2.3 Thực trạng về kiểm soát nội bộ tại công ty cổ phần chứng khoán Phú Hưng
2.3.2.1.5 Cơ cấu tổ chức và phân chia quyền hạn, trách nhiệm
Bản chất của cơ cấu tổ chức là sự phân chia quyền hạn và trách nhiệm trong quản lý. Cơ cấu tổ chức một mặt phản ánh cơ cấu trách nhiệm của mỗi người trong công ty, mặt khác tác động tích cực đến việc phát triển cơng ty. Về Cơ cấu tổ chức tương đối phù hợp với quy mô và mức độ phức tạp của công việc (chiếm trên 90% NV tham gia khảo sát), công ty có sơ đồ tổ chức với sự phân định trách nhiệm và quyền hạn của nhân viên và cơ cấu tổ chức hiện tại có đảm bảo cho các thủ tục
kiểm soát phát huy được tác dụng. Trong mỗi bộ phận đều có sơ đồ tổ chức với sự phân định quyền hạn và trách nhiệm của mỗi nhân viên. Mỗi nhân viên phải lập
bảng mô tả hướng dẫn chi tiết cơng việc của mình và được xét duyệt kỹ càng bởi
các trưởng bộ phận, thông tin này sẽ được công khai chia sẻ trên mạng nội bộ. Việc phân chia trách nhiệm trong công ty là giúp loại bỏ sự chồng chéo trong công việc, giảm thiểu sai sót và gian lận thơng qua việc không cho phép một nhân viên xử lý xuyên suốt tồn bộ q trình của một nghiệp vụ, nó cũng nhằm giúp cho các nhân viên trong cùng một bộ phận hay các nhân viên của các bộ phận khác có thể kiểm tra, giám sát lẫn nhau. Việc phân chia trách nhiệm cho từng nhân viên
được căn cứ vào năng lực chuyên môn và nhiệm vụ được giao. Phần lớn nhân viên đều hiểu rõ sự quan trọng trong việc phân chia trách nhiệm từ đó mà nhân viên có
thể hiểu rõ được việc mình đang làm là gì? Khi có vấn đề phát sinh thì phải báo cáo cho ai?
Những hạn chế:
Tuy đã xây dựng cho mình sơ đồ quản lý tổng thể và các sơ đồ tổ chức chi
tiết cho từng bộ phận, nhưng chỉ có 50% NV tham gia khảo sát vẫn cho rằng công ty chưa thiết lập một văn bản chính thức quy định rõ ràng và cụ thể quyền hạn và
trách nhiệm của từng bộ phận cũng như chưa có văn bản quy định chính sách và thủ tục để cụ thể hóa hoạt động của từng bộ phận. Từ những xung đột phát sinh, các bộ phận thường xuyên có mối quan hệ công việc với nhau đã tổ chức các cuộc họp
nhằm phân định quyền hạn và trách nhiệm của nhau trong một số phạm vi nhất định.
Về vấn đề phê duyệt/ ủy quyền phê duyệt các nghiệp vụ tài chính: cơng ty có ban hành văn bản quy định rõ ràng những ai có quyền và/ hoặc được ủy quyền phê duyệt toàn bộ hay một loại vấn đề tài chính nào đó (chiếm 100% NV khảo sát), nếu tổng giám đốc đi vắng thì người được ủy quyền là phó tổng giám đốc, giám đốc tài chính. Hiện nay cơng ty đã có văn bản ủy quyền chính thức về chữ ký trên hóa đơn khi xuất cho khách hàng, chữ ký trên lệnh thanh toán qua ngân hàng, chữ ký trên phiếu thu và chi tiền mặt…
Phụ lục 8 – Tổng hợp kết quả khảo sát về cơ cấu tổ chức và phân chia quyền hạn Phụ lục 9 – Tổng hợp kết quả khảo sát về cơ cấu tổ chức và phân chia trách nhiệm
2.3.2.2 Đánh giá rủi ro: