ERP là giải pháp quản trị tổng thể doanh nghiệp, tập hợp các phân hệ quản lý tồn bộ cơng đoạn trong quy trình sản xuất của doanh nghiệp, gồm: Hoạch định, kiểm tra, vật tƣ đầu vào, sản phẩm đầu ra, phân phối, kế toán, nhân lực... Đây là dạng sản phẩm đặc biệt kết hợp CNTT với kinh nghiệm quản lý. Vì thế, việc đầu tƣ cho một giải pháp ERP không đơn thuần là mua phần mềm mà là phong cách quản lý mới trên
nền tảng ứng dụng CNTT, chuẩn hóa quy trình nghiệp vụ của doanh nghiệp bằng công nghệ thông thông tin.
ERP đƣợc đánh giá là “Công cụ quan trọng và cần thiết để hội nhập” nhƣng vẫn chƣa đƣợc hiểu và đánh giá đúng tầm.
SME cần kiểm sốt chặt chẽ, phân tích chi tiết về nghiệp vụ cũng nhƣ kỹ thuật, và so sánh hiệu năng hoạt động của hệ thống mới so với các tiêu chuẩn chung của hệ thống hoạt động trong cùng ngành, cũng lĩnh vực. Dựa vào đó, SME xác định đƣợc hệ thống của mình đang hoạt động ra sao, doanh nghiệp vận dụng ERP hiệu quả chƣa hoặc hiệu quả thế nào, đã tối ƣu hóa các lợi ích thu đƣợc hay chƣa?...
Một kế hoạch hiệu quả sẽ giúp SME thu đƣợc tối đa các lợi ích từ hệ thống đã triển khai. SME đã triển khai ERP khơng có nghĩa là tất cả mọi quy trình tác nghiệp tại các phịng ban đều hồn hảo. Đơi khi vẫn có những quy trình bất hợp lý và cần đƣợc tái cấu trúc một lần nữa.
SME cần rà sốt tình hình hoạt động của hệ thống hiện tại thơng qua thu thập ý kiến từ đội ngũ nhân viên tác nghiệp sử dụng hệ thống hàng ngày, cũng nhƣ đội ngũ vận hành hệ thống để xác định các “nút gãy” (pain points) trong quy trình cũng nhƣ nguyên nhân gây ra để có thể có những thay đổi hợp lý và hiệu quả hơn.
Đánh giá mức độ hợp lý của các quy trình nghiệp vụ hiện tại, khoanh vùng những quy trình có thể cần đƣợc cải thiện tốt hơn nữa. Ngồi ra, SME cần kiểm sốt chặt quá trình tùy chỉnh, thay đổi các quy trình này trên hệ thống.
Triển khai kế hoạch hiện thực hóa lợi ích từ ERP. Kế hoạch này bao gồm tổng hợp các phƣơng án giải quyết cho từng vấn đề đã đƣợc SME thống nhất. Hãy coi mức độ quan trọng của kế hoạch này nhƣ khi SME triển khai dự án ERP. Cần làm rõ mục tiêu, các công việc cần thực hiện, ngƣời chịu trách nhiệm, các mốc thời gian…
3.2. GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HOẠT ĐỘNG KIỂM SỐT CHU TRÌNH
DOANH THU VÀ CHU TRÌNH CHI PHÍ TRONG MƠI TRƢỜNG ỨNG DỤNG ERP TẠI DOANH NGHIỆP NHỎ VÀ VỪA Ở THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
Mơ hình doanh nghiệp nghiên cứu
Lĩnh vực hoạt động: Dịch vụ/ thƣơng mại Quy mô nhỏ và vừa
Cơ cấu tổ chức doanh nghiệp bao gồm: Giám Đốc, bộ phận bán hàng, bộ phận tài chính - kế tốn, bộ phận vật tƣ - mua hàng và bộ phận kho.
3.2.1. Giải pháp hồn thiện hoạt động kiểm sốt trong chu trình doanh thu
3.2.1.1. Mục tiêu kiểm sốt
Bán hàng: Bán đúng khách hàng, đúng giá, đúng mặt hàng, bán đủ đủ số lƣợng đã thỏa thuận, bán kịp thời hạn đã cam kết.
Thu tiền: Thu bằng nộp trƣớc, thu đúng ngƣời, đúng lô hàng, thu đủ số tiền cần phải thu, thu kịp thời và không để nợ quá hạn.
Ghi nhận và báo cáo đúng, đủ, kịp thời, ngắn gọn, rõ ràng, dễ hiểu.
3.2.1.2. Các hoạt động kiểm sốt trong chu trình doanh thu
(1) Nhận đặt hàng
Quy trình lập và luân chuyển chứng từ trong môi trƣờng ứng dụng ERP
Nhận đặt hàng Nhập liệu Đơn đặt hàng vào phần mềm Xét duyệt trên phần mềm
In Lệnh bán hàng Gửi Lệnh bán hàng.
Cam kết hợp lý về lịch giao hàng
Rủi ro
Đối với SME bán hàng theo đơn đặt hàng thì “hẹn giao hàng” là một tiêu chí khơng thể bỏ qua trong q trình tiếp nhận đơn đặt hàng. Nhân viên bán hàng có thể làm cho doanh nghiệp cam kết lịch giao hàng mà doanh nghiệp không thể đáp ứng.
Giải pháp
Thiết lập thủ tục kiểm soát phê duyệt ngày giao hàng. Đồng thời, thiết lập thủ tục kiểm sốt tính tốn về tồn kho hàng hóa, về đơn hàng đã nhận trƣớc đó…Tất cả những yếu tố đó sẽ hỗ trợ cho SME phản hồi với khách hàng ngày giao và số lƣợng có thể giao.
Việc phê duyệt đơn hàng đƣợc thiết lập linh hoạt. Đơn hàng khi vi phạm hạn mức tín dụng vẫn có thể bán đƣợc nếu có sự phê duyệt và đồng ý của chủ doanh nghiệp. Nếu đơn hàng nhận có tính chiến lƣợc, SME có thể điều chỉnh hẹn giao hàng của các đơn hàng khác hoặc huy động thêm nguồn lực để đáp ứng,…Chức năng này là quan trọng khi triển khai hệ thống ERP. Nó giúp cho SME gia tăng giá trị của doanh nghiệp trên thƣơng trƣờng cũng nhƣ cân đối một cách tốt nhất nguồn lực hiện có.
Chính sách bán chịu hợp lý và kiểm tra hạn mức tín dụng chặt chẽ
Rủi ro
Nhân viên bán hàng có thể cấp quá nhiều hạn mức bán chịu cho khách hàng để đẩy mạnh doanh số bán hàng
Giải pháp
Doanh nghiệp cần xác định rõ ràng những chính sách bán chịu để làm cơ sở thiết lập thủ tục kiểm soát trên phần mềm.
Thiết lập trên phần mềm chức năng kiểm tra công nợ ngay khi nhân viên tiếp nhận đơn hàng. Việc khống chế số nợ tối đa của mỗi khách hàng là biện pháp giảm rủi ro về tài chính. Việc kiểm tra cơng nợ phải đảm bảo tính chính xác và linh hoạt: Có thể tách và gộp hạn mức tín dụng của một khách hàng có nhiều chi nhánh.
Thiết lập trên phần mềm thủ tục kiểm soát nhận dạng những khách hàng chỉ giao dịch một lần và những khách hàng nhỏ, vì nhóm khách hàng này thƣờng có rủi ro khơng trả đƣợc nợ lớn hơn những khách hàng lớn và thƣờng xuyên.
SME không cần tách biệt ngƣời, phòng chịu trách nhiệm phê duyệt hạn mức bán chịu và ngƣời, phòng chịu trách nhiệm bán hàng. Bởi vì hệ thống tự động kiểm tra, phê duyệt hạn mức bán chịu dựa trên quy định đã thiết lập trên phần mềm ERP.
Quản lý đƣợc giá bán
Giá bán là một vấn đề nhạy cảm của SME. Thơng thƣờng nó đƣợc quyết định bởi các cấp lãnh đạo trong doanh nghiệp.
Khi đƣa hệ thống vào vận hành, giá bán phải đƣợc định nghĩa trƣớc dựa vào loại khách hàng, nơi giao hàng, mặt hàng, số lƣợng bán…
Danh sách giá bán này phải phân quyền để đảm bảo chỉ có một số ngƣời có thể hiệu chỉnh đƣợc nó. Điều này vừa đảm bảo tính chính xác về giá bán cho ngƣời nhập liệu vừa tạo sự an tâm cho lãnh đạo khi duyệt hoá đơn bán hàng.
Thiết lập trên phần mềm chức năng so sánh giá bán trên đơn hàng với giá bán đã đƣợc phê duyệt để tránh việc sai sót, gian lận giá bán trên đơn hàng.
(2) Xuất kho, cung cấp hàng hóa, dịch vụ
Quy trình lập và ln chuyển chứng từ trong mơi trƣờng ứng dụng ERP
Dữ liệu có sẵn, chứng từ để tham chiếu Phiếu xuất kho, phiếu giao hàng
đƣợc in từ hệ thống Bộ phận kho xác nhận đã xuất kho, đã giao hàng đƣợc thực
hiện trên máy Chữ ký trên chứng từ mang tính hình thức Dữ liệu sau khi xuất
giao hàng sẽ đƣợc cập nhật.
Giao chính xác số lƣợng và loại sản phẩm cho đúng khách hàng
Rủi ro
Doanh nghiệp có thể giao cho khách hàng số lƣợng hàng hoặc quy cách khơng chính xác làm cho khách hàng phàn nàn, khơng chấp nhận hàng hố đã giao hoặc dẫn đến những chi phí phụ thêm khơng cần thiết, chẳng hạn nhƣ giao hàng thêm lần nữa hoặc phí vận chuyển phụ thêm.
Giải pháp
Bộ phận giao hàng nên lƣu giữ nhiều liên của phiếu giao hàng. Các phiếu giao hàng cần đƣợc đánh số trƣớc và cần đƣợc lập dựa trên đơn đặt hàng đã đƣợc phê
duyệt. Phiếu giao hàng là một bản ghi về số lƣợng hàng đã giao và cung cấp các thông tin cần thiết để cho ngƣời vận chuyển có thể tiến hành giao hàng.
Nếu có thể áp dụng đƣợc, phiếu giao hàng nên có tham chiếu chéo đến phiếu đóng gói trƣớc khi vận chuyển. Ngồi ra, nếu Doanh nghiệp sử dụng dãy số hoặc mã vạch thì phiếu giao hàng nên có tham chiếu chéo đến dãy số hoặc mã vạch đó.
Cuối cùng, phiếu giao hàng phải đƣợc khách hàng ký để doanh nghiệp có bằng chứng về khách hàng đã thực tế nhận đƣợc hàng và chấp nhận hàng đó.
(3) Lập hóa đơn, theo dõi cơng nợ
Quy trình lập và ln chuyển chứng từ trong mơi trƣờng ứng dụng ERP
Kế toán lập hoá đơn, kiểm tra dữ liệu bán hàng, đối chiếu chứng từ, in hoá đơn Dữ liệu nghiệp vụ bán hàng đƣợc cập nhật Hoá đơn đƣợc gửi cho khách hàng và kế toán Kế toán kiểm tra dữ liệu, cập nhật doanh thu, giá vốn hàng hoá, nợ phải thu
của khách hàng Lƣu hoá đơn theo tên/mã khách hàng tại kế tốn.
Lập hố đơn chính xác
Rủi ro
Nhân viên có thể: quên lập một số hoá đơn cho hàng hoá đã giao, lập sai hoá đơn; lập một hoá đơn thành hai lần hoặc lập hố đơn khi thực tế khơng giao hàng.
Giải pháp
Hoá đơn chỉ nên lập căn cứ vào: Phiếu giao hàng đã đƣợc khách hàng ký nhận; Đơn đặt hàng đã đƣợc đối chiếu với phiếu giao hàng; và Hợp đồng giao hàng, nếu có.
Các thơng tin trên hóa đơn đƣợc kế thừa từ đơn hàng, thủ tục này giúp cho việc sai sót trên hóa đơn. Doanh nghiệp không cần ghi lại trên hoá đơn phiếu giao hàng hoặc mã số đơn đặt hàng, phần mềm thiết lập sẵn chức năng tham chiếu đến phiếu giao hàng và đơn hàng để giúp kế toán kiểm tra, đối chiếu.
Tuy nhiên, kế toán cần tiến hành kiểm tra giá bán và việc cộng trừ trên hoá đơn ngẫu nhiên hoặc là đối với những hoá đơn vƣợt quá một giá trị nhất định để kiểm tra lại việc tính tốn tự động của phần mềm.
(4) Thu tiền của khách hàng
Hạch tốn đầy đủ và chính xác bán hàng bằng tiền mặt
Rủi ro
Thủ quỹ hoặc nhân viên thu ngân có thể ăn cắp tiền mặt khách hàng thanh tốn trƣớc khi khoản tiền mặt đó đƣợc ghi nhận là doanh thu.
Giải pháp
Việc sử dụng hoá đơn mỗi khi giao hàng cùng với hệ thống theo dõi hàng tồn kho và kiểm kho định kỳ sẽ giúp đảm bảo phát hiện ra những giao dịch bán hàng mà
khơng hạch tốn. Mối nguy hiểm của việc bị phát hiện sẽ làm giảm động lực thủ quỹ hay nhân viên thu ngân ăn cắp tiền.
Việc sử dụng máy đếm tiền điện tử hoặc máy phát hành hoá đơn ở các điểm bán hàng trong một số trƣờng hợp cũng giúp ích vì các máy này in ra biên lai cho khách hàng và bản ghi nội bộ về giao dịch trên tập tin máy tính hoặc băng từ đƣợc khố trong máy. Tập tin hoặc băng từ không đƣợc để cho thủ quỹ tiếp cận.
Doanh nghiệp nên tiến hành kiểm tra độc lập về tiền mặt tại quỹ so với tổng số tiền mà thủ quỹ ghi chép hoặc tổng số tiền in ra từ máy đếm tiền hoặc máy phát hành hoá đơn.
Hệ thống đo lƣờng hoặc cân nặng nên đáng tin cậy và nếu hệ thống này có lỗi thì cần cố gắng khắc phục để hệ thống đáng tin cậy ở mức 100%.
Cuối cùng, nên tách biệt chức năng ghi chép việc thu tiền tại điểm bán hàng và chức năng hạch toán thu tiền trên tài khoản.
Những điểm lƣu ý
(i) Quản lý được tình hình thực hiện hợp đồn , đơn àn
Đây là quy trình chính của chu trình doanh thu. Tuy nhiên nó chỉ có ý nghĩa đối với những đơn hàng dài hạn, nhiều đợt, đơn hàng xuất khẩu. Theo dõi tình hình thực hiện hợp đồng bao gồm: số lƣợng nhận, số lƣợng giao, số lƣợng đã xuất hố đơn, tình hình của đơn hàng…Việc theo dõi đƣợc tình trạng đơn hàng giúp lãnh đạo có thể chủ động trong việc đơn đốc tiến độ và phản hồi một cách chính xác nhất với khách hàng.
(ii) Quá tr n đối chiếu số liệu không thể sơ sà
Điều quan trọng nhất trong việc triển khai một hệ thống ERP nói chung và phân hệ quản lý bán hàng nói riêng là phần đối chiếu số liệu. Nó quyết định tính đúng sai từng phân hệ. Trong giai đoạn đầu sử dụng chƣơng trình mới sẽ xảy ra nhiều sai sót, SME cần đặc biệt chú ý trong hai phần sau:
Đối chiếu, kiểm tra số liệu với kế tốn: Thơng thƣờng, số liệu bị lệch do có đơn hàng đã xuất kho, giao hàng nhƣng lại chƣa phát hành hóa đơn trong hệ thống.
Đối chiếu số liệu với kho (thành phẩm, hàng hoá): Kiểm tra số liệu thực xuất cho khách hàng từ kho với số liệu trên hệ thống.
Quản lý hàng bán bị trả lại
Quản lý hàng bán bị trả lại
Tạo bút tốn ghi nợ/ghi có do điều chỉnh giá hoặc do hàng bán trả lại Cho phép tạo phiếu thu tiền trong trƣờng hợp bán hàng thu tiền ngay. Cho phép lập một hoá đơn cho nhiều đơn hàng hoặc nhiều biên nhận giao hàng trong cùng một hóa đơn
Tiếp nhận yêu cầu
Khách hàng yêu cầu đổi, trả hàng.
Bộ phận bán hàng tạo yêu cầu đổi, trả hàng.
Kiểm tra, phân loại
Bộ phận bán hàng trao đổi thông tin với khách hàng về yêu cầu trả,
đổi hàng hóa, tiến hành lập yêu cầu đổi trả hàng, phƣơng án xử lý và các thông tin liên quan lên phần mềm để giám đốc phê duyệt.
Nếu u cầu khơng đƣợc chấp nhận, quy trình kết thúc, nhân viên bán
hàng sẽ thơng báo và trao đổi lại với khách hàng. Nếu yêu cầu đƣợc chấp nhận, hàng hóa sẽ đƣợc nhập vào kho chờ kiểm tra.
Bộ phận bán hàng trao đổi thông tin với khách hàng và thống nhất
phƣơng án xử lý.
Nhập kho: Tùy vào phƣơng án đƣợc phê duyệt, hàng hóa trả - đổi đƣợc nhập vào các kho tƣơng ứng hoặc trả lại khách hàng.
Nếu đổi hàng: cập nhật số mã của hàng nhập kho và hàng xuất kho. Xử lý cơng nợ
Hàng hóa sau khi đƣợc nhập kho, bộ phận bán hàng và phịng kế tốn sẽ tiến hành xem xét lại các khoản công nợ của khách hàng:
Xuất đổi hàng: Việc đổi hàng khơng phải xuất hố đơn thay thế hoặc
phía muốn đổi trả hàng khơng xuất hố đơn hàng bán trả lại. Việc ghi nhận công nợ không thay đổi.
Trả hàng: Việc trả hàng phải huỷ hoá đơn và xuất hoá đơn thay thế,
hoặc khách hàng xuất hoá đơn trả lại. Phần mềm tự động hạch toán bút toán điều chỉnh hợp lý để ghi nhận công nợ.
3.2.2. Giải pháp hồn thiện hoạt động kiểm sốt trong chu trình chi phí
Những tồn tại của chu trình chi phí
Điều đầu tiên phải nhắc đến của những vấn đề tồn tại trong quản lý mua sắm là thời gian. Nhân viên mua sắm tính tốn, dự trù dựa vào kinh nghiệm đã khiến SME khơng kiểm sốt đƣợc khi nào là thời điểm cần mua sắm trên thực tế. Bên cạnh đó là việc khơng kiểm sốt đƣợc số lƣợng hàng đặt mua. Để biết đƣợc đúng số lƣợng thƣờng địi hỏi nhiều thơng tin liên quan nhƣ các dự báo thị trƣờng, các chiến dịch Marketing, khuyến mại, số lƣợng tồn kho thực tế, hàng đã đặt mua nhƣng chƣa nhận về kho, … thì mới tính tốn đƣợc số lƣợng hàng cần đặt mua thêm.
Khơng chỉ có vậy, việc kiểm sốt tiến độ của các đơn đặt hàng từ việc lập đơn đặt hàng, duyệt đơn đặt hàng, đang nhận dở, nhà cung cấp đã giao hoá đơn hay chƣa…
Một thơng tin mua sắm do phịng quản lý mua sắm nhập, đến khi hàng về kho thì kho nhập, khi nhận hố đơn thì kế tốn lại nhập lại thông tin đó dẫn đến vấn đề trùng lắp dữ liệu.
3.2.2.1. Mục tiêu kiểm soát
Việc chi tiền mua hàng hóa, dịch vụ ln đƣợc quản lý một cách chặt chẽ trong