Muốn áp dụng ERP trƣớc hết phải hiểu rõ ERP, hiểu rõ những hiệu quả mà ERP mang lại. ERP không tự tạo ra sự thay đổi về quy trình làm việc mà điều này doanh nghiệp cần làm trƣớc khi áp dụng ERP. ERP sẽ góp phần củng cố những quy trình làm việc mới theo ý muốn của các nhà quản lý.
Trong môi trƣờng ERP, để có thể phân tích và kiểm sốt tốt dữ liệu đòi hỏi nhân viên cần có kiến thức nhất định về công nghệ thông tin, hiểu biết về doanh nghiệp và quá trình kinh doanh của doanh nghiệp và hiểu biết về ảnh hƣởng của hệ thống ERP đến AIS.
Kiến thức về công nghệ thơng tin: Nếu nhƣ ở phần mềm kế tốn, kế tốn có thể là điểm bắt đầu của mọi quá trình xử lý dữ liệu thì trong mơi trƣờng ERP hồn tồn ngƣợc lại. Q trình xử lý dữ liệu bắt đầu từ phịng ban khác và kế tốn sẽ kế thừa những dữ liệu đó, tiến hành phân tích trên cơ sở dữ liệu có sẵn và thu thập thêm dữ liệu để có những xử lý riêng của bộ phận mình. Do đó, nhân viên kế tốn cần có kiến thức về cơng nghệ thơng tin, cụ thể là những hiểu biết về ERP, cách thức khai thác và phân tích dữ liệu từ các phịng ban khác, cách thức xử lý và lƣu trữ trên hệ thống ERP.
Hiểu biết về doanh nghiệp và quá trình kinh doanh: Mỗi doanh nghiệp có những đặc thù riêng và chiến lƣợc, đặc điểm kinh doanh khác nhau. Thế nên, mặc dù có thể nhiều doanh nghiệp cùng sử dụng ERP nhƣng khơng có nghĩa là quy trình hoạt động giống nhau. Q trình kinh doanh của doanh nghiệp có ảnh hƣởng đến việc phân tích và kiểm sốt dữ liệu. Dữ liệu đầu vào đƣợc thu thập trên cơ sở nhu cầu thông
tin của từng phòng ban và trong tồn bộ hệ thống. Q trình nhập liệu ban đầu khơng chỉ ảnh hƣởng đến chính bộ phận chức năng đó mà cịn tác động trực tiếp đến các chức năng khác.
Trong mơi trƣờng sử dụng ERP, q trình phân tích và kiểm sốt dữ liệu cịn liên quan đến các yếu tố của hoạt động bao gồm: nguồn lực, sự kiện và con ngƣời.
Hiểu biết về ảnh hƣởng của hệ thống ERP đến AIS. Dựa trên sự hiểu biết đó mà xây dựng quy trình kế tốn và bộ máy kế toán phù hợp sao cho phù hợp với môi trƣờng ứng dụng ERP.
SME cần xác định các nguyên nhân chính và sắp xếp cách giải quyết các vấn đề liên quan đến hệ thống hiện tại, cả về mặt kỹ thuật cũng nhƣ nghiệp vụ theo mức độ ƣu tiên.
Ví dụ, với các vấn đề liên quan đến quy trình tác nghiệp, sau khi khoanh vùng đƣợc các quy trình lỗi, SME cần tiến hành thay đổi, tái cấu trúc lại. Bƣớc này cần tham khảo lại tài liệu quy trình tác nghiệp mà SME và đơn vị triển khai đã thống nhất thiết kế, đồng thời lấy ý kiến các nhân viên tác nghiệp có liên quan đến các quy trình đó nhằm mục đích xác định đƣợc quy trình mới tối ƣu nhất. Hoặc là bị xáo trộn một số quy trình nghiệp vụ, nhân viên chƣa thực sự nắm vững cách sử dụng hệ thống, chƣa sử dụng hết các chức năng của hệ thống, lỗi báo cáo,…
Xác định rủi ro khi triển khai và ứng dụng ERP cho: toàn doanh nghiệp, từng bộ phận, từng nhân viên.
Xác định lại cơ cấu tổ chức doanh nghiệp, xác định tất cả quy trình nghiệp vụ của SME, chức năng và rủi ro của từng quy trình. Từ đó, xác định hoạt động kiểm sốt sao cho thích hợp với tình hình hoạt động và đặc điểm của SME.
Quy chế hóa các hoạt động kiểm sốt của từng quy trình, từng bộ phận, phòng ban và trong từng bảng mô tả công việc của nhân viên.
Xác định các quy trình tác nghiệp cần cải thiện
3.5. MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HỒN THIỆN KIỂM SỐT HỆ THỐNG
THÔNG TIN KẾ TỐN TRONG MƠI TRƢỜNG ỨNG DỤNG ERP TẠI DOANH NGHIỆP NHỎ VÀ VỪA
3.5.1. Đối với doanh nghiệp nhỏ và vừa
Doanh nghiệp không đƣợc xem thƣờng khả năng xảy ra sai sót, gian lận trong mơi trƣờng ứng dụng ERP, cả dƣới góc độ nhà quản lý và góc độ ngƣời kiểm tra.
Dƣới góc độ nhà quản lý, cần có những quan tâm đúng mức khi tổ
Dƣới góc độ ngƣời kiểm tra, một trong những cách đối phó là căn cứ
vào chứng từ gốc để đối chiếu với sổ sách và báo cáo từ phần mềm ERP.
Doanh nghiệp cần chú ý các vấn đề sau khi thiết kế, áp dụng và hoàn thiện các thủ tục kiểm sốt chung trong mơi trƣờng ứng dụng ERP:
Doanh nghiệp cần có các chính sách, các quy định hƣớng dẫn kiểm
soát chung đƣợc ban hành dƣới dạng văn bản, đồng thời phổ biến cho những ngƣời, bộ phận, phịng ban có liên quan.
Các cá nhân, các bộ phận có liên quan phải nắm vững những quy
định, các thủ tục kiểm soát chung tại doanh nghiệp và tuân thủ các quy định đó.
Cần có cơ chế đánh giá và sốt xét tính hữu hiệu của các chính sách,
thủ tục kiểm sốt chung cũng nhƣ tính hữu hiệu của tính năng kiểm sốt chung trên phần mềm ERP.
Kiểm soát truy cập hệ thống thì các quyền truy cập dữ liệu bao gồm xem, thêm, sửa phải đƣợc gắn cụ thể cho từng chức năng, từng công việc, từng nhân viên. Đồng thời, phải ngăn chặn và hạn chế việc truy cập dữ liệu từ các đối tƣợng bên ngoài doanh nghiệp.
Cần phải yêu cầu nhà tƣ vấn, triển khai ERP thiết lập các thủ tục kiểm soát chặt chẽ trên phần mềm ERP để đảm bảo cho việc cung cấp thông tin từ phần mềm đạt độ tin cậy cao và có nhƣ thế chất lƣợng thơng tin do kế toán cung cấp cho ngƣời sử dụng thông qua công cụ phần mềm mới đƣợc bảo đảm.
Cần tổ chức bộ phận cơng nghệ thơng tin với những con ngƣời có khả năng chuyên môn để đánh giá sự hữu hiệu của các hoạt động kiểm sốt trong mơi trƣờng ứng dụng ERP. Từ đó, thiết lập các thủ tục kiểm soát thật sự hữu hiệu nhằm đạt đƣợc các mục tiêu SME đề ra. Điều này là cần thiết và quan trọng.
Yêu cầu nhà cung cấp dịch vụ, tƣ vấn và triển khai ERP cung cấp các tài liệu nhƣ tài liệu hƣớng dẫn vận hành hệ thống, tài liệu hƣớng dẫn sử dụng hệ thống, tài liệu khắc phục lỗi của các phần mềm ứng dụng…
Những lợi ích mà phần mềm ERP có thể mang lại bao gồm cung cấp báo cáo nhanh chóng, kịp thời; rút ngắn thời gian ghi nhận và xử lý nghiệp vụ; tiết kiệm chi phí và cơng sức của con ngƣời; hạn chế sai sót do tính tốn tay gây ra; hỗ trợ nhiều thông tin cho quản trị… Và để những lợi ích này ln bền vững, sự tin cậy của ngƣời sử dụng vào phần mềm ngày càng gia tăng; địi hỏi SME phải có cơ chế kiểm sốt chặt chẽ thơng qua thiết kế các thủ tục cụ thể trên phần mềm.
3.5.2. Đối với nhà cung cấp dịch vụ, tƣ vấn và triển khai ERP
tiếp cận với phƣơng pháp quản lý hiện đại bằng cách xây dựng một giải pháp hệ thống ERP nhỏ gọn, đơn giản và dễ sử dụng và giá thành phù hợp với điều kiện của SME.
Tƣ vấn là khâu quan trọng nhất. Cần có tƣ vấn độc lập trong việc sử dụng ERP. Nhà cung cấp tƣ vấn, triển khai giải pháp ERP phải chuyên nghiệp và có năng lực, phải biết kết hợp tốt những yêu cầu thiết kế hệ thống sao cho phù hợp với mơ hình và đặc điểm tổ chức, hoạt động của doanh nghiệp.
3.5.3. Đối với cơ quan hỗ trợ doanh nghiệp nhỏ và vừa
Việc ứng dụng ERP và hoàn thiện hoạt động kiểm sốt AIS tại SME cần có sự tác động và hỗ trợ từ phía các cơ quan hỗ trợ SME.
Theo số liệu từ Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ cơng bố gần đây, chỉ có khoảng một phần ba doanh nghiệp nhỏ và vừa có khả năng tiếp cận vốn vay ngân hàng, số cịn lại khó tiếp cận hoặc khơng tiếp cận đƣợc. Thủ tục ngân hàng, chi phí sử dụng vốn cũng là những rào cản đối với SME. Dù có những chính sách ƣu đãi của chính phủ nhƣng số lƣợng SME đƣợc vay cũng rất ít. Ngồi nguồn vốn vay, doanh nghiệp cịn có thể huy động vốn từ cách kênh khác. Nhƣng các kênh nhƣ cổ phiếu, trái phiếƣ chƣa phát huy đƣợc hiệu quả. Các SME cần đƣợc hỗ trợ để tiếp cận với các nguồn vốn lãi suất thấp cũng nhƣ các chính sách thuế ƣu đãi để tạo điều kiện thuận lợi cho các SME thực hiện triển khai ERP. Nhà nƣớc cần khuyến khích huy động vốn bằng các quy định, văn bản… về cơ chế cho vay, huy động vốn, dịch vụ ngân hàng để tạo điều kiện cho doanh nghiệp nhỏ và vừa tiếp cận vốn vay tốt hơn.
Hỗ trợ đào tạo nguồn nhân lực cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa.
Khuyến khích doanh nghiệp vừa và nhỏ ứng dụng ERP: Thơng qua các hội thảo, hội nghị đào tạo, nhấn mạnh đến những lợi ích mà doanh nghiệp có thể đạt đƣợc khi ứng dụng ERP, để các nhà quản lý doanh nghiệp có thể xác định đƣợc chiến lƣợc tổng thể cho công ty.
Mặc dù vấn đề hồn thiện hoạt động kiểm sốt trƣớc hết phải xuất phát từ SME, tuy nhiên các cơ quan hỗ trợ SME vẫn cần có những tác động và hỗ trợ để SME có thể thiết lập và thực hiện hoạt động kiểm sốt AIS trong mơi trƣờng ứng dụng ERP sao cho hữu hiệu nhất.
KẾT LUẬN CHƢƠNG 3
Qua tìm hiểu về tình hình ứng dụng ERP tại Việt Nam cho thấy: giải pháp ERP mang lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp nhất là SME. Tuy nhiên, để có thể triển khai thành công hệ thống này không phải là điều dễ dàng vì doanh nghiệp phải đối mặt với rất nhiều khó khăn và thách thức, đặc biệt là việc kiểm soát AIS.
Bởi vì hệ thống thơng tin kế tốn cung cấp phần lớn những thơng tin quan trọng trong doanh nghiệp và liên kết mật thiết với các hệ thống thơng tin khác nên việc kiểm sốt AIS phải là một trong những ƣu tiên khi ứng dụng ERP.
KẾT LUẬN CHUNG
Trong những năm gần đây, sự chuyển hƣớng đổi mới của cơ chế thị trƣờng nền kinh tế nƣớc ta có nhiều biến động. Hoạt động kinh doanh nói chung hầu hết các doanh nghiệp đều đổi mới, bƣớc đầu đã hoà nhập với nền kinh tế khu vực và cả thế giới. Đặc biệt, đối với các SME là một trong những yếu tố quan trọng đóng góp vào sự phát triển kinh tế của đất nƣớc mà cịn đóng góp vào phát triển xã hội. Ứng dụng ERP đƣợc ví nhƣ lực đẩy giúp doanh nghiệp phát triển và hoạt động có hiệu quả hơn.
Trong điều kiện ứng dụng ERP, nhận diện đƣợc các đặc điểm và rủi ro ảnh hƣởng đến công tác kiểm sốt AIS, để trên cơ sở đó xây dựng các thủ tục kiểm soát hữu hiệu nhất đối với AIS. Một doanh nghiệp quan tâm đến vấn đề kiểm sốt và đảm bảo an tồn đối với AIS sẽ giảm thiểu đƣợc các thiệt hại về vật chất, đảm bảo sự hoạt động hiệu quả và liên tục của AIS, góp phần vào sự thành cơng của doanh nghiệp.
Đồng thời, một trong những vấn đề cũng cần quan tâm đó là tối ƣu hóa lợi ích hệ thống ERP.
Các giải pháp ERP Việt Nam chiếm ƣu thế đối với các doanh nghiệp quy mô lớn. Một số lƣợng lớn các doanh nghiệp có quy mơ nhỏ chƣa có sự hiểu biết về ERP và cũng chƣa có một nhu cầu quan tâm đến công cụ này. Hiện nay, trong xu thế kinh tế đất nƣớc ngày càng phát triển và thay đổi nhanh, các SME cần phải chủ động, tích cực tự hồn thiện để khẳng định mình đang tồn tại và đang phát triển.
Qua ba chƣơng của Đề tài, với toàn bộ nội dung nhằm hoàn thiện việc kiểm sốt hệ thống thơng tin kế toán tại các SME từ hệ thống lý luận và giải pháp cải thiện về kiểm soát AIS, Đề tài đã đạt đƣợc những kết quả nghiên cứu nhất định.
Mục đích cuối cùng của đề tài là đề xuất đƣợc các giải pháp nhằm nâng cao tính hữu hiệu của việc kiểm sốt AIS trong mơi trƣờng ứng dụng ERP ở các SME. Mong rằng những giải pháp đề xuất trong đề tài là những đóng góp nhất định trong việc nâng cao chất lƣợng kiểm soát AIS trong các SME trong tƣơng lai.
TÀI LIỆU THAM KHẢO
TIẾNG VIỆT:
1. Bộ môn Hệ thống thơng tin kế tốn, Khoa Kế tốn - Kiểm tốn, Trƣờng Đại Học Kinh Tế TPHCM (2008), Tổ chức công tác kế toán trong điều kiện tin học hóa, NXB Lao Động - Xã Hội.
2. Bộ Công Thƣơng Cục Thƣơng Mại Điện Tử và Công Nghệ Thông Tin, Báo cáo T ươn mạ đ ện tử Việt Nam 2011.
3. Bùi Quang Hùng, Khoa Kế toán - Kiểm toán, Trƣờng Đại Học Kinh Tế TPHCM (6/2009), “Ứng dụng công nghệ thông tin trong doanh nghiệp và vấn đề đặt ra đối
với kế tốn”, Tạp chí Kinh tế Phát triển số 224.
4. Huỳnh Thị Hồng Hạnh, Nguyễn Mạnh Toàn, 2011, “Kiểm sốt và đảm bảo an tồn
hệ thống thơng tin kế tốn tron đ ều kiện tin học hóa”, Tạp chí khoa học và cơng
nghệ, Đại học Đà Nẵng – Số 3, Trang 177 - 185 5. Nghị định 56/2009/NĐ- CP ngày 30/06/2009 6. Nghị định 90/2001/NĐ- CP ngày 23/01/2001
7. Sở Khoa học và Cơng nghệ TP.HCM, “Nhìn lại một năm ERP V ệt Nam”, Tạp chí thế giới vi tính B - PCWorld, số 1/2008, Trang 47-49.
8. Trần Thanh Thúy, 2011, “Tình hình ứng dụng ERP và sự tác động của ERP đến tổ
chức hệ thống thơng tin kế tốn tại các doanh nghiệp Việt Nam”.
9. Trƣờng Đại Học Kinh Tế TP.HCM, Khoa Kế tốn - Kiểm tốn, Bộ mơn Hệ thống thơng tin kế toán, Hệ thống thơng tin kế tốn Tập 1, NXB Phƣơng Đông.
10. Trƣờng Đại Học Kinh Tế TP.HCM, Khoa Kế toán - Kiểm tốn, Bộ mơn Hệ thống thơng tin kế tốn, Hệ thống thơng tin kế tốn Tập 2, NXB Phƣơng Đông.
11. Viện nghiên cứu kinh tế phát triển, (2008- 2009), Doanh nghiệp nhỏ và vừa, vấn đề
tài trợ tín dụng một nghiên cứu thực nghiệm tại khu vực TP.HCM 2008 – 2009.
TIẾNG ANH:
12. Aernoudts, R.H.R.M., Boom, van der, T., Vosselman, E.G.J.and Pijl, van der, G.J. (05 August 2005.), “Management Accounting Change and ERP, an Assessment of
Research Aernoudts”, Erasmus School of Economics.
13. Asustosh Deshmukh (2006), Digital accounting - The effects of the internet and ERP on accounting, USA.
14. Grabski S.V. and Leech S. A. (2007), “Complementary controls and ERP implementation success”, International Journal of Accounting Information
Systems, Vol.8, page 17-39.
15. Joseph Bradley (2008), “Management based critical success factors in the
Accounting Information Systems, page 175-200.
16. Joseph F.Brazel and Li Dang (2005), “The effect of ERP system Implementations
on the usefulness of Accounting Information”, USA.
17. Olson D.L. (2004), Managerial Issues of Enterprise Resource Planning Systems, McGraw-Hill, NewYork.
18. Poston R. and S.Grabski (2001), “Financial impacts of enterprise resource
planning implementations”, International Journal of Accounting Information
Systems, Vol.2, page 271-294.
19. Robert L.Hurt, Accounting Information Systems- Basic Concepts and Current Issues, P.253
20. S.Shang and P.B.Seddon (2002), “Assessing and managing the benefits of
enterpr se systems: t e bus ness mana er’s perspect ve”, Information Systems
Journal, Vol. 12, Issue 4, page 271-299.
21. Shi-Ming Huang, Pei-Gin Hsieh, Hsiu-Hui Tsao and Pei-Yu Hsu, Int. J. Management and Enterprise Development (2008), “A structural study of internal
control for ERP system environments: a perspective from the Sarbanes-Oxley Act”,
Vol. 5, No. 1.
22. Tin Yu Ho (2006), Impact of ERP and OLAP systems on management accounting
practices and management accountants, Sweden.
23. Toni M. Somers and Klara Nelson (2001), The Impact of Critical Success Factors