4. Ý Đánh giá của Chi Công ty Phụ trách Công tác
2.2.3.5. Quản lý dòng thanh toán
Quản lý dòng thanh toán hiệu quả sẽ giúp công ty phân bổ được nguồn lực một cách tối ưu, giúp phát hiện kịp thời và xử lý các xung đột có thể xảy ra liên quan đến vấn đề thanh toán. Những xung đột đó có thể là việc thành viên kênh mất khả năng thanh toán, tình trạng nợ công quá hạn, bị dồn đọng lâu ngày,… Ngoài ra, mỗi thành viên kênh sẽ có khả năng tài chính khác nhau, vì vậy khả năng thanh toán của họ cũng khác nhau, dẫn đến việc công ty cần có những chính sách phù hợp tùy theo đặc điểm của thành viên kênh. Trong hệ thống kênh phân phối của mình, công ty cổ phần kem Tràng Tiền sử dụng hình thức thanh toán sau. Các trung gian phân phối sau khi nhận hàng sẽ thanh toán 100% giá trị đơn hàng bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản qua ngân hàng cho công ty theo tài khoản:
Tên tài khoản: Công ty cổ phần kem Tràng Tiền Số tài khoản: 80080014199500010
Mở tại: Ngân hàng TMCP Đại Dương, Chi nhánh Hà Nội.
Giá của các sản phẩm đã được công ty niêm yết rõ ràng, nếu có thay đổi sẽ được công ty thông báo trước cho các trung gian. Mức chiết khấu được áp dụng đối với tất cả các mặt hàng sản phẩm cũng như với tất cả các trung gian phân phối là 20%. Ngoài ra, công ty cũng có chính sách thưởng doanh thu cho các trung gian của mình, nhưng số tiền hoa hồng hàng tháng này sẽ không được trả trực tiếp cho trung gian mà trừ vào đơn hàng tiếp theo khi họ đặt hàng. Cụ thể, giá sản phẩm và chiết khấu các loại sản phẩm được qui định theo bảng sau đây:
Đối với trung gian là các siêu thị: phương thức thanh toán có thể là trực tiếp bằng tiền mặt khi nhận hàng hoặc chuyển khoản vào tài khoản của công ty tại ngân hàng TMCP Đại Dương.
Thông thường, khi nhận được hàng, đại diện của các siêu thị sẽ không thanh toán trực tiếp mà thông qua chuyển khoản. Thời gian chuyển khoản thông thường sẽ từ 3 – 5 ngày, lâu nhất là một tuần.
Đối với trung gian là các đại lý: Các đại lý trong nội thành đều sử dụng hình thức thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt. Bởi đa phần các chủ đại lý đều là người buôn bán nhỏ, trình độ học vấn thấp, vì vậy hình thức thanh toán chuyển khoản còn khá mới lạ đối với họ. Họ chọn cách thức thanh toán 100% giá trị đơn hàng ngay khi nhận hàng. Song cũng có một số trường hợp lựa chọn phương thức thanh toán “gối đầu”, có nghĩa là khi nhập đợt hàng sau thì mới thanh toán số tiền
của đơn hàng trước. Tuy nhiên cách thức thanh toán này rất khó kiểm soát nên không được công ty áp dụng nhiều. Còn đối với các đại lý ở các tỉnh, có thể lựa chọn giữa hình thức thanh toán ngay khi nhận hàng hoặc thanh toán qua chuyển khoản tùy theo từng đại lý.
Đối với trung gian là các cửa hàng thuộc công ty: Những người bán hàng đều là nhân viên thuộc công ty, vì vậy khi nhập hàng họ sẽ không phải thanh toán tiền hàng mà sẽ thanh toán theo ngày. Cụ thể, tại mỗi cửa hàng công ty đều cho lắp hệ thống máy tính nối mạng vào phần mềm bán hàng FPI. Khi bán được bất kỳ sản phẩm nào nhân viên sẽ nhập vào phần mềm đó và gửi thẳng báo cáo đến phòng kế toán của công ty. Cuối mỗi ngày phần mềm sẽ tính toán doanh thu tương ứng với số lượng hàng bán đó. Nhân viên trực ca cuối ngày (không nhất thiết là cửa hàng trưởng) sẽ đến chi nhánh của ngân hàng Ocean gần nhất để chuyển khoản về cho công ty. Thông thường, cuối mỗi ngày nhân viên sẽ gửi tiền luôn, nhưng cũng có những hôm do tiền hàng quá ít hoặc đã muộn thì nhân viên bán hàng sẽ cộng dồn tiền bán hàng của cả hai ngày để gửi. Ngoài ra, doanh thu bán hàng cũng sẽ được nhân viên bán hàng sử dụng để thanh toán các hóa đơn điện, nước… và thông báo lại với công ty.
Ưu điểm: Các phương thức thanh toán của công ty nhìn chung khá linh hoạt đối với các trung gian phân phối. Với ưu thế cùng thuộc tập đoàn Ocean với hệ thống ngân hàng bao phủ hầu hết các địa bàn kinh tế trọng điểm trên cả nước: Hà Nội, Quảng Ninh, Hải Dương, Hải Phòng, Bắc Giang, Thái Bình, Thanh Hóa, Đà Nẵng, Nghệ An, Bình Định, Khánh Hòa, Quảng Ngãi, thành phố Hồ Chí Minh,… việc thanh toán qua chuyển khoản ngân hàng của sản phẩm kem Tràng Tiền trở nên dễ dàng hơn. Hình thức thanh toán sau cũng giúp cho các trung gian giảm đi gánh nặng về tài chính, cũng là một biện pháp giúp cho kênh hoạt động suôn sẻ hơn.
Nhược điểm: Việc thanh toán của các trung gian chủ yếu dựa trên tinh thần tự nguyện chứ công ty chưa có một biện pháp kiểm soát công nợ hay khuyến khích thanh toán trước hạn cụ thể nào. Đa phần các trung gian phân phối lớn đều là bạn hàng lâu năm nên uy tín của họ rất đảm bảo, còn các đại lý thường phải áp dụng thanh toán ngay khi giao hàng. Song thời gian gần đây, đặc biệt là trong đợt mùa đông, là thời điểm kem tiêu thụ chậm, vốn chưa thể thu hồi ngay dẫn đến tình trạng nhiều trung gian chưa thể thanh toán luôn khi nhận hàng. Công nợ ngày càng nhiều dẫn đến tình trạng khó kiểm soát khi mà nguồn nhân lực của công ty còn bị thiếu và chưa có những phương tiện, công cụ tiên tiến để quản lý. Kiểm soát công nợ hiệu quả hiện là bài toán mới đặt ra cho công ty cổ phần kem Tràng Tiền.