2.3. ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT CHU TRÌNH DOANH
2.3.3. Nguyên nhân hoạt động kiểm soát chu trình doanh thu và chu trình chi phí trong
trong môi trƣờng ứng dụng ERP tại doanh nghiệp nhỏ và vừa chƣa hữu hiệu Về phía doanh nghiệp
Việc thiết lập các cơ chế kiểm soát nhập liệu, xử lý và cung cấp thông tin phụ thuộc vào phần mềm.
Do chƣa ban hành đƣợc chính sách về an tồn và bảo mật thơng tin trong điều kiện ứng dụng ERP, nên các thành viên trong doanh nghiệp chƣa hiểu hết tầm quan trọng của việc phải tăng cƣờng các hoạt động kiểm sốt trong mơi trƣờng này để đảm bảo độ tin cậy của thơng tin, tránh tổn thất vì những chi phí vơ ích phát sinh từ
những rủi ro có thể hạn chế đƣợc. Đặc biệt là đảm bảo đƣợc sự trung thực và tính chính xác cho những thơng tin cung cấp đến ngƣời đọc, nhất là báo cáo tài chính và các báo cáo quản trị.
Do nhận thức của SME về các yêu cầu hoạt động kiểm soát AIS và sự hiểu biết về hệ thống ERP cịn nhiều hạn chế, khơng hiểu rõ về cấu tạo và cách vận hành của phần mềm ERP, cho nên đã khơng đƣa ra đƣợc những u cầu chính đáng mà lẽ ra phải có đối với các hoạt động kiểm sốt trên phần mềm.
Chu trình doanh thu: chính sách bán hàng chƣa đƣợc tạo lập cụ thể cho từng
thời điểm, từng khu vực. Cơ chế giá bán trong nhiều thời điểm và các thủ tục kiểm sốt thực tế cịn nhiều kẽ hở, trƣờng hợp giá cả biến động chỉ mới thu thập đƣợc thông tin về số lƣợng hàng đã bán chứ chƣa kiểm sốt đƣợc độ chính xác của thơng tin.
Chu trình chi phí: Chƣa có kế hoạch sản xuất kinh doanh cụ thể, rõ ràng.
Ngồi ra, do điều kiện chƣa cho phép hoặc khơng đủ nguồn lực để thực hiện nên phần lớn các SME khơng có bộ phận công nghệ thông tin. Hoặc là có bộ phận CNTT nhƣng bộ phận này chỉ có kiến thức về CNTT, khơng có kiến thức chun mơn đến lĩnh vực khác.
Do chính sách đầu tƣ về hoạt động kiểm sốt AIS cũng nhƣ chƣa toàn diện.
Về phía nhà cung cấp dịch vụ, triển khai ERP
Vấn đề thƣờng hay gặp phải là trong quá trình triển khai, khi thiết kế các quy trình tác nghiệp cho SME, đơn vị triển khai không nắm rõ ý tƣởng, yêu cầu của SME dẫn đến quy trình khơng hợp lý. Hay có thể quy trình đã hợp lý ở thời điểm đó nhƣng thời gian về sau, vì lý do nào đó, SME thay đổi quy trình tác nghiệp, hoặc do phát triển, SME phát sinh thêm các quy trình mới mà chƣa đƣợc cập nhật trong hệ thống…Điều này sẽ gây khó khăn cho nhân viên tác nghiệp, có thể làm xáo trộn các hoạt động sản xuất kinh doanh của SME.
Ngồi ra, cịn do lỗi của phần mềm ERP.
Từ những nguyên nhân trên đã tạo ra những trục trặc trong thiết kế các thủ tục kiểm soát trong chu trình doanh thu và chu trình chi phí khi ứng dụng ERP.
KẾT LUẬN CHƢƠNG 2
Nhìn chung, hầu hết SME đã quan tâm đến độ chính xác và an tồn dữ liệu, thơng tin kế toán, cũng nhƣ vấn đề kiểm sốt AIS trong mơi trƣờng ứng dụng ERP. SME cũng đã áp dụng các thủ tục kiểm soát AIS đã đƣợc thiết lập sẵn trên phần mềm ERP trong chu trình doanh thu và chu trình chi phí.
trong mơi trƣờng ứng dụng ERP, cũng nhƣ việc thiết kế, xây dựng các thủ tục kiểm sốt trong chu trình doanh thu và chu trình chi phí sao cho phù hợp với đặc điểm, cũng nhƣ quy định của từng SME.
Do nhiều nguyên nhân khách quan và chủ quan làm cho các SME chƣa có các thủ tục kiểm sốt chƣa đƣợc toàn diện, chƣa thật hữu hiệu đối với những rủi ro AIS trong môi trƣờng ứng dụng ERP, nhất là trong chu trình doanh thu và chu trình chi phí.
CHƯƠNG 3. ĐỊNH HƢỚNG VÀ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HOẠT ĐỘNG KIỂM SỐT CHU TRÌNH DOANH THU VÀ CHU TRÌNH CHI PHÍ TRONG MƠI TRƢỜNG ỨNG DỤNG ERP TẠI DOANH NGHIỆP NHỎ
VÀ VỪA Ở THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
Trên cơ sở lý thuyết đã nghiên cứu ở Chƣơng 1 và những vấn đề thực trạng hoạt động kiểm sốt chu trình doanh thu và chu trình chi phí trong mơi trƣờng ứng dụng ERP tại doanh nghiệp nhỏ và vừa ở TP. HCM ở Chƣơng 2, trong Chƣơng 3 này tác giả đƣa ra định hƣớng và một số giải pháp nhằm nâng cao tính hữu hiệu của hoạt động kiểm sốt chu trình doanh thu và chu trình chi phí trong mơi trƣờng ứng dụng ERP tại các SME.
3.1. ĐỊNH HƢỚNG HOÀN THIỆN HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT CHU TRÌNH
DOANH THU VÀ CHU TRÌNH CHI PHÍ TRONG MƠI TRƢỜNG ỨNG DỤNG ERP TẠI DOANH NGHIỆP NHỎ VÀ VỪA