4. Ý Đánh giá của Chi Công ty Phụ trách Công tác
2.2.3.2.Quản lý dòng phân phối vật chất
Chiều dài kênh phân phối của sản phẩm kem Tràng Tiền tương đối ngắn, bao gồm kênh không cấp và kênh một cấp. Vì vậy, công ty không cần phải thuê quá nhiều kho bãi song lại phải chú trọng đến điều kiện bảo quản bởi kem là một sản phẩm dễ hỏng, nếu không được bảo quản ở nhiệt độ thích hợp sẽ làm thay đổi hương vị sản phẩm. Tại thời điểm hiện tại, công ty cổ phần kem Tràng Tiền có tổng cộng bốn kho trên địa bàn cả nước, cũng chính là bốn khu xưởng sản xuất kem: một kho tại trụ sở chính 35 chuyên bảo quản kem trần, một kho tại trụ sở Cầu Giấy chuyên bảo quản kem có vỏ bọc để vận chuyển đến các đại lý/cửa hàng, một kho ở thành phố Vinh và một kho ở thành phố Hồ Chí Minh.
Trong số bốn kho kể trên thì kho ở trụ sở chính Tràng Tiền có diện tích lớn nhất và được xây dựng ngay từ khi công ty mới ra đời. Cấu tạo kho được phân theo chủng loại sản phẩm. Hiện tại kem Tràng Tiền đang có bảy loại sản phẩm, hệ thống kho bãi cũng dựa vào đó mà được chia ra thành các khu. Việc phân kho như vậy sẽ giúp cho công tác quản lý được thực hiện dễ dàng hơn, số lượng hàng tồn kho cũng được kiểm soát nghiêm ngặt hơn. Khi tính toán lượng tồn kho, công ty cũng dựa vào mỗi loại mặt hàng sản phẩm để làm báo cáo. Quản lý trực tiếp ở mỗi kho hàng là một thủ kho – người có quyền hạn và nhiệm vụ cao nhất. Thủ kho có trách nhiệm theo dõi tồn kho của tất cả các khu hàng, phụ trách việc xuất xưởng sản phẩm theo đúng số lượng đơn hàng do phòng kinh doanh đưa xuống, sau đó sẽ báo cáo lại cuối mỗi ngày. Hỗ trợ thủ kho là khoảng từ ba đến bốn nhân viên vận chuyển và ba bảo vệ. Những nhân viên vận chuyển sẽ giúp thủ kho bốc dỡ các thùng hàng để chuyển đến các đại lý/cửa hàng của công ty. Đây là những người sẽ trực tiếp đi theo xe chở hàng. Ba bảo vệ ngoài việc đảm bảo an ninh trật tự tại khu bán hàng phía ngoài (đối với trụ sở chính và các chi nhánh), còn phải đảm bảo an toàn cho kho hàng, phụ giúp thủ kho khi có bất kỳ vấn đề gì xảy ra.
khá lạc hậu. Sản phẩm sau khi sản xuất được đựng trong các thùng nhựa đan lưới, nếu di chuyển đến các đại lý/cửa hàng sẽ được bỏ vào thùng xốp. Các kho hàng chủ yếu được xây dựng từ lâu và chưa được tu bổ nên tạo ra cảm giác không thoáng khí, thậm chí sàn nhà cũng có nhiều vết bẩn từ lâu. Công tác quản lý xuất nhập kho cũng tương đối thủ công. Khi có một đơn hàng từ phòng kinh doanh đưa xuống, thủ kho sẽ xuất hàng và ghi chép vào một cuốn sổ. Việc tính toán tồn kho sẽ dựa vào cuốn sổ đó và sau đó thủ kho sẽ báo cáo lại với phòng kinh doanh. Do phương thức quản lý chưa được hiện đại hóa này mà việc tính toán xuất nhập tốn khá nhiều thời gian, thậm chí đôi lúc dẫn đến một số thiếu sót.
Sơ đồ 2.2.3.2. Qui trình quản lý tồn kho
Đối với các đại lý ở tỉnh, công ty cũng không thuê kho bãi để lưu giữ sản phẩm vì sẽ phải bỏ ra một lượng lớn chi phí (ngoài chi phí thuê mặt bằng còn phải đầu tư thêm hệ thống tủ lạnh bảo quản kem). Đối với vấn đề này, công ty lựa chọn giải pháp vận chuyển trực tiếp đến các đại lý. Đối với các đơn hàng từ 10 triệu đồng trở lên tại Hà Nội và đơn hàng từ 30 triệu đồng trở lên tại các tỉnh, đại lý sẽ được công ty vận chuyển hàng đến. Còn nếu đơn hàng có giá trị thấp hơn, đại lý phải tự đến công ty để lấy hàng. Hiện tại, công ty cổ phần kem Tràng Tiền đang sử dụng một đội xe chuyên chở hàng bao gồm 16 xe, trong đó có chín xe 1,25 tấn; năm xe 2,5 tấn; hai xe 3,5 tấn. Trong đó, các xe 3,5 tấn và 2,5 tấn được sử dụng để đưa hàng đến các đại lý ở các tỉnh. Riêng trong nội thành công ty sẽ sử dụng các xe 1,25 tấn để đưa đến các đại lý và cửa hàng thuộc công ty. Tuy nhiên thì việc sử dụng loại xe nào cũng sẽ được điều chỉnh tùy theo kích thước đơn hàng và sự có sẵn xe. Ví dụ như vào mùa đông, lượng đơn đặt hàng thường rất ít, vì vậy thay vì sử dụng xe khối lượng lớn, công ty chỉ sử dụng các xe tải 1,25 tấn. Ngoài ra, những chính sách của
nhà nước về việc cấm xe tải chạy trong nội thành cũng tạo ra những khó khăn nhất định cho đội xe vận chuyển của công ty. Việc sắp xếp các loại xe chở hàng phù hợp xe do đội trưởng đội xe quản lý. Tại công ty cổ phần kem Tràng Tiền, người quản lý này cũng chính là thủ kho. Thủ kho có trách nhiệm giao nhiệm vụ cho từng xe, quản lý số lượng thùng hàng trên các xe sao cho cân đối. Thông thường, số lượng đơn hàng thường không có sự chênh lệch lớn giữa các ngày (trừ đối với mùa hè và mùa đông), nên đội xe thường làm việc theo lịch trình cố định. Tuy nhiên, cũng có những ngày mà sản lượng kem bán ra vượt trội, đội xe phải hoạt động hết công suất. Đối với các siêu thị, thông thường sẽ có đội xe do công ty cổ phần bán lẻ Đại Dương sắp xếp đến vận chuyển hàng.
Ưu điểm: Công ty hiện đang sở hữu bốn kho với diện tích tương đối lớn, rải rác tại ba miền Bắc, Trung, Nam. Điều này giúp công ty đảm bảo việc bảo quản sản phẩm, lưu giữ tồn kho tương đối tốt. Đội ngũ cán bộ nhân viên phụ trách quản lý kho đều là những người đã làm lâu ở công ty nên họ nắm rõ các qui trình xuất nhập kho và vận hành nhịp nhàng. Đội xe của công ty với số lượng đủ đáp ứng nhu cầu vận chuyện hàng đến các đại lý/cửa hàng. Ngoài ra, công ty cũng có những chính sách hỗ trợ việc vận chuyển hàng cho các trung gian, điều này vừa thay cho việc phải chiết khấu để làm giảm chi phí cho trung gian, vừa khuyến khích được trung gian đặt mua số lượng lớn sản phẩm.
Nhược điểm: Nhược điểm lớn nhất trong công tác quản lý dòng phân phối vật chất của công ty cổ phần kem Tràng Tiền đó chính là việc đảm bảo chất lượng sản phẩm sau mỗi lần vận chuyển. Việc phân phối vật chất của công ty có đôi chút khác biệt khi sử dụng hai hệ thống kênh song song: kênh trực tiếp từ ngay cơ sở sản xuất đến người tiêu dùng, kem trần không có vỏ và kênh một cấp từ nhà sản xuất đến trung gian phân phối sau đó tới người tiêu dùng đối với kem có bao bì. Tác giả đã trực tiếp đến các cửa hàng của công ty và được những người bán hàng ở đó phản ánh rằng khi thưởng thức sản phẩm, khách hàng phàn nàn về hương vị không giống như khi ăn trực tiếp ở cơ sở chính. Điều này dẫn đến việc họ nghi ngờ những sản phẩm tại các cửa hàng có phải là kem chính hãng hay là hàng giả, hàng nhái kem Tràng Tiền. Điều này gây ảnh hưởng rất xấu đến hình ảnh của công ty trong mắt người tiêu dùng. Tuy đã cố gắng giải thích cho khách hàng nhưng chính bản thân người bán hàng cũng thấy đây là một vấn đề tồn đọng cần giải quyết. Sở dĩ có sự khác nhau về hương vị giữa kem trần và kem có bao bì bởi khác với nhiều loại kem khác trên thị trường như kem Wall’s, kem Merino hay thậm chí cả Thủy Tạ, kem Tràng Tiền chủ yếu sử dụng các nguyên liệu tự nhiên như trứng gà, sữa, cốm,… chứ không sử dụng các chất phụ gia, hương liệu. Điều này khiến cho kem Tràng Tiền có vị ngon ngọt béo ngậy vô cùng tự nhiên, đồng thời cũng đòi hỏi qui trình
bảo quản kem vô cùng nghiêm ngặt. Nếu không được bảo quản ở nhiệt độ thích hợp, kem hoặc sẽ rất nhanh chảy hoặc sẽ đông đá rất cứng. Vì vậy, khi trên đường vận chuyển, kem đã không còn giữ được hương vị như ban đầu. Thậm chí, một số cửa hàng của công ty (ví dụ như cửa hàng ở Thụy Khuê), chiếc tủ lạnh để chứa kem đã bị đóng tuyết (điều này cần tránh trong việc bảo quản kem), bộ điều chỉnh nhiệt độ bị hỏng, nhiệt độ không phù hợp khiến que kem thường bị rất cứng, tuy đã đề đạt lên công ty nhưng vẫn chưa được giải quyết. Ngoài ra, một vấn đề cần được xử lý trong công tác quản lý dòng phân phối vật chất của công ty chính là việc sử dụng những công cụ còn quá lạc hậu để quản lý tồn kho. Ngoài việc ghi chép tay sổ sách, công ty mới chỉ ứng dụng phần mềm excel để tính toán lượng tồn kho mỗi ngày. Tuy kem là một mặt hàng có giá trị không lớn, tuy nhiên nếu thất thoát nhiều có thể dẫn đến thâm hụt một lượng lớn. Chưa kể là việc tính toán và dự đoán tồn kho chính xác sẽ giúp bộ phận sản xuất ước lượng đúng lượng sản phẩm cần sản xuất, một việc rất cần thiết đối với bất kỳ cơ sở sản xuất nào. Hiện nay, trên thị trường có rất nhiều phần mềm quản lý tồn kho hiện đại như Perfect warehouse (giải thưởng Sao Khuê 2011), RFID, SSE,… hay hệ thống quản lý kho hàng bằng mã vạch (Phoebus),… Sử dụng những phần mềm tiên tiến, thông minh này tuy ban đầu phải bỏ ra một chi phi nhỏ nhưng hiệu quả thì rất lớn. Chúng giúp doanh nghiệp không những quản lý theo danh mục hàng hóa, theo khách hàng, quản lý giá bán,… mà còn có thể cảnh báo tồn kho quá hạn (một chức năng rất cần thiết đối với sản phẩm có hạn sử dụng ngắn như kem), báo cáo tổng hợp tồn kho, dự báo tồn kho theo từng mặt hàng,… Mặt khác, áp dụng công nghệ mới cũng sẽ giúp làm giảm gánh nặng cho nhân công, thúc đẩy quá trình chuyên môn hóa công việc trong doanh nghiệp, tránh tình trạng quá nhiều công việc bị dồn nén cho một số bộ phận.