3.5. MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT HỆ THỐNG
3.5.1. Đối với doanh nghiệp nhỏ và vừa
Doanh nghiệp không đƣợc xem thƣờng khả năng xảy ra sai sót, gian lận trong mơi trƣờng ứng dụng ERP, cả dƣới góc độ nhà quản lý và góc độ ngƣời kiểm tra.
Dƣới góc độ nhà quản lý, cần có những quan tâm đúng mức khi tổ
Dƣới góc độ ngƣời kiểm tra, một trong những cách đối phó là căn cứ
vào chứng từ gốc để đối chiếu với sổ sách và báo cáo từ phần mềm ERP.
Doanh nghiệp cần chú ý các vấn đề sau khi thiết kế, áp dụng và hoàn thiện các thủ tục kiểm sốt chung trong mơi trƣờng ứng dụng ERP:
Doanh nghiệp cần có các chính sách, các quy định hƣớng dẫn kiểm
soát chung đƣợc ban hành dƣới dạng văn bản, đồng thời phổ biến cho những ngƣời, bộ phận, phịng ban có liên quan.
Các cá nhân, các bộ phận có liên quan phải nắm vững những quy
định, các thủ tục kiểm soát chung tại doanh nghiệp và tuân thủ các quy định đó.
Cần có cơ chế đánh giá và sốt xét tính hữu hiệu của các chính sách,
thủ tục kiểm sốt chung cũng nhƣ tính hữu hiệu của tính năng kiểm soát chung trên phần mềm ERP.
Kiểm soát truy cập hệ thống thì các quyền truy cập dữ liệu bao gồm xem, thêm, sửa phải đƣợc gắn cụ thể cho từng chức năng, từng công việc, từng nhân viên. Đồng thời, phải ngăn chặn và hạn chế việc truy cập dữ liệu từ các đối tƣợng bên ngoài doanh nghiệp.
Cần phải yêu cầu nhà tƣ vấn, triển khai ERP thiết lập các thủ tục kiểm soát chặt chẽ trên phần mềm ERP để đảm bảo cho việc cung cấp thông tin từ phần mềm đạt độ tin cậy cao và có nhƣ thế chất lƣợng thơng tin do kế tốn cung cấp cho ngƣời sử dụng thơng qua công cụ phần mềm mới đƣợc bảo đảm.
Cần tổ chức bộ phận công nghệ thông tin với những con ngƣời có khả năng chun mơn để đánh giá sự hữu hiệu của các hoạt động kiểm sốt trong mơi trƣờng ứng dụng ERP. Từ đó, thiết lập các thủ tục kiểm soát thật sự hữu hiệu nhằm đạt đƣợc các mục tiêu SME đề ra. Điều này là cần thiết và quan trọng.
Yêu cầu nhà cung cấp dịch vụ, tƣ vấn và triển khai ERP cung cấp các tài liệu nhƣ tài liệu hƣớng dẫn vận hành hệ thống, tài liệu hƣớng dẫn sử dụng hệ thống, tài liệu khắc phục lỗi của các phần mềm ứng dụng…
Những lợi ích mà phần mềm ERP có thể mang lại bao gồm cung cấp báo cáo nhanh chóng, kịp thời; rút ngắn thời gian ghi nhận và xử lý nghiệp vụ; tiết kiệm chi phí và cơng sức của con ngƣời; hạn chế sai sót do tính tốn tay gây ra; hỗ trợ nhiều thơng tin cho quản trị… Và để những lợi ích này luôn bền vững, sự tin cậy của ngƣời sử dụng vào phần mềm ngày càng gia tăng; địi hỏi SME phải có cơ chế kiểm sốt chặt chẽ thơng qua thiết kế các thủ tục cụ thể trên phần mềm.