nhân sự, chƣa có nhiều SME triển khai và ứng dụng thành cơng, do đó chƣa tạo ra đƣợc những “mơ hình”, đúc kết kinh nghiệm cho các doanh nghiệp khác.
Nhận thức và trình độ quản lý của nhà quản lý
Một số nhà quản lý chỉ thấy khoảng chi phí phần mềm và dịch vụ phải bỏ ra khi ứng dụng ERP, chứ chƣa thấy đƣợc những lợi ích do ERP mang lại.
Ngồi ra, SME cho rằng quy mơ doanh nghiệp cịn nhỏ, mà ERP thì chỉ dành cho các doanh nghiệp lớn, và việc ứng dụng ERP quá phức tạp.
Hơn thế nữa, chủ doanh nghiệp còn cho rằng hệ thống ERP chƣa phải là tác nhân chủ chốt trong hoạt động kinh doanh, SME vẫn có thể hoạt động hiệu quả mà không cần ứng dụng ERP.
SME Việt Nam không hiểu rõ về ERP, trình độ quản lý và các quy trình hoạt động của các doanh nghiệp ở Việt nam hiện nay còn nhiều hạn chế, nên khi áp dụng ERP, các doanh nghiệp có thể sẽ chƣa vận dụng hết các ứng dụng của hệ thống, gây ra sự giảm thiểu trong hiệu quả ứng dụng và lãng phí vốn đầu tƣ của doanh nghiệp.
Bất lợi đến từ nhà cung cấp, nhà tƣ vấn
Một nguyên nhân quan trọng là thiếu hụt nguồn nhân lực triển khai, tƣ vấn giải pháp ERP có kiến thức, có kinh nghiệm. Phần lớn trình độ nhân viên tƣ vấn triển khai còn rất thấp, thiếu kiến thức, khơng có kinh nghiệm, chƣa thể hiểu đƣợc quy trình nghiệp vụ của doanh nghiệp.
Khi triển khai ERP vào doanh nghiệp, các nhân viên tƣ vấn chỉ chú trọng đến đào tạo ngƣời sử dụng về cách thức sử dụng, cách nhập liệu vào phần mềm mà không đƣợc đào tạo những kiến thức về ERP, những thay đổi trong quy trình làm việc, những
điểm mới khi sử dụng hệ thống ERP. Do đó, khi có những phát sinh những lỗi trong quá trình sử dụng, ngƣời sử dụng không thể xử lý đƣợc, và yêu cầu bên cung cấp sửa chữa lỗi bằng cách chỉnh sửa lại phần mềm giống nhƣ những gì ngƣời sử dụng đang làm hoặc những gì mà phần mềm đang sử dụng có.
2.2.2. Khảo sát tình hình hoạt động kiểm sốt chu trình doanh thu và chu trình
chi phí trong mơi trƣờng ứng dụng ERP tại doanh nghiệp nhỏ và vừa ở Thành phố Hồ Chí Minh
2.2.2.1. Đối tượng và phương pháp khảo sát
Để hiểu rõ hơn và đánh giá thực trạng kiểm sốt AIS trong mơi trƣờng ứng dụng ERP tại SME ở TP.HCM, tác giả đã tiến hành chọn 15 doanh nghiệp nhỏ và vừa đã và đang ứng dụng ERP trên địa bàn TP.HCM là đối tƣợng khảo sát và gửi bảng hỏi bằng thƣ điện tử. Tác giả lựa chọn các doanh nghiệp SME tại thành phố Hồ Chí Minh vì nơi đây tập trung nhiều loại hình doanh nghiệp có quy mơ nhỏ và vừa, có thể đại diện mẫu.
Trong đó có:
9 doanh nghiệp trách nhiệm hữu hạn; chiếm 60% 4 doanh nghiệp cổ phần; chiếm 26.67%
2 doanh nghiệp thuộc loại hình khác; chiếm 13.33% Tham khảo Phụ lục 3. Danh sách các doanh nghiệp khảo sát
Từ kết quả khảo sát, tổng hợp kết quả khảo sát thực trạng, kết hợp giữa thực tế và lý thuyết trên cơ sở từ báo cáo COSO, SOX 404, COBIT để đƣa ra những nhận xét, đánh giá, phân tích và các giải pháp nhằm giải quyết các vấn đề đã đề cập trong mục tiêu nghiên cứu của đề tài. Bảng hỏi đƣợc thiết kế dựa trên cơ sở báo cáo COSO dành cho SME. Nội dung bảng hỏi là tập trung chủ yếu vào hoạt động kiểm soát chung và kiểm sốt ứng dụng trong chu trình doanh thu và chu trình chi phí tại SME đã và đang ứng dụng ERP và bảng hỏi đƣợc trả lời trực tiếp bởi các bộ phận, phòng ban và nhân viên tham gia triển khai ERP tại doanh nghiệp nhỏ và vừa ở TP.HCM.
Tiếp theo dƣới đây là phần chi tiết khảo sát về các vấn đề liên quan đến các hoạt động kiểm sốt AIS tại SME trong mơi trƣờng ứng dụng ERP.
2.2.2.2. Kiểm soát chung
Bảng 2.3: Kiểm soát phân chia chức năng, quyền hạn và nhiệm vụ
CÂU HỎI Có Tỷ trọng
(%)
Q1.1.1. Có văn bản về quyền hạn và trách nhiệm cho từng bộ phận,
phịng ban và nhân viên bằng khơng? 3 20%
CÂU HỎI Có Tỷ trọng (%)
hiện an tồn dữ liệu khơng? Q1.1.3.
Có bảng mơ tả cơng việc cho từng nhân viên, cụ thể hóa nhiệm vụ, bao gồm các thủ tục kiểm sốt có liên quan đến trách nhiệm không?
2 13%
Q1.1.4. Nhân viên trong doanh nghiệp có kiểm tra và giám sát lẫn
nhau trong các chức năng thực hiện khác nhau khơng? 3 20% Q1.1.5. Có phân quyền ngƣời dùng theo phân hệ (vd: phân hệ mua
hàng, phân hệ bán hàng...) không? 15 100%
Q1.1.6. Doanh nghiệp có tổ chức bộ phận cơng nghệ thông tin
không? 4 26.67%
Q1.1.7. Có biết rủi ro hệ thống thơng tin kế tốn khi ứng dụng ERP không?
3 20%
(Nguồn: Theo thống kê của tác giả)
Kết quả thu thập đƣợc từ bảng hỏi khảo sát cho thấy hầu hết các doanh nghiệp nhỏ và vừa đều quan tâm đến độ chính xác và an tồn dữ liệu, thơng tin kế tốn khi ứng dụng ERP. Nhận thức về gian lận, sai sót trong AIS khi ứng dụng ERP sẽ giúp cho SME có biện pháp hữu hiệu để xử lý dữ liệu và cung cấp thơng tin chính xác và đáng tin cậy. Tuy nhiên, chỉ có 20% SME nhận biết đƣợc các rủi ro hệ thống thơng tin kế tốn khi ứng dụng ERP.
Kết quả trả lời từ các doanh nghiệp đƣợc khảo sát cho thấy có rất ít SME thực hiện việc ủy quyền và phân chia trách nhiệm.
Gần 80% các doanh nghiệp trả lời các nhiệm vụ giữa các phòng ban bị trùng lắp, tuy nhiên đã có sự phân chia rõ ràng về quyền hạn và trách nhiệm, nhất là việc phân chia trách nhiệm xử lý và thực hiện cơng tác kế tốn của nhân viên kế toán chƣa đƣợc rõ ràng. Phần lớn các doanh nghiệp đều để cho nhân viên mình kiêm nhiệm giữa các chức năng phê chuẩn, thực hiện, ghi chép nghiệp vụ và bảo quản tài sản.
Theo khảo sát hơn 80% SME có phân chia nhiệm. Tuy nhiên chỉ có khoảng 13% SME là có các văn bản, các quy định cụ thể và có hƣớng dẫn thực hiện đảm bảo an tồn dữ liệu, thơng tin và yêu cầu về kiểm sốt, có bảng mơ tả công việc cụ thể trong điều kiện ứng dụng ERP.
Bảng 2.4: Kiểm soát truy cập hệ thống ERP
STT CÂU HỎI Có
Tỷ trọng
(%)
Q1.2.1
Có hạn chế đối tƣợng tiếp cận trực tiếp với hệ thống xử lý? (thơng qua nhân viên bảo vệ, khóa địa điểm, có trang thiết bị nhận dạng vân tay hay thẻ từ khi ra vào khu vực làm việc,…)?
đổi không? 9 60% Q1.2.3 Có quy định về cách đặt mật khẩu, chiều dài mật khẩu? 5 33% Q1.2.4 Phần mềm ERP có tự động yêu cầu thay đổi mật khẩu
đăng nhập vào máy tính theo định kỳ khơng? 3 20% Q1.2.5 Hệ thống có bắt buộc khai báo mã đăng nhập, mật khẩu
trƣớc khi sử dụng phần mềm ERP không? 12 80%
Q1.2.6 Có khố quyền đăng nhập khi ngƣời dùng đăng nhập
không thành công quá số lần quy định? 3 20%
Q1.2.7 Có quy định phải thốt ra khỏi màn hình đăng nhập khi rời
vị trí làm việc khơng? 7 47%
Q1.2.8 Quyền truy cập của nhân viên chuyển bộ phận cơng tác
hoặc nghỉ việc bị khố hay xố bỏ khơng? 15 100% Q1.2.9 Các thiết bị ghi chép nhƣ ổ đĩa di động (USB), ổ cứng có
bị hạn chế sử dụng khơng? 5 33%
Q1.2.10 Cá nhân đƣợc quyền cài phần mềm vào máy tính làm việc 1 7%
(Nguồn: Theo thống kê của tác giả)
Bảng 2.5: Kiểm sốt lƣu trữ dữ liệu và kế hoạch khơi phục sau thiệt hại
CÂU HỎI Có
Tỷ trọng %
Q1.3.1
Máy chủ có trang bị bộ lƣu điện để đề phòng khi bị mất điện
khơng? 5 33%
Q1.3.2
Có thiết lập chế độ sao lƣu dữ liệu tự động theo kế hoạch
không? 14 93%
Q1.3.3
Dữ liệu còn đƣợc sao lƣu vào các thiết bị khác nhƣ Máy
tính/ Ổ đĩa di động (USB)/ Ổ cứng rời/ CD/ DVD/ Tape? 10 67% Q1.3.4 Có kiểm tra thƣờng xuyên việc sao lƣu tự động khơng? 8 53%
Q1.3.5 Có kiểm tra lại số liệu sao lƣu không? 6 40%
Q1.3.6
Có các thủ tục xử lý trong trƣờng hợp khơng xử lý trực
tuyến đƣợc nhƣ cúp điện? 7 47%
Q1.3.7
Doanh nghiệp có các kế hoạch phục hồi sau thiệt hại do
cháy, nổ, lũ lụt, động đất,... gây ra không? 10 67%
(Nguồn: Theo thống kê của tác giả)
Theo khảo sát cho thấy, công tác sao lƣu dữ liệu đƣợc thiết lập sao lƣu tự động theo lịch trên nhiều ổ cứng, máy tính khác và trên các thiết bị lƣu trữ nhƣ đĩa tape, đĩa CD. Bên cạnh việc thiết lập lịch sao lƣu tự động thì việc kiểm tra cơng tác sao lƣu có hồn tất và việc kiểm tra lại dữ liệu sao lƣu không đƣợc thực hiện.
2.2.2.3. Hoạt động kiểm sốt trong chu trình doanh thu
Bảng 2.6: Bảng hỏi Hoạt động kiểm soát trong chu trình doanh thu
STT CÂU HỎI Có
Tỷ trọng
(%)
Q2.1 Có thiết lập và đang áp dụng quy trình bán hàng khơng ? 15 100% Có nhân viên vận hành máy tính giám sát tất cả các thay
STT CÂU HỎI Có
Tỷ trọng
(%)
Q2.2 Có thiết lập và đang áp dụng quy trình theo dõi cơng nợ phải
thu khơng? 15 100%
Q2.3 Có thiết lập và đang áp dụng quy trình thu tiền (tiền mặt/ tiền
gửi ngân hàng) không? 15 100%
Q2.4
Có phân quyền Xem, Thêm, Sửa, Xóa cho từng ngƣời dùng theo màn hình nhập liệu khơng (VD: màn hình tạo đơn hàng, màn hình xuất kho, màn hình thu tiền,...)?
9 60%
Q2.5
Có chính sách, quy định về đánh số thứ tự đơn hàng, phiếu xuất kho, phiếu thu, nhập kho hàng bán trả lại (VD: mối tƣơng quan giữa sự liên tục của chứng từ và thứ tự tăng dần của ngày chứng từ…)?
12 80%
Q2.6 Có thiết lập và đang áp dụng chính sách bán chịu khơng? 5 33% Q2.7 Cơng việc bán hàng có đƣợc phân cơng cho các bộ phận đảm
nhiệm không? 15 100%
Q2.8 Chứng từ gốc có đƣợc chuẩn y, phê duyệt trƣớc khi nhập vào
phần mềm ERP không? 10 67%
Q2.9 Có quy định việc ghi nhận chất lƣợng hàng hóa khi xuất kho
không? 3 20%
Q2.10 Không thể ghi nhận thông tin không tồn tại trong danh mục
(hàng hóa/ dịch vụ, khách hàng, kho hàng hóa…)? 15 100% Q2.11 Có sử dụng dữ liệu mặc định, tự động không? 9 60% Q2.12 Có bắt buộc ghi thơng tin quan trọng của nghiệp vụ khơng? 10 67% Q2.13 Có kiểm tra việc khơng đƣợc phép xố danh mục đã có nghiệp
vụ phát sinh không? 15 100%
Q2.14 Có thiết lập định khoản tự động cho các nghiệp vụ, tự động
tính tốn khơng? 15 100%
Q2.15 Phần mềm ERP có hỗ trợ báo cáo Dấu vết kiểm tốn khơng? 15 100% Q2.16 Hệ thống có thơng báo lỗi cho ngƣời dùng khi nhập trùng mã
đối tƣợng, trùng số phiếu chứng từ không? 13 87% Q2.17 Hệ thống có thơng báo lỗi khơng khi kiểu dữ liệu không theo
quy định của phần mềm không? 14 93%
Q2.18 Thơng báo lỗi có rõ ràng, dễ hiểu cho ngƣời dùng không? 8 53% Q2.19 Có định mức hàng tồn kho để kiểm sốt hàng tồn kho khơng? 3 20% Q2.20 Có định mức tín dụng để kiểm sốt cơng nợ phải thu không? 5 33% Q2.21 Có giới hạn về ngày tạo đơn hàng, giao hàng, hủy đơn hàng
không? 5 33%
Q2.22 Có chức năng quản lý kế hoạch bán hàng khơng? 3 20% Q2.23 Có kiểm tra đối chiếu giữa số liệu thực tế và ghi chép trên phần
mềm không? 6 40%
Q2.24 Khơng cịn duy trì kế tốn thủ cơng khơng? 6 40% Q2.25 Khi nghiệp vụ cần phải chỉnh sửa thì bắt buộc tạo chứng từ 5 33%
STT CÂU HỎI Có
Tỷ trọng
(%)
điều chỉnh?
Q2.26 Các hồ sơ kế toán đƣợc lƣu trữ trên cơ sở hiện hành? 15 100% Q2.27 Doanh nghiệp có sử dụng báo cáo tài chính tài chính trên phần
mềm ERP? 14 93%
Q2.28 Không đƣợc ghi nhận thông tin sai về kiểu dữ liệu 14 93% Q2.29 Kiểm tra tính cân đối của định khoản trong nghiệp vụ (cân đối
giữa Nợ và Có) 15 100%
Q2.30 Có phân quyền khơng cho phép ghi nhận nghiệp vụ tại kỳ kế
tốn đã đóng? 15 100%
(Nguồn: Theo thống kê của tác giả)
STT CÂU HỎI Có
Tỷ trọng
(%)
Q2.31 Hệ thống có theo dõi quá trình sử dụng của từng ngƣời dùng
thơng qua nhật kí tự động? 5 33%
Q2.32 Doanh nghiệp có tổ chức hƣớng dẫn sử dụng phần mềm ERP
không? 14 93%
Q2.33 Tài liệu hƣớng dẫn sử dụng đầy đủ chức năng bán hàng trên
phần mềm ERP 5 33%
Q2.34 Tài liệu quản trị hệ thống 12 80%
Q2.35 Tài liệu đặc tả giải pháp chu trình doanh thu 7 47% Q2.36 Có cơng cụ truy vấn từ báo cáo tổng truy về báo cáo chi tiết và
từ báo cáo chi tiết truy về chứng từ gốc 6 40%
Q2.37 Có hiển thị ngày giờ trên báo cáo khi in 3 20% Q2.38
Hệ thống có tự tổng kết và thông báo với ngƣời dùng về danh