3.2. GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HOẠT ĐỘNG KIỂM SỐT CHU TRÌNH DOANH
3.2.2. Giải pháp hồn thiện hoạt động kiểm sốt trong chu trình chi phí
Những tồn tại của chu trình chi phí
Điều đầu tiên phải nhắc đến của những vấn đề tồn tại trong quản lý mua sắm là thời gian. Nhân viên mua sắm tính toán, dự trù dựa vào kinh nghiệm đã khiến SME khơng kiểm sốt đƣợc khi nào là thời điểm cần mua sắm trên thực tế. Bên cạnh đó là việc khơng kiểm sốt đƣợc số lƣợng hàng đặt mua. Để biết đƣợc đúng số lƣợng thƣờng địi hỏi nhiều thơng tin liên quan nhƣ các dự báo thị trƣờng, các chiến dịch Marketing, khuyến mại, số lƣợng tồn kho thực tế, hàng đã đặt mua nhƣng chƣa nhận về kho, … thì mới tính tốn đƣợc số lƣợng hàng cần đặt mua thêm.
Khơng chỉ có vậy, việc kiểm sốt tiến độ của các đơn đặt hàng từ việc lập đơn đặt hàng, duyệt đơn đặt hàng, đang nhận dở, nhà cung cấp đã giao hoá đơn hay chƣa…
Một thơng tin mua sắm do phịng quản lý mua sắm nhập, đến khi hàng về kho thì kho nhập, khi nhận hố đơn thì kế tốn lại nhập lại thơng tin đó dẫn đến vấn đề trùng lắp dữ liệu.
3.2.2.1. Mục tiêu kiểm soát
Việc chi tiền mua hàng hóa, dịch vụ ln đƣợc quản lý một cách chặt chẽ trong mọi SME.
Mua hàng
Mua đúng hàng về tên hàng, quy cách, phẩm chất của hàng và sự mô
tả hàng, đúng nhà cung cấp.
Mua với giá hợp lý. Để có đƣợc thơng tin này, nhất thiết phải đánh giá
các nhà cung cấp khác nhau để dự tính đƣợc giá mua, khối lƣợng, thời gian giao hàng, chất lƣợng, các điều khoản về tài chính,…
Mua đúng số lƣợng và mua kịp thời theo sự phê duyệt mua hàng.
Đúng số lƣợng đồng nghĩa với việc không mua thừa và giảm lƣợng tồn kho chậm ln chuyển khơng đáng có vì nó gây ra đọng vốn, tốn chi phí lƣu kho hoặc có khi khơng cần sử dụng, khơng mua thiếu số lƣợng vì nếu thiếu sẽ khơng đáp ứng nhu cầu, tiến độ bán hàng…
Đúng thời gian: Đây là một tiêu chí đặc biệt quan trọng. Việc nhập
hàng hóa, vật tƣ về đúng thời điểm (khơng q sớm, không quá muộn) sẽ giảm đƣợc ngày tồn kho, kịp đáp ứng đƣợc tiến độ giao hàng…
Trả tiền: Trả đúng nhà cung cấp, đúng hàng đã mua, đúng giá đã thõa thuận, trả đủ số tiền thật sự nợ nhà cung cấp, trả kịp thời hạn thanh toán đã cam kết với nhà cung cấp.
Thơng tin chính xác
Ghi nhận và báo cáo (báo cáo nhập xuất tồn và báo cáo công nợ): đúng, đủ, kịp thời, ngắn gọn và rõ ràng theo yêu cầu báo cáo cho các đối tƣợng.
Mục tiêu chức năng ghi nhận và báo cáo:
Chi tiết tình hình nhập xuất tồn của từng hàng hóa tại bất cứ thời kỳ
nào vào bất cứ thời điểm nào.
Chi tiết tình hình cơng nợ phải trả đối với tất cả NCC, từng nhà cung
cấp, cùng với việc phân tích tuổi nợ, hạn mức tín dụng tối đa đƣợc hƣởng, khả năng chấp nhận của nhà cung cấp…