2.3 Thực trạng về kiểm soát nội bộ tại công ty cổ phần chứng khoán Phú Hưng
2.3.2.3.1 Kiểm soát xử lý thông tin và các nghiệp vụ:
Kết quả khảo sát cho thấy trên 90% NV tham gia khảo sát đều đánh giá việc lưu trữ và xử lý thông tin tại công ty tốt, như là cơng việc có được lưu và xử lý trên hệ thống máy chủ, nhân viên có được phân quyền trong việc chỉnh sửa, hoặc xóa dữ liệu trên phần mềm và hệ thống máy chủ, có xác định trách nhiệm của các cá nhân tham gia hoạt động trên chứng từ, hệ thống có buộc khai báo User, password trước khi đăng nhập sử dụng, hệ thống có theo dõi q trình sử dụng của từng user thơng qua nhật kí tự động, hệ thống có khai báo lỗi khi dữ liệu bị trùng lắp, có ngăn chặn virus tự động, có kiểm sốt tốt các thiết bị lưu trữ và sao lưu dự phòng dữ liệu.
Phần mềm kế tốn cơng ty đang sử dụng là phần mềm Bravo và hỗ trơ giao dịch là phần mềm Syscom. Hai phần mềm này được cài trên máy chủ đặt tại phịng hệ thống, mỗi nhân viên tại phịng kế tốn, nhân viên giao dịch đều được cấp tên
người dùng khác nhau. Yếu tố bảo mật thông tin được công ty đặt lên hàng đầu với những quy định cụ thể: chỉ có nhân viên bộ phận hệ thống thơng tin mới có quyền và chức năng xử lý dữ liệu trên máy chủ, và có phân quyền rõ ràng tùy theo chức vụ, vị trí từng nhân viên của bộ phận hệ thống.
Những hạn chế:
Công ty kiểm tra dữ liệu đầu vào trên chứng từ một cách chặt chẽ tuy nhiên việc xử lý thông tin trên hệ thống máy tính chưa được quan tâm, kiểm soát đúng
mức. Việc nhân viên chỉnh sửa và xóa số liệu trực tiếp từ hệ thống máy tính tạo nên rủi ro rất lớn dữ liệu của cơng ty có thể bị xóa, chỉnh sửa vơ tình hoặc cố ý. Điều này sẽ trở nên nghiêm trọng hơn nếu chương trình phần mềm cơng ty sử dụng khơng có dấu vết của kiểm toán.
Về phần mềm kế toán: đang trong q trình hồn thiện đơi khi ở một vài bộ phận các báo cáo kết xuất từ phần mềm chưa đáp ứng được yêu cầu hiện tại của
công ty. Hệ thống chỉ báo lỗi khi nhập liệu bị trùng hay trình tự nhập liệu về thời gian bị đảo lộn trong trường hợp nhập thời gian của các kỳ trước, ngồi ra hệ thống khơng có chức năng tự động tổng kết và báo cáo cho người sử dụng về danh sách các nghiệp vụ sai sót, hay thời gian, nội dung việc thêm, sửa, xóa dữ liệu.
Về phần mềm hỗ trợ giao dịch: chạy không ổn định, đòi hỏi con người can
thiệp nhiều và rất dễ bị lỗi nếu thay đổi hoặc bổ sung thêm chi tiết nào đó.
Phụ lục 13 – Tổng hợp kết quả khảo sát về kiểm soát xử lý thơng tin.
2.3.2.3.2 Kiểm tra độc lập, phân tích và sốt xét lại:
Việc kiểm tra độc lập, phân tích và sốt xét lại việc thực hiện nhằm tăng
cường tính hữu hiệu trong việc thực hiện đồng thời giúp nhà quản lý biết được một cách tổng quát việc theo đuổi mục tiêu có hiệu quả hay không. Trên 90% NV tham gia khảo sát cho rằng hoạt động kiểm sốt độc lập tại cơng ty là thường xuyên chủ yếu tập trung vào các nội dung như: sự tuân thủ các quy định, quy trình của cơng ty, u cầu của các khách hàng quan trọng. Ngồi ra, hoạt động phân tích rà sốt hay soát xét lại cũng được thực hiện thường xuyên định kỳ hàng tháng, hàng quý thông qua các báo cáo của các bộ phận, trong các báo cáo này ln có cột so sánh giữa thực tế với kế hoạch, và giữa thực tế tháng này hay quý này với cùng kỳ năm trước như: báo cáo tình hình biến động nhân sự, báo cáo tình hình kinh doanh, tình hình lãi/ lỗ của cơng ty, báo cáo về sự phàn nàn của khách hàng, báo cáo chi phí của các chi nhánh phòng ban...Nếu báo cáo chi phí vượt kế hoạch đã đề ra thì trưởng bộ
phận/ phịng ban phải có nhiệm vụ tìm hiểu nguyên nhân và giải trình trước cuộc họp. Các báo cáo trên sẽ cho ban giám đốc có cái nhìn tổng quan về tình hình chung của công ty, mỗi phịng ban/ chi nhánh có theo đuổi mục tiêu chung của công ty
một cách hữu hiệu và hiệu quả hay khơng, và cũng từ đó giúp cho ban giám đốc và các nhà quản lý có thể nhận thấy những vấn đề bất thường xảy ra trong q trình thực hiện để có thể thay đổi kịp thời chiến lược, kế hoạch hay những điều chỉnh
thích hợp.
Phụ lục 14 – Tổng hợp kết quả khảo sát về hoạt động kiểm tra độc lập, phân tích và sốt xét lại
2.3.2.4 Thông tin và truyền thông
Thông tin là yếu tố không thể thiếu để công ty xây dựng các mục tiêu và đưa ra các quyết định thực hiện các hoạt động kiểm sốt. Để thơng tin hữu ích cho cơng ty trong việc quản lý rủi ro thì thơng tin phải đạt được hai yêu cầu: chất lượng của thông tin và cách thức truyền đạt cụ thể. Với hơn 80% NV tham gia khảo sát đồng ý rằng, hệ thống truyền thông của công ty đảm bảo cho nhân viên ở mọi cấp độ đều
có thể hiểu và nắm rõ các nội quy, quy định của tổ chức, đảm bảo thông tin được
cung cấp kịp thời, chính xác đến các cấp có thẩm quyền theo quy định. Ngoài ra,
phần lớn nhân viên tham gia khảo sát (chiếm 93%) thấy rằng cơng ty cũng khuyến khích báo cáo những điều nghi ngờ cho ban giám đốc và các nhà quản lý biết.
Là một công ty hoạt động trong lĩnh vực chứng khoán nên hệ thống truyền thông của công ty cũng được ban giám đốc chú trọng phát triển sao cho đáp ứng được các hoạt động của công ty và nhu cầu công việc cho tất cả các nhân viên thông
qua việc tổ chức các kênh thông tin nội bộ như: sử dụng điện thoại nội bộ, mạng nội bộ cơng ty, chương trình chat nội bộ hay các kênh thông tin giành cho liên lạc với bên ngoài như: fax, điện thoại, internet…
Những hạn chế:
Trong hệ thống thông tin, hệ thống thông tin kế toán là một phân hệ quan trọng, một hệ thống thơng tin kế tốn thường bao gồm hai phần có quan hệ chặt chẽ với nhau là: hệ thống thơng tin kế tốn tài chính và hệ thống thơng tin kế tốn quản trị. Nhưng hiện nay, công ty chưa phát triển hệ thống thông tin quản trị, mà chỉ có hệ thống thơng tin kế tốn.
Cơng ty chưa thiết lập các kênh thơng tin nóng cho phép nhân viên báo cáo về các hành vi, sự kiện bất thường có khả năng gây thiệt hại cho công ty.
Phụ lục 15 – Tổng hợp kết quả khảo sát về thông tin và truyền thông
2.3.2.5 Giám sát:
Theo kết quả khảo sát cho thấy, 77% NV tham gia khảo sát cho rằng các nhân viên và các bộ phận có giám sát lẫn nhau trong cơng việc hằng ngày. Như vậy, hệ thống KSNB chưa tạo nhiều điều kiện cho các nhân viên kiểm soát lẫn nhau,
việc giám sát chủ yếu dựa vào thông tin từ nhân viên trực tiếp tham gia trong hệ thống, do vậy thông tin mà người quản lý nhận được sẽ rất hạn chế. Với kết quả
57% NV tham gia khảo sát cho thấy các nhà quản lý chưa quan tâm nhiều trong hoạt động giám sát thường xuyên.
Ngoài ra, tùy mối quan hệ trong cơng việc, thơng qua quy trình các nhân viên bộ phận hay khác bộ phận cũng giám sát lẫn nhau trong cơng việc hằng ngày nhằm giảm sai sót và nâng cao tính chính xác của dữ liệu đầu vào.
Những hạn chế:
Hiện nay, cơng ty chưa có bộ phận kiểm toán nội bộ nên hoạt động kiểm soát
định kỳ được thực hiện hằng năm bởi các kiểm tốn viên độc lập thuộc cơng ty
kiểm toán KPMG.
Đối với ban lãnh đạo và các nhà quản lý công ty cổ phần chứng khoán Phú
Hưng, QTRR là một khái niệm mới mẻ, đang được mọi người tiếp cận và xây dựng, nhưng hiện tại chưa có một quy trình cụ thể áp dụng cho tồn cơng ty nên ở một số bộ phận các nhà quản lý chưa thực hiện các giám sát thường xuyên việc này.
Phụ lục 16 – Tổng hợp kết quả khảo sát về hoạt động giám sát
2.4 Nguyên nhân đe dọa đến sự hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ tại
cơng ty cổ phần chứng khốn Phú Hưng:
2.4.2 Nguyên nhân khách quan:
- Chứng khoán là lĩnh vực đặc thù do đó địi hỏi nguồn nhân lực có trình độ chun mơn, có năng lực đáp ứng nhu cầu cho từng vị trí cơng việc.
- Đặc điểm hoạt động của cơng ty có tác động rất lớn đến kiểm sốt hoạt động
hằng ngày, chất lượng, tiến độ công việc, cũng như tính hiệu quả của hoạt động
kiểm soát.
2.4.2 Nguyên nhân chủ quan:
- Phú Hưng là cơng ty có quy mơ vừa và nhỏ, sự kiêm nhiệm là tất yếu, hiện tại công ty quản lý chủ yếu dựa vào ý thức của nhân viên. Với áp lực công việc và khả năng của con người việc sai sót, quên, nhầm lẫn rất dễ xảy ra.
giám đốc, việc giám sát, kiểm tra tại các chi nhánh phụ thuộc vào các trưởng chi
nhánh, việc thông đồng có thể xảy ra.
- Các phịng ban làm việc độc lập, thiếu sự phối hợp, kiểm tra, giám sát lẫn nhau.
- Trong cơng tác kiểm sốt chi phí, cơng ty chưa có sự quan tâm đúng mức
đến việc phân tích chi phí và lập báo cáo quản trị.
Bảng 2.1 Bảng tổng hợp đánh giá hệ thống kiểm sốt nội bộ tại cơng ty cổ phần chứng khoán Phú Hưng THÀNH PHẦN NHƯỢC ĐIỂM 1. MƠI TRƯỜNG KIỂM SỐT
Thiếu sự phối hợp, kiểm sốt lẫn nhau giữa các phịng ban Thiếu phân tích kiến thức, kỹ năng của nhân viên để giao việc
2. ĐÁNH GIÁ RỦI RO
Không đặt việc thiết lập mục tiêu và chiến lược trong chu
trình kiểm sốt
Mơ hình định lượng cịn hạn chế, thiếu công cụ hỗ trợ cịn
mang nhiều cảm tính 3.HOẠT
ĐỘNG KIỂM
SỐT
Việc xử lý thơng tin trên hệ thống máy tính chưa được quan tâm, kiểm soát đúng mức
Hoạt động kiểm soát nội bộ hoạt động chưa độc lập 4.THƠNG
TIN, TRUYỀN THƠNG
Cơng ty chưa phát triển hệ thống thông tin quản trị mà chỉ có hệ thống thơng tin kế tốn
Chưa thiết lập các kênh thơng tin nóng cho phép nhân viên báo cáo sự kiện có khả năng gây thiệt hại cho công ty
5. GIÁM SÁT Không thường xuyên đánh giá chất lượng hệ thống kiểm soát nội bộ
KẾT LUẬN CHƯƠNG II
Dựa trên cơ sở lý thuyết được trình bày ở chương I, chương II tác giả giới
thiệu đôi nét tổng quan về công ty, mô tả thực trạng KSNB và QTRR tại PHS thông qua bảng câu hỏi khảo sát và kết quả phỏng vấn. Qua nghiên cứu thực tế cho thấy ban giám đốc và các nhà quản lý công ty rất quan tâm đến việc: xây dựng mơi
trường văn hóa cơng ty lành mạnh, sự hoạt động hữu hiệu và hiệu quả của hệ thống KSNB nhằm hướng đến công tác QTRR. Tuy nhiên, công ty vẫn còn tồn tại một số hạn chế về hệ thống KSNB cần hoàn thiện. Ban giám đốc và các nhà quản lý công ty đã và đang dần tiếp cận với khái niệm QTRR, hiện tại công ty chưa chủ động
trong việc nhận dạng, đánh giá rủi ro. Chỉ khi rủi ro xuất hiện, lúc đó cơng ty mới
tiến hành phân tích và đề xuất các biện pháp ứng phó. Vấn đề này cũng dễ hiểu bởi lẽ người quản lý công ty chưa thực sự được đào tạo bài bản và chuyên sân về
QTRR, họ chỉ hành động theo cảm tính và kinh nghiệm tích lũy trong q trình làm việc. Để hồn thiện mục tiêu của cơng ty các nhà quản lý cho rằng công ty cần phải tiếp cận cách thức quản trị các loại rủi ro một cách khoa học và bải bản, cần phải có một triết lý về rủi ro nhìn nhận trên góc độ tồn cơng ty để đánh giá các rủi ro có liên quan đến cơng ty, cần phải bổ nhiệm một nhà quản lý cấp cao chịu trách nhiệm trong việc điều hành, quản lý các loại rủi ro và công ty xây dựng một hệ thống
QTRR phù hợp áp dụng cho tồn cơng ty. Trong tương lai, khi công ty mở rộng hoạt động kinh doanh ngày càng trở nên phức tạp thì nhu cầu về một hệ thống
CHƯƠNG III: ĐỊNH HƯỚNG HỒN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SỐT NỘI BỘ TRÊN CƠ SỞ QUẢN TRỊ RỦI RO TẠI CÔNG TY
CỔ PHẦN CHỨNG KHOÁN PHÚ HƯNG
3.1 Quan điểm hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội bộ trên cơ sở quản trị rủi ro tại công ty cổ phần chứng khốn Phú Hưng: tại cơng ty cổ phần chứng khốn Phú Hưng:
Phù hợp mơi trường pháp lý Việt Nam:
Công ty phải luôn tuân thủ tuyệt đối Hiến pháp, Pháp luật của nhà nước Việt Nam, không được làm trái những chỉ thị, Nghị định của Chính Phủ cũng như các
thông tư, văn bản hướng dẫn của các Bộ, Ngành có liên quan.
Phù hợp với quy mô và đặc điểm hoạt động của công ty:
Công ty có quy mơ càng lớn, nghiệp vụ kinh tế phát sinh càng nhiều, mức độ phức tạp và đặc thù cao đòi hỏi hệ thống thủ tục KSNB phải mang tính tồn diện,
bao quát hết mọi hoạt động trong công ty. Độ tăng về rủi ro trong kinh doanh luôn song hành cùng với sự lớn mạnh về quy mơ của cơng ty do đó đòi hỏi hệ thống
KSNB cũng phải khơng ngừng hồn thiện để đáp ứng u cầu quản lý ngày càng
cao. Có như vậy hệ thống KSNB mới có thể ngăn chặn và phịng ngừa, giảm thiểu rủi ro cho công ty.
Kế thừa và phát huy tối đa những nhân tố hợp lý của hệ thống KSNB hiện tại:
Vệc hoàn thiện hệ thống KSNB cần có sự chọn lọc từ hệ thống KSNB cũ những nhân tố tích cực, tận dụng và phát huy những điểm mạnh, bên cạnh đó cần
phải bổ sung và điều chỉnh hệ thống cũ này cho phù hợp với điều kiện quản lý hiện tại chứ khơng phủ nhận hồn tồn cái cũ, loại bỏ cái cũ.
Có định hướng rõ ràng, kế hoạch cụ thể nhằm đảm bảo sự ổn định và nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh
Công ty cần phải được xem xét về quy trình nghiệp vụ lẫn tính kinh tế và
không nên được xem là lựa chọn ưu tiên, trước khi triển khai thực hiện cần phải có
định hướng và kế hoạch cụ thể nhằm đảm bảo sự ổn định, không gây xáo trộn đối
với các hoạt động cũng như hạn chế sự thay đổi lớn trong cơ cấu nhân sự của công ty. Chính vì vậy, việc hồn thiện này phải bảo đảm hệ thống KSNB mới phải hoạt
động hữu hiệu nhất, đáp ứng tốt nhất yêu cầu quản lý của công ty trong giới hạn cho
phép.
3.2 Giải pháp hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội bộ trên cơ sở quản trị rủi ro tại công ty cổ phần chứng khoán Phú Hưng
3.2.1 Giải pháp hồn thiện mơi trường quản lý:
Do mơi trường quản lý tại PHS cịn nhiều yếu tố khơng thuận lợi cho cơng tác QTRR. Vì vậy, để mơi trường quản lý phát huy tốt vai trò nền tảng của mình, PHS cần hồn thiện các nội dung sau:
3.2.1.1 Cần thay đổi nhận thức về rủi ro theo hướng tổng thể và tích hợp với KSNB: với KSNB:
Nâng cao ý thức của người quản lý rủi ro và các hoạt động kiểm soát
Ý thức của người quản lý cấp cao của PHS về rủi ro đóng vai trị quyết định trong việc tổ chức và thực hiện hệ thống KSNB. Nếu người quản lý ý thức đầy đủ
về rủi ro thì cơng ty sẽ cố gắng hoàn thiện một hệ thống hoàn chỉnh để kiểm soát