4. Ý Đánh giá của Chi Công ty Phụ trách Công tác
2.2.3.4.Quản lý dòng đàm phán
Kênh phân phối được hình thành dựa trên mối quan hệ giữa các trung gian, thông qua đàm phán sẽ xuất hiện mối quan hệ giữa các thành viên kênh với nhau. Việc quản lý dòng đàm phán tốt là cách công ty duy trì hệ thống phân phối của mình lâu dài và có cơ hội mở rộng hệ thống đó ngày một lớn mạnh.
Có thể nói, tại thời điểm hiện tại, công ty cổ phần kem Tràng Tiền vẫn chưa thực hiện tốt chức năng quản lý này. Mối liên kết giữa công ty với các trung gian phân phối chủ yếu được thiết lập thông qua những nhân viên của phòng kinh doanh. Cụ thể, ngoài các cửa hàng trực thuộc, công ty còn hai lại thành viên kênh cấp 1 là đại lý và siêu thị. Đối với hệ thống các siêu thị, công ty cũng không cần phải đi tìm kiếm và thiết lập mối quan hệ mà đều là những trung gian có sẵn của công ty cổ phần bán lẻ Đại Dương. Còn đối với các đại lý, công ty không tìm kiếm mà đều do họ tự tìm đến công ty để đăng ký phân phối. Đầu tiên, các đại lý sẽ liên lạc với phòng kinh doanh của công ty theo số máy 04.37728080 (số máy lẻ 112) hoặc có thể đến trực tiếp công ty (tầng 2 trụ sở 35 Tràng Tiền). Sau khi sắp xếp được cuộc hẹn, đại diện phía bên công ty - ở đây là trưởng phòng kinh doanh sẽ phổ biến một số điều lệ khi muốn đăng ký phân phối sản phẩm cho đại lý. Để trở thành đại lý của kem Tràng Tiền, đại diện đại lý cần đem theo chứng minh thư nhân dân kèm theo
sổ hộ khẩu đến để ký kết hợp đồng. Mỗi đại lý cũng phải đặt cọc số tiền là 10 triệu đồng để công ty cung cấp một tủ kem, chứng nhận nhà phân phối chính thức, giấy chứng nhận vệ sinh an toàn thực phẩm và poster kem Tràng Tiền. Sau khi kết thúc hợp đồng, dựa trên các khoản trừ khấu hao (nếu có) mà công ty sẽ quyết định thu hồi lại tủ kem và thanh toán trả lại đại lý số tiền đặt cọc ban đầu. Trong quá trình đàm phán và ký kết hợp đồng, các đại lý không có sức mạnh đàm phán mà thường phải chấp nhận những điều khoản trong hợp đồng. Sở dĩ như vậy nguyên nhân chính là số lượng nhà phân phối trên thị trường rất nhiều, và công ty có thể dễ dàng lựa chọn các đại lý để thay thế một thành viên của kênh không còn phù hợp.
Ưu điểm: Thương hiệu kem Tràng Tiền là một thương hiệu lâu năm trên thị trường kem của Việt Nam, giành được sự yêu quí của lớp lớp thế hệ người tiêu dùng. Các sản phẩm kem làm ra không chỉ có hương vị thơm ngon mà còn là một nét văn hóa đặc sắc của Hà Nội. Vì sức hút đó, kem Tràng Tiền vẫn luôn thu hút được một lượng đông đảo khách hàng. Do vậy, số lượng đại lý muốn đăng ký làm nhà phân phối sản phẩm là rất lớn, không chỉ trên địa bàn thành phố Hà Nội mà còn ở rất nhiều tỉnh thành trên cả nước. Công ty cổ phần kem Tràng Tiền có thể tận dụng điểm mạnh này để tạo ra ưu thế trong quá trình đàm phán với các thành viên kênh, làm tăng sức mạnh đàm phán của mình. Qui trình ký kết hợp đồng của công ty rất rõ ràng, là cơ sở để tạo ra mối liên hệ lâu dài với các thành viên trong kênh. Ngoài ra, các cán bộ của công ty cổ phần kem Tràng Tiền đều là những người rất có năng lực trong việc sử dụng các mối quan hệ cá nhân để thiết lập mạng lưới các thành viên kênh mới, cũng như duy trì quan hệ với các bạn hàng lâu năm. Điều này giúp cho công ty ký kết được không ít hợp đồng có giá trị.
Nhược điểm: Có thể nói công ty cổ phần kem Tràng Tiền chưa thực sự năng động trong việc mở rộng thị trường của mình. Tuy nói rằng mục tiêu của công ty trong năm tới là mở rộng thị phần, tăng doanh số bán nhưng công ty lại chưa chủ động đi tìm kiếm các thành viên kênh mới. Một mặt là do nguồn lực còn thiếu, không thể đảm trách được tất cả các công việc. Như đã đề cập ở trên, rất nhiều công việc đều đổ dồn vào phòng kinh doanh với số nhân viên tương đối ít, vì vậy họ không thể phân bổ nguồn lực để đi tìm các thành viên mới. Mặt khác, chính bởi bộ máy còn mang nặng tính bao cấp mà công ty vẫn chưa có những tư tưởng táo bạo để cách tân, thúc đẩy việc tìm kiếm và mở rộng thị trường. Theo quan sát của tác giả, đôi khi những đại lý đến còn phải chờ rất lâu để có thể gặp mặt đại diện công ty (do có quá nhiều công việc), đồng thời các thành viên kênh cũng chưa được quan tâm một cách đúng mức, khả năng đàm phán của họ bị xem nhẹ, dẫn đến việc không thể thúc đẩy kênh hoạt động tốt hơn. Để khắc phục vấn đề này, ban lãnh đão công ty gần đây đã tuyển dụng thêm một số sale admin nhằm phụ trách giám sát bán hàng, đồng thời để giúp công ty mở rộng thị trường. Tuy nhiên, đội ngũ cán bộ
này còn mới và chưa có nhiều kinh nghiệm cũng đặt ra một thách thức cho công ty.