5. Kết cấu của đề tài
2.1.2 Cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ các Phòng/Ban/Trung tâm
2.1.2.1. Cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức của ACB bao gồm các Phịng, Ban, Trung tâm, Khối, cơng ty trực thuộc và liên doanh, liên kết đƣợc mô tả và thể hiện qua sơ đồ sau:
2.1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ các Khối/Trung tâm
Bên cạnh việc giới thiệu về chức năng nhiệm vụ của các Khối/Trung tâm, chúng ta tìm hiểu sơ lƣợc qua các đơn vị sau:
Đại hội đồng cổ đơng
Đại hội đồng cổ đông (ĐHĐCĐ) là cơ quan quyết định cao nhất của ngân hàng gồm tất cả các cổ đơng có quyền biểu quyết, họp ít nhất mỗi năm 1 lần. ĐHĐCĐ quyết định những vấn đề đƣợc Luật pháp và Điều lệ Ngân hàng quy định. ĐHĐCĐ thông qua các báo cáo tài chính hàng năm của ngân hàng và ngân sách tài chính cho năm tiếp theo, bầu miễn nhiệm, bãi nhiệm thành viên Hội đồng quản trị, thành viên Ban Kiểm soát của ngân hàng, …
Hội đồng quản trị
Hội đồng quản trị do ĐHĐCĐ bầu ra, là cơ quan quản trị ngân hàng, có toàn quyền nhân danh ngân hàng để quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích, quyền lợi của ngân hàng trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền của ĐHĐCĐ mà khơng đƣợc ủy quyền. Hội đồng quản trị có nhiệm vụ quyết định chiến lƣợc phát triển ngân hàng, xây dựng các kế hoạch sản xuất kinh doanh, xây dựng cơ cấu tổ chức, quy chế quản lý ngân hàng, đƣa ra các biện pháp, các quyết định nhằm đạt đƣợc các mục tiêu.
Ban Kiểm soát
Ban Kiểm sốt do ĐHĐCĐ bầu ra, có nhiệm vụ kiểm tra hoạt động tài chính của ngân hàng; giám sát việc chấp hành chế độ hạch toán, kế toán; hoạt động của hệ thống kiểm tra và kiểm toán nội bộ của ngân hàng; thẩm định báo cáo tài chính hàng năm; báo cáo cho ĐHĐCĐ tính chính xác, trung thực, hợp pháp.
Các Hội đồng
Các Hội đồng do Hội đồng quản trị thành lập, làm tham mƣu cho Hội đồng quản trị ngân hàng, thực hiện chiến lƣợc, kế hoạch kinh doanh, đảm bảo sự phát triển hiệu quả, an toàn và đúng mục tiêu đã đề ra, gồm có: Hội đồng Nhân sự, Hội đồng tín dụng, Hội đồng đầu tƣ, Hội đồng ALCO (xây dựng và giám sát các chỉ tiêu tài chính, tín dụng phù hợp với chiến lƣợc kinh doanh ngân hàng).
Tổng Giám đốc
Tổng giám đốc do Hội đồng quản trị bổ nhiệm, là ngƣời chịu trách nhiệm trƣớc Hội đồng quản trị và pháp luật về hoạt động hàng ngày của ngân hàng. Giúp việc cho Tổng Giám đốc là các Phó Tổng giám đốc, các Giám đốc Khối, Kế toán trƣởng
và bộ máy chun mơn nghiệp vụ. Ngồi ra, do ACB là một đơn vị có quy mơ rất lớn, nên xin đƣợc giới thiệu qua chức năng, nhiệm vụ của 07 đơn vị chủ chốt của ACB (bao gồm 06 Khối và 01 Trung tâm).
a. Khối Khách hàng cá nhân * Chức năng:
− Xây dựng và phát triển sản phẩm, dịch vụ dành cho khách hàng cá nhân. − Xây dựng và phát triển hệ thống kênh phân phối dịch vụ khách hàng cá nhân. − Xây dựng và phát triển khách hàng cá nhân.
− Tham gia đào tạo và phát triển đội ngũ nhân sự phục vụ khách hàng cá nhân.
*. Nhiệm vụ:
− Xây dựng chiến lƣợc, kế hoạch và phát triển thị phần, sản phẩm, dịch vụ dành cho khách hàng cá nhân.
− Tổ chức hoạt động kinh doanh sản phẩm, dịch vụ bao gồm:
+ Tổ chức bộ máy nhân sự.
+ Nghiên cứu, thiết kế, duy trì và phát triển sản phẩm, dịch vụ.
+ Tổ chức việc phân phối sản phẩm, dịch vụ tại kênh phân phối.
+ Xây dựng và thực hiện chính sách khách hàng, phát triển khách hàng mới. − Kiểm tra, giám sát việc thực hiện các chỉ tiêu đề.
− Phối hợp với Khối Quản trị nguồn lực trong việc đào tạo, phát triển đội ngũ nhân sự phục vụ khách hàng cá nhân.
b. Khối Khách hàng doanh nghiệp * Chức năng:
− Xây dựng và phát triển sản phẩm, dịch vụ dành cho khách hàng doanh nghiệp. − Xây dựng và phát triển hệ thống kênh phân phối sản phẩm, dịch vụ khách hàng doanh nghiệp.
− Xây dựng và phát triển khách hàng doanh nghiệp.
− Tham gia cùng Khối Quản trị nguồn lực đào tạo và phát triển đội ngũ nhân sự phục vụ khách hàng doanh nghiệp.
*. Nhiệm vụ:
− Xây dựng chiến lƣợc, kế hoạch và phát triển thị phần, sản phẩm, dịch vụ dành cho khách hàng doanh nghiệp.
− Tổ chức hoạt động kinh doanh sản phẩm, dịch vụ bao gồm:
+ Tổ chức quy trình cung ứng sản phẩm, dịch vụ.
+ Tham gia đánh giá sản phẩm theo chiến lƣợc chung.
+ Tổ chức việc phân phối sản phẩm, dịch vụ tại kênh phân phối.
+ Xây dựng và thực hiện chính sách khách hàng, phát triển khách hàng mới. − Kiểm tra, giám sát và quản lý việc thực hiện các chỉ tiêu đề ra nhằm đảm bảo kế hoạch của Khối và ACB.
− Phối hợp với Khối Quản trị nguồn lực trong việc đào tạo, phát triển đội ngũ nhân sự phục vụ khách hàng doanh nghiệp.
c. Khối Ngân quỹ *. Chức năng:
− Quản lý thanh khoản hệ thống ACB cho tất cả các loại tiền tệ. − Quản lý và đảm bảo dự trữ bắt buộc của ACB tại NHNN.
− Kinh doanh ngoại hối trên thị trƣờng ngoại hối trong và ngoài nƣớc, quản lý trạng thái ngoại hối của ngân hàng.
− Nghiên cứu, phân tích thị trƣờng và thiết kế các sản phẩm chuyên biệt của kinh doanh ngoại hối.
− Phát triển khách hàng và sản phẩm mới.
*. Nhiệm vụ:
− Hàng ngày cung cấp giá vốn nội bộ cho toàn hệ thống.
− Sử dụng vốn hiệu quả trên giác độ khơng lãng phí về vốn, khơng để vốn thừa − Đảm bảo chỉ tiêu lợi nhuận phân bổ hàng tháng và hàng năm.
− Thực hiện báo cáo thu chi tiền mặt theo quy định của NHNN.
− Cân đối vốn trong hệ thống chuyển từ nơi thừa về nơi thiếu trên cơ sở số dƣ, nhu cầu thanh toán ngày và báo cáo đáo hạn của tài sản.
− Thực hiện công tác tiếp thị phát triển khách hàng mới, sản phẩm mới. Cung cấp tƣ vấn thông tin thị trƣờng cho khách hàng khi có yêu cầu.
− Kinh doanh các sản phẩm phái sinh.
d. Khối Phát triển kinh doanh *. Chức năng:
− Quản lý hoạt động Marketing, xây dựng và phát triển thƣơng hiệu ACB.
− Quản lý và thực hiện các hoạt động quan hệ công đồng liên quan đến xây dựng hình ảnh của ngân hàng.
− Thiết kế các ấn phẩm quảng cáo sản phẩm, các ấn phẩm định kỳ của ngân hàng.
*. Nhiệm vụ
− Thực hiện các chƣơng trình quảng cáo, sản phẩm, thƣơng hiệu ACB. − Hoạch định, quản lý chi phí, chiến lƣợc Marketing.
− Nghiên cứu, quản lý các kênh quảng cáo.
− Phân tích và xác định nhu cầu của từng đơn vị liên quan nhằm hỗ trợ tổ chức sự kiện của các đơn vị nội bộ.
− Xây dựng mối quan hệ bền vững và cung cấp kịp thời các thông tin đến các cơ quan thông tấn, báo chí, đài do Trung ƣơng và địa phƣơng .
− Xây dựng kế hoạch phát triển mạng lƣới ngắn hạn, trung hạn.
− Phát triển mới mặt bằng, trụ sở kênh phân phối và thực hiện các thủ tục pháp lý liên quan để thành lập kênh phân phối.
− Tổ chức khai trƣơng đƣa vào hoạt động.
− Di dời và/hoặc mở rộng diện tích trụ sở của kênh phân phối.
e. Khối Vận hành *. Chức năng:
− Hạch toán kế toán.
− Xử lý các khoản nợ xấu và xử lý tài sản đảm bảo nợ vay liên quan đến các khoản nợ xấu.
− Quản lý và phòng ngừa các rủi ro phát sinh bao gồm: rủi ro thanh khoản, rủi ro ngoại hối, rủi ro về an tồn vốn, rủi ro tín dụng, rủi ro lãi suất, rủi ro danh mục đầu tƣ, rủi ro quốc gia.
− Giám sát hoạt động các công ty con và quản lý danh mục đầu tƣ.
* Nhiệm vụ:
− Hạch toán chi tiêu nội bộ cho Hội sở, Sở giao dịch, chi nhánh, phòng giao dịch. − Thực hiện hạch toán theo dõi biến động các loại tài sản cố định, cơng cụ, tính khấu hao tài sản cố định.
− Quản lý và hạch toán các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến tài khoản tiền gửi của ACB tại NHNN, tại các tổ chức tín dụng trong và ngồi nƣớc.
− Quản lý, phân tích thu nhập, chi phí tồn hệ thống. − Tổ chức thực hiện cơng tác quyết tốn cuối năm.
− Kiểm tra việc thu – chi nội bộ trên sơ sở các quy định của pháp luật và ACB. − Thẩm định hồ sơ nợ xấu và đề xuất phƣơng án xử lý nợ.
− Thực hiện các phƣơng án xử lý nợ theo phê duyệt của cấp có thẩm quyền. − Đại diện ACB tham gia tố tụng trƣớc pháp luật khi đƣợc ủy quyền.
− Đầu mối nhận thông tin, báo cáo và tiến hành phân tích các báo cáo của các cơng ty con và các đơn vị mà ACB có đầu tƣ vốn.
f. Khối Quản trị nguồn lực *. Chức năng:
− Quản trị và phát triển nhân lực tồn hệ thống.
− Quản trị hành chính tổng hợp, quản trị tài sản của hệ thống ACB.
− Quan hệ giao tế, thực hiện công tác thƣ ký cho Ban Tổng giám đốc, Chủ tịch Hội đồng quản trị.
*. Nhiệm vụ:
− Hoạch định, chỉ đạo, tổ chức và giám sát việc thực hiện các chính sách nhân sự . − Xây dựng kế hoạch quy hoạch, sử dụng, luân chuyển cán bộ.
− Thực hiện cơng tác văn thƣ, hành chính của ACB.
− Lập kế hoạch, thực hiện mua sắm, bảo quản, xây dựng sửa chữa cơ sở vật chất. − Xây dựng chính sách, qui chế đào tạo và phát triển nguồn nhân lực theo định hƣớng chiến lƣợc kinh doanh của ACB.
− Thiết lập tiến trình nghề nghiệp cho ACB.
g. Trung tâm Công nghệ thông tin *. Chức năng:
− Xây dựng và triển khai hạ tầng kỹ thuật CNTT bao gồm toàn bộ các máy chủ, hệ thống mạng, các thiết bị tin học, các điều kiện đảm bảo môi trƣờng vận hành.
− Quản lý hệ thống mạng và các thiết bị trong hệ thống.
− Nghiên cứu các kỹ thuật mới để nâng cao hiệu quả hoạt động của các thiết bị tin học và hệ thống mạng.
− Tổ chức kiểm tra việc thực hiện các quy định liên quan tới truy cập mạng tại các đơn vị thuộc hệ thống ACB.
*. Nhiệm vụ
− Triển khai mở rộng mạng lƣới WAN theo nhu cầu phát triển của ngân hàng. − Vận hành hệ thống mạng WAN nhằm đảm bảo truyền thông số liệu giữa các mạng đƣợc thơng suốt, nhanh chóng, chính xác, tập trung, nhất quán và an toàn.
− Thƣờng xuyên theo dõi, kiểm tra, kịp thời phát hiện và khắc phục sự cố đƣờng truyền đảm bảo tối ƣu sự hoạt động của hệ thống.
− Liên hệ các nhà cung cấp dịch vụ, thiết bị để tìm hiểu kỹ thuật, chuẩn bị kỹ thuật cơ sở hạ tầng cho việc phát triển hệ thống mạng.