3.5. MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT HỆ THỐNG
3.5.3. Đối với cơ quan hỗ trợ doanh nghiệp nhỏ và vừa
Việc ứng dụng ERP và hoàn thiện hoạt động kiểm sốt AIS tại SME cần có sự tác động và hỗ trợ từ phía các cơ quan hỗ trợ SME.
Theo số liệu từ Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ cơng bố gần đây, chỉ có khoảng một phần ba doanh nghiệp nhỏ và vừa có khả năng tiếp cận vốn vay ngân hàng, số cịn lại khó tiếp cận hoặc khơng tiếp cận đƣợc. Thủ tục ngân hàng, chi phí sử dụng vốn cũng là những rào cản đối với SME. Dù có những chính sách ƣu đãi của chính phủ nhƣng số lƣợng SME đƣợc vay cũng rất ít. Ngồi nguồn vốn vay, doanh nghiệp cịn có thể huy động vốn từ cách kênh khác. Nhƣng các kênh nhƣ cổ phiếu, trái phiếƣ chƣa phát huy đƣợc hiệu quả. Các SME cần đƣợc hỗ trợ để tiếp cận với các nguồn vốn lãi suất thấp cũng nhƣ các chính sách thuế ƣu đãi để tạo điều kiện thuận lợi cho các SME thực hiện triển khai ERP. Nhà nƣớc cần khuyến khích huy động vốn bằng các quy định, văn bản… về cơ chế cho vay, huy động vốn, dịch vụ ngân hàng để tạo điều kiện cho doanh nghiệp nhỏ và vừa tiếp cận vốn vay tốt hơn.
Hỗ trợ đào tạo nguồn nhân lực cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa.
Khuyến khích doanh nghiệp vừa và nhỏ ứng dụng ERP: Thơng qua các hội thảo, hội nghị đào tạo, nhấn mạnh đến những lợi ích mà doanh nghiệp có thể đạt đƣợc khi ứng dụng ERP, để các nhà quản lý doanh nghiệp có thể xác định đƣợc chiến lƣợc tổng thể cho cơng ty.
Mặc dù vấn đề hồn thiện hoạt động kiểm soát trƣớc hết phải xuất phát từ SME, tuy nhiên các cơ quan hỗ trợ SME vẫn cần có những tác động và hỗ trợ để SME có thể thiết lập và thực hiện hoạt động kiểm soát AIS trong môi trƣờng ứng dụng ERP sao cho hữu hiệu nhất.
KẾT LUẬN CHƢƠNG 3
Qua tìm hiểu về tình hình ứng dụng ERP tại Việt Nam cho thấy: giải pháp ERP mang lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp nhất là SME. Tuy nhiên, để có thể triển khai thành cơng hệ thống này khơng phải là điều dễ dàng vì doanh nghiệp phải đối mặt với rất nhiều khó khăn và thách thức, đặc biệt là việc kiểm sốt AIS.
Bởi vì hệ thống thơng tin kế tốn cung cấp phần lớn những thơng tin quan trọng trong doanh nghiệp và liên kết mật thiết với các hệ thống thông tin khác nên việc kiểm soát AIS phải là một trong những ƣu tiên khi ứng dụng ERP.
KẾT LUẬN CHUNG
Trong những năm gần đây, sự chuyển hƣớng đổi mới của cơ chế thị trƣờng nền kinh tế nƣớc ta có nhiều biến động. Hoạt động kinh doanh nói chung hầu hết các doanh nghiệp đều đổi mới, bƣớc đầu đã hoà nhập với nền kinh tế khu vực và cả thế giới. Đặc biệt, đối với các SME là một trong những yếu tố quan trọng đóng góp vào sự phát triển kinh tế của đất nƣớc mà cịn đóng góp vào phát triển xã hội. Ứng dụng ERP đƣợc ví nhƣ lực đẩy giúp doanh nghiệp phát triển và hoạt động có hiệu quả hơn.
Trong điều kiện ứng dụng ERP, nhận diện đƣợc các đặc điểm và rủi ro ảnh hƣởng đến công tác kiểm sốt AIS, để trên cơ sở đó xây dựng các thủ tục kiểm sốt hữu hiệu nhất đối với AIS. Một doanh nghiệp quan tâm đến vấn đề kiểm soát và đảm bảo an toàn đối với AIS sẽ giảm thiểu đƣợc các thiệt hại về vật chất, đảm bảo sự hoạt động hiệu quả và liên tục của AIS, góp phần vào sự thành công của doanh nghiệp.
Đồng thời, một trong những vấn đề cũng cần quan tâm đó là tối ƣu hóa lợi ích hệ thống ERP.
Các giải pháp ERP Việt Nam chiếm ƣu thế đối với các doanh nghiệp quy mô lớn. Một số lƣợng lớn các doanh nghiệp có quy mơ nhỏ chƣa có sự hiểu biết về ERP và cũng chƣa có một nhu cầu quan tâm đến cơng cụ này. Hiện nay, trong xu thế kinh tế đất nƣớc ngày càng phát triển và thay đổi nhanh, các SME cần phải chủ động, tích cực tự hồn thiện để khẳng định mình đang tồn tại và đang phát triển.
Qua ba chƣơng của Đề tài, với toàn bộ nội dung nhằm hoàn thiện việc kiểm sốt hệ thống thơng tin kế toán tại các SME từ hệ thống lý luận và giải pháp cải thiện về kiểm soát AIS, Đề tài đã đạt đƣợc những kết quả nghiên cứu nhất định.
Mục đích cuối cùng của đề tài là đề xuất đƣợc các giải pháp nhằm nâng cao tính hữu hiệu của việc kiểm sốt AIS trong mơi trƣờng ứng dụng ERP ở các SME. Mong rằng những giải pháp đề xuất trong đề tài là những đóng góp nhất định trong việc nâng cao chất lƣợng kiểm soát AIS trong các SME trong tƣơng lai.
TÀI LIỆU THAM KHẢO
TIẾNG VIỆT:
1. Bộ mơn Hệ thống thơng tin kế tốn, Khoa Kế toán - Kiểm toán, Trƣờng Đại Học Kinh Tế TPHCM (2008), Tổ chức cơng tác kế tốn trong điều kiện tin học hóa, NXB Lao Động - Xã Hội.
2. Bộ Công Thƣơng Cục Thƣơng Mại Điện Tử và Công Nghệ Thông Tin, Báo cáo T ươn mạ đ ện tử Việt Nam 2011.
3. Bùi Quang Hùng, Khoa Kế toán - Kiểm toán, Trƣờng Đại Học Kinh Tế TPHCM (6/2009), “Ứng dụng công nghệ thông tin trong doanh nghiệp và vấn đề đặt ra đối
với kế tốn”, Tạp chí Kinh tế Phát triển số 224.
4. Huỳnh Thị Hồng Hạnh, Nguyễn Mạnh Toàn, 2011, “Kiểm sốt và đảm bảo an tồn
hệ thống thơng tin kế tốn tron đ ều kiện tin học hóa”, Tạp chí khoa học và cơng
nghệ, Đại học Đà Nẵng – Số 3, Trang 177 - 185 5. Nghị định 56/2009/NĐ- CP ngày 30/06/2009 6. Nghị định 90/2001/NĐ- CP ngày 23/01/2001
7. Sở Khoa học và Cơng nghệ TP.HCM, “Nhìn lại một năm ERP V ệt Nam”, Tạp chí thế giới vi tính B - PCWorld, số 1/2008, Trang 47-49.
8. Trần Thanh Thúy, 2011, “Tình hình ứng dụng ERP và sự tác động của ERP đến tổ
chức hệ thống thơng tin kế tốn tại các doanh nghiệp Việt Nam”.
9. Trƣờng Đại Học Kinh Tế TP.HCM, Khoa Kế toán - Kiểm toán, Bộ mơn Hệ thống thơng tin kế tốn, Hệ thống thơng tin kế tốn Tập 1, NXB Phƣơng Đông.
10. Trƣờng Đại Học Kinh Tế TP.HCM, Khoa Kế toán - Kiểm tốn, Bộ mơn Hệ thống thơng tin kế tốn, Hệ thống thơng tin kế tốn Tập 2, NXB Phƣơng Đông.
11. Viện nghiên cứu kinh tế phát triển, (2008- 2009), Doanh nghiệp nhỏ và vừa, vấn đề
tài trợ tín dụng một nghiên cứu thực nghiệm tại khu vực TP.HCM 2008 – 2009.
TIẾNG ANH:
12. Aernoudts, R.H.R.M., Boom, van der, T., Vosselman, E.G.J.and Pijl, van der, G.J. (05 August 2005.), “Management Accounting Change and ERP, an Assessment of
Research Aernoudts”, Erasmus School of Economics.
13. Asustosh Deshmukh (2006), Digital accounting - The effects of the internet and ERP on accounting, USA.
14. Grabski S.V. and Leech S. A. (2007), “Complementary controls and ERP implementation success”, International Journal of Accounting Information
Systems, Vol.8, page 17-39.
15. Joseph Bradley (2008), “Management based critical success factors in the
Accounting Information Systems, page 175-200.
16. Joseph F.Brazel and Li Dang (2005), “The effect of ERP system Implementations
on the usefulness of Accounting Information”, USA.
17. Olson D.L. (2004), Managerial Issues of Enterprise Resource Planning Systems, McGraw-Hill, NewYork.
18. Poston R. and S.Grabski (2001), “Financial impacts of enterprise resource
planning implementations”, International Journal of Accounting Information
Systems, Vol.2, page 271-294.
19. Robert L.Hurt, Accounting Information Systems- Basic Concepts and Current Issues, P.253
20. S.Shang and P.B.Seddon (2002), “Assessing and managing the benefits of
enterpr se systems: t e bus ness mana er’s perspect ve”, Information Systems
Journal, Vol. 12, Issue 4, page 271-299.
21. Shi-Ming Huang, Pei-Gin Hsieh, Hsiu-Hui Tsao and Pei-Yu Hsu, Int. J. Management and Enterprise Development (2008), “A structural study of internal
control for ERP system environments: a perspective from the Sarbanes-Oxley Act”,
Vol. 5, No. 1.
22. Tin Yu Ho (2006), Impact of ERP and OLAP systems on management accounting
practices and management accountants, Sweden.
23. Toni M. Somers and Klara Nelson (2001), The Impact of Critical Success Factors
across the Stages of Enterprise Resource Planning Implementations, Proceedings of the 34th Hawaii International Conference on System Sciences.
24. Ulric J. Gelinas and Richard Dull, Accounting Information System 9e, P.18-19. 25. Yajiong Xue, Huigang Liang, William R.Boulton, Charles A. Snyder (2004), “ERP
implementation failures in China: Case studies with implications for ERP vendors”, International Journal of Production Economics, page 279-295.
26. Y.Zeng, R. H. L.Chiang and D.C.Yen (2003), “Enterprise integration with
advanced information technologies: ERP and data warehousing”, Information
Management và Computer Security, Vol. 11, Issue 3, page 115-122.
27. Zhenyu Huang and Prashant Palvia (2001), “ERP implementation issues in advanced and developing countries”, Business Process Management Journal, Vol
7, No.3, page 276-284. WEBSITE: 28. http://vi.wikipedia.org/wiki/ERP 29. http://www.vnexpress.net/Vietnam/Kinh-doanh/Duong-vao- WTO/2005/12/3B9E4DFB/ 30. www.cio.com
Phụ lục 1. Một số hoạt động kiểm sốt trong Chu trình doanh thu Hoạt
động
Mục tiêu kiểm sốt
Rủi ro Thủ tục kiểm soát
Nhận đặt hàng Bán đƣợc hàng, tăng doanh thu, đảm bảo bảo tồn tài chính Nhận đặt hàng từ khách hàng không đảm bảo tính pháp lý Bán chịu cho khách hàng khơng có khả năng thanh toán
Chấp nhận đặt hàng nhƣng khơng có khả năng thực hiện
Phân chia trách nhiệm giữa xét duyệt và thực hiện bán hàng
Xây dựng quy trình ủy quyền, xét duyệt đơn hàng
Kiểm tra hàng tồn kho trƣớc khi chấp nhận bán hàng. Xuất kho cung cấp hàng hóa, dịch vụ Thực hiện kịp thời, chính xác theo đơn hàng Xuất sai số lƣợng, sai hàng hóa, dịch vụ, Trễ thời gian giao hàng Chứng từ cần đánh số trƣớc Đối chiếu chứng từ xét duyệt bán hàng với phiếu xuất kho
Kiểm kê kho Lập hóa đơn, theo dõi nợ phải thu Lập hóa đơn kịp thời, chính xác, đầy đủ cho hoạt động bán hàng Theo dõi và ghi nhận chính xác, kịp thời, đầy đủ công nợ Không lập hoặc lập khơng kịp thời hóa đơn
Lập khống, lập sai hóa đơn; chuyển dữ liệu công nợ sai, không kịp thời
Tách biệt chức năng lập hóa đơn, chứng từ với chứng năng xuất kho, giao hàng
Chỉ lập hóa đơn khi có phiếu xuất kho, giao hàng; kiểm tra tính tốn trên hóa đơn trƣớc khi giao hàng; đối chiếu công nợ định kỳ Thu tiền Ghi chép thu
tiền kịp thời, chính xác, đầy đủ
Thất thoát tiền Phân chia trách nhiệm giữ tiền, ghi chép và theo dõi thu tiền
Kiểm kê quỹ, đối chiếu với ghi chép của kế toán
Hoạt động Mục tiêu kiểm soát Thủ tục kiểm soát
Ngày chứng từ, Số chứng từ (Đơn hàng, xuất kho, hóa đơn, phiếu thu)
Đầy đủ: Khơng bỏ sót dữ liệu
Hợp lệ: Ngày chứng từ kiểu dữ liệu là kiểu ngày, trong kỳ kế toán hiện hành; Số chứng từ không trùng lặp, tuân thủ đúng cấu trúc mã hoạt động
Quy định trình tự nhập liệu
Kiểm soát kiểu dữ liệu
Kiểm soát giới hạn
Kiểm soát tự động đánh số thứ tự theo cấu trúc mã hoạt động đã thiết lập
Hoạt động Mục tiêu kiểm soát Thủ tục kiểm soát Mã danh mục dữ liệu chủ (Mã khách hàng, mã hàng hóa- dịch vụ)
Đầy đủ: Khơng bỏ sót dữ liệu
Hợp lệ: Không trùng lặp, tuân thủ cấu trúc mã dữ liệu Chính xác: Chọn đúng khách hàng, hàng hóa- dịch vụ Quy định trình tự nhập liệu Chọn khách hàng, hàng hóa - dịch vụ đã đƣợc khai báo trƣớc trong danh mục
Kiểm soát trùng dữ liệu Tên khách hàng, tên hàng hóa- dịch vụ, đơn vị tính tồn kho Đầy đủ Hợp lệ Chính xác Kiểm sốt tự động: Các thơng tin về khách hàng, hàng hóa- dịch vụ tự động hiển thị khi chọn mã Số lƣợng hàng hóa- dịch vụ đặt hàng, xuất kho Đầy đủ Hợp lệ: Đúng kiểu số, trong định mức cho phép Quy định trình tự nhập liệu
Kiểm soát giới hạn giá trị
Lập tổng kiểm soát (tổng Hash) Giá bán (ghi nhận doanh thu), Đầy đủ Hợp lệ: Đúng kiểu số, bán đúng giá trong định mức cho phép
Kiểm soát tự động: khi chọn mã hàng hóa- dịch vụ thì tự động hiển thị giá bán theo giá đã khai báo trƣớc cho từng hàng hóa- dịch vụ Giá xuất kho Đầy đủ
Hợp lệ: Đúng kiểu số
Chính xác: Đúng giá xuất
Kiểm sốt tự động tính giá xuất theo FIFO, LIFO hoặc trung bình Thành tiền Đầy đủ Hợp lệ: Đúng kiểu số Chính xác: Giá trị chính xác Kiểm soát tự động Lập tổng kiểm soát (tổng Hash)
Kiểm soát kiểu dữ liệu Doanh thu, giá
vốn hàng hoá- dịch vụ, nợ phải thu khách hàng Đầy đủ Hợp lệ: Đúng cấu trúc, tài khoản cho phép sử dụng Chính xác: Hạch tốn đúng tài khoản
Kiểm soát tự động: Khi làm phiếu thì tự động hạch tốn vào tài khoản đã định nghĩa trƣớc.
(Nguồn: Trƣờng Đại Học Kinh Tế TP.HCM, Khoa Kế tốn - Kiểm tốn, Bộ mơn Hệ thống thơng tin kế toán, Hệ
Phụ lục 2. Một số hoạt động kiểm soát trong Chu trình chi phí
Hoạt động Mục tiêu kiểm soát Rủi ro Thủ tục kiểm soát
đặt mua hàng hóa, dịch vụ
Đáp ứng đúng, kịp thời yêu cầu hàng hóa, dịch vụ
Chi phí mua hàng hợp lý
Đặt hàng thừa/ thiếu so với yêu cầu
Mua giá cao không tƣơng xứng với chất lƣợng
Xét duyệt yêu cầu mua hàng, đặt hàng Xây dựng, cập nhật danh mục giá mua Nhận hàng hóa, dịch vụ Chỉ nhận hàng đã yêu cầu Tránh mất hàng hóa Nhận hàng hóa, dịch vụ không yêu cầu
Phân chia trách nhiệm ngƣời mua và kho hàng
Kiểm tra, đối chiếu hàng hóa, dịch vụ nhận với yêu cầu hàng hóa, dịch vụ: Số lƣợng, chất lƣợng, thời gian giao hàng
Lập chứng từ nhận hàng hóa, dịch vụ Sử dụng thiết bị quét mã vạch để nhận diện hàng Nhận hóa đơn, theo dõi nợ phải trả Chỉ chấp nhận hóa đơn có hàng hóa, dịch vụ thực sự mua
Theo dõi, ghi nhận chính xác, kịp thời, đầy đủ công nợ
Theo dõi để thanh toán kịp thời nhằm hƣởng ƣu đãi, chiết khấu Nhận hóa đơn không mua hàng thực sự Thanh toán trễ, mất ƣu đãi, chiết khấu Ghi sai, nhầm lẫn cơng nợ và thanh tốn
Phân chia trách nhiệm kế toán phải trả và thủ quỹ
Kiểm tra hình thức thanh tốn trên hóa đơn
Lập kế hoạch thanh toán
Sử dụng hệ thống “Chứng từ thanh toán- Voucher system”
Đối chiếu công nợ với nhà cung cấp
Thanh toán Ghi chép thanh tốn tiền kịp thời, chính xác, đầy đủ cho hóa đơn đƣợc chấp nhận Thất thoát tiền Thanh toán nhiều hơn số tiền cần thanh toán Thanh toán nhiều lần cho 1 hóa đơn
Phân chia trách nhiệm giữ tiền, ghi chép và theo dõi chi tiền
Kiểm kê quỹ, đối chiếu với ghi chép của kế toán
Lập thủ tục xét duyệt thanh toán dựa trên chứng từ gốc
Hoạt động Mục tiêu kiểm soát Thủ tục kiểm soát
Số yêu cầu mua hàng
Ngày chứng từ ( yêu cầu đơn hàng, nhập kho, hóa đơn, phiếu chi)
Đầy đủ: Khơng bỏ sót dữ liệu
Hợp lệ: Số yêu cầu mua hàng không trùng lặp, tuân thủ đúng cấu trúc mã hoạt động; Ngày chứng từ kiểu dữ liệu là kiểu ngày, trong kỳ kế toán hiện hành Quy định trình tự nhập liệu Kiểm soát tự động đánh số thứ tự theo cấu trúc mã hoạt động đã thiết lập
Kiểm soát trùng dữ liệu
Kiểm soát kiểu dữ liệu
Kiểm soát giới hạn Mã danh mục dữ
liệu chủ (Mã nhà cung cấp, mã hàng hóa- dịch vụ)
Đầy đủ: Khơng bỏ sót dữ liệu
Hợp lệ: Không trùng lặp, tuân thủ cấu trúc mã dữ liệu