3.2. GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HOẠT ĐỘNG KIỂM SỐT CHU TRÌNH DOANH
3.2.2.2. Các hoạt động kiểm sốt trong chu trình chi phí
(1) Nhận yêu cầu mua hàng hóa, dịch vụ từ các bộ phận, phịng ban có nhu cầu, tìm kiếm nhà cung cấp và đặt mua hàng hóa, dịch vụ
Chỉ ngƣời có thẩm quyền mới lập phiếu đề nghị mua hàng
Rủi ro
Ngƣời khơng có thẩm quyền có thể vẫn đề nghị mua hàng đƣợc. Giải pháp
Cơng ty nên chuẩn hố, đánh số đề nghị mua hàng nhƣ là một biện pháp kiểm soát để đảm bảo rằng hàng hóa, dịch vụ đề nghị mua đƣợc đặt và đƣợc nhận chính xác.
Hệ thống ERP cần thiết kế chức năng duyệt đơn hàng trên phần mềm. Việc mua hàng chỉ đƣợc tiến hành khi phiếu này đƣợc ngƣời có quyền phê duyệt.
Hơn thế nữa, SME cần đƣa ra quy định cụ thể về mua sắm nhƣ: Khi nào thì cần phê duyệt, số lƣợng mua hàng, giá mua,... Những quy định này đƣợc thiết kế trên phần mềm. Đồng thời thiết lập thủ tục tự động đối chiếu đề nghị mua hàng với các quy định của SME về mua hàng. Từ đó, hệ thống hỗ trợ việc tự động phê duyệt theo loại hàng, theo giá trị hợp đồng,....
Việc phê duyệt đƣợc thực hiện trực tiếp trên phần mềm, do đó khơng cần ủy quyền phê duyệt. Điều này phù hợp với đặc điểm của các SME, bởi vì trong các SME, ngƣời chủ doanh nghiệp thƣờng tham gia trực tiếp phê duyệt.
Ngăn chặn gian lận trong việc đặt hàng nhà cung cấp
Rủi ro
Nhân viên mua hàng có thể chọn nhà cung cấp mà khơng bán hàng hoá/dịch vụ phù hợp nhất hoặc ở mức giá thấp nhất có thể vì nhân viên này nhận tiền hoa hồng không đƣợc phép từ nhà cung cấp.
Nhân viên mua hàng gian lận trong việc đặt hàng chẳng hạn đặt hàng mà nhân viên này sử dụng cho mục đích riêng và có thể trình hố đơn để đƣợc thanh toán liên quan đến khoản mua hàng hƣ cấu đó.
Giải pháp
Quản lý giá mua chặt chẽ
Phải lập phiếu yêu cầu về hàng hóa, dịch vụ. Đối với các hàng hóa, dịch vụ phục vụ công tác điều hành, quản lý,… các nhân viên của từng phịng ban khi có nhu cầu (hoặc theo kế hoạch và định mức đƣợc phê duyệt) lập phiếu yêu cầu và gửi đi cho bộ phận mua hàng. Giám đốc phê duyệt với các yêu cầu mua hàng, hoặc kế hoạch mua hàng…
Bộ phận mua hàng căn cứ yêu cầu đã đƣợc duyệt có thể lập các bảng hỏi giá/ thƣ hỏi giá trên hệ thống để gửi cho nhà cung cấp. Khi nhà cung cấp phản hồi, thông
tin hỏi giá sẽ đƣợc mang sang để lập bảng báo giá của nhà cung cấp trên hệ thống. Trên cơ sở quản lý đƣợc bảng báo giá của nhiều nhà cung cấp cộng thêm hệ thống hỗ trợ phân tích, lựa chọn nhà cung cấp có giá tốt, cũng nhƣ khi mua sắm, ngƣời mua có thể tham chiếu tới bảng báo giá để biết đƣợc giá mua trên đơn hàng là có cơ sở. Trên một quy trình chuẩn nhƣ vậy sẽ giúp bộ phận mua sắm quản lý giá mua đƣợc chặt chẽ.
Đánh giá chất lƣợng cung ứng
Bộ phận kho sẽ quản lý q trình nhận hàng. Hàng có thể về theo một đợt hoặc theo nhiều đợt khác nhau. Từ thông tin đơn hàng đã có, bộ phận kho có thể dự kiến đƣợc những lô hàng sắp về để chủ động chuẩn bị kho bãi nhận hàng. Khi hàng về, thông tin về hàng nhận từ phân hệ mua sắm chuyển sang kho giúp ngƣời nhận hàng đối chiếu đƣợc đơn hàng và hàng nhận, cũng nhƣ không phải nhập liệu lại thông tin. Một vấn đề cần lƣu tâm là việc kiểm tra chất lƣợng hàng mua. Với chức năng này của hệ thống, SME có thể đánh giá đƣợc chất lƣợng cung ứng của các nhà cung cấp.
Kiểm tra chéo giữa kế toán, kho và bộ phận mua sắm
Khi nhận hóa đơn của nhà cung cấp, bộ phận kế tốn phải trả cũng nhận đƣợc thơng tin về đơn hàng, về phiếu nhập kho để đối chiếu ngay hóa đơn và đơn hàng, phiếu nhập ngay trên hệ thống. Với việc kiểm tra chéo này sẽ giúp việc quản lý thanh tốn đƣợc chặt chẽ, đảm bảo khơng xác nhận thanh toán thừa (số lƣợng, giá trị), thanh toán sai với đơn hàng, phiếu nhập.
Đơn đặt hàng phải đƣợc đánh số trƣớc và tham chiếu đến số của phiếu đề nghị mua hàng, và cung cấp các thơng tin liên quan đến hàng hố/dịch vụ, số lƣợng, giá cả, quy cách, v.v….
Các liên của đơn đặt hàng này nên đƣợc chuyển đến phòng nhận hàng, phòng kế tốn và phịng đề nghị mua hàng để giúp kiểm tra nhận hàng và thanh tốn sau đó.
Quản lý tiến độ đơn hàng
Phân hệ quản lý mua sắm cung cấp thông tin cho các phân hệ làm tiếp theo sau nó và ngƣợc lại phân hệ này cũng nhận đƣợc thông tin của những phân hệ làm tiếp theo sau đó. Vì vậy, khi kho nhận hàng, bộ phận mua sắm phải biết đƣợc tiến độ giao hàng của nhà cung cấp, chất lƣợng hàng cũng nhƣ biết đƣợc nhà cung cấp đã giao hóa đơn hay chƣa nhờ số liệu của kế toán phải trả.
Quản lý hạn mức mua sắm và các dự chi trong tƣơng lai
SME có thể khống chế việc chi tiêu thông qua thiết lập ngân sách cho từng khoản mục chi trên phần mềm. Bất kì khoản mục chi nào vƣợt ngân sách cho phép thì hệ thống sẽ khơng cho phép cập nhật giao dịch liên quan đến khoản mục chi đó. Tùy theo mức độ kiểm soát, hệ thống sẽ cảnh báo hoặc từ chối cập nhật giao dịch cho đến
khi các hạn mức ngân sách đƣợc điều chỉnh.
Song song với yêu cầu trên thì u cầu kiểm sốt kế hoạch tài chính của SME cũng rất đƣợc quan tâm. Thông qua cơ chế tự động phát sinh các bút toán dự chi khi thực hiện các giao dịch mua sắm hóa dịch vụ, SME có thể dự báo trong tƣơng lai các khoản phải chi đã cam kết (thơng qua điều khoản thanh tốn khi mua sắm) sẽ chủ động về kế hoạch thanh tốn hay nói khác đi là dự báo đƣợc kế hoạch nguồn vốn để chủ động kinh doanh.
Hỗ trợ nhiều hình thức mua khác nhau
Hệ thống ERP hỗ trợ nhiều hình thức mua sắm khác nhau của SME, ký kết hợp đồng khung và mua nhiều lần… Bên cạnh đó, hệ thống cần quản lý đƣợc nhà cung cấp với nhiều thông tin và theo đa dạng cấp. Trong xu hƣớng hội nhập hiện nay, hệ thống cần hỗ trợ đa tiền tệ trong giao dịch.
(2) Nhận hàng hóa, dịch vụ từ nhà cung cấp
Rủi ro
Nhân viên nhận hàng có thể nhận sai hàng - chẳng hạn nhƣ hàng hoá sai về số lƣợng, chất lƣợng hay quy cách.
Giải pháp
Nên tách biệt chức năng nhận hàng với chức năng đề nghị mua hàng, khi có thể đƣợc, và chức năng đặt hàng.
Nhân viên nhận hàng, thƣờng là thủ kho ở một số công ty, chỉ nên nhận hàng khi đã nhận đƣợc đơn đặt hàng hợp lệ do phòng thu mua gửi đến. Những biên bản nhận hàng đƣợc đánh số từ trƣớc nên đƣợc lập mỗi khi nhận hàng từ nhà cung cấp.
Nhân viên nhận hàng nên thực hiện các biện pháp thích hợp để đo lƣờng hàng hố nhằm đảm bảo hàng hoá thực nhận đồng nhất với đơn đặt hàng về từng quy cách.
Một nhân viên kiểm tra chất lƣợng độc lập nên hỗ trợ việc nhận hàng nếu các quy cách quá phức tạp mà nhân viên nhận hàng khơng thể đánh giá chính xác đƣợc. Biên bản nhận hàng nên có một mục chỉ rõ đã kiểm tra chất lƣợng, nếu thấy phù hợp. Một liên của biên bản nhận hàng sau khi đã hoàn thành và ký xong nên đƣợc gửi cho phịng kế tốn để làm chứng từ hạch tốn và gửi cho phòng đề nghị mua hàng để làm bằng chứng về quy trình mua hàng đã hồn thành.
Ghi nhận hàng về kho ngay
Thơng thƣờng kế tốn phải đợi có đủ bộ chứng từ gồm đơn hàng, phiếu nhập kho, hóa đơn thì mới ghi nhận hàng nhập kho vào hệ thống. Cách làm nhƣ vậy chỉ phù hợp quản lý thủ cơng vì giúp dễ đối chiếu giữa hàng nhận và hóa đơn, tuy nhiên sẽ không thể hiện đƣợc đúng số liệu tồn kho của doanh nghiệp.
Khi sử dụng ERP, điều này phải thay đổi hoàn tồn, bất kể có hóa đơn hay chƣa thì ngay khi nhận hàng, giao dịch này phải đƣợc ghi nhận vào hệ thống để thể hiện tồn kho theo thời gian thực. Hóa đơn về sau sẽ đƣợc ghi nhận sau và hệ thống hỗ trợ việc đối chiếu. Lúc này doanh nghiệp quản lý đƣợc đâu là hàng nhập kho đã có hóa đơn, đâu là hàng nhập kho chƣa có hóa đơn.
(3) Ghi nhận nợ phải trả
Ngăn chặn hoá đơn đúp hoặc hoá đơn giả do nhà cung cấp phát hành
Rủi ro
Nhà cung cấp có thể phát hành và gửi hoá đơn ghi sai số lƣợng, giá trị hoặc phát hành hoá đơn đúp.
Giải pháp
Khi cơng ty nhận đƣợc hố đơn của nhà cung cấp, tất cả các hoá đơn nên đƣợc đánh số theo thứ tự để việc sau đó việc kiểm tra về tính liên tục của các số hố đơn có thể giúp xác định việc tất cả các hoá đơn nhận đƣợc đã đƣợc hạch toán.
Một biện pháp kiểm soát tốt cũng bao gồm việc đóng dấu lên hố đơn để ghi rõ số tham chiếu của đơn đặt hàng và biên bản nhận hàng, mã tài khoản, nếu phù hợp, và tên viết tắt của nhân viên thực hiện việc kiểm tra này. Việc này sẽ giúp ích cho quá trình đối chiếu chứng từ.
Kế toán nên kiểm tra các chi tiết của hoá đơn so với đơn đặt hàng và biên bản giao hàng liên quan và lƣu giữ chung các chứng từ này. Việc này đảm bảo là tất cả các hoá đơn, vốn là cơ sở để thanh toán cho nhà cung cấp, sẽ liên quan đến những giao dịch mua hàng hợp lệ và nhận đúng hàng.
(4) Thanh tốn với nhà cung cấp Thanh tốn mua hàng chính xác
Rủi ro
Khi thanh toán bằng séc, uỷ nhiệm chi hoặc bằng phiếu chi tiền mặt có thể có thanh tốn nhầm nhà cung cấp, hoặc với chữ ký đƣợc uỷ quyền không đúng, hoặc đề xuất thanh toán các khoản giả mạo hoặc cho ngƣời giả mạo hoặc hoá đơn bị thanh toán hai lần liền.
Giải pháp
Phịng kế tốn, hoặc đối với một số công ty là bộ phận công nợ phải trả của phịng kế tốn, nên lƣu giữ một danh sách các ngày đến hạn thanh toán. Khi đến hạn, kế tốn phải trình khơng chỉ hố đơn mà cả đơn đặt hàng và biên bản nhận hàng cho ngƣời có thẩm quyền ký duyệt thanh tốn.
thay đổi gì liên quan đến việc mua hàng mà có thể dẫn đến thay đổi thanh toán, chẳng hạn nhƣ thời hạn thanh toán, chiết khấu, hàng mua bị trả lại, v.v….. Ngoài ra, bất kỳ thay đổi nào nhƣ thế cần sự uỷ quyền thích hợp trƣớc khi thay đổi việc thanh tốn.
Tất cả các séc, uỷ nhiệm chi và phiếu chi tiền mặt nên đƣợc đánh số trƣớc. Hố đơn đã thanh tốn nên đƣợc đóng dấu “Đã thanh toán” và số thứ tự của các séc, uỷ nhiệm chi và phiếu chi tiền mặt nên đƣợc ghi lại.
(5) Trả lại hàng hóa, dịch vụ cho nhà cung cấp
Khi có yêu cầu về đổi trả hàng hóa, bộ phận mua hàng định kỳ thực hiện việc lên danh sách các hàng hóa cần đổi trả để làm việc với nhà cung cấp.
Yêu cầu đổi hàng
Bộ phận mua hàng lên danh sách các hàng hóa cần đổi, khi nhà cung cấp chuẩn bị có đợt giao hàng hoặc bộ phận mua hàng chủ động liên lạc với nhà cung cấp về kế hoạch đổi hàng.
Nhà cung cấp xuất hàng đổi và bộ phận kho vận thực hiện đổi hàng.
Xuất hàng cần đổi từ kho hàng chờ trả đổi.
Kiểm tra chất lƣợng trƣớc khi nhập hàng mới vào kho hàng hóa
tƣơng ứng.
cung cấp và cập nhật vào hệ thống.
Khi cập nhật vào phần mềm, nếu thiếu các thông tin nhƣ lý do trả hàng, sai kho, sai nhà cung cấp thì phần mềm cảnh báo.
Những điểm lƣu ý
Khơng nên làm tắt quy trình
Theo thói quen hoặc trong những điều kiện cần gấp của các bộ phận, phòng ban, các doanh nghiệp thƣờng nhận hàng trƣớc và lập đơn hàng sau, thậm chí có khi hàng nhận về kho rồi, đã đƣa vào sử dụng nhƣng đơn hàng thì chƣa lập. Tình huống này dẫn đến việc doanh nghiệp không thể quản lý đƣợc việc mua sắm và hàng tồn kho của mình và đƣơng nhiên ERP cũng khơng kiểm sốt đƣợc quy trình nhƣ thế. Do đó doanh nghiệp bắt buộc phải tuân thủ quy trình đã thiết lập.
Vấn đề liên thơng dữ liệu
Thông tin của mua sắm sẽ làm cơ sở cho các nghiệp vụ tiếp theo sau. Một Bộ phận mua hàng lên danh sách các hàng hóa cần gửi trả lại nhà cung cấp.
Bộ phận kho xuất hàng trả lại nhà cung cấp.
Tiến hành giao nhận hàng hóa trả lại với nhà cung cấp (biên bản, giấy
xác nhận…).
ngƣời nhập và những ngƣời khác sử dụng lại là sự kiểm soát, đối chiếu diễn ra liên tục mỗi khi ngƣời phía sau làm tiếp quy trình của ngƣời phía trƣớc. Thủ tục này giúp sai sót đƣợc phát hiện kịp thời hơn mà không phải chờ đến cuối kỳ các bên liên quan mới cùng ngồi lại đối chiếu, vừa mất thời gian và cơng sức mà trong kỳ thì khơng thể có số liệu chính xác có thể tin đƣợc.
Tránh việc nhập liệu các thông tin nhiều lần. Yêu cầu phần mềm các thông tin phải đƣợc kế thừa. Cùng thơng tin mua sắm thì phịng mua sắm nhập, khi nhận hàng thì kho khơng nhập, chỉ kiểm tra, đối chiếu với thực tế, khi kế tốn nhận hóa đơn thì cũng kế thừa lại thơng tin đó và cũng chỉ kiểm tra, đối chiếu với thực tế.
Nhìn nhận quy trình phê duyệt theo thực tế
Quy trình phê duyệt yêu cầu mua sắm, đơn hàng phải linh động và hợp lý với điều kiện thực tế của doanh nghiệp bởi vì hệ thống quản lý quá trình này rất chặt chẽ nên trong thực tế triển khai nếu doanh nghiệp chƣa thực sự sẵn sàng và tuân thủ theo quy trình phê duyệt đa cấp thì cần tổ chức một quy trình phê duyệt trên hệ thống đơn giản và hợp lý với nguồn lực của doanh nghiệp. Nếu không chú ý vấn đề này khi triển khai thì chính quy trình phê duyệt làm ngƣng trệ cả quy trình do các bƣớc sau muốn thực hiện thì bƣớc trƣớc phải đƣợc phê duyệt nhƣng do hạn chế về cơ sở hạ tầng thông tin cũng nhƣ nguồn lực mà không thể thực hiện quá trình phê duyệt một cách nhịp nhàng và đáp ứng tính tức thời của nghiệp vụ.
Yêu cầu nhà tƣ vấn triển khai phải chỉ ra đƣợc những bất cập của cách làm hiện tại, đƣa giải pháp thực hiện và chỉ ra đƣợc giải pháp đó mang lại lợi ích gì cho doanh nghiệp để doanh nghiệp chấp nhận sự thay đổi theo quy trình mới thì lúc đó doanh nghiệp mới thật sự khai thác hết đƣợc khả năng của ERP.